PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

GOBERNACIÓN DE BOYACÁ
T A B LA S D E R E T E N C I Ó N D O C U M E N T A L

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL GOBERNADOR COD. 1.1

OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO DEL GOBERNADOR
RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL
SOPORTE EN AÑOS
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
FORMATO
P EL Archivo Archivo CT E MT S
Gestión Central

1.1-4 ACTAS
1.1-4.27 Actas Consejo de Gobierno 4 10 X X Documento final que se genera de actividades realizadas por el Consejo de
Convocatoria P EL PDF/A Gobierno de acuerdo a sus responsabilidades.
Para su disposición final esta subseries es de conservacion total, por ser
Actas de Gobierno Departamental P documento misional con valor histórico, puesto que da testimonio de las políticas
administrativas y financieras del Departamento.Ordenanza 049 de 2018 Art 3.
Lista de asistencia P
Los 4 años de tiempo de retención en el Archivo de gestión serán contados a
partir de la ultima Acta generada en el año; después de cumplidos los 10 años de
retención en el Archivo Central, se deben transferir al Archivo Histórico para su
Conservación Total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
Ministerio de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos
Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los
documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio".

1.1-5 ACTOS ADMINISTRATIVOS

1.1-5.1 DECRETOS P 4 16 X X Acto administrativo que registra las decisiones del señor Gobernador en asuntos
Decretos relacionados con la administración del departamento.
Para su disposición final, esta serie es de conservación total por ser documento
misional y con valor histórico, puesto que da testimonio de las políticas
administrativas y financieras del Departamento. Ordenanza 049 de 2018 Art 3.
Los 4 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestión serán contados a
partir del cumplimiento de su vigencia anual; después de cumplidos los 16 años en
el Archivo Central se deben transferir al Archivo Histórico para su conservación
total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de
Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales
Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales
que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio"

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1.1-5.2 ORDENANZAS 4 10 X X Acto administrativo mediante el cual se aprueba y sanciona temas
correspondientes a acciones administrativas que rigen o regulan el buen gobierno
Ordenanza P y el funcionamiento del departamento.
Para su disposición final se conservarán totalmente debido a que constituyen
parte de patrimonio histórico documental, puesto que son soporte de la toma de
decisiones de la Administración Departamental en todos sus niveles jerárquicos.
Ordenanza 049 de 2018 Art 3.
Los 4 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestión serán contados a
partir del cumplimiento de su vigencia anual, después de contados los 10 años en
el Archivo Central se deben transferir al Archivo Histórico para su conservación
total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de
Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales
Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales
que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio".

1.1-5.3 RESOLUCIONES
Resoluciones P 2 18 X X Acto administrativo mediante el cual se aprueba temas correspondientes a
acciones administrativas que rigen o regulan el buen gobierno y el funcionamiento
del departamento.
Para su disposición final esta serie es de Conservacion Total por ser documento
misional y con valor histórico; puesto que, da testimonio de las políticas
administrativas y financieras del Departamento, además constituyen parte de
patrimonio histórico documental debido a que son soporte de la toma de
decisiones de la Administración Departamental en todos sus niveles jerárquicos.
Ordenanza 049 de 2018 Art 3.
Los 2 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestión serán contados a
partir del cumplimiento de su vigencia anual, después de contados los 18 años de
retención en el Archivo Central se deben transferir al Archivo Histórico para su
conservación total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
Ministerio de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos
Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los
documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio".
digitalizar o microfilmar, conservar permanente ambos soportes.

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 2 18 X X Acto administrativo mediante el cual se aprueba temas correspondientes a
acciones administrativas que rigen o regulan el buen gobierno y el funcionamiento
del departamento.
Para su disposición final esta serie es de Conservacion Total por ser documento
misional y con valor histórico; puesto que, da testimonio de las políticas
administrativas y financieras del Departamento, además constituyen parte de
patrimonio histórico documental debido a que son soporte de la toma de
decisiones de la Administración Departamental en todos sus niveles jerárquicos.
Ordenanza 049 de 2018 Art 3.
Los 2 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestión serán contados a
partir del cumplimiento de su vigencia anual, después de contados los 18 años de
retención en el Archivo Central se deben transferir al Archivo Histórico para su
conservación total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
Ministerio de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos
Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los
documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio".
digitalizar o microfilmar, conservar permanente ambos soportes.

1.1-20 DERECHOS DE PETICIÓN 4 6 x Agrupación documental en el que se desarrolla aquel derecho que tiene toda
persona para solicitar de manera respetuosa, por razones de interés general o
Derecho de petición P interés particular, consulta o información pública que reposa en la entidad.
Respuesta del derecho de petición P Los 4 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestión para esta serie
documental comienzan a contar a partir del ingreso de la respuesta a la última
solicitud de cada año. Cumplidos los 6 años de tiempo de retención en archivo
central, la Subdirección de Gestión Documental coordina la selección documental
con método selección cualitativa.
El tiempo de retención establecido se realiza con base en la Ley 1755 de 2015. "
Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye
un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo. Ley 1952 de 2019 " Por medio de la cual se expide el Código
General Disciplinario, se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de
la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario." Artículos 33 y 55.
De la documentación restante realizar el debido procedimiento de eliminación
documental estipulado en la entidad con lineamientos del Acuerdo 004 de 2019
Artículo 22. Eliminación de Documentos.

CONVENCIONES APROBACIÓN
CT: Conservación Total/E: Eliminación/ MT: Medio Técnico / S: Selección / P: papel/ EL: electronico Actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño
No.: 03
De: 4 de septiembre 2020

JULY PAOLA ACUÑA RINCON DERLY CLARENA GARCES RIOS

Secretaria General Subdirectora Gestión Documental

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