Tema MAD.

Concepto de Archivo ​. 

 
Existen  muchas  definiciones  de  archivo,  tantas  como  autores  han  reflexionado  sobre  el 
término.  Pero  en  todas  ellas  podemos  encontrar  una  serie  de  puntos  coincidentes,  que  se 
refieren: 
 

- Al edificio que contiene los documentos, o el lugar donde se guardan: el continente. 

 

- Como a los documentos en ellos conservados: el contenido. 

 

- Y el archivo entendido como institución: las instalaciones y el servicio que administran. 

 
 
 

El  Diccionario  de  Terminología  Archivística  del  Consejo  Internacional  de  Archivos,  define  el 
término Archivo con tres acepciones: 
 

1. Conjunto  documentales  sean  cuales  sean  su  fecha,  su  forma  y  su  soporte  material, 
producidos  o  recibidos  por  toda  persona  física  o  moral,  y  por  todo  servicio u organismo 
público  o  privado,  en  el  ejercicio  de  su  actividad,  y  son,  ya  conservados  por  sus 
creadores  o  por  sus  sucesores  para  sus  propias  necesidades,  ya  transmitidos  a  la 
institución de archivos competentes en razón de su valor archivístico. 
 

2. Institución  responsable  de  la  acogida,  tratamiento,  inventariado, conservación y servicio 

de los documentos. 
 

3. Edificio​ o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos. 

 
 

Podemos decir, por tanto, que el Archivo es la suma de tres elementos: ​Conjunto orgánico de 
documentos + institución + edificio​. 
 
 
 

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Desde  Jenkinson  (1947)  en  adelante,  todos  los  autores  coinciden  en  su  primera  aceptación, 
es  decir:  en  tanto  ​fondo  documental​.  Aunque  existen  matices  en  las  definiciones. 
Schellenberg  (1956)  se  refiere  únicamente  a  la  documentación  histórica:  ​“Son  aquellos 
registros  (documentos)  de  cualquier  institución  pública  o  privada  que  hayan  sido 
considerados  ameritar  (valorados)  para  su  preservación  (conservación)  permanente  con 
fines  de  investigación  o  para  referencia  y  que  han  sido  depositados  o  escogidos 
(seleccionados)  para  guardarse  en  una  institución  archivística”​.  Tanto  Schellenberg  como 
Lodolini,  en  su  definición  de  archivo  hablan  de  selección  con  vista  a  la  conservación 
permanente,  porque se refieren en exclusiva a archivos históricos. Esta distinción se debe a la 
existencia de dos teorías: 
 

- Que  sitúa  el  nacimiento  de  los  archivos,  en  el  momento  en  el  que  los  documentos  son 
producidos. 
 

- Que  sitúa  el  nacimiento  de  los  archivos,  en  el  momento  en  el  que  ha  perdido  el  interés 
para  la  institución  productora  y  han  sido  seleccionados  para  su  conservación 
permanente. 
 
 

Esta  diferenciación  está  influenciada  por  la  distinción  que  hace  la  archivística 
norteamericana:  entre  ​records  management  (gestión  de  documentos)  y  archiveros 
dedicados a la documentación histórica. 
 
 

Para  A.  Heredia,  para  que  exista  Archivo  deben  existir  dos  aspectos:  cualidad  de  orden  y  el 
servicio​.  Archivo  “​ es  uno  o  más  conjuntos  de  documentos,  sea  cual  sea  su fecha, su forma y 
soporte  material,  acumulados  en  un  proceso  natural  por  una  persona  o  institución pública o 
privada  en  el  transcurso  de  su  gestión,  conservados,  respetando  aquel  orden,  para  servir 
como  testimonio  e  información  para  la  persona  o  institución  que  lo  produce,  para  los 
ciudadanos o para servir de fuentes de historia”. 
 
 

Los  documentos  cuando  se  producen, lo hacen de manera ordenada, pero en ocasiones este 

orden  se  pierde  y  es  necesario  rehacerlo:  ​cualidad  del  orden​.  Así  mismo,  para  que  los 
Archivos  puedan  prestar  servicio,  tanto  a  la  Administración  como  a  la  investigación,  han  de 
estar  organizados  y  su  información  ha  de  ser  recuperable  para  su  uso,  lo  que  hace 
imprescindible la p
​ resencia de archiveros​. 
 
 
1. Las funciones de los archivos. 
 

Para  A. Tanodi (1960), las funciones de los archivos son: reunir, conservar, ordenar, describir y 
utilizar  los  documentos.  Años  más  tarde  V.  Cortes  (19790)  las  resumirá  en  tres:  ​recibir, 
conservar y servir los documentos​. Se detallan a continuación: 
 

- Recibir:  consiste  en  la  recepción de la documentación en las instalaciones del archivo. Ya 

sea:  documentación  tramitada  o  recibida  por  la  institución  productora  del  archivo 
(normalmente  mediante  transferencia  regular)  o  por  instituciones  ajenas  a  esta 
(mediante  compra,  donación,  legado,  etc.).  El  ingreso  de  documentos  no  supone  solo  la 
recepción  de  los  mismos:  implica  la  adquisición  de  una  responsabilidad  sobre  estos.  ​Los 
ingresos  pueden  ser  de  dos  tipos:  ordinarios  (transferencias  regulares)  o 
extraordinarios. 

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✻ Los  ingresos  ordinarios:  son aquellos que se efectúan mediante ​transferencia ​en un 

plazo  determinado,  de  forma  ordenada  y  periódica.  J.R.  Cruz  Mundet  señala  que 
también  podríamos  denominarlos  internos​, por cuanto se producen en el seno de un 
Sistema  Archivístico  sin  interferencias  exteriores.  Es  el  tipo  de  ingreso  por 
antonomasia, que se da de manera continuada. 
✻ Los  extraordinarios:  se  producen  de  forma  ocasional,  sin  plazo  determinado,  ni 
periodicidad  alguna,  dependen  de numerosas contingencias. Pueden o no producirse 
en alguna ocasión. 
 
 

Las  ​transferencias  ​es  el  conjunto  de  procedimientos  mediante  los  cuales  la 
documentación  es  remitida  de  un  archivo  a  otro,  siguiendo  el  ciclo  vital  de  los 
documentos,  a  medida  que  va  disminuyendo  la  frecuencia  de  consulta  por  parte de 
las  oficinas  productoras,  y  como  consecuencia  de  la  pérdida  paulatina  de  sus 
valores  administrativos,  lo  que  requiere  el  estudio  de  los  plazos  de  prescripción 
administrativa  e  índice  de  frecuencia  de  consulta  por  lo  que  en  ningún  caso  puede 
considerarse  transferencia  el  traslado  físico  de  un  archivo  a otro de documentos sin 
identificar ni valorar. 
 
 

Todos  los  procedimientos  de  ingreso  deben  estar  normalizados​.  En  lo  que  a  las 
transferencias  regulares  se  refiere,  estas  se formalizarán mediante una ​relación de 
entrega​,  y  para  el  resto de ingresos documentales mediante un ​acta de entrega. En 
ambos  casos  deben  describirse  los  documentos  remitidos,  e  ir  firmados  por  el 
responsable  del  órgano  remisor  de  la  documentación  y  el  archivero  tras  el  ​cotejo 
(revisión) de su contenido. 
 
 

- Conservar:  durante  muchos  años  ha  sido  la  función  prioritaria  de  los  archivos.  Estos 
deben  garantizar  la  conservación  en  óptimas  condiciones  de  los  documentos 
custodiados.  Es  preciso  conservar  los  documentos,  para  que  se  puedan  servir  y difundir. 
Para ello se debe proceder a: 
 

✻ Implantar  ​métodos  preventivos  que  se  adelanten  al  deterioro  de  los  documentos  y 
traten  de  evitarlos  (control  de  instalaciones,  humedad,  temperatura...).  De  ahí,  la 
necesidad de que todo archivo cuente con un ​plan de conservación y reproducción. 
 

✻ El  empleo  de  ​métodos  curativos  (​restauración​)  cuando  el  daño  ya  se  haya 
ocasionado.  Consiste  en  la  reparación  y  recuperación  estructural  y  funcional  de  los 
documentos deteriorados. 
 
 

- Servicio:  esta  función  se  ha  ido ampliando desde finales del siglo XIX, pasando de ser los 

archivos  de  uso  exclusivo  para  la investigación histórica, a ser un pilar fundamental para 
la  gestión  de  las administraciones públicas y garantía de los derechos de los ciudadanos. 
El  artículo  105  b)  de  la  Constitución  eleva  el  servicio  de  los  archivos  a  un  derecho 
constitucional, solo limitado por otros derechos como el de la intimidad y la seguridad. En 
la  actualidad,  los  archivos  prestan  múltiples  servicios,  tanto  a  las  instituciones 
productoras  de  los  documentos,  como  al  conjunto  de  la  sociedad:  actividades  de 
difusión,  acceso,  elaboración  de  instrumentos  de  descripción,  obtención  de 
reproducciones, exposiciones, visitas guiadas, etc. 
 

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2. Finalidad de los archivos. 

 

Como  señala  Luis  Martínez:  ​difícilmente  podremos  encontrar  una  institución,  que  afecta  de 
manera  tan  directa  a  un  número  tan  considerable  de  derechos  constitucionales​.  La  gestión 
de  los  archivos  atañe  a  la  eficiencia  de  las  Administraciones  Públicas,  los  derechos  de  los 
ciudadanos a acceder a la información y la cultura, y a la identidad nacional y regional. 
 

