Manual de Organización y Funciones Droguería

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
DROGUERIA XXXX
2020
Código: MOF-001.00
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y Fecha de Publicación:

FUNCIONES 2020-00-00
Página 1 de 27
RESEÑA HISTÓRICA
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Q.F. Sr. Sr.

Director Técnico Gerente Administrativo Gerente General
Código: MOF-001.00

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MISIÓN
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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VISIÓN
Ser la empresa de nuestro sector con mayor reconocimiento en las siguientes áreas:
VALORES
Los valores de nombre de la droguería son:
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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GERENTE GENERAL
Descripción del puesto: Profesional de carreras afines a la Administración responsable de la
dirección de xxx
Responde ante: Directorio de xxx
Responde a este cargo: Todas las áreas de xxx
Relaciones:
 Internas:
o Todas las Áreas
 Externas:
o Entidades Públicas (Hospitales, Ministerios)
o Entidades Privadas (Entidades Financieras, etc.)
Funciones Generales:
ü Representar legalmente a xxx ante cualquier entidad pública y privada.
ü Dirigir, supervisar, controlar y evaluar todas las actividades de xxx
Funciones Específicas:
ü Dirigir las operaciones comerciales y administrativas de xxx
ü Abrir, transferir, cerrar y encargarse del movimiento de todo tipo de cuentas bancarias.
ü Adquirir y transferir bajo cualquier título, comprar, vender arrendar, donar, adjudicar y
gravar los bienes de la sociedad.
ü Delegar funciones según lo crea conveniente.
Requisitos para ocupar el cargo:
 Profesional titulado de carrera afines a la administración.
 Edad mínima 30 años.
 Experiencia mínima de 5 años en puestos similares.
 Dominio del Inglés.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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GERENTE ADMINISTRATIVO
Descripción del puesto: Profesional de carreras afines a la Administración responsable de la
administración de xxx
Responde ante: Gerente General de xxx
Responde a este cargo: Todas las áreas de xxx excepto Gerencia General.
Relaciones:
 Internas:
o Todas las Áreas
 Externas:
o Entidades Públicas y Privadas (Hospitales, Entidades Financieras, Ministerios,
etc.)
o Proveedores
o Agente de Aduanas
ü Supervisar, controlar y evaluar todas las actividades de xxx
ü Representar legalmente a xxx ante cualquier entidad pública y privada en ausencia (o
impedimento) del Gerente General.
ü Aprobar y firmar contratos de trabajo.
ü Aprobar y firmar boletas de pago.
ü Revisar y aprobar la documentación final para la presentación de ofertas en los
procesos de selección.
ü Revisión y aprobación final de documentos para la entrega de equipos.
ü Revisión y aprobación final de documentos incluyendo especificaciones técnicas de
producto de la empresa.
ü Capacitar al Gerente de Ventas, Jefe de Mantenimiento y Jefe de Logística sobre los
productos de la empresa.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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ü Capacitación al Área Técnica sobre mantenimiento preventivo y correctivo de los

