UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE

HUMANIDADES
 Técnicas de Archivo.

El archivamiento permite a cada persona tener un orden de documentos los cuales

son clasificados según su función dentro de la empresa, mencionando algunos
como documentos vitales, documentos importantes, documentos útiles,
documentos no esenciales, la importancia de este procedimiento es para todos y
utilizado en cualquier momento ya que permitirá tener el control para saber cuál de
estos son necesarios y cuales desechar una constante limpieza ayuda a tener
espacio, otro archivador, y personal excelente ya que seguirán los buenos pasos,
por tanto es necesario que él que archive dichos documentos debe comunicar el
orden a sus compañeros y este orden de archivamiento se debe basar en reglas o
asesoramiento para el mejor control.

En el proceso de sintetizar podemos mencionar que en el archivamiento existen

tipos de archivos la primera es llamada archivador horizontal en la cual los papeles
van en horizontal, sin doblar el que queda abajo, el lateral un documento al lado
del otro identificado, el vertical va de uno de tras del otro en una bolsa o carpetas
en forma de cartera grande, también encontramos la clasificación de los archivos
que son: archivo inactivo=guardado por varios años, archivo central=refiriéndose a
los que son guardados en sótanos documentos de años atrás, archivo semi-
activo=de año y se necesitan a veces, archivo-pasivo (nombre de documentos
guardados por su antigüedad) =parte de los documentos activos, es importante en
la administración , y la tercera es archivo activo=los las actuales este proceso será
dependiendo la situación u organización, estos archivo no servirán si no se
ordenan según las normas y procedimientos de la asociación ya que dentro de
ellos encontramos cuatro formas de como ordenar documentos las cuales son
clave para la perfecta organización de estos papeles.
Refiriéndonos al mueble, el más común es el que puede tener más de cinco
gavetas los cuales van identificados la cual tiene la capacidad de 5000
documentos, pero también hablamos sobre los tipos de materiales que pueden
servir para el archivamiento como las bolsa que se pueden colgar a las que les
podemos escribir una identificación en la parte que se observa de cualquier la
superficie de lo que conduce, los fólderes ya de muchos colores también incluye
parte resaltante, existen tres maneras de utilizar el material que guardará nuestro
documento la primera es dividir, subdividir y guardar la relación que estos dos
tienen.

Como punto final la mejor forma de llegar al propósito a querer logra es el que, si
se revisó el archivo, si se eligió el espacio correcto de la papelería, si se le coloco
o escribió el nombre a las pestañas y si está identificado el punto de entrada para
buscar el documento y punto final guardarlo en el espacio correcto de la
institución,