La  finalidad  de  archivo  es  la  utilización  del  mismo  como  recurso  de  información  y 
memoria​, al servicio de: 
 

- La  entidad  /  persona  productora  de  los  documentos:  ​para  proporcionarle  cuantos 
documentos,  datos  y  referencias  sean  necesarios  para  su  normal  desenvolvimiento, 
eficacia  y  rapidez  en  la  gestión.  Los  archivos  han  estado  vinculados  desde  su  origen  al 
servicio  a  la  administración.  Si  bien  no  es  hasta  el  segundo  tercio  del  siglo  XX  cuando la 
producción  documental  aumente  desmesuradamente  y  la  administración  reclame  la 
intervención de los archiveros en la gestión documental. 
 

- Los  ciudadanos:  los  archivos  son  garantía  de  transparencia  administrativa,  pilar 
fundamental  en  todo  Estado  de  Derecho,  son  garantes  de los derechos y deberes de los 
ciudadanos.  Tiene  tal  importancia  el  derecho  de  acceso,  por  parte  de  los  ciudadanos  a 
los archivos y registros públicos, que la Constitución lo eleva al rango más alto. 
 

- La  investigación  y  la  difusión  cultural:  ​el  archivo  es  depositario  de  la  memoria  de  los 
pueblos.  Además  de  servir  a  investigadores  y  estudiosos  de  la  historia,  desarrolla  una 
importante acción cultural: publicaciones, visitas, exposiciones, conferencias... 
 
 
3. Instrumentos e Indicadores de los archivos. 
 

Existen  ​instrumentos  de  información  que  nos  aportan  datos  sobre  los  archivos  como 
instituciones  gestoras  de  servicios, su funcionamiento y actividades: ​memorias / estadísticas 
anuales​.  Otros  que  nos  informan  sobre  su  historia  institucional  y  localización:  ​directorios​. 
Podemos destacar: 
 

- Guías  de  archivos:  ofrecen  información  sobre  la  historia  del  archivo  e  institución 
productora  de  los  documentos,  datos  de  localización  (direcciones,  teléfonos,  email), 
horarios,  instalaciones,  equipamiento  y  una  breve  información  sobre  sus  fondos  (tema 
4). 
- Memorias  anuales:  ​informan  sobre  la  gestión  documental  del  archivo  durante  el  año. 
Aportando  datos  sobre: el número de préstamos realizados, consultas ingresos, usuarios, 
actividades  culturales. Son, por tanto, un verdadero barómetro de los servicios prestados 
por  el  archivo.  Así  mismo,  reflejan  información  sobre:  instalaciones,  equipamiento, 
personal… Sirva como ejemplo las que anualmente publica el Ministerio de Cultura. 
 

- Censos  de  archivos:  su  confección  corresponde  a  los  organismos  directivos  de  los 
Sistemas  de  Archivos.  Constituyen  un  pilar  fundamental  para  el  control,  difusión  y 
planificación  archivística  de  estos.  Aportan  información  de  los  archivos  del 
correspondiente  Sistema,  utilizando  los  datos  anualmente  aportados  por  los  archivos, 
partiendo  de  un  formulario  aprobado.  Los  censos  reflejan  datos  relativos  a  la 

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Tema MAD. 

identificación  y fondo de los archivos. En algunas Comunidades Autónomas al censo se le 
da categoría de registro, mientras que en otras es un instrumento de información. 
 

- Directorios: s​ e elaboran a partir de los datos identificativos del censo. 

 

- Indicadores  de  calidad:  los  archivos,  como  instituciones  del patrimonio documental y de 

servicio  a  los  ciudadanos,  deben  integrarse  en  los  planes  de  calidad,  seguir  las  normas 
ISO  y  los  modelos  de  la  Unión  Europea.  De  ahí  que  cada  vez  sea  más  el  número  de 
archivos  que  cuentan  con  cartas  de  servicios,  en  las  que  se  incluye  compromisos  e 
indicadores de calidad. 
 
 
 
 
Clasificación de los Archivos ​ . 
 
Podemos  clasificar  a  los  Archivos  de  muy  diversas  maneras,  según  atendamos  a:  su 
productor  (públicos  o  privados);  ​ámbito  (locales,  provinciales,  regionales,  de  distrito, 
generales);  ​edad  de  los  documentos  (gestión,  intermedios  o  históricos);  ​número  de  fondos 
(singulares  o  múltiples);  ​carácter  específico  de  su  documentación  (audiovisuales, 
cartográficos, empresa...). Vamos a centrarnos en algunas de estas divisiones: 
 

- Productor:  los  archivos,  de  acuerdo  a  su  productor,  pueden  dividirse  en  dos  clases: 
públicos y privados. 
 

✻ Archivos  públicos:  son  aquellos  cuya  documentación  proviene  de  las 

Administraciones  Públicas.  Su  documentación  forma  parte  del  patrimonio 
documental y es imprescriptible e inalienable e inembargable. Es propiedad pública y 
no  puede  ser  destruida  sin  la  autorización  pertinente.  Todos  los  archivos  públicos 
pertenecen a un Sistema de Archivos (estatales, judiciales, locales, etc.). 
 

✻ Archivos  Privados:  aquellos  cuya  documentación  emana  de  personas  jurídicas 

privadas.  No  forman  parte  de  los  Sistemas  de  Archivo,  hasta  que  no  cumplan  una 
serie  de  requisitos para integrarse, no existe plazo establecido para su integración. Si 
bien,  no  ocurre  lo  mismo  con  su  contenido  documental,  que  al  alcanzar  una 
determinada  edad  entran  a  formar  parte  del  Patrimonio  Documental  y  por  tanto 
debe someterse a lo, para este, legislado. 
 
 

La  adscripción  a  una  categoría  u  otra  depende  de  los  países,  de  manera  que  pueden 
considerarse  archivos privados o no, los archivos de: empresas, sindicatos, universidades, 
hospitales, etc. 
 

- Ámbito  territorial:  ​En  atención  al  ámbito  territorial  pueden  calificarse  en:  ​locales, 
provinciales,  regionales,  de  distrito  y  generales  (estos  últimos  llamados  en  algunos 
países nacionales). 
 
 
 

Una clasificación tradicional de los archivos españoles, en la que se conjuga ámbito territorial 
y productor de los documentos, es la siguiente: 
 
 

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ARCHIVOS PÚBLICOS. 
 

Administración Estatal     
(Dependientes del Ministerio de Cultura)  Administración Autonómica  Administración Local 

A) Generales.  ● Generales de las CCAA.  ● Diputaciones Provinciales. 

● Simancas.  ● Archivos centrales de las  ● Municipales 
● Corona de Aragón.  consejerías/Instituciones de 
● Indias.  Autogobierno y Entidades 
● Histórico Nacional.  Instrumentales. 
● Archivo General de la Administración.  ● Delegaciones Provinciales. 

B) Regionales.     
● Archivo del Reino de Mallorca. 
● Archivo del Reino de Valencia. 
● Archivo del Reino de Galicia. 
● El Depósito Regional de Cervera. 
● El del Reino de Navarra (depende de la 
Diputación foral de Navarra). 

C) De Distrito.     
● Real de Chancillería de Valladolid. 
● Real Chancillería de Granada. 
● Protocolos notariales de Madrid. 
● Históricos Provinciales. 
● Archivos de los Ministerios. 

 
Quedan fuera de las competencias del Ministerio de Cultura:  
● Los Archivos Militares (que tienen su propio sistema). 
● Los del Poder Judicial (Audiencia Nacional, Tribunal Supremo). 
● Los del Poder Ejecutivo (Ministerios, Presidencia, Consejo de Estado). 
 
 
ARCHIVOS PRIVADOS. 
 
Eclesiásticos.  Particulares. 

- Arzobispales.  - Nobiliarios. 
- Diocesanos.  - Empresas. 
- Parroquiales.  - Instituciones. 
- Conventuales. 

 
 
 

- Etapas  del  Archivo:  otra  división  de  los  archivos  es  la  realizada  en  función  de  las 
diferentes  etapas  por  las  que  atraviesan  los  documentos,  en  atención  a  su  ciclo vital. La 
mayor  o  menor  intensidad  del  valor  primario  de  los  documentos  marca  las  distintas 
etapas  del  archivo,  que  corren  paralelas  a  los  diferentes  estadios  por  los  que  pasa  la 
documentación a lo largo del tiempo. 
 
 
 

Así,  podemos  distinguir  los  siguientes  archivos:  ​archivos  de  gestión  /  centrales  / 
intermedios / históricos​. 
 
 

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Tema MAD. 

- Archivos  de  Gestión  (también  llamados  ​Archivos  de  Oficina​,  al  encontrarse  bajo 
responsabilidad y manejo de las unidades administrativas). 
 