productos de la empresa
ü Investigación sobre productos de la competencia.
ü Elaboración de la normativa interna de la empresa.
ü Búsqueda de nuevos productos y proveedores.
ü Recepcionar los pedidos de compra de Ventas/Logística
ü Emisión de Órdenes de Compra a Proveedores, verificación de pedidos y coordinación
general.
ü Coordinar con las empresas cargueras para el transporte de mercadería
ü Coordinar con el Agente de Aduanas para el desaduanaje de mercadería
ü Preparación de documentos para el desaduanaje de mercadería
ü Otros como Responsable de Aseguramiento de la Calidad (según el manual de calidad)
 Profesional titulado de carrera afines a la administración.
 Dominio del Inglés.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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ASISTENTE DE GERENCIA
Descripción del puesto: Profesional Técnico Administrativo encargado de apoyar en todos los
procesos administrativos, contables y de planeamiento que garanticen el desarrollo eficiente de
las actividades del Gerente General y Gerente Administrativo.
Responde ante: Gerente General y Gerente Administrativo.
Responde a este cargo: No aplica.
Relaciones:
 Internas:
o Gerente General.
o Gerente Administrativo.
 Externas:
o Entidades Bancarias.
o Proveedores.
ü Gestionar las actividades del Gerente General y de la empresa.
ü Organizar la agenda del Gerente General, haciendo las coordinaciones del caso.
ü Gestionar la compra de pasajes (nacionales e internacionales) y asignación de viáticos
para la Gerencia y personal de la empresa.
ü Supervisar el buen funcionamiento de las instalaciones, así como coordinar los arreglos
generales en las oficinas y/o almacén y la autorización de permisos necesarios ante
entidades para el buen desarrollo de las operaciones.
ü Apoyar en la logística de eventos institucionales como capacitaciones, ferias, congresos,
etc. y de integración del personal (checklist de eventos, enviar información a clientes,
coordinar con proveedores).
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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ü Atender todos los temas logísticos relacionados a las visitas de proveedores extranjeros
y/o clientes, organización de breaks (reservar movilidad, restaurantes, etc.)
ü Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas en la Gerencia.
ü Organizar y controlar el archivo físico de la Gerencia.
ü Tramitar y realizar pago a proveedores locales, así como el pago de servicios
contratados (luz, agua, teléfono fijo y teléfonos móviles)
ü Enviar correspondencia a otras áreas y mantener un muy buen nivel de comunicación
con éstas.
ü Administrar la caja chica de la empresa.
ü Elaborar cheques para pago a proveedores, pago de servicios, de planillas y demás
pagos de ley al personal)
ü Mantener estricta confidencialidad de la información sensible manejada por el Gerente
General y Gerente Administrativo.
ü Cumplir con las demás funciones/proyectos (no descritas en el Perfil) asignadas por su
jefe inmediato dentro del ámbito de su competencia.
 Técnico o bachiller en Administración y/o carreras afines.
 Edad mínima de 30 años
 Experiencia laboral mínima 2 años en posiciones similares.
 Conocimiento de herramientas informáticas: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point)
nivel intermedio.
 Conocimiento de Inglés Intermedio.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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DIRECTOR TÉCNICO
Descripción del puesto: Profesional Químico Farmacéutico responsable del cumplimiento de
las normativas dictaminadas por la autoridad nacional de productos farmacéuticos, dispositivos
médicos y productos sanitarios ANM - DIGEMID
Responde ante: Gerente Administrativo
Responde a este cargo: Jefe de Almacén, Conductor de Carga
Relaciones:
 Internas:
o Gerencia Administrativa
o Jefe de Almacén
o Conductor de Carga
 Externas:
o ANM (autoridad nacional de medicamentos) - DIGEMID
ü Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades de xxx
concerniente al aseguramiento de la calidad.
ü Representar a xxx ante la ANM – DIGEMID
ü Garantizar la veracidad de las declaraciones, documentación e información presentada
para solicitar el registro sanitario o su modificación.
ü Cumplir y hacer cumplir las buenas prácticas de almacenamiento y buenas prácticas de
distribución y transporte.
ü Controlar que la comercialización de los productos se efectúe exclusivamente al
consumidor final cuando corresponda.
ü Custodiar la documentación técnica relativa a los dispositivos o productos que
comercializa xxx
ü Capacitar y supervisar al personal asistente y técnico en el correcto desempeño de sus
funciones.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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ü Coordinar el retiro del mercado de los productos o dispositivos de series o código de

