IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE Código: I-SST-003

REQUISITOS LEGALES DEL SISTEMA DE Versión: 001

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Fecha: enero 17/2022

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para identificar, registrar, acceder, actualizar, evaluar y

comunicar al personal y demás partes interesadas los requisitos legales derivados tanto
de la legislación y reglamentación, como de otros requisitos suscritos definidos por la
empresa aplicables a sus actividades y que son de cumplimiento obligatorio para la
organización.

2. ALCANCE

El presente instructivo inicia en el momento en que se identifica la expedición de la

norma y finaliza con el registro y aplicación de la misma.

3. DEFINICIONES

3.1 Medio Ambiente: Entorno en el cual una organización opera incluidos el aire, el agua, el
suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
(NTC ISO 14001:2004).

3.2 Seguridad y Salud En El Trabajo: Condiciones y factores que afectan o pueden afectar
la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los trabajadores
temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el lugar de
trabajo.

3.3. Requisito Legal: Son los requisitos especificados en las leyes vigentes que le son de
aplicación a cada organización concreta. Los hay de carácter general para todas las
organizaciones y los hay más específicos: en función del sector al que pertenece cada
organización, del territorio en el que se asienta, del número de trabajadores, etc. Son de
obligado cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan.

3.4 Requisito Contractual: Aquellos requisitos acordados con los clientes, para
cumplimiento particular de compromisos técnicos, administrativos, de Salud, Seguridad
y Protección del Medio Ambiente.

3.5 Otros requisitos: Aquellos requisitos normativos que surjan de sectores en donde se
realicen contratos. Ejemplo: OHSAS 18001, ISO 14001, RUC (Registro Único de
Contratistas), GTC 45, GTC 34, GTC 3701, NTS AV-01 y 02, NTS TS-003, entre otros.

3.6 Requisito Voluntario: Cualquier compromiso asumido por la empresa relativo a su

interacción con el ambiente, salud y seguridad.

3.7 Normatividad: Es el marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento jurídico y

que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica.

3.8 Ley: Norma expedida por el congreso de la república y que tiene como característica ser
de contenido general, abstracto e impersonal.
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3.9 Decreto – Ley: Acto expedido por el presidente de la república que tiene la misma
fuerza que una ley, pero que por mandato de la constitución en algunos casos
particulares, se asimilan a leyes expedidas por el congreso.

3.10 Decreto: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones

administrativas. Por lo general son expedidos por el presidente, gobernadores y
alcaldes, entre otros.

3.11 Resolución: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la

administración pública adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones.

3.12 Jurisprudencia: Decisiones de carácter general y definitivo tomadas por los órganos
jurisdiccionales del país.

3.13 Circular: Escrito dirigido a varias personas con el fin de notificar algo.

3.14 ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

4. CONDICIONES GENERALES

 Los responsables de garantizar la actualización de la Matriz de requisitos legales son

el asesor externo y/o Vigía SST, los cuales deberán identificar la legislación que les
aplicable a la organización en aspectos como: SST, ambientales, entre otros y
garantizar de manera oportuna el registro en la Matriz de Requisitos legales.

 Los responsables de la Matriz de identificación de Requisitos Legales deberán hacer

seguimiento semestral al cumplimiento de la legislación y mantener actualizada la
información en el archivo que se encuentra ubicado en la Carpeta del SG-SST.

 La Gerencia será la encargada de velar por el cumpliendo de la matriz de requisitos

legales y tomar las acciones correspondientes en caso de encontrar desviaciones.

5. DESCRIPCION

N° Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro

Cada trimestre se ingresa a la
página web del ministerio de trabajo,
de salud y/o de ambiente y
desarrollo sostenible en el link de
normatividad, con el fin de identificar Asesor Matriz de
Consultar
1 la legislación aplicable. También se Externo y/o requisitos
legislación y
ingresa a la página de la ARL o se Vigía SST legales
reglamentación
reciben comunicaciones de otras
empresas, abogados o los mismos
colaboradores.

2 Identificar nueva Cuando se identifica la normatividad Asesor Matriz de

normatividad aplicable se deberá actualizar Externo y/o requisitos
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N° Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro

inmediatamente la matriz de
requisitos legales con el decreto,
resolución, norma, etc. y se detallará
la manera cómo la empresa cumple.
En caso de presentarse algún
incumplimiento se deberá definir un
plan de acción con los responsables
legales -
y fechas.
Vigía SST SST
actualizada
Para mayor control y seguimiento en
la matriz de requisitos legales se
tendrá un campo donde se identifica
el cumplimiento total (Verde), parcial
(Amarillo) o no cumplimiento (Rojo)
y se registra la normatividad por
fecha para facilitar su consulta.
Cada vez que se identifique nueva
normatividad y otros requisitos
Comunicar
aplicables a la empresa se informará Asesor F-SST-001
requisitos legales
3 a los colaboradores, y de ser Externo y/o Lista de
a colaboradores y
necesario se coordina formación y Vigía SST asistencia
partes interesadas
entrenamiento.

Cuando se incumple algún requisito

se le comunica a la Gerencia el plan
de acción propuesto para su
Implementar seguimiento y la necesidad de
acciones por contratar recursos para la Asesor
4 incumplimiento a implementación de estos planes. Externo y/o
la normatividad y Estos recursos pueden ser: compras Vigía SST
otros requisitos de productos, equipos,
adecuaciones, construcciones, entre
otros.

Semestralmente la asesora externa

verificará que todos los requisitos
Realizar
legales y los planes de acción de los Matriz de
monitoreo Asesor
incumplimientos se estén ejecutando requisitos
5 cumplimiento Externo y/o
en las fechas pactadas y que se legales
requisitos legales Vigía SST
cuenten con los registros definidos, revisada
y otros
de no estar cumpliendo se le
comunicará a la Gerencia.
Comunicar a los colaboradores del
Asesor F-SST-001
Realizar contenido de la Matriz requisitos
6 Externo y/o Lista de
divulgación legales a través de los diferentes
Vigía SST asistencia
medios de comunicación.
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6. ANEXOS

- Ministerio de medio ambiente www.minambiente.gov.co

- Ministerio de transporte. www.mintransporte.gov.co
- Ministerio de salud y protección social www.minsalud.gov.co
- Ministerio del trabajo www.mintrabajo.gov.co
- Diario Oficial, diferentes leyes y normas que expide el gobierno nacional.
www.mij.gov.co

7. NATURALEZA DEL CAMBIO

VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA

REVISO APROBO
FIRMA

CARGO Asesor Externo Representante Legal