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IDENTIFICACIÓN, ACCESO Y CÓDIGO: DI-PR-04

SEGUIMIENTO DE REQUISITOS VERSIÓN: 2


LEGALES FECHA: 20/10/2017

1. OBJETIVO:

Establecer los criterios para la identificación, actualización y registro de los


requisitos legales y otros requisitos Aplicables. Identificados en el SIG con
implicaciones a nivel nacional en cuanto al servicio al cliente, salud
ocupacional, medio ambiente, vigilancia y a la seguridad privada.

2. ALCANCE:

El procedimiento tiene alcance a todos los procesos del SIG a nivel nacional
de EMPRESA XXXX. Además de los compromisos adquiridos con sus partes
interesadas.

3. DEFINICIONES

 CUMPLIMIENTO: Condición de aprobación o desaprobación por medio


de valoraciones cualitativas y cuantitativas a partir de parámetros
establecidos y que son condiciones dadas en un requisito legal.

 LEGISLACIÓN: Conjunto de normas jurídicas de general aplicación que


regulan las conductas humanas en cuanto inciden sobre alguno de sus
elementos y que son de obligatorio cumplimiento.

 OTROS REQUISITOS QUE SUSCRIBA LA ENTIDAD: Hace referencia


a los requisitos contractuales y normas específicas relacionadas con los
riesgos asociados a las actividades de la entidad, que deben
considerarse como requisito para la Entidad.

 REQUISITOS LEGALES: Indican las condiciones necesarias


específicas que debe reunir una actividad, instalación, equipamiento,
proceso o servicio determinado para cumplir con los postulados
concretos que se recogen en los textos legales.

 REQUISITO LEGAL APLICABLE: Especificación, parámetro y norma


que debe tenerse en cuenta para el manejo de los Peligros, Riesgos y
Controles de la entidad.
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 SIG: Integración de las normas NTC ISO 9001, NTC ISO 14001,
OHSAS 18001, BASC Y RUC

 REQUISITO: necesidad o expectativa establecida, generalmente


implícita u obligatoria

 NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito

 ACCIÓN PREVENTIVA: acción tomada para eliminar la causa de una


no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable.

 ACCIÓN CORRECTIVA: acción tomada para eliminar la causa de una


no conformidad detectada u otra situación no deseable.

4. CONDICIONES GENERALES

Con el fin de establecer los requisitos legales aplicables y mantener


actualizado el formato Matriz de Identificación de requisitos legales y otros
aplicables y de las partes interesadas, se deben consultar las publicaciones
nuevas mediante los diferentes mecanismos de divulgación: Páginas web o
pliego de condiciones establecido con el cliente o entidad con la que se firma
contrato por la prestación del servicio.

Nota: En caso de que algún proceso requiera incluir normatividad específica


(por adopción voluntaria) será evaluada por las áreas involucradas y serán
incluidas en el formato Matriz de Identificación de requisitos legales de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

Cada vez que se evidencie una nueva disposición legal o modificación a la


misma, y que aplique al alcance o características mismas de la prestación del
servicio que ofrece EMPRESA XXXX. El área o trabajador que posea dicha
información deberá comunicar al Directo de HSEQ de dicha disposición legal
o modificación, quien a su vez deberá actualizar el formato Identificación de
requisitos legales. La identificación de los requisitos legales se dará a conocer
en las capacitaciones
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5. DESARROLLO