identificación, cuando fuere necesario y comunicar al Autoridad nacional de
medicamentos ANM – Digemid.
ü Autorizar la puesta en el mercado de productos o dispositivos previa verificación de su
conformidad con las especificaciones aprobadas en el registro sanitario.
ü Verificar que los registros, formatos y otros documentos se mantengan actualizados y
permanezcan en xxx
ü Promover el desarrollo y fortalecimiento de la empresa.
ü Otros como Representante de la Calidad (según Manual de la Calidad)
ü Otros según encomendados por la Gerencia Administrativa
 Profesional titulado Químico (a) Farmacéutico(a) habilitado e inscrito en ANM – Digemid
 Experiencia en tramitar Registros Sanitarios y Conocimiento de BPA.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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JEFE DE LOGÍSTICA
Descripción del Cargo: Profesional de administración o ingeniería industrial o carreras afines
responsable de cumplir con los procesos logísticos.
Responde ante: Gerente General, Gerente Administrativo
Responde a este cargo: Secretaria de logística, Contabilidad, Compras, Almacén, Transporte
y Servicios Generales.
Relaciones:
 Internas:
o Gerente General,
o Gerente Administrativo,
o Contabilidad,
o Gerencia de ventas
 Externas:
o Clientes
ü Coordinar, asignar y entregar el plan de despachos a tiempo y sin devoluciones a los
clientes.
ü Coordinación de cobranzas
ü Ingreso de importaciones en el sistema
ü Control de salida de mercadería
ü Supervisión y revisión final de propuestas técnicas - económicas de procesos OSCE
ü Supervisión general
ü Delegar funciones según se crea conveniente
ü Organizar los despachos y las rutas de entrega
ü Planificación de los procesos de adquisiciones
Requisitos para ocupar este cargo:
 Profesional de Administración, ingeniería industrial o de carreras afines.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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CONTADOR
Descripción del Cargo: Profesional Contador Público responsable de elaborar los registros de
la contabilidad general de xxx
Responde ante: Gerente General, Gerente Administrativo, Jefe de Logística
Responde a este cargo: Asistente Contable
Relaciones:
 Internas:
o Gerente General,
o Gerente Administrativo
o Jefe de Logística
 Externas:
o SUNAT
o Ministerio de Trabajo
ü Velar que la información contable sea veraz según las normas contables y tributarias
que rige la SUNAT.
ü Revisión de todos los movimientos en el software contable xxx
ü Actualización mensual de la Contabilidad de la empresa.
ü Elaboración y análisis de Estados Financieros para la presentación a gerencia.
ü Presentación de declaraciones juradas mensuales y anuales PDT – PLANILLA
ELECTRONICA.
ü Presentación de declaraciones informativas DAOT.
ü Elaboración de flujo de caja.
ü Otras encomendadas por la Gerencia General, Gerencia Administrativa
 Contador Público Colegiado
 Sólidos Conocimientos contables y tributarios
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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ASISTENTE CONTABLE
Descripción del Cargo: Profesional Técnico Contable responsable de realizar los trámites
documentarios ante SUNAT
Responde ante: Gerente General, Gerente Administrativo, Jefe de Logística, Contador
Responde a este cargo: No aplica
Relaciones:
 Internas:
o Gerente General,
o Contador
 Externas:
o SUNAT
o Ministerio de Trabajo
ü Velar que la información contable sea veraz según las normas contables y tributarias
que rige la SUNAT.
ü Conciliación bancaria.
ü Teneduría de libros contables.
ü Participa en la elaboración de los anexos EE.FF
ü Reportes e informes contables.
ü Elaboración de la planilla de sueldos.
ü Elaboración de la planilla de la AFP a través de la AFPNET.
ü Elaboración y control de los documentos de los depósitos de las Detracciones.
ü Manejo del sistema de asistencia TEMPUS.
ü Registro de movimientos contables en el sistema CONCAR.
ü Actualización del T- REGISTRO.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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ü Calculo de los costos de importación y costo de mercadería.