 

Los  Archivos  de  oficina  constituyen  el  núcleo  en  el  que  se  origina  el  ciclo  vital  de  los 
documentos  y  la  cadena  de  custodia.  ​El  Real Decreto 1708/2011, 18 de noviembre, por el 
que  se  ​establece  el  Sistema  Español  de  Archivos  y se regula el Sistema de Archivos de 
la  Administración  General  del  Estado  y  de  sus  Organismos  Públicos  y  su  régimen  de 
acceso, los define de la siguiente manera: 
 

Son  aquellos  archivos  existentes  en  todos  los  órganos  y  unidades administrativas para 

la  custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización 
y  consulta  administrativa.  Estos  documentos,  una  vez  concluida  su  tramitación  o  su 
etapa  y  utilización  y  consulta,  serán  objeto  de  transferencia  al  Archivo  Central  del 
Departamento  respectivo,  de  acuerdo  con  los  plazos  establecidos  durante  el  proceso 
de valoración. Los Archivos de Oficina o de Gestión cumplirán las siguientes funciones: 
 

✻ Apoyar la gestión administrativa. 

✻ Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora. 
✻ Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades. 
✻ Transferir  los  documentos  al  Archivo  Central,  en  la forma y tiempo establecidos en 
el  correspondiente  calendario  de  conservación  elaborado  de  manera conjunta con 
el  Archivo  Central,  una  vez  agotado  su  plazo  de  permanencia  en  la  unidad 
productora. 
✻ Eliminar  los  documentos  de  apoyo  informativo  antes  de  la transferencia al Archivo 
Central. 
 
 
 
 
 

Corresponde,  por  tanto,  a  los  responsables  de  las  unidades  administrativas,  velar  por  la 
custodia  y  conservación  de  los  documentos,  hasta  su  transferencia  al  archivo 
correspondiente,  y  al  archivo  receptor  de  su  documentación  (el  Archivo  Central),  su 
coordinación y elaboración de unas pautas de actuación y directrices técnicas. 
 
 

Las  transferencias regulares suponen la remisión periódica de documentación de un archivo 
a otro en función del ciclo vital de los documentos. 
 
 

J.L  La  Torre  señala  varios  criterios  que  se  deben  tener  en  cuenta  para  proceder  a  la 
transferencia de documentación desde las oficinas al Archivo Central: 
 

- Finalización  de  la  tramitación:  como  principio  general  solo  se  transfieren  expedientes 
conclusos cuya tramitación haya finalizado. 
 

- Que  tengan  ​poca  frecuencia  de  consulta​.  Se  debe  tener  presente  la  frecuencia  con  la 
que  los  servicios  administrativos  consultan  los  documentos  atendiendo  tanto  a  sus 
consultas,  préstamos,  reproducciones,  etc.  J.  Van  Albada  y  Cruz  Mundet  señalan  que, 
después  de  un  año  de  finalizada  la  tramitación  administrativa,  el  90%  de  la 
documentación no es consultada, llegando a alcanzar el 99% a los 5 años.  
Por  lo  tanto,  es  más  realista  admitir  plazos  de  conservación  en  las  oficinas  de  un  año  o 
inferiores,  en  caso  de  ser  necesario.  Dado que la documentación deja de ser útil para las 
oficinas y ocupa un espacio del que las mismas no pueden disponer. 
 

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Tema MAD. 

- Dimensiones  del  Sistema:  ​cuando  el  archivo  que  va  a  recibir  la  documentación  se 
encuentra  en  el  mismo  edificio  o  razonablemente  cerca  del  organismo  productor,  de 
modo  que  en  cualquier  supuesto  pueda  proporcionar  la  documentación  con  rapidez  es 
recomendable ajustar los plazos. 
 
 
 

Por  los  responsables  del  archivo  receptor  de  la  documentación,  el  Archivo  Central,  y  para 
planificar  y  coordinar  los  medios  necesarios  y  evitar  colapsos,  se  procederá  al 
establecimiento  de  un  ​calendario  de  transferencias​.  En  este  se  señalarán  las  previsiones 
(número)  y  frecuencia  anual  (fechas)  para  cada  órgano  remisor.  Este calendario deberá ser 
objeto  de  revisión  anual.  Para  la  elaboración  del  calendario  de  transferencias  se  remitirá  a 
todas  las  oficinas  productoras  un  impreso  de  previsión  de  transferencias.  Esta  planificación 
es  necesaria  para  que  las  tareas  posteriores  a  la  recepción  de  la  documentación:  cotejo, 
clasificación, descripción, etc., puedan ser realizadas sin interferencias.  
 
 
 

Antes  de  remitir  la  documentación,  las  oficinas  deberán  proceder  a  la  realización  de  una 
serie de tareas, siempre siguiendo las instrucciones del archivo receptor: 
- Eliminación  de:  duplicados,  fotocopias  de  originales,  copias  de  boletines  oficiales…  y  de 
todos  los  elementos  que  puedan  ser  perjudiciales  para  la  conservación  del  papel, 
carpetillas,  gomillas,  clips,  etc.  Esta  tarea  ha  de  considerarse  de  limpieza,  nunca  de 
selección o eliminación. 
 

- Revisión  de  los  documentos  que  se  van  a  transferir:  comprobar  que  los  expedientes 
estén  completos  y  organizados,  que  no  falte  ningún  documento.  ​Solo  se  deben  remitir 
expedientes conclusos y completos. 
- Instalación  de  la  documentación  en  cajas  de  formato  normalizado,  correlativamente 
numeradas  y  correctamente  instaladas.  Se  debe  evitar  que  estas  queden  ni  demasiado 
vacías,  ni  demasiado  llenas,  porque  puede  afectar  a  la  conservación  documental.  Debe 
procurarse  que  un  expediente  no  quede  dividido  en  dos  cajas,  en  caso  de  ser  necesario 
quedará indicado en la relación de entrega. 
 

- Será  obligatorio  enviar,  junto  a  la  documentación,  todos  los  instrumentos  elaborados: 
índices,  inventarios,  bases  de  datos,  etc.,  que  se  deberán  consignar  en  las  relaciones  de 
entrega. 
 

- Cumplimentación de la relación de entrega. 

 
 
 

Las  relaciones  de  entrega  son  los  instrumentos  de  control  documental  que  deben 
acompañar  cada  transferencia  regular.  Los  ingresos  extraordinarios  irán  acompañados  de 
un ​acta de entrega​. Las relaciones de entrega tienen una triple finalidad: 
 

- Jurídica: en cuanto a la responsabilidad de la custodia de los documentos. 

 

- De  gestión  de  los  fondos:  permiten  la  rápida  localización  de  los  documentos  y  de  su 
puesta en servicio. 
 

- De  información:  es un instrumento de descripción, de ahí la importancia de que sus datos 

sean ciertos, claros y precisos. 
 
 
 

En  las  relaciones  de  entrega  se  consignan  los  datos  referentes  al  remisor  de  la 
documentación y contenido documental transferido. Deben constar los siguientes datos: 
 

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Tema MAD. 

- Número de ingreso (a cumplimentar por el archivo receptor). 

 

- Fecha  de  entrada  de  los  documentos  en  el  archivo  (a  cumplimentar  por  el  archivo 
receptor). 
 

- Nombre de la unidad administrativa remitente. 

 

- Sujeto productor u organismo productor. 

 

- Número de orden. 
 

- Breve descripción de la documentación. 

 

- Fechas extremas. 
 

- Código del cuadro de clasificación. 

 

- Signatura (a cumplimentar por el archivo receptor). 

 
 
 

Es  necesario  emplear un impreso diferente para cada una de las series o fracciones de series 

remitidas.  El  impreso  de relación de entrega se remitirá por triplicado al archivo receptor con 
la  firmada  por  el  Jefe  del  Servicio  del  órgano  remisor  de  los  documentos.  Una  vez  que  la 
documentación  es  cotejada,  las  relaciones  de  entrega  se  firman  por  el  director  del  archivo, 
se sellan y se les asigna un número en el registro general de entrada de fondos: 
 

✻ Un  ejemplar  de  la  relación  de  entrega  será  devuelto  al  archivo  remitente,  con  el  que 
confeccionará su r​ egistro general de salida de fondos​. 
✻ Y  los  otros  dos  quedan  en  poder  del  archivo  receptor,  que  con  uno  formará  el  ​registro 
general  de  entrega  de  Fondos  (siguiendo  un  orden  cronológico)  y  con  el  segundo  el 
Regis​tro de Organismos​, por secciones administrativas o servicios. 
 
 
 
 

- Archivo  Central:  ​es  el  encargado  de  la  custodia  de  los  documentos,  que  una  vez 
finalizada  su  tramitación  han  sido  transferidos  desde  las  unidades  productoras  o  los 
Archivos de Oficina, hasta su remisión al Archivo Intermedio. 
 

Corresponden a los Archivos Centrales las siguientes funciones:  

✻ La  gestión  documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están 
adscritos. 
 

✻ La coordinación de los distintos Archivos de Gestión. 

 

✻ La elaboración del cuadro de clasificación. 

 

✻ La  identificación  y  valoración  de  series. Para elevar las correspondientes propuestas 

de eliminación, o en su caso, de conservación. 
 

✻ Descripción. 
 

✻ Realizar  las  transferencias  preceptivas  y  periódicas  de  documentos  de  Archivo 

Intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega. 
 
 
 
 

- Archivo Intermedio: el primero surge en Norteamérica, durante la II Guerra Mundial, para 
solucionar  la  enorme  producción  documental  de  los  estados  federales.  Este  modelo 
prospera  y  es  exportado  a  otros  países  como: Canadá, Gran Bretaña, Alemania, Francia. 
En  España,  el  primero  en  crearse  es  el  Archivo  General  de  la  ​Administración  (AGA)  por 
Real  Decreto  914/1969,  8  de  mayo​,  cuyos  antecedentes  se  encuentran  en  el  Archivo 

9|23 
Tema MAD. 