Flujo de
N
actividades ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde?
o
(¿Qué?)
Se identifican los
Mensualmente requisitos legales y de otra
Identificación o cuando se índole en materia de Salud Matriz de
de los emita una ley, Ocupacional, Ambiente, requisitos
1
requisitos norma, Seguridad, Servicio al legales.
legales resolución, cliente, Seguridad privada ID-RG-04
etc. y demás que apliquen a la
organización
Se evalúa la manera en la
que se cumplen los
requisitos aplicables para
EMPRESA XXXX. Y las
Gerente,
acciones a tomar frente al
subgerente,
requerimiento.
directores
Para ello se debe utilizar el
Evaluar el de área
siguiente sistema de
cumplimiento Una vez Matriz de
calificación
de los identificados requisitos
2 Cumplimiento Total 100%
requisitos los requisitos legales.
Cumplimiento Medio 80%
legales legales ID-RG-04
Cumplimiento Bajo 70%
Esta calificación se hará
de forma manual de
acuerdo al análisis de
cumplimiento de los
planes de acción
propuestos para cada
requisito legal.
Matriz de
comunicaci
ón
DI-RG-05
Divulgar al
equipo Gerente Se divulga al personal
Una vez
involucrado Administra involucrado en la
identificados Lista de
3 en los tivo y legislación que se debe
los requisitos Asistencia
requisitos Director aplicar por parte del
legales TH-RG-01
legales HSEQ EMPRESA XXXX
o
evidencias
como
folletos,
correos etc.
4 . Gerente Se establece Se revisan si hay nuevos No
Actualización Administrati como requisitos legales esta aplica
de los vo y periodicidad
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requisitos Verificación se realizara


legales atreves de las páginas
para la web de las diferentes
actualización y entidades u organismos
evaluación:
Reguladoras de normas o
requisitos legales
 Cada vez que
se expida un aplicables, para evaluar:
nuevo
requisito o se  Superintendencia de
elimine uno Vigilancia y Seguridad
existente. Privada:
 Cuando se https://www.supervigilan
conozcan cia.gov.co
modificacione  Ministerio de Salud y
s de los Protección Social:
requisitos https://www.minsalud.g
existentes. ov.co
 Cuando se  Ministerio de Trabajo:
crea una www.mintrabajo.gov.co
nueva unidad  Ministerio de Defensa:
de negocio, o www.mindefensa.gov.c
ingreso de o
cliente con  Ministerio de las
Director proceso Comunicaciones y
¿Hay nuevos HSEQ productivo Tecnologías de la Acta de
requisitos en la que Información:
5 reunión
legales? apliquen www.mintic.gov.co
DI-RG-02
requisitos  Ministerio de
legales. Transporte:
https://www.mintranspor
Al igual que se te.gov.co
determinan los  DIAN: www.dian.gov.co
meses de  Policía Nacional:
Enero y Julio www.policia.gov.co
para la  Cámaras de Comercio,
identificación y específicamente en
evaluación de Bogotá: www.ccb.org.co
la nueva  Indumil:
normatividad o www.indumil.gov.co
los cambios  Departamento Control
más recientes Comercio Armas,
Tomando para Municiones y
esta consulta Explosivos:
las páginas www.cgfm.mil.co
web las  ICONTEC:
entidades http://www.icontec.org
reguladoras  Sistemas de
de normas. información de la
Administradora de
Riesgos Laborales
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(ARL).
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Director revisión gerencial.
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cumplimiento en EMPRESA XXXX
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Consolidado
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Acciones
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No Correctivas,
8 vo y con los de no estar cumpliendo
conformidad Preventivas
Director indicadores con los requisitos
Y De Mejora
HSEQ de requisitos legales
GC-RG-09
legales
Se analizan las causas Consolidado
. Análisis de de la no conformidad y Acciones
Una vez
causas AC, se pone en práctica las Correctivas,
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AP, AM acciones correctivas, Preventivas
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Gerente
mejora. GC-RG-09
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Se verifica si las
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Director
Una vez permiten cumplir con
¿Se cumple HSEQ y Matriz de
identificadas los requisitos legales
1 con la Gerencia requisitos
las causas de en temas ambientales,
0 legislación legales.
la no seguridad, Salud
ID-RG-04
conformidad Ocupacional, Servicio
al Cliente, Vigilancia y
Seguridad Privada.

6. REGISTROS

CÓDIGO
NOMBRE
ID-RG-04. Matriz de requisitos legales.
GC-RG-09 Consolidado Acciones Correctivas, Preventivas Y De Mejora
DI-RG-02 Acta de reunión
TH-RG-01 Lista de Asistencia
DI-RG-05 Matriz de comunicación
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N/A Correos.

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO


1 19-07-17 Documento Inicial
Se determina periodicidad y evaluación de la matriz
legal.
2 20-10-217
Se actualiza las responsabilidades del director HSEQ y
trabajadores.

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