ü Otras encomendadas por la Gerencia General , Gerencia Administrativa y el Contador
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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 Formación Técnica egresada de la especialidad de auxiliar de contabilidad.
 Experiencia mínima de 2 años en puestos similares
 Conocimiento del nuevo plan contable.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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JEFE DE ALMACÉN
Descripción del puesto: Personal Técnico con conocimientos básicos vinculados al área
Logística, de Almacén y distribución
Responde ante: Gerente Administrativo, Director Técnico, Jefe de Logística
Responde a este cargo: No Aplica
Relaciones:
 Internas:
o Director Técnico,
 Externa:
o Proveedores
ü Cumplir, registrar y asegurar las buenas prácticas de almacenamiento.
ü Registrar en los formatos cada actividad realizada en el Almacén según corresponda.
ü Verificar la documentación con la que ingresan los productos o dispositivos médicos a
xxx
ü Ubicar los productos o dispositivos médicos en los racks o estantes.
ü Controlar la temperatura y humedad en la que se encuentra los productos o dispositivos
médicos.
ü Verificar el correcto funcionamiento de las luminarias y equipos que se encuentran
dentro del almacén.
ü Seleccionar los productos o dispositivos médicos para su despacho de acuerdo al
sistema FIFO o FEFO
ü Asegurar el correcto cumplimiento de todas las actividades asignadas.
ü Otros encomendados por la Gerencia Administrativa, Dirección Técnica.
 Profesional Técnico
 Conocimientos mínimos de 2 años concerniente al manejo de almacenes, Kardex y BPA
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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CONDUCTOR DE CARGA
Descripción del puesto: Personal técnico con conocimientos de rutas y capacitado en
transporte de dispositivos médicos
Responde ante: Gerente Administrativo, Director Técnico, Jefe de Logística
Relaciones:
 Internas:
o Director Técnico,
 Externa:
o Cliente
ü Garantizar que el producto o dispositivo medico mantenga su integridad y calidad hasta
su destino final.
ü Respetar las condiciones específicas de almacenamiento y conservación de los
productos o dispositivos médicos.
ü Proteger la carga de factores externos que puedan afectar la integridad del producto o
dispositivo transportado.
ü Mantener la identificación y las características de los productos o dispositivos hasta su
entrega al cliente.
ü Respetar las recomendaciones en el embalaje incluyendo el apilamiento máximo
recomendado por el fabricante.
ü Manipular con cuidado los bultos que serán considerados como frágil. Evitar los golpes.
ü Verificar y separar los productos de acuerdo a la documentación que acompaña a la
carga.
ü Asegurar el correcto cumplimiento de todas las actividades asignadas.
ü Otras encomendadas por la Gerencia Administrativa, Dirección Técnica.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

Página 18 de 27

 Profesional Técnico
 Conocimientos mínimos de 2 años en el transporte de medicamentos o productos afines.
 Contar con documentos al día y record de manejo adecuado.
 Licencia de conducir categoría A1
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

Página 19 de 27
GERENTE DE PRODUCTO
Descripción del Puesto: Profesional en Marketing, Publicidad o carreras afines, responsable
de las ventas de xxx
Responde ante: Gerente General, Gerente Administrativo.
Responde a este cargo: Supervisor de Servicio Técnico, Representantes de Ventas.
Relaciones:
 Internas:
o Gerente General
o Jefe de Logística,
o Supervisor de Servicio Técnico,
o Representantes de Ventas
 Externas:
o Clientes
ü Dirigir, organizar y controlar el cumplimiento continuo y oportuno del planeamiento
estratégico de ventas de xxx
ü Estimar el plan de ventas anuales y velar su cumplimiento.
ü Coordinar el desarrollo de metas de ventas y asignar a cada vendedor
ü Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas.
ü Asignar clientes a cada vendedor.
ü Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores.
ü Obtener información y Conocer las debilidades de la competencia
ü Motivar las fuerzas de ventas de los dos grupos.
ü Evaluar el desempeño de la fuerza de ventas cada dos meses.
ü Monitorear de cada grupo de ventas.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

Página 20 de 27
ü Identificar la necesidad de contar con nuevos vendedores

ü Brindar inducción inicial a los nuevos vendedores
ü Otras encomendadas por la Gerencia Administrativa

 Profesional titulado en Marketing, publicidad o carreras afines
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

Página 21 de 27
ASESOR COMERCIAL
Descripción del Cargo: Personal técnico en marketing o carreras afines, responsable de
ventas directas con el cliente.
Responde ante: Gerente de Producto.
Responde a este cargo: No aplica
Relaciones:
 Internas:
o Gerente de Producto
o Supervisor de Servicio Técnico
 Externas:
o Clientes
ü Captar y desarrollar nuevos clientes.
ü Mantener y retener a los clientes.
ü Incrementar las compras de los clientes actuales.
ü Conocer los productos de su empresa.
ü Conocer el mercado de sus clientes
ü Organizar, planificar y ejecutar sus objetivos.
ü Formarse constantemente en las técnicas necesarias para su labor.
ü Dar servicio a sus clientes.
ü Administrar eficientemente su cartera de clientes.
ü Informar sobre el mercado.
ü Otras encomendadas por la Gerencia Administrativa, Gerencia de Ventas y Jefatura de
Ventas.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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 Profesional de carreras afines a marketing.