General  Central  (1858).  Nace  para  recoger  la  documentación  de  la  Administración 
Central.  La  mayoría  de  Sistemas  Autonómicos  contempla  un  Archivo  General o Regional 
que ejerce como Archivo Intermedio.  
 

Corresponde a estos archivos:  

 

✻ La  custodia  de  la  documentación  transferida  por  los  archivos  centrales,  que  ya  ha 
perdido prácticamente su utilidad para la gestión. 
 

✻ Las  transferencias  preceptivas  y  periódicas  de  documentos  al  Archivo  Histórico, 

acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados. 
 

✻ Aplicar  las  resoluciones  de  las  Comisiones  Superiores  respecto  a  la  eliminación  o 
conservación documental. 
 

✻ Identificación  y  valoración  documental  de  aquella  documentación  que  no  ha  sido 
objeto de estudio por los Archivos Centrales. 
 

✻ Establecer  estrategias  para  la  conservación  a  medio  plazo  de  los  documentos  y 
ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y 
conversión de formatos. 
✻ Completar  las  descripciones  elaboradas  por  el  Archivo  Central  de  las  agrupaciones 
documentales recibidas, especialmente en lo relativo a la macrodescripción. 
 

✻ Llevar  a  cabo  las  transferencias  preceptivas  y  periódicas  de  documentos  al  Archivo 
Histórico,  acompañadas  de  los  correspondientes  instrumentos  de  descripción 
elaborados. 
 
 
 
 

- Archivo  Histórico:  son  las  instituciones  responsables  de  la  custodia,  conservación  y 
tratamiento  de  los  fondos  pertenecientes  al  patrimonio  histórico.  A  partir  de  ingreso,  la 
documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva de 
forma  permanente,  en  condiciones  que  garanticen  su  integridad  y  transmisión  a  las 
generaciones futuras. De ahí que los Archivos Históricos deban: 
 

✻ Garantizar  la  conservación  de  los  documentos:  aplicando  programas  de 

reproducción,  estableciendo  estrategias  para  la  conservación  a  largo  plazo  de  los 
documentos  y  ficheros  electrónicos  recibidos,  tales  como  procedimientos  de 
emulación, migración y conversión de formatos. 
 

✻ Fomentar la difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado. 

 

✻ Completar las descripciones recibidas por los Archivos Intermedios. 

 

✻ Impulsar los programas de difusión y dinamización cultural. 

 
 
 
 
 

- Archivo  Electrónico:  la  Ley  39/2015,  1  de  octubre,  del  Procedimiento  Administrativo 
Común  de  las  Administraciones  Públicas,  y  la  Ley  40/2015,  de  1  de  octubre,  de  Régimen 
Jurídico  del  Sector  Público,  incorporan  el  uso  generalizado  y  obligatorio  de  medios 
electrónicos  en  los  procedimientos  administrativos  y  establecen  la  obligación  de  que 
cada Administración tenga un Archivo Electrónico Único. 
 
 

10|23 
Tema MAD. 

La  Ley  39/2015  en  su  artículo  17:  ​“Cada  Administración  deberá  mantener  un  archivo 
electrónico  único  de  los  documentos  electrónicos  que  correspondan  a  procedimientos 
finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable. 
 

Los  documentos  electrónicos  deberán  conservarse  en  un  formato  que  permita 
garantizar  la  autenticidad,  integridad  y  conservación  del  documento,  así  como  su 
consulta  con  independencia  del  tiempo  transcurrido  desde  su  emisión.  Se  asegurará  en 
todo  caso  la  posibilidad  de  trasladar  los  datos  a  otros  formatos  y  soportes  que 
garanticen  el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos 
deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable. 
 

Los  medios  o  soportes  en  que  se  almacenen  documentos,  deberán  contar  con  medidas 
de  seguridad,  de  acuerdo  con  lo  previsto  en  el  Esquema  Nacional  de  Seguridad,  que 
garanticen  la  integridad,  autenticidad,  confidencialidad,  calidad,  protección  y 
conservación  de  los  documentos  almacenados.  En  particular,  asegurarán  la 
identificación  de  los  usuarios  y  el  control  de  accesos,  así  como  el  cumplimiento  de  las 
garantías previstas en la legislación de protección de datos.” 
Asimismo,  la  Ley  40  en  su  artículo  46  dedicado  al  ​Archivo  electrónico  de  documentos​, 
dispone: 
 

“Todos  los  documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por 

medios electrónicos, salvo cuando no sea posible. 
 

Los  documentos  electrónicos  que  contengan  actos  administrativos  que  afecten  a 

derechos  o  intereses  de  los  particulares  deberán  conservarse  en  soportes  de  esta 
naturaleza,  ya  sea  en  el  mismo  formato  a  partir  del  que  se  originó  el  documento  o  en 
otro  cualquiera  que  asegure  la  identidad  e  integridad  de  la  información  necesaria  para 
reproducirlo.  Se  asegurará  en  todo  caso  la  posibilidad  de  trasladar  los  datos  a  otros 
formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones”. 
 
 
 

Por  tanto,  en  cumplimiento  de  estas  disposiciones  normativas,  en  octubre  de  2018,  es 
decir,  a  los  dos  años  de  entrada  en  vigor  de  la  Ley  30/2015,  en  vigor  al  año  de  su 
publicación, cada Administración Pública deberá contar con un Archivo Electrónico Único. 
 

Estos  deben  permitir almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados 

en  las  actuaciones  administrativas  y  cubrir  el  conjunto  del  ciclo  de  vida  de  los 
documentos  electrónicos,  desde  que  se  incorporan  al  Sistema  de  Gestión  de  Archivo 
hasta  que  se  dispone  su  eliminación o conservación permanente. Vienen a ser, por tanto, 
complementarios y equivalentes a los archivos convencionales. 
 

En  el  ámbito  de  la  Administración  General  del  Estado  se  está  desarrollando  ​Archive una 
aplicación  web  de  archivo  definitivo  de  expedientes  y  documentos  electrónicos,  que 
cumple  con  lo  dispuesto  al  respecto  en  el  RD  4/2010, de 8 de enero, por el que se regula 
el  Esquema  Nacional  de  Interoperabilidad  en  el  ámbito  de  la  Administración electrónica, 
y  cubre  todo  el  ciclo  de  vida  de  los  documentos  y sus sucesivas fases de archivo a largo 
plazo. 
 
 
 
 

11|23 
Tema MAD. 

El edificio de archivo e instalaciones ​. 

 
Como  hemos  señalado  antes,  la  palabra  Archivo  es  un  término ambivalente. Vamos ahora a 
referirnos  al  mismo,  aplicando  al  local  o  edificio  ​destinado  a  la  custodia,  conservación, 
tratamiento, consulta y difusión de los fondos documentales d ​ epositados. 
 
 

Aunque  la  conservación  es  el  objetivo  prioritario  a  la  hora  de  idear  un  espacio que albergue 
al  archivo,  la  diversidad  de  funciones  que  este  realiza  conlleva  la  necesidad  de  contemplar 
usos  múltiples  del  espacio.  Se  trata,  por  tanto,  de  un  ​edificio  complejo​,  que  combina  las 
tradicionales  necesidades  históricas  de  conservación  y  custodia,  con  otras  nuevas:  surgidas 
del desarrollo cultural, el derecho de acceso, actividades culturales, etc.  
 
 
1. Principios para la construcción y/o adaptación de edificios para archivos. 
 

La  diversidad  de  necesidades,  recursos  económicos,  e  incluso  tipo  de  fondos,  hacen  que 
cualquier  proyecto  de  archivo  requiera  de  un  enfoque  multidisciplinar  y  de  la  presencia  de 
técnicos  especialistas  en  diversas  materias.  Pero  en  cualquier  caso,  la  colaboración  entre  el 
archivero  y  el  arquitecto  ha  de  ser  estrecha.  J.  Ibáñez  Montoya,  dedica  un  capítulo  de  su 
libro: Los Archivos. Cómo Construirlos, al diálogo entre el arquitecto y el archivero. 
 
 
 

- Edificios adaptados o Edificios de nueva planta. 

 

La  habilitación  de  edificios  históricos  puede  ser  una  buena  opción:  si  se  eligen  bien  los 
edificios,  se  observan  las  normas  necesarias  para  eliminar  los  posibles  peligros  de  las 
adaptaciones  (capacidad  portante  de  la  estructura,  existencia  de  humedades,  etc.);  y  se 
puede  remodelar  el  espacio  con  libertad  para  que  se  adapte  a  las  necesidades  de  servicio. 
Algunos  edificios  ofrecen  más ventajas para su adaptación, como son: las iglesias, conventos 
o  prisiones  por  disponer  de  espacios  diáfanos.  Los  archivos  históricos  provinciales  de 
Córdoba  y  Gerona  aprovechan  el  solar  de  una antigua iglesia. Otros tipos de edificios son en 
cambio  menos  recomendables:  mansiones,  castillos,  etc.,  ya  que  obligan  a  respetar  la 
distribución  interior.  El  principal  inconveniente  de  las  rehabilitaciones  son  los  problemas  que 
pueden plantear, unido al alto coste de la intervención y su mantenimiento. 
 
