TRIBUNAL AGROAMBIENTAL
PP.AF.03
PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Determinar las condiciones y las acciones para realizar la
OBJETIVO
selección, evaluación y revaluación de los proveedores,
con la finalidad de asegurar la calidad de los insumos
provistos para el funcionamiento del Tribunal
Agroambiental.
ALCANCE
El presente procedimiento, tiene como alcance las etapas
de selección de proveedores, la evaluación y reevaluación
de estos por parte de la Jefatura Administrativa Financiera.
 Ley 025 del 24 de junio de 2010, Ley del Órgano Judicial.
 Ley 3545 del 28 de noviembre de 2006, de
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Reconducción comunitaria de la Reforma Agraria.
 Manual de Organización y Funciones (MOF) del Tribunal
Agroambiental 2018.
 Manual de Funciones de la Jurisdicción Agroambiental
2013.
 Norma Básica del Sistema De Administración de Bienes
y Servicios (SABS), Ley 1178.
 Norma ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad:
Vocabulario
 Norma ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad:
Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos
 Proveedor: Empresa debidamente registrada que se
dedica a la fabricación o comercialización de un bien o
servicio.
 Proveedor precalificado o en proceso: Aspirante a
proveedor que no ha sido incluido en el Maestro de
Proveedores como “activo” en tanto no cumpla con la
evaluación.
 Proveedor activo: Es aquel que ha cumplido todos los
pasos para la inscripción y/o actualización en el Maestro
de Proveedores. Es Apto para trabajar con la institución
en cualquier momento.
 Proveedor inactivo o con petición de borrado: Es aquel
proveedor que ha formado parte del Maestro de
Proveedores, que al no prestar servicios en más de 2
años o no haber cumplido la entera satisfacción de la
empresa con los requisitos solicitados para permanecer
en el Maestro, ha sido removido de los proveedores
activos, hasta que dé cumplimiento a los requisitos
finales.
 Proveedor Bloqueado: Es aquel proveedor cuya
actuación afectó negativamente los resultados de un
proyecto u operación, sin tomar las debidas acciones
para solventar la situación; y/o que demostró con su
actuación un comportamiento no ético, quedando
DEFINICIONES Y SIGLAS
prohibida la relación con el mismo por la institución.
 Selección: Actividad a través de la cual se clasifica un
proveedor como apto (activo), precalificado o no apto
para formar parte del Maestro de Proveedores,
conforme con la información suministrada por el
proveedor y la evaluación de la misma.
 Clasificación de proveedores según su categoría: Es el
proceso mediante el cual se clasifican los proveedores
de bienes y servicios de acuerdo a los parámetros y
escalas establecidas por la empresa, en la cual se
determinan dos Categorías 1 y 2.
 Evaluación inicial: Resultado obtenido de la valoración
de los puntajes resultantes de los requisitos iniciales
exigidos a los proveedores.
 Reevaluación: Evaluación del desempeño, método a
través del cual se califica a un proveedor al que se le
adjudico una orden de compra o de servicio, de acuerdo
con el análisis del cumplimiento de las especificaciones
y de las condiciones contractuales.
 Clasificación de proveedores, según sus evaluaciones /
reevaluaciones: Es el proceso mediante el cual se
clasifican los proveedores de bienes y servicios de
acuerdo al resultado de un promedio ponderado de su
evaluación inicial con sus revaluaciones (evaluaciones
del desempeño).
 Maestro de Proveedores: Es la información disponible y
organizada relacionada con los proveedores de bienes y
servicios.
 Administrador del Maestro de Proveedores: Encargado
del Área de Compras y Contratación o cualquier persona
designada a realizar la gestión de administración de los
proveedores.
ELABORADO POR:
Nombre: Ing. Gabriel Vega Málaga
Cargo: Jefe UCFI
Fecha: 15.01.2021
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Version 0
Emisión 16.1.2021
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DESARROLLO
