1

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES

XXX

VIGENCIA: Del XX de XX del XXXX al XX de XX del XXXX

Elaborado: Revisado y Aprobado por:

Q.F. XXX XXX

Director Técnico Gerente General
Nº C.Q.F.P.: XXXXX DNI N° XXXXXXXX
 2
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD DEL PERSONAL

DROGUERIA XXX CONSULTORES

I. PRESENTACIÓN

El presente Manual constituye el documento que describe y delimita las funciones y responsabilidades de los cargos dentro de la
estructura organizativa del establecimiento farmacéutico, funciones que debe cumplir todo el personal cuyo cargo es nombrado en
el presente Manual.

El Manual de Funciones facilita el proceso de orientación e inducción del personal nuevo proporcionando información sobre las
funciones que le corresponde desempeñar al ocupar los puestos asignados, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y
responsabilidades. El personal que labora en la empresa, debe conocer en forma detallada el presente Manual y así mismo
poseer los conocimientos y la experiencia práctica para llevar a cabo sus funciones.

El presente manual se elaboró con el objetivo de que el personal del establecimiento, cuente con una fuente de información que
les permita conocer la estructura organizativa del establecimiento.

Este manual tendrá una vigencia de dos años y así mismo se asume el compromiso de efectuar una revisión permanente y una
mejora continua por parte de la Gerencia General y la Dirección Técnica y de la misma manera compromete a todo el personal a
fin de que conozcan en forma detallada el presente Manual y ponerlo en práctica.

La Droguería XXX CONSULTORES, se constituye como una empresa cuyo objetivo es dedicarse a la Comercialización de
productos farmacéuticos (medicamentos, medicamentos herbarios, productos dietéticos y edulcorantes, productos galénicos,
dispositivos médicos (de bajo riesgo, de moderado riesgo, de alto riesgo, críticos en materia de riesgo) y productos sanitarios
(productos cosméticos, artículos sanitarios, artículos de limpieza doméstica).

II. BASE LEGAL

Este documento está sustentado en el marco legal y normativo de las Buenas Prácticas de Almacenamiento y Buenas Prácticas
de Distribución y Transporte

– Ley General de Salud. Ley Nº 26842.

– Ley de los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios. Ley Nº 29459.
– D.S. Nº 014-2011-SA y sus modificatorias D.S. Nº 002-2012-SA y D.S.033-2014-SA.
– D.S. Nº 016-2011-SA y sus modificatorias D.S. Nº 001-2012-SA, D.S. Nº 016-2013-SA.
– Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento aprobado mediante R.M. Nº132-2015/MINSA.
– Manual de Buenas Prácticas de Distribución y Transporte aprobado mediante R.M. Nº833-2015/MINSA

III. ALCANCE

Todo el personal cuyo cargo es nombrado en el presente Manual.

 3
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

IV. ORGANIGRAMA
 4
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

V. CARGOS Y FUNCIONES

i. Gerencia General:

Descripción del cargo: Representa el nivel jerárquico más alto de la empresa y es quien recibe los reportes del resto de la
empresa. Es la persona encargada de asumir legalmente toda responsabilidad inherente al establecimiento así como de dar
cumplimiento a las bases legales que le confiere para el funcionamiento y desarrollo de dicho establecimiento farmacéutico.
La Gerencia General tiene a su cargo la Gestión Comercial.

Coordina con:
Contador Externo
Dirección Técnica

Funciones:

 Proporcionar a todos los trabajadores, las herramientas y recursos necesarios para lograr los objetivos trazados, a su
vez comunicará a la DIGEMID la fecha en que el director técnico hará uso de sus vacaciones o licencia e indicará el
nombre del profesional químico farmacéutico que asuma la dirección técnica de dicho establecimiento.

 Dar cumplimiento a políticas, normas y disposiciones legales dentro de las atribuciones que le han sido conferidas a fin
de fortalecer el funcionamiento del establecimiento. La Dirección General es la principal instancia ejecutiva, técnica y
administrativa del establecimiento y le corresponde ejercer funciones de dirección, gestión, supervisión y coordinación
con los demás órganos dependientes.

 Coordina y Supervisa todas las acciones relacionadas al cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento y
Buenas Prácticas de Distribución y Transporte.

 Supervisa, controla y aprueba los gastos, de acuerdo con el presupuesto del año.

 Llevar a cabo las negociaciones y firmarlos contratos con empresas Contratantes.

 Llevar el control de las agendas de la gerencia.

 Administrar los recursos físicos, su uso, mantenimiento y la renovación de los mismos.