 

Los edificios de nueva planta permiten una mayor funcionalidad, accesibilidad y el diseño de 
espacios  adecuados a las necesidades de servicio y difusión. A la hora de construir un edificio 
de nueva planta debe tenerse presente: 
 

✻ El  tipo  de  archivo  que va a albergar: administrativo, central o histórico (dado que el 

volumen documental y tratamiento de los fondos es diferente). 
 

✻ Las previsiones de aumento del mismo. 

 

✻ La eliminación de barreras arquitectónicas. 

 

✻ Sistemas de evacuación. 
 
 
 

En la elección de la ubicación debe primar: 

 

✻ Que  se  encuentre  bien  comunicado  y  en  un  lugar  de  fácil  acceso  para  los 
potenciales usuarios. 

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Tema MAD. 

✻ Contar  con  espacio  suficiente  para  construir  edificios  exentos.  Es  decir,  que  sean 
totalmente  independientes  de  cualquier  otro  edificio  y  para  uso  exclusivo  de 
archivo. 
 

✻ Se  debe  evitar  la  orientación  N  -  S  y  que  estén  sometidos  directamente  al viento y 
al agua. 
 

✻ En términos generales, deberán estar orientados: 

 

➔ En zonas litorales NE - E. 

 

➔ En zonas de interior NW - N. 

 

✻ Atendiendo a que la ubicación cumpla con los requisitos de seguridad necesarios: 

 

➔ Subsuelo  apto  para  la  construcción.  Que  no  sean  tierras  de  sedimentación, 
arenosas o de relleno por ser un suelo flojo y deslizable. 
 

➔ Que no presenten riesgos de humedades subálveas. 

 

➔ Que  no  sea  un  terreno  reseco  y  polvoriento  pues  favorecerá  la  erosión  del 
edificio,  además,  las  tierras  polvorientas  en verano se convierten en barro con las 
lluvias  del  invierno.  El polvo es nido de insectos y deteriora y envejece el papel: los 
documentos con excesiva sequedad se vuelven frágiles y quebradizos. 
 

➔ También se evitarán las zonas endémicas de plagas xilófagas. 

 
 
2. Áreas del archivo. 
 

Como  consecuencia  de  la  diversidad  de  funciones  del  archivo,  hay  que  diferenciar  en  el 
mismo  las  siguientes  ​áreas:  reservada,  privada  y  pública  (cuyo  volumen  se  calculará  en 
función  de  las  necesidades  del  archivo).  En  atención  a  estas  se  proyectará  la  distribución 
interior del edificio y sus circulaciones:  

 
 

- Circuitos documentales: es el que sigue el traslado de la documentación en el interior del 
archivo  desde  su  ingreso,  tratamiento  documental,  servicio,  etc.  Debe  diseñarse  este 
circuito  atendiendo  a  que  el  transporte  de  los  documentos  sea ágil y seguro, de manera 
que  el  depósito  quede  lo  más  aislado  posible  del  resto  del  edificio  y  los  circuitos  de  la 
documentación  no  sean  interferidos por los visitantes. Solo se permitirá el contacto entre 
usuarios y documentos en la sala de investigación. 
 

- Circuito  del  público:  sala  de  lectura  (acceso  libre);  zona  cultural  (exposiciones  y 
conferencias), (libre acceso); zona de despachos (de acceso controlado). 
 
 
 

Por  motivos  de  seguridad  cada  una  de  las  tres  áreas  deberá  disponer  de  un  acceso 
independiente  desde  el  exterior.  En  el peor de los casos, deberá haber dos accesos al menos: 
uno para personas y otro para documentos. 
 
 

1. Área reservada​ (vedada a los visitantes): 

- Depósitos documentales. 
- Zona de trabajo: 
✻ Local de recepción de la documentación. 

13|23 
Tema MAD. 

✻ Local de limpieza, desinsectación y desinfección. 

✻ Local clasificación y tratamiento de la documentación. 
✻ Taller de restauración. 
✻ Taller de tipografía. 
✻ Sala de trabajos especializados. 
✻ Cuarto de eliminables. 
 
 
 

- Dependencias sirvientes: 
 

✻ Vestíbulo, distribuidores y pasillos. 

✻ Aseos y vestuarios. 
✻ Servicios de limpieza. 
 
 
 
 
 

2. Área privada​ (acceso de visitantes restringido): 

 

- Administración: 
 

✻ Dirección, subdirección, secretaría y oficinas. 

✻ Almacén de material de oficina. 
 

- Cuartos de instalaciones: 
✻ Calderas, sistemas de aire acondicionado. 
✻ Cuarto de maquinaria. 
✻ Taller de mantenimiento. 
 

- Dependencias sirvientes. 
 
 
 
 
 

3. Área pública​ (acceso de visitantes controlado): 

 

- Recepción: 
 

✻ Información. 
✻ Guardarropa. 
 
 
 
 

- Consulta: 
 

✻ Sala de referencia. 
✻ Sala de lectura. 
✻ Biblioteca de consulta. 
 

- Control: 
 

✻ Locales de vigilancia. 
 

- Sala de reunión: 
 

✻ Salón de actos, sala de exposiciones. 

 

- Dependencias sirvientes. 
 
 
 
 

El  espacio  y  los  medios  destinados  a  cada una de las áreas mencionadas, variará en función 

de  las  características  de  los  fondos  documentales,  de  las  necesidades  técnica  y  de  los 

14|23 
Tema MAD. 

servicios  prestados  por  el  archivo.  Aunque  por  lo  común  el  área  reservada  es  la  que  ocupa 
mayor espacio, por incluir en ella los depósitos. 
 
 
 

a) Área reservada: los depósitos y zonas de trabajo. 

Esta  área  requerirá  la  mayor  parte  del  edificio,  al  incluir  los  depósitos  documentales.  El  75% 
de  la  superficie  edificada  aproximadamente,  estando  el  60%  dedicada  a  depósitos 
documentales.  Sus  dimensiones  estarán  determinadas;  en  primer  lugar,  por  los 
requerimientos  de  capacidad  documental  y  en  segundo  lugar,  por  la  importancia  de  los 
talleres,  servicios  que  ofrece  el  archivo,  afluencia  de  investigadores,  etc.  En  esta  área  se 
inscriben  los  talleres  de:  restauración,  reprografía,  encuadernación  y  limpieza,  y  las salas de 
tratamiento documental: clasificación, selección y eliminación. 
 
 

En  palabras  de  ​J.R.  Cruz  Mundet​,  los  depósitos ​constituyen la razón de ser, el corazón de los 

archivos​.  Su  finalidad  debe  ser  la  de  proporcionar  el  mejor  almacenamiento  posible  a  los 
documentos: con la seguridad necesaria y de modo que sean fácilmente accesibles. 
 
 

Respecto  a  su  ubicación  en  el  archivo,  se  debe  atender  a  una  serie  de  criterios,  como  son: 
accesibilidad,  orientación,  seguridad,  características  del  subsuelo,  vibraciones,  sistemas  de 
evacuación,  etc.  Se  debe  evitar:  la  orientación  N  -  S,  que  estén  sometidos  directamente  al 
viento  y al agua, y su emplazamiento en plantas bajas rasantes, por la dificultad que entraña 
en el control de las humedades. 
 
 

Deben constituir un bloque independiente, separado del resto del edificio, por la necesidad de 
proteger  la  documentación.  Partiendo  de  esta  idea,  el  principal  problema  es:  conjugar  la 
accesibilidad  de  los  archiveros  y  la  prestación  de  servicio  al  público,  con  su  aislamiento.  Su 
comunicación  con  el  resto  de  dependencias  del  edificio  se  realizará  mediante  accesos 
(vestíbulos,  puertas  cortafuegos,  escaleras,  etc.).  Así,  ascensores  y  montacargas  no  tendrán 
acceso directo a los depósitos sino a través de un vestíbulo cortafuego. 
 
 

Sus  ​dimensiones  representan  normalmente  un  60%  de  la  superficie  y deben establecerse en 
consonancia  con  el  volumen  inicial  de  la  documentación  y  su  previsión  de  crecimiento en 50 
años.  El  índice  de  crecimiento  previsible  en  50  años  para  archivos  pequeños  será  de  menos 
de 10 km de estanterías, para medianos entre 10 y 15 km y para grandes más de 15 km. 
 
 

Siguiendo  las  Recomendaciones  para  la  edificación  de  archivos,  de  J.  Simonet:  la  extensión 
de  cada  depósito  no  debe  superar  los  200  metros  útiles  (máxima  extensión  no 
compartimentada  autorizada)  para  evitar  la  propagación  de  incendios  y  la  aplicación  de 
tratamientos  preventivos  o  correctores.  Y  la  altura  del  techo  no  será  inferior  a  2,25m., 
recomendándose  que  no  exceda de los 2,50 (2,30 metros aproximadamente), lo que equivale 
a 1500 m/l por depósito (7 m/l por cada 2,25 metros cuadrados). 
 
 
 

- Mobiliario y equipamiento (para los depósitos). 

 

No  todo  tipo  de  estanterías  es  válido  para  su  uso  en  los  archivos.  Las  de  los  depósitos  de 
archivo  deben  tener  las  siguientes  propiedades: solidez, economía, seguridad, ajustabilidad y 
comodidad.  

 
 

Características generales de las estanterías y mobiliario: 

15|23 
Tema MAD. 

✻ Solidez:  garantizar  la  correcta  instalación  y  conservación  de  los  documentos.  Las 
estanterías  de  madera  tienen  el  problema  de  que  se  comban  debido  al  peso  de  los 
documentos. 
 

