PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
GOBERNACIÓN DE BOYACÁ
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL GOBERNADOR
OFICINA PRODUCTORA: UNIDAD ADMINISTRATIVA DE COMUNICACIONES Y PROTOCOLO
SOPORTE
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
P EL
1.1.6-8 BOLETINES INFORMATIVOS
Radicación boletines noticias
Diario de boletines
Monitoreo a medios
Gaceta el Boyacense
1.1.6-20 DERECHOS DE PETICIÓN
Derecho de peticion
Respuesta del derecho de petición
1.1.6-24 GACETA OFICIAL EL BOYACENSE
Radicación publicaciones
Recibos
1.1.6-28 INFORMES
T A B LA S D E R E T E N C I Ó N D O C U M E N T A L
COD. 1.1.6
RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN
AÑOS FINAL
FORMATO PROCEDIMIENTO
Archivo Archivo CT E MT S
Gestión Central
2 5 X X Agrupación documental de la recopilación de todas las Noticias diarias
que se presentan por parte del Gobernador, Secretarios, asesores y
EL PDF/A diferentes institutos descentralizados que se encuentra el sitio web
EL PDF/A institucional del Gobierno departamental. Ordenanza 049 de 2018 Art.
EL 9
PDF/A Los 2 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestión
EL PDF/A comienzan a partir de la terminación de su vigencia anual, luego se
deben transferir al Archivo Central por 5 años. Para la disposición final
de la serie, conservar totalmente los documentos al poseer valores
secundarios, transferir al Archivo Histórico para su conservación total,
de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
Ministerio de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los
Archivos Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1
Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19,
parágrafo 2. "Los documentos originales que posean valores históricos
no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o
4 6 almacenados
X Agrupación mediante cualquier
documental en el que medio".
se desarrolla aquel derecho que
tiene