 Llevar el control de las políticas de comercialización y de servicio de almacenamiento para la distribución y venta en
general.

 Representar de forma digna a la empresa en todos los compromisos de índole social o comercial que tenga la empresa.

 Controlar los costos y gastos que por el funcionamiento de la empresa se generan y tomar decisiones sobre los mismos.

 Promover el desarrollo y fortalecimiento de la empresa.

 Velar por el cumplimiento de las leyes y normas de carácter legal, tributario, comercial, financiero y sanitario del País.
 5
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

ii. Dirección Técnica

Descripción del cargo: El (La) Director(a) Técnico(a) es quién realiza el apoyo técnico para mantener estándares de calidad de
los Productos que son almacenados por la Droguería Contratada. Así mismo garantiza que la empresa se encuentre a la
vanguardia con las regulaciones nacionales para la comercialización y para el servicio de almacenamiento, distribución y
transporte de los productos destinados al cuidado de la salud de la población.

Coordina con:
Gerencia General
Jefe de Almacén
Almacenero
Director Técnico de la droguería contratada
Transportista

Funciones:

 Organizar, supervisar y controlar el desarrollo del proceso de recepción, distribución y expendio de los
productos farmacéuticos y afines en el almacén.
 Determinar y mantener, las necesidades y características de los productos farmacéuticos. Mantener
actualizados los manuales de procedimientos operativos estándar con la finalidad de cumplir con las buenas
prácticas de almacenamiento y buenas prácticas de distribución y transporte.
 Verificar y controlar que los trabajos se efectúen de acuerdo al manual de POEs.
 Registrar y controlar el cumplimiento de la cadena de frio a los largo de todo los procesos que lo requieran.
 Proponer mejoras de métodos de trabajo.
 Atender todas las quejas y reclamos por parte de los clientes.
 Es responsable de las auto-inspecciones del Almacén.
 Formular y proponer programas de capacitación y a actualizar tendiendo a dinamizar el trabajo de almacén.
 Orientar e instruir al personal nuevo sobre las Buenas Prácticas de Almacenamiento y Buenas Prácticas de
Distribución y Transporte, y normas vigentes.
 Organizar y mantener actualizados los equipos que se utilizan en el Almacén y en el vehículo de transporte.
 Desarrollar acciones orientadas a la protección del Almacén, vehículo, equipos y así como la integridad del
personal a su cargo.
 Realiza el seguimiento en la destrucción y/o canje de productos dañados o vencidos.
 Mantener informada a Gerencia General de los eventos que puedan ocurrir.
 Vigilar que el sistema de aseguramiento de la calidad en las etapas de recepción, almacenamiento, embalaje,
despacho, distribución y transporte que asegure la conservación, estabilidad y calidad de los productos
farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios.
 Ordenar el retiro del mercado de los productos o dispositivos de los lotes, serie o código de identificación,
cuando fuere necesario en coordinación con las empresas contratantes.
 Autorizar la puesta en el mercado de productos o dispositivos previa verificación de su conformidad con las
especificaciones aprobadas en el registro sanitario.
 Verificar que el libro oficial de ocurrencias o registros electrónicos de datos se mantengan actualizados y
permanezcan en el establecimiento.
 Verificar que no existan productos o dispositivos contaminados, adulterados, falsificados, alterados, expirados,
en mal estado de conservación u otras observaciones sanitarias, de ser el caso, estos serán retirados de la
venta y ubicados en el área de baja o rechazados debidamente identificados y lacrados para su posterior
destrucción; y en el caso de productos o dispositivos presuntamente falsificados, esta situación debe
comunicarse a la Autoridad Nacional de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos
Sanitarios (ANM) o a la Autoridad Regional de Salud (ARS) correspondiente a través de la Autoridad de
Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios de nivel regional (ARM).
 Capacitar y supervisar al personal y técnico en el correcto desempeño de sus funciones.
 Garantizar la veracidad de las declaraciones, documentación e información presentada para solicitar el
Registro Sanitario o su modificación.
 Custodiar la documentación técnica relativa a los productos o dispositivos que comercializa.
 Cumplir y hacer cumplir las Buenas Prácticas de Almacenamiento y Buenas Prácticas de Distribución y
Transporte.
 Verificar el cumplimiento de las demás disposiciones de la Ley N° 29459.
 6
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

iii. Contador externo

Descripción del cargo: El contador es el responsable de estructurar el sistema de procesamiento, de operaciones más
adecuadas que proporcione la información financiera confiable que permita controlar, registrar, verificar y explicar cada una de
las operaciones realizadas por una empresa para tomar a tiempo las decisiones más acertadas.

