PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACION Y Código: PR-

EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS SA-01

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VIGENTE DESDE:07/08/14 VERSION: 03
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para identificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros,
los cuales afecten directamente la gestión y operación de la organización en relación al Sistema de
Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) y gestión ambiental, con el fin de asegurar su
cumplimiento.

2. ALCANCE

Aplica para la identificación y control de todo tipo de requisitos relacionados con las actividades
desarrolladas por la organización, contempladas en su Sistema de en Seguridad y Salud en el
Trabajo Y Gestión Ambiental, y que de una u otra manera tengan impacto sobre la organización.

3. DEFINICIONES

Accidente: Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, daño u otra pérdida.
Peligro: Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, daño a
la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de éstos.
Incidente: Evento que generó un accidente o que tuvo el potencial para llegar a ser un accidente.
Riesgo: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencias de que ocurra un evento peligroso
específico.
Medio ambiente: Entorno en el que opera una organización, que incluye aire, agua, suelo, recursos
naturales, flora, fauna, seres humanos y su interrelación.
Aspecto ambiental: Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que
pueden interactuar con el medio ambiente.
Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o benéfico, total o parcial
como resultado de las actividades, productos o servicios de una organización.
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4. DESARROLLO

FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE

1. Se construye la Matriz de requisitos legales y

otros del SSA RG-RL-01, la cual se alimenta
de los riesgos identificados en el Panorama Representante de la
de Riesgos, las dispocisiones contractuales dirección
dadas por los diferentes clientes y demás
requisitos normativos.
La información para la identificación de
nuevos o actualizados requisitos legales y
otros, se obtiene a través de: (ver anexo 1)
Responsables de SGI
- Suscripción a recopilaciones normativas. en cada sede,
- Investigación en páginas de Internet de Coordinadora de
ARL, ministerios y organismos Nómina y Seguros,
relacionados con SSA en el país. Asesor Jurídico
- Consulta directa a la autoridad.
- Pliegos de condiciones, términos de
referencia o contratos del cliente.
2. Se comprueba si los nuevos requisitos o
modificaciones :

- Son de aplicación a la empresa

- Permiten asegurar el cumplimiento futuro Responsables de SGI
de la Política en cada sede
- Afectan a las autorizaciones existentes y
a otros condicionantes de la empresa,
como el control operacional, entre otros.
- La documentación actual requiere
actualización por cambios en las
dispocisiones operativas.
3. Se hacen las respectivas actualizaciones de Responsables de
documentación que pueden incluir Panorama procesos,
de Riesgos, planes, programas, Responsable de SGI
procedimientos, instructivos, manuales y de cada sede
formatos de cualquiera de los Sistemas de
Gestión.

Las nuevas dispocisiones son comunicadas Representante de la

de acuerdo a cómo afecten a los diferentes dirección
cargos. Esta se hace a través de Boletines,
Comunicaciones Internas, Carteleras,
Reuniones, etc.
4. Se actualiza la Matriz de requisitos legales y
otros del SSA RG-RL-01 con los cambios a
Representante de la
los que de lugar. Esa actualización se envía
dirección
a cada uno de los Responsables de SYSO
en cada sede para que se haga la respectiva
divulgación.

5. Se revisa que el Panorama de Riesgos y

Representante de la
demás documentación de soporte hayan sido
dirección
afectados por los nuevos requisitos hayan
Responsable de
sido modificados y se hayan establecido los
SYSO en cada sede
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controles respectivos para asegurar el

cumplimiento de los requisitos.

6. Evaluar periódicamente el cumplimiento de

los requisitos a través del cumplimiento de Responsable de SGI
los controles establecidos y de acuerdo al en cada sede
programa de evaluación definido en el
formato RG-RL-02 Evaluación de Requisitos
Legales.

Los resultados de la evaluación, se registran

en la página 2 del mismo formato y se
archivan físicamente en fólder marcado con
el nombre del formato.

4.1 CONDICIONES GENERALES

 Para la actualización de la Matriz de Requisitos Legales, se guarda el archivo indicando la fecha

de modificación.
 La consulta de los requisitos para la actualización, se hace por lo menos una vez al mes por el
responsable del Sistema de Gestión Integral en cada sede y los cambios identificados se
comunican al Representante de la Dirección para que la Matriz de Identificación sea actualizada.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Norma Técnica Colombiana NTC-

OHSAS 18001
 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Directrices para la implementación del
documento NTC-OHSAS 18001. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18002
 Sistema de Administración Ambiental. Especificaciones con guía para uso. Norma Técnica
Colombiana NTC-ISO 14001.
 Régimen de Seguridad Social. LEGIS
 Régimen Legal del Medio Ambiente. LEGIS
 Anexo 1. Matriz de Requisitos Legales y Otros del SSA

Revisó y Aprobó:

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JUAN MANUEL PUERTO
Coordinador de SGSST