✻ Funcionalidad  y  manejabilidad:  ​deben  rentabilizar  el  espacio  máximo,  para  lo  cual 
deben  poder  moverse  y  ubicarse  en  altura  cada  25mm.  Para  permitir  adecuarse  al 
soporte,  formato  y  condiciones  de  conservación  de  los  documentos  a  instalar.  Las 
empleadas  por  Chancillería  de  Granada,  son  de  cemento  que  airean  mal,  son  fijas y por 
lo tanto faltas de versatilidad. 
 

✻ Inocuidad:  preferentemente  deben  estar  fabricadas  en  metal  y  con  tratamiento 

anticorrosivo  y  antioxidante  (pintura  epoxi).  Se deben rechazar los sistemas de montajes 
de pernos y tuercas, así como los de aristas vivas y elementos cortantes. 
 
Podemos distinguir entre estanterías fijas o móviles: 
 

✻ Estanterías fijas: 
 

➔ Son  también  llamadas  convencionales,  suelen  estar colocadas a doble cuerpo o a dos 

caras. 
 

➔ La carga soportada por metro lineal es de 750/800 kg para estanterías fijas. 

 

➔ La  separación  entre  estanterías  será:  en  los pasillos principales: 1 - 1,20 metros y entre 

estanterías de 0,70 - 0,80 metros. Requieren de más espacio que las móviles. 
 

➔ Son más baratas y rápidas de colocar.  

 

✻ Estanterías móviles: 
 

➔ Uno  o  varios  cuerpos  están  fijos y los demás montados sobre raíles, que se desplazan 

mediante  un  motor  eléctrico  o  manual  (mecanismo  de  cadena).  El  desplazamiento 
puede  ser  longitudinal,  transversal  o  pivotante,  según  los  modelos.  Es  imprescindible 
una perfecta horizontalidad del pavimento para la instalación. 
 

➔ La  carga  soportada  por  metro  lineal  es  superior  a  la  de  las  convencionales.  Admite 
1500/1600 kg por metro cuadrado. 
 

➔ Permite  reducir  los  pasillos  de  cruce  y  separación,  basta  con  reservar  0.80  metros 
para  formar  el  pasillo  allí  donde  sea  necesario,  mediante  el  desplazamiento  de  las 
estanterías. 
 
 
 

Se recomienda el uso de estanterías que cumplan los siguientes criterios: 

 

✻ Estanterías metálicas con tratamiento anticorrisivo y antioxidante (pintura epoxi). 

 

✻ Fácil graduación de las baldas, cada 25 mm. 

 

✻ Se  deben  colocar  en  paralelo  y  perpendicularmente  a  las  vigas,  exentas  de  las paredes, 
de forma que no dejen rincones de difícil aireación y limpieza. 
 

✻ Deben  colocarse  en  paralelo  a  la  luz  y  no  en  perpendicular.  En  los  depósitos  no  debe 
superar  los  150  lux.  Con  luces  de  60W cada dos metros en los pasillos entre estanterías y 
de  75W  cada  cuatro  o  cinco  metros  en  los  pasillos  centrales,  encastrados  en  el  techo 
para evitar zonas de sombra. 
 

✻ Preferiblemente las estanterías serán dobles, salvo las instaladas adosadas a la pared. 

16|23 
Tema MAD. 

✻ La dimensión de los módulos irá en función del espacio y mejor distribución del mismo. 
 

✻ La máxima longitud recomendada por el Ministerio es de 11 metros. 

 

✻ La  balda  más  alta  de  la  estantería  debe  ser  accesible  por  un  persona  de  estatura 
normal, aproximadamente 1,90 m. 
 

✻ Las  baldas  deben  permitir  la  instalación  de  las  unidades  de  instalación  sin  que  estas 
sobresalgan  (las  medidas  de  una  caja  son:  36  x  24  x  12).  Es  decir  27  cm  sí  las  cajas  se 
colocan en vertical y 39 cm si se colocan apaisadas. 
 

✻ Las baldas se recomienda que tengan un ancho de 1,10 m. 

 

✻ Se  debe  dejar  una  separación  de  3  cm  entre  la  parte  alta  de  la  caja  y  la  balda 
inmediatamente superior. 
 

✻ Para  evitar  la  condensación  de  la  humedad  el  aire  debe  circular entre las estanterías de 
modo  que  las  divisiones  interiores  estén  abiertas,  separadas  mediante tiras en forma de 
X, y solo estarán cerrados los laterales para evitar que se caigan los documentos. 
 

✻ La  primera  balda  debe  estar  a  unos  centímetros  del  suelo  entre  6  y  10  y  dicho  espacio 
quedar cerrado, funcionando de protección contra el polvo. 
 

✻ Los costeros serán ciegos y constaran de cartelas para la señalización del contenido. 
 
Los  documentos  que  no  pueden  doblarse:  planos,  mapas,  dibujos,  documentos  de  tamaño 
excepcional,  pueden  guardarse  en  planeros  que  pueden  ser  horizontales,  verticales  o 
portatubos.  Los  formatos comerciales suelen responder a tamaños DIN A0 y A1. Es necesario, 
cualquiera  que  sea  el  tipo  de  instalación  elegido,  aislar  los  documentos  del  contacto  con 
otros  y  con  el  exterior,  para  ello  se utilizan: camisas, sobres de papel o plástico, etc. Así, para 
los  planos  más  grandes  se  emplean  los  tubos​,  que  sirven  para  guardarlos  enrollados.  Su 
principal  problema  es  que  otros  deforman  los  documentos y su manipulación es incómoda y 
puede afectar a los mismos. L ​ os planeros​ pueden ser de dos tipos: 
 

✻ Verticales  o  sistema  colgante:  no  requieren  mucho  espacio  de instalación. Es el sistema 

más  moderno,  aunque  probablemente  no  el  más  eficaz.  Emplea  un  sistema  de 
suspensión  en  varilla  por  medio  de  bandas  adhesivas  u  horizontales  que  se  colocan  en 
los  planos  para  no  horadarlos.  Es  muy  útil  para  las  oficinas,  pero  cuenta  con  el 
inconveniente  de  que  mapas  y  planos  antiguos  con  un  soporte  menos  sólido  pueden 
verse  afectados.  Y  requiere  la  tarea  de  añadirle  a  los  planos  un  sistema  de  pestañas 
para colgarlos, lo que puede suponer un riesgo para su integridad física. 
 

✻ Horizontales: los documentos se guardan en cajones de amplias dimensiones para evitar 
dobleces.  Son  los  más  cómodos  y  seguros,  pero  requieren  mucho  espacio  para  su 
instalación  y  obliga  a  instalar  en  un  mismo  cajón  varios  planos.  Permiten  alturas 
variables.  Son  muy  apropiados  para  pergaminos,  documentos  en papel de gran tamaño 
y otros soportes que requieran una instalación horizontal. 
 
 
 

 
 
En función de los documentos conservados, se deberá también contar con: 
 

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Tema MAD. 

✻ Mobiliario  para  materiales  especiales: fotografías (positivos y negativos), audiovisuales, 

soportes  magnéticos,  soportes  ópticos,  sellos…  Construidos  en  metal  y  tratados  con 
pintura anticorrosión. Su cierre debe ser hermético y soportar los cambios magnéticos. 
 

✻ Mobiliarios  para  conservación  de  documentos  de  alta  seguridad:  estos  deben  ser 
ignífugos  y  contar  con  sistemas  antirrobo.  Permitiendo  garantizar  unas  condiciones  de 
temperatura y humedad relativas interiores, apropiadas al tipo de soporte. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

- Las unidades de instalación. 

 

Los  documentos  no  deben  colocarse  directamente  sobre  las  estanterías  u  otras  superficies. 
Todas  las  unidades  de  instalación  deben  tener  etiqueta  o  cartela,  en  los  que  figure  la 
signatura  de  localización.  A  su  vez, las estanterías deben ir numeradas correlativamente (las 
baldas  no  es  necesario  numerarlas).  La  instalación  en  las  estanterías  se  realizará  de 
izquierda a derecha y de abajo a arriba. 
 
 

Entre  las  diferentes  unidades  de  instalación  encontramos:  las  cajas, legajos, carpetas, tubos, 

sobres, bolsas. Veremos con más detalle algunas de ellas: 
 

✻ Los  legajos:  durante  siglos  la  unidad archivística de conservación fue el legajo. Formado 

por  dos  tapas  de  cartón  y  la  cuerda  o  la  cinta  (​balduque​),  que  los  unía  al  mazo  de 
documentos.  Su  ventaja  frente  a  la  caja  es:  la  libre  regulación  del  tamaño  de  las 
unidades  de  instalación.  Y  su  inconveniente:  que  el cierre no es tan hermético como el de 
las  cajas,  por  lo  que  no  protege  los  documentos  del  polvo  ni  del  roce  al  sacarlos  o 
meterlos en las estanterías. 
 