Coordina con:
Gerente General.

Funciones:

• Controlar la programación, formulación, ejecución y evaluación del Plan Operativo Anual de la empresa.

 Cumplir con la normativa tributaria en lo referido al cálculo declaración y pago de obligaciones tributarias y legales,
especialmente las de impuestos mensuales y anuales, enviar nómina de pago de impuestos a la Gerencia General para
su conocimiento

• Contabilizar y registrar los movimientos y transacciones de acuerdo a las normativas vigentes.

• Analizar las cuentas contables de activo, pasivo y resultado asignadas.

• Emitir los Libros Legales por la ley, tales como Libro de Ventas, Compras, Balance General, Mayor y Diario entre otros.

• Participar en la Toma de los Inventarios,

• Apoyar y atender los requerimientos necesarios para la realización de las auditorias de Estados Financieros.

• Apoyar en la confección de planillas, liquidaciones de sueldos, carpetas de personal y todo lo que requiera en temas de
Recursos Humanos.

• Archivar todos los comprobantes contables y documentación como contratos, liquidaciones, facturas de acuerdo a lo
establecido por la empresa.

• Entregar soporte en temas administrativos a las distintas áreas de la empresa.

• Conocer y cumplir las Políticas, Normas, Procedimientos e Instructivos, especialmente aquellos referidos a los procesos
en los cuales participa, utilizar los documentos apropiados para su trabajo, mantener actualizados los registros que lo
evidencian y aportar continuamente al mejoramiento de los procesos de la empresa.

 Mantener actualizado los pagos y tributos ante la SUNAT

 7
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

iv. Asistente administrativo

Descripción del cargo: Apoyar en los procesos operativos de la empresa.

Coordina con:
Gerente General
Director Técnico
Personal de almacén contratado
Transportista
Auxiliar de transporte

Funciones:

 Comunicar al almacén contratado el envío de mercadería de BTS CONSULTORES con una anticipación mínima
de 24 horas para su recepción y verificación, enviando también todos los documentos que sustenten el ingreso del
producto (Especificación técnica, Registro Sanitario, DAM y/o Packing list)
 Enviar formato de solicitud de despacho, copias de orden de compra y guías de remisión al personal del almacén
contratado.
 Programar las entregas de los pedidos del día de acuerdo con las órdenes de compra recibidas el día anterior en
coordinación con el transportista.
 Preparar la documentación requerida para la entrega de clientes (protocolos, registros sanitarios, autorización
sanitaria, entre otros) para posterior verificación del Director Técnico.
 Comunicar la devolución de mercadería al almacén contratado y Director Técnico, previamente informado por el
transportista. Genera los documentos correspondientes para el sustento del ingreso (guía de remisión, solicitud de
devolución).
 Programar fecha de toma de inventario en los meses de octubre y abril y comunicar al personal del almacén
contratado.
 Gestionar el abastecimiento de materiales para el proceso de embalaje de los productos.
 Programar la ruta con el transportista a seguir tomando en cuenta las distancias de los lugares a los que haya que
repartir.
 8
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

v. Transportista

Descripción del cargo: Realizar el despacho de los productos que comercializa la Droguería.

Coordina con:
Dirección Técnica
Personal del almacén contratado
Auxiliar de transporte

Funciones:

 Cargar la mercadería desde el área de Despacho hacia el vehículo.

 Cumplir todos los despachos a realizarse en el día teniendo a su control los documentos; copia Adquiriente o
Usuario, SUNAT y Control Administrativo de la Guía de Remisión y de la Factura.
 Mantener limpio el contenedor del vehículo.
 Asegurar que las actividades de su área de competencia se lleven a cabo respetando lo establecido en los sistemas
de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional.
 Comunicar y coordinar el tiempo adecuado para el transporte y recepción del medicamento, tomando en cuenta días
feriados, fines de semana y demás formas de interrupción según POE 26 PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCION Y
TRANSPORTE.
 Informar las desviaciones que se hayan observado durante el transporte..
 Proporcionar al cliente la documentación correspondiente de las Especialidades Farmacéuticas a temperatura
ambiente que transporta tales como, guía de remisión, factura, entre otros, según sea el caso.
 Entregar los productos en la dirección que figura en la guía de remisión y dejar en manos del destinatario o persona
responsable.
 Limpiar los derrames lo antes posible para evitar posibles contaminaciones cruzadas y peligros..
 Informar cualquier daño al furgón y cualquier otro evento o problema que ocurra durante el transporte y debe ser
registrado e informado al Director Técnico para la acción correctiva.
 Verificar la documentación en relación con las Especialidades Farmacéuticas que serán transportados.
 Cumplir las Buenas Prácticas de Transporte y Distribución para todos los productos de Droguería AAT INTEGRAL
SAC y los productos de los almacenes contratantes.
 9
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

vi. Auxiliar de transporte

Descripción del cargo: Realizar el despacho de los productos que comercializa la Droguería.