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
Refiere a los pasos necesarios para la selección y evaluación de un proveedor,
y a recopilación de información a través de los formatos desarrollados “Lista
de Chequeo de Proveedores”.
CLASIFICACIÓN POR CATEGORIA
Proveedores Categoría 1
Son aquellos proveedores que suministran productos y servicios que no
incurren en la operación, o tienen poca incidencia frente al cliente.
Proveedores Categoría 2
Son aquellos proveedores que suministran productos o servicios que inciden
en la operación. Proveedores o productos que ingresan en operaciones (alta
incidencia frente al cliente).
Proveedores Precalificados
Conformado por aquellos proveedores que cumplan con los requisitos
exigidos en este procedimiento, servirán como soporte de consulta y solo
podrán ser utilizados en casos específicos, debidamente justificados y
autorizados.
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Proveedores Categoría 1
Se realizará una validación documental en la que se verifica el cumplimiento
de los mínimos exigido. A su cumplimiento se incorporará estos al Maestro de
Proveedores.
Proveedores Categoría 2
Se realizará una validación documental en la que se verifica el cumplimiento
de los mínimos exigido. A su cumplimiento se incorporará estos al Maestro de
Proveedores.
Inscripción de Proveedores y Contratistas
El administrador del sistema verifica el registro e incorpora al Maestro de
Proveedores una vez aprobado el registro del proveedor. Consignará el
nombre comercial, número NIT o las siglas de la empresa.
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Una vez que el proveedor de bienes y/o servicios hubiese suministrado el bien
y/o servicio en un periodo de tiempo, el comprador y/o usuario procede a
realizar la evaluación del desempeño del proveedor diligenciado. El puntaje
obtenido se ajustará a los siguientes criterios:
 De 80 a 100 puntos CONFIABLE
 De 51 a 79 puntos ACEPTADO
 Menor a 50 puntos NO CONFIABLE
El resultado de la evaluación será comunicado a los proveedores, así como el
procedimiento de evaluación. Si la evaluación es menor a 50 puntos se genera
un plan de acción de mejora y se hace seguimiento al mismo hasta que las
acciones sean cerradas.
BLOQUEO DE PROVEEDORES
Se bloquea al proveedor cuando que con su actuación afectó negativamente
os resultados de un proyecto, sin tomar las debidas acciones para solventar la
situación; y/o que demostró con su actuación un comportamiento no ético,
sin limitarse a las siguientes:
● Incumplimiento en tiempos de entrega de material o prestación del
servicio que afecte directamente la operación.
● Incumplimiento reiterativo, a pesar que no se ha afectado el
proyecto u operación aún supone un riesgo para los mismos.
● Incumplimiento en las especificaciones requeridas en el suministro o
prestación del servicio.
● Fraude de productos, cuando los artículos/insumos/bienes
suministrados no son originales o las expresamente convenidas en el
contrato de servicio.
● Fraude de documentación, cuando se presenta documentación falsa
o que no corresponda, en los siguientes casos, entre otros:
o Certificados de calidad de los bienes suministrados.
o Licencias y certificaciones.
o Declaraciones de importación.
o Documentación suministrada durante el proceso de
inscripción de proveedores.
● Fraude comercial, referido a cualquier actuación del proveedor que
afecte la situación economía de la Institución.
PROCESO BLOQUEO/DESBLOQUEO DE PROVEEDORES
La instancia que realiza la solicitud de bloqueo del proveedor, realizan su
solicitud de bloqueo, fundamenta e indica las razones mediante la entrega de
soportes necesarios para el bloqueo del proveedor o contratista.
REVISADO POR: APROBADO POR:
Lic. Jorge Peña Dra. Ana Guerrín
Secretario General Presidenta TA
18.01.2021 18.01.2021
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PP.AF.03
PROCEDIMIENTO Version 0
Emisión 16.1.2021
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Página 2 de 2

RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

ACCIÓN ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
1. Operativos y medidas globales de
Jefe de la Unidad Administrativa
selección, evaluación y Secretario/a General Presidente TA
Financiera
reevaluación de los proveedores.
2. Modifica o rechaza operativos de
selección, evaluación y
reevaluación de proveedores. Jefe de la Unidad Administrativa
Secretario/a General Presidente TA
Valida y establece acciones Financiera
destinadas a la evaluación de los
proveedores.
3. Asegura que la selección,
evaluación, revaluación y registro
de proveedores serpa el
Jefe de la Unidad Administrativa
resultado del análisis de la Secretario/a General Presidente TA
Financiera
información de los proveedores
en las áreas que competen al
proceso.
REGISTROS
 RR.AF.05: Evaluación del desempeño
FORMATOS  RR.AF.04: Evaluación del proveedor

ANÁLISIS DE RIESGOS
CRITERIOS:
RIESGO 1 2 3 4 5 ACCIÓN
PROB

RIESGO 1: Proveer cartillas específicas

Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto
INCUMPLIMIENTO Proveedores que
respecto a documentación
incumplen requisitos de 1 2 3 4 5
REQUISITOS
IMP

requerida para evaluación

postulación.
Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto de proveedores.
RIESGO 1 2 3 4 5 ACCIÓN
PROB

RIESGO 2: Información Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto

INFORMACIÓN Verificar la información
suministrada FALSA
1 2 3 4 5 suministrada por los
FALSA
IMP

enviada por el
proveedores seleccionados.
proveedor. Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto

RIESGO 1 2 3 4 5 ACCIÓN
PROB

RIESGO 3: Proveedores con mala Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto
Mejorar la información a
ejecución de la
MAL DESEMPEÑO 1 2 3 4 5 proveedores sobre los
IMP

evaluación del
procesos de evaluación.
desempeño. Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto

EVALUACIÓN DEL RIESGO

OPORTUNIDAD MATRIZ DE RIESGOS MEDIDA GLOBAL
Muy Alto 5
PROBABILIDAD

Alto 4 R1 R2 Implementar mecanismos

Medio 3 R3 de información a
Mejorar la calidad de la
proveedores
información Bajo 2
suministrada por los 1
Muy Bajo
proveedores.
1 2 3 4 5
PP.AF.03 Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto
IMPACTO
CONTROL DE CAMBIOS
RESUMEN DE VERSIONES
CÓD. VERSIÓN EMITIDO EN MOTIVO DESCRIPCIÓN DE LAS MODIFICACIONES

0 20,1,2021 Primera versión Ninguna

ANEXOS
 RR.AF.05: Evaluación del desempeño
Adjuntos  RR.AF.04: Evaluación del proveedor

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Cargo: Jefe UCFI Secretario General Presidenta TA
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RR.AF.16
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DOCUMENTACIÓN MÍNIMA PARA PROVEEDORES Página 1 de 1

REGISTROS DOCUMENTALES POR TIPO DE PROVEEDOR

N° Documentos Categoría 1 Categoría 2

REQUISITOS DE CALIDAD

REQUISITOS ADMINISTRATIVOS

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RR.AF.04
FORMATO Versión 0
Emisión: 16.01.2021
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Página 1 de 1

NOMBRE DEL REGISTRO CÓDIGO RESPONSABLE UBICACIÓN TIEMPO DE CONSERVACIÓN TIEMPO DE ARCHIVO INACTIVO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

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Cargo: Jefe UCFI Secretario General Presidenta TA
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 JUZGADOS AGROAMBIENTALES
RR.AF.05
FORMATO Versión 1
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EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Página 1 de 1

PREGUNTA SÍ NO
1. ¿El proveedor / contratista cumplió con el tiempo de prestación del
producto / servicio y/o tiempo de entrega? 25 0

2. ¿El producto/servicio cumplió con todas las especificaciones de la

orden de compra, obligaciones contractuales y tuvo calidad 15 0
requerida?

3. En caso de incumplimiento de la calidad o tiempo de entrega por

falta del proveedor o contratista. ¿El mismo impacto negativamente 0 10
la operación? De no haber incumplido colocar NO

4. En caso de incumplimiento por falta de proveedor / contratista. ¿El

mismo tuvo una actitud negligente y poco responsable? De no haber 0 10
incumplimiento colocar NO

5. ¿El proveedor /contratista entregó toda la documentación a tiempo

(certificados, notas de entrega, factura)? 10 0

6. ¿El proveedor cumplió con las políticas y procedimientos requeridos? 20 0

7. ¿La atención del proveedor /contratista durante toda la relación
comercial se considera satisfactoria? 10 0

RANGO EVALUACIÓN
86 a 100 Puntos CONFIABLE
76 a 85 Puntos ACEPTABLE
Menor a 75 Puntos NO CONFIABLE

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Cargo: Jefe UCFI Secretario General Presidenta TA
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