✻ Las  cajas:  pueden  ser  de  cartón,  metálicas,  de  madera  o  de polietileno. Las mejores son 
las  cajas  de  cartón  no  ácido,  ni  alcalino,  ignífugos  y  fungicidas.  Deben  ser  sólidas  y 
permitir  un  buen  sistema  de  etiquetado,  que  resalte  la  signatura.  Hasta  épocas 
relativamente  recientes  solo  se  tenía  en  cuenta  su  ​resistencia  física​,  pero  en  la 
actualidad,  se  les  exige  una  segunda  característica:  ​alcalinidad  o  neutralidad​.  Su 
estructura  debe  permitir  el  levantamiento  total  de  la  tapa,  de  modo  que  el  contenido 
pueda  extraerse  sin  roces.  El  volumen  de  los  documentos  a  instalar  en  cada  caja  debe 
ser  acorde  al  de  la  caja,  de  manera  que  no  se  muevan  excesivamente,  ni  se  dificulte  su 
cierre. Simonet propone unas dimensiones para las cajas de: 36 x 24 x 12 cm. 
 
 
 

La  misma  cualidad  de  alcalinidad  debe  exigirse  para:  las  carpetas  de  cartulina,  las  camisas 
de  papel,  sobres,  envoltura,  etc.,  con  que  a  menudo,  se  pretende  individualizar  y  proteger 
unidades archivísticas menores (ejemplo: expedientes) o legajos. 
 
 

Otros  tipos  documentales  como:  microformas,  cintas,  discos  magnéticos,  etc.,  requieren  una 
protección  especial  frente  al polvo y los campos magnéticos. Estos deben instalarse alejados 
de  las  conducciones  eléctricas  y  en  cajas  de  plásticos  y  armarios  especiales  para  su 
instalación. 
 
b) Área privada. 
 

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Tema MAD. 

Representa  sobre  el  10%  de  la  superficie  del  edificio.  El  acceso  a  los  visitantes  e 
investigadores  está  restringido.  En  esta  área  se  encuentran:  las  oficinas  administrativas,  los 
cuartos  de  instalaciones  (calderas,  sistemas  de  acondicionamiento,  combustible,  cuartos  de 
maquinaria,  etc.)  y  las  dependencias  sirvientes.  Todo  el  personal  del  archivo  debe  disponer 
de  espacios  adecuados  de  trabajo,  de  acuerdo  con  sus  cometidos.  Los  despachos  se 
distribuirán según las funciones desarrolladas. 
 

Los  servicios  orientados  a  la  atención  al  usuario  deben  situarse  contiguos  al  área  pública.  Y 
los  directamente  relacionados  con  el  manejo  de  los  fondos:  ubicados  próximos  a  los 
depósitos,  para  evitar  pérdidas  de  tiempo  en  los  traslados  de  documentación.  Aunque  los 
depósitos  deben  estar  separados  al  menos  por  un  vestíbulo  cortafuego  del  resto  de 
instancias. Los archivos con un alto volumen de usuarios deben contar con un ​Departamento 
de  Referencias​,  que  es  el  encargado  de  asesorar  a  los  usuarios:  en  sus  investigaciones  y 
gestiones de reproducciones de documentos. 
 
c) Área pública. 
Los  archivos  deben  garantizar  el  servicio  a  los  usuarios.  En  los  archivos  pequeños puede ser 
suficiente  con  una  pequeña  sala  de  consulta.  Pero  los  grandes  archivos  requieren  de  un 
equipamiento  y  espacio  amplio,  en  función  con  el volumen de usuarios y servicios prestados. 
Normalmente  representa  sobre  un  15%  de  la  superficie  construida.  Podemos  distinguir  en 
este área: 
La r​ ecepción​ o vestíbulo. Esta debe contar con: 
✻ Sistema  de  señalización:  es  conveniente  que  en  una  de  sus  paredes  haya  un  esquema 
de  las  secciones  y  servicios  del  archivo,  para  que  pueda  conocerse  gráficamente  el 
edificio y su localización. 
 

✻ Tablón  de  anuncios  y  vitrina:  para  la  exposición  de  publicaciones  recientes  sobre  el 
archivo o instrumentos de descripción. 
✻ Sala  de  información:  donde  registrar  y  para  la  acreditación  de  los  usuarios  y  poder 
orientarlos sobre: las condiciones de acceso al archivo, servicios, fondos, bibliografía, etc. 
 
 
 
 

- La sala de consulta. 
 

Debe  ser  tranquila,  agradable  y  propicia  para  la investigación. Para calcular las dimensiones 

de la sala se debe prever un espacio de entre 5 y 6 m por usuario. 
 

Los  puestos  de  lectura  pueden  ser:  mesas  corridas  o  pupitres  individuales, pero en cualquier 
caso  deben  contar  con  unas  dimensiones  mínimas  por lector de 1 x 0,70 m. Con respecto a la 
iluminación  la  mejor  es  la  natural,  que  esta  no  sea  directa ni cenital y se encuentre apoyada 
con  la luz eléctrica. Se recomienda el uso de: mesas lavables, sin cajones, con superficies lisas 
y  enchufes  incorporados  o  cercanos;  y  de  sillas  regulables  en  altura  y  con  un  diseño 
ergonómico. 
 

Un  aspecto  muy  importante  es  la  vigilancia  de  los  puestos  de  consulta,  para  evitar  robos.  A 
este respecto lo mejor es: 
 

✻ Que la sala sea un espacio diáfano. 

 

19|23 
Tema MAD. 

✻ Que  de  manera  permanente  exista  una  persona  diferente  que  la  que  atiende  las 
solicitudes que vigile la sala. A ser posible desde un punto sobreelevado. 
 

✻ Que se cuente con cámaras con circuito cerrado de vigilancia. 

 
 
 

En  la  misma  sala  o  en  una  dependencia  anexa  se  ubicarán:  la  biblioteca  auxiliar,  los 
instrumentos  de  descripción,  ficheros,  ordenadores  de  consulta,  lectores  de  microfilm,  etc. 
Hay  archivos  que  cuentan  con  salas  de  consulta  diferenciadas  para  los  soportes  ópticos, 
magnéticos o audiovisuales. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

- La sala de exposiciones / conferencias / reuniones. 

 

Para  el  desarrollo  en  los  archivos  de  actividades  de  enseñanza  y  dinamización  cultural,  se 
debe  diseñar  en  el  edificio  espacios que permitan su celebración. Estos deben ser: fácilmente 
accesibles,  preferiblemente  desde  la  calle,  y  estar  aislados  de  la  sala  de  consulta  (por  el 
ruido  y  molestias  que  pueda  ocasionar)  y  de  las  zonas  de  trabajo  y  depósitos  (por 
seguridad). Deben contar con salidas de emergencias. 
 
 

Cada  vez  más  archivos  disponen  de  un  salón  multiusos  para  la  celebración  de  actividades 
culturales.  Aunque  lo  ideal  sería  poder  contar  con  varias  salas,  donde  poder  organizar 
diferentes actividades a la vez. 
 
 
3. Medidas ambientales. 
 

Los  archivos  deben  estar  preparados  para defender la documentación de los agentes que la 

amenazan:  el  fuego,  el  agua,  la  luz  y  las  especies  del  reino  animal  y  vegetal  que  atacan  al 
papel,  el  polvo,  etc.  Para  una  correcta  conservación de los documentos se requiere, además, 
de  unas  instalaciones  y  un  mobiliario  adecuado,  la  adopción  de  medidas  preventivas  para 
controlar cuantos factores pueden ponerlos en peligro. 
 
a) Los factores ambientales: humedad, temperatura, luz. 
- Humedad y temperatura. 
Las  temperaturas  y  humedades  extremas  dañan  los  materiales  documentales, estimulan las 
reacciones  químicas,  provocan  la  proliferación  de  microorganismos, el envejecimiento de los 
soportes,  la  deformación  de  papel,  el  desprendimiento  de  tintas,  agrietamiento  de 
emulsiones… Y aún son más perjudiciales las o
​ scilaciones bruscas​. 
 

Para evitar sus efectos nocivos se debe perseguir en los edificios de archivo: 
 

✻ El  aislamiento  térmico:  en  general,  se  recomienda  una  humedad  relativa  ambiental  de 
entre  45%  y  60%  para  una  temperatura  media  de  18  -  21  ºC.  No  debiendo  producirse 
oscilaciones  superiores  a  3  ºC  de  temperatura  y  del  5%  de  humedad  relativa.  No 
obstante,  hay  materiales  que  precisan  de  condiciones  distintas,  como  sucede  con 
fotografías,  negativos,  CD,  cintas  magnéticas.  En  estos  casos  se  recomienda  su 

20|23 
Tema MAD. 

conservación  en  depósitos específicos o armarios que mantengan un microclima estable, 

a partir de los parámetros aconsejados para cada material. 
 

✻ Favorecer  un  movimiento  controlado  del  aire:  se  debe  renovar  el aire de 1 a  veces hora, 
incluyendo su filtrado. 
 

✻ Control  de  la  humedad  y  temperatura:  debe  realizarse  un  control  sistemático  de 
temperatura  y  humedad,  para  subsanar  posibles  deficiencias.  Lo  más  recomendable,  es 
que los controles se realicen: 
 

● Siempre a las mismas horas del día, preferiblemente por la mañana y al mediodía. 
 

● Por una misma persona. 

 

● Los  instrumentos empleados que se mantengan situados a nivel del piso, alejados de 
las entradas y salidas de aire y separados de las paredes y estanterías. 
 
 
 

Entre  los  instrumentos  de  control  cabe  destacar:  los  ​termohigrómetros​,  que  miden  la 
temperatura  y  la  humedad  relativa,  y  los  ​termohigrógrafos  que  registran  las  oscilaciones  y 
muestran los resultados impresos. 
 
 

- La luz. 
La  luz  produce  energía  (electromagnética,  radiante,  térmica  y  oxidante)  que  genera  en  los 
soportes  documentales  reacciones  químicas,  provocando  el  llamado  ​daño fotoquímico​. Este 
puede  manifestarse  en  los  soportes  produciendo:  su  ​decoloración (los amarillea y oscurece) 
y f​ riabilidad​ (las fibras que lo componen se vuelven quebradizas y frágiles). 
El  efecto  de  la  luz  sobre  los  documentos  depende  de  la  intensidad  de la radiación, el tiempo 
de  exposición,  características  del  espectro  lumínico  de  los  rayos y de la capacidad intrínseca 
de  los  materiales  expuestos  a  absorber  y  ser  afectados  por  la  energía  radial.  Una  luz 
moderada  es  buena  para  combatir  los  insectos  lucífugos  y  descomponer  mejor  los 
insecticidas,  siempre  que  se  evite  la  incidencia  directa  de  los  rayos  solares  y  se  filtre  con 
vidrios  apropiados.  Lo  que  siempre  hay que impedir es que la incidencia de la luz sea directa. 
En los depósitos la intensidad de la luz no debe superar los 100 / 150 lux. 
 
 

En las disposiciones arquitectónicas y de equipamiento se debe tener presente: 

 

✻ Que  la  proporción  de  ventanas  no  sea  superior  al  10%  del  total  de  la  superficie  de  los 
muros. 
 

✻ La  orientación  de  las  fachadas  de  los  depósitos:  al  este,  oeste  y  al  norte.  Evitando  la 
orientación al sur, correspondiente a la luz del mediodía. 
 

✻ La  luz  exterior  deberá  ser  filtrada  mediante  vidrios  inactínicos  o  filtrantes  de  los  rayos 
nocivos. 
 

✻ En  cuanto  a  la  iluminación  artificial  se  deben  emplear  ​fluorescentes  o  halógenos​,  con 
sistema  deflector  y/o  difusor  y  otros  que  anulen  las  radiaciones  directas.  En  los 
depósitos, la luz irá dirigida a los pasillos y no a las estanterías. 
- El polvo y la polución atmosférica. 
 

Tanto  el  polvo  como  la  polución  atmosférica  son  agentes  que  afectan  a  nuestros  archivos 
difíciles de controlar. Provocan manchas y corrosión en los documentos. 
 

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Tema MAD. 

La  mejor  forma  de  prevenir  sus  efectos  nocivos  es  mediante  un  correcto  sistema  de 
climatización  y  circulación  del  aire  y  su  filtrado.  Lo ideal es tener un sistema de climatización 
o instalar extractores que favorezcan una suave corriente de aire cuya entrada debe situarse 
cerca  del  suelo  y  su  salida  a  la altura del techo. El aire acondicionado es la mejor manera de 
evitar la presencia de polvo y polución, al igual que las cajas archivadoras. 
 
 
4. Medidas de prevención contra contingencias excepcionales. 
 
 

a) El fuego. 
Los  materiales  de  archivo  son  altamente  combustibles.  De  ahí  la  necesidad  de  prevenir  y 
detectar  posibles  incendios  y  habilitar  las  medidas  necesarias  para  su  correcta  extinción.  En 
muchas  ocasiones  los  daños  que  han  producido  las  llamas,  pueden  ser  aún  mayores  por  la 
acción del agente extintor utilizado, o por la manipulación improcedente de las obras. 
 
 

✻ Para su prevención: 
 

● Son  de  capital  importancia  los  materiales  empleados  en  la  construcción  del archivo y 
sus  instalaciones.  El  material  más idóneo para la estructura del edificio es el hormigón 
armado  que  además  de  su  solidez,  no  entra  en  combustión  ni  se  disgrega.  Muros, 
techos y suelos deben estar realizados en materiales ignífugos.  
Las  puertas  deben  ser  cortafuegos​,  tanto  las  de  entrada  a  las  plantas  como  las  de 
los  depósitos.  Compuestas  por  chapas  de  acero  y  relleno  de  fibra  mineral,  con  una 
resistencia  al  fuego  de  90  minutos.  Deben  tener:  dos  hojas,  con  un  sistema  de  muelle 
incorporado para asegurar que permanecen cerradas; cerradura antipánico, para que 
permitan  una  fácil  salida  desde  el  interior;  y contar con mecanismos automáticos que 
cierren las hojas cuando se activen las alarmas de incendios. 
 

● Se deben prodigar los compartimentos estancos y limitar las grandes superficies. 

 

● Individualizar  el  depósito  para  cada  tipo  de  soporte,  debido  a  sus  comportamientos 
específicos ante el fuego. 
 

● El  depósito  debe  estar  comunicado  con  las  distintas  dependencias  mediante  accesos 
(vestíbulos,  puertas  cortafuegos,  escaleras,  etc.)  y  aislado  de  fuentes  comburentes 
(huecos de ascensor, escaleras, claraboyas, aire acondicionado). 
 

● La  instalación  eléctrica  de  los  depósitos  deberá  ser  antideflagrante  y  dotada  de 
cortafuegos. 
 

● La  ​iluminación  de  emergencia  debe  estar  formada  por  equipos  autónomos 
fluorescentes con autonomía no inferior a 1 hora. 
 

● Las  ​vías  de  evacuación  deben  estar  perfectamente  señaladas;  es  recomendable  la 
instalación de una manga de evacuación en los depósitos. 
 
 
 

- Detección. 
 

El  archivo  debe  contar  con  un  sistema  de  detección  de  incendios  que  ponga  en  marcha  los 
circuitos de alarma y de extinción. Este puede ser: 
 

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Tema MAD. 

✻ Automática:  aparatos  detectores  instalados  en  las  dependencias  a  proteger. 

Generalmente se complementan con el sistema extintor. 
 

✻ Mecánico: c
​ ontrolado gracias a la actuación de las personas. 
 

Además de los sistemas de detección es preciso pulsadores de alarma y megafonía. 

 
 
 

- Extinción. 
 

En  muchas  ocasiones  el  agente  extintor  puede  causar  graves  daños  a  libros  y  documentos. 
Los  productos  más  habitualmente  empleados  y  recomendados  para  los  archivos  son: 
espuma,  gel  apagafuegos,  polvo,  nieve  carbónica  y los que usan el agua mediante rociado y 
nebulización. 
 

b) Los factores biológicos. 

Entre  los  principales  agentes  biológicos  que  causan  daños  en  los  archivos  podemos  citar: 
microorganismos  (hongos  y  bacterias),  roedores,  aves,  ​insectos  invertebrados  (los  más 
perniciosos  son  los  llamados  bibliófagos:  termitas,  lepismas,  anóbidos,  carcomas).  El  mejor 
medio  para  combatirlos  es  el  control  de  la  temperatura  y  la  humedad.  Para  evitar  la 
presencia de estos organismos se deben realizar las siguientes actuaciones: 
 

- Limpieza regular de los depósitos. 

 

- Mantener una correcta circulación del aire. 

 

- Desinfección y desinsectación de los documentos cuando ingresan en los archivos. Los 
documentos contaminados deben aislarse del resto. 
- Mantener  los  niveles  adecuados  de temperatura y humedad (21 ºC y 50% HR aprox.) y 
evitar sus fluctuaciones. 
 

- Fumigación  periódica o desinsectación, preferiblemente por medio de gases (bromuro 
de metilo). 
 

- Hermetismo  de accesos: oclusión de orificios, rendijas, etc., por donde puedan acceder 
los roedores. Evitar el uso de cortinas y persianas que son nido de insectos. 
 

- El uso de sustancias aromáticas como la trementina y otras. 

 

c) Las inundaciones. 
 

Inundaciones,  goteras,  salidas  de  aguas,  riadas:  son  tremendamente  dañinas.  Y  además  de 
afectar  directamente  a  los  documentos,  implican  la  presencia  continuada  de  humedad  y  en 
muchas  ocasiones  daños  en  el  mobiliario,  la  presencia  de  barros,  la  proliferación  de 
microorganismos, etc. 
 

Para  evitar  estos  perjuicios  la  ubicación  de  archivo  y  depósitos juega un papel fundamental, 

así  como  las  medidas  constructivas.  Los  recorridos  principales  de  agua  deben  ser  vistos  o 
registrables,  con  dispositivos  de  corte  por  zonas  y  por  cada  aparato.  Las  canalizaciones 
deben  ser de acero galvanizado y en ningún caso deben atravesar los depósitos, salvo las de 
acondicionamiento  o  las  de  protección  contra  incendios,  para  cuyo  caso  se  contará  con  las 
garantías necesarias. 
 

d) Protección contra los robos. 

 

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Es  necesario  contar  con  sistemas  para  evitar  la sustracción de documentos. Lo más difícil de 

controlar  son  los  robos  en  las  salas  de  lectura.  Para  evitarlo  es  recomendable  contar  con 
vigilancia  en  la  sala  (tanto  con  cámaras  de  seguridad,  como  con personal en sala), disponer 
de  un  solo  acceso  por  delante  del  mostrador  y  a  ser  posible  disponer  de  una  instalación  de 
alarma por señalización magnética. 
 

Todo  archivo  debe  contar  con  un  ​plan  de  emergencia​,  frente  a  causas  extraordinarias. 
Constituyen un pilar básico de la conservación preventiva. 

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