Coordina con:
Transportista
Personal del almacén contratado

Funciones:

 Cargar la mercadería desde el área de Despacho hacia el vehículo.

 Presentar la documentación apropiada para demostrar que están autorizados a transportar la carga.
 Informar al transportista las desviaciones que se hayan observado durante el transporte para que sea documentado.
 Proporcionar al cliente la documentación correspondiente de las Especialidades Farmacéuticas que transporta tales
como, guía de remisión, factura, entre otros, según sea el caso junto con el transportista.
 Encargarse de entregar los productos en la dirección que figura en la guía de remisión y dejarse en manos del
destinatario o persona responsable.
 Cumplir las Buenas Prácticas de Transporte y Distribución para todos los productos de Droguería AAT INTEGRAL
SAC y los productos de los almacenes contratantes.

vii. Jefe de Almacén

Descripción del cargo: Dirigir, controlar, coordinar y registrar los procesos de ingresos, almacenamiento, salida y distribución
de productos de los almacenes de la Droguería BTS CONSULTORES en cumplimiento con las leyes y normatividades que
rigen a los establecimientos farmacéuticos.

Coordina con:
Dirección Técnica
Auxiliar de Almacén
Transportista

Funciones:

• Mantiene la documentación interna del Almacén en orden y correctamente archivada.

• Diariamente lleva el control de registro de temperatura y Humedad y se asegura de que se registren en el formato
correspondiente.
• Diariamente lleva el control de registro de temperatura y Humedad para los productos que requieren cadena de frio, se
asegura de que se registren en el formato correspondiente y se asegura de evitar las excursiones de temperatura y
cuando las hay las registra para tomar las acciones correspondientes.
• Supervisa y/o verifica el cumplimiento del cronograma de limpieza designado, así como su registro.
• Supervisa que toda la documentación de despacho de los productos sea la solicitada según la naturaleza del pedido:
facturas, boletas, guías de remisión, certificados de análisis, registro sanitario del producto, etc., según corresponda.
 10
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

• Supervisa que todos los productos despachados se encuentren en buenas condiciones: empaques primarios y
secundarios, insertos, y estén de acuerdo a lo registrado.
• Asegura la existencia de todo el material necesario para la recepción y despacho de los productos.
• Es el responsable de ingresar los stocks de los productos al sistema.
• Es el responsable de realizar los inventarios frecuentes según procedimiento operativo.
• Mantiene actualizado los stock de los productos con información correcta del número de lote y fecha de vencimiento
para su fácil identificación y/o ubicación.
• Asegura la existencia de los artículos de limpieza necesarios para cumplir con los procedimientos indicados.
 11
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES VERSIÓN 01

viii. Almacenero (Asistente de Almacén)

Descripción del cargo: Apoyar en los procesos operativos al Jefe de Almacén.

Coordina con:
Dirección Técnica
Jefe de almacén
Transportista

Funciones:

• Es responsable de mantener el Almacén ordenado, limpio y en buen estado.

• Cumple las normas e instructivos señalados en el Almacén
• Viste el uniforme correctamente, mantiene su higiene personal y cumple las medidas se seguridad.
• Es el responsable de participar en los movimientos de la recepción, internamiento, almacenamiento, embalaje y
distribución de los productos, aplicando en lo que le corresponda el procedimiento preestablecido
• Ingresara físicamente los productos al área de recepción del almacén
• Coordina con el Jefe de Almacén la ubicación de los productos que ingresaron en los anaqueles del almacén de
acuerdo al estatus correspondiente.
• Ubica en la estantería, los lotes de los productos que se van agotando, respetando en todo momento el número de lote
y expira de cada uno de ellos.
• Identifica los productos próximos a vencerse con una etiqueta roja.
• Realiza la selección de los productos requeridos por los usuarios.
• Hace entrega de los productos separados para despacho al transportista, verificando la conformidad de los documentos.
• Embala los productos que sean retirados del almacén.
• Participa en la toma de inventarios de acuerdo a las indicaciones del Jefe de Almacén y del Director Técnico.
• Realiza las tareas que le sean asignadas por el jefe de almacén.
• Apoya al jefe de almacén para el registro y control de los productos que requieren cadena de frio.