 Experiencia mínima de 2 años en ventas en campo
 Facilidad de palabra y habilidad comercial

 Disponibilidad a tiempo completo, sin restricciones para viajes.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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SUPERVISOR DE SERVICIO TÉCNICO

Descripción del Puesto: Ingeniero Electrónico o Biomédico encargado del mantenimiento de
los productos comercializados por xxx
Responde ante: Gerente Administrativo
Responde a este cargo: Técnicos de Mantenimiento
Relaciones:
 Internas:
o Gerente Administrativo
 Externas:
o Clientes
ü Elaborar el programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos en
los diferentes hospitales donde se encuentran instalados
ü Cumplir con el cronograma de mantenimiento preventivo, así como la ejecución del
mantenimiento correctivo y capacitación en la empresa.
ü Elaborar los reportes de averías y de estado de equipos semanalmente.
ü Realizar visitas de supervisión a los hospitales para detectar necesidades de
mantenimiento preventivo, correctivo o adaptación.
ü Preparar la información mensual requerida de los equipos dados de baja y de los
equipos que están por vencer su garantía.
ü Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Gerencia, Logística y
Mantenimiento, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
ü Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su
competencia.
ü Coordinar, orientar y apoyar las actividades del departamento de ventas.
ü Llevar un control (inventario) de las herramientas y equipos del taller de Mantenimiento.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

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ü Reportar a la Gerencia mensualmente las necesidades de Materiales y/o herramientas

que se vayan presentando y prever la escasez de alguno de ellos.
ü Coordinar las actividades de capacitación al personal técnico y de ventas de la empresa
y al personal de usuario (clientes) de equipos.
ü El personal de Mantenimiento es responsable de las herramientas y equipos de la
empresa.
ü Tratar de entregar los equipos que vienen a reparación, en un máximo de 48 horas.
ü Mantener el taller en óptimas condiciones de orden y limpieza y en el vestir del personal.
ü Otras encomendadas por la Gerencia Administrativa
 Profesional Titulado en Ingeniería Electrónica (colegiado y habilitado)
 Experiencia mínima de 5 años en el área de mantenimiento de equipos médicos,
desarrollando el mantenimiento y su instalación respectiva en los hospitales, clínicas y/o
otros.
 Conocimiento de Inglés técnico (Lectura de manuales).
 Responsable, servicial y de buen trato con el personal.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

Página 25 de 27
TÉCNICO DE MANTENIMIENTO
Descripción del Puesto: Personal Técnico en Electricidad y/o Electrónica relacionado con
equipos médicos.
Responde ante: Supervisor de Servicio Técnico
Relaciones:
 Internas:
o Supervisor de Servicio Técnico
 Externas:
o Clientes
ü Ejecutar el cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo en la empresa.
ü Elaborar los reportes de averías y del estado de equipos semanalmente.
ü Responsable de la capacitación de los usuarios en el uso del equipo.
ü Reportará al Jefe de Mantenimiento de la empresa.
ü Otras encomendadas por la Gerencia Administrativa y Jefatura de Mantenimiento.
 Profesional Técnico en Electricidad y/o Electrónica
 Experiencia mínima de 2 años en el área de mantenimiento de equipos médicos,
desarrollando el mantenimiento y su instalación respectiva en los hospitales, clínicas y/o
otros.
 Conocimiento de Inglés técnico (Lectura de manuales).
 Ideal contar con experiencia en programación y/o instalación de software.
 Buen trato con la gente.
 Buena presencia.
Q.F. Sr. Sr.

Código: MOF-001.00

Página 26 de 27

Q.F. Sr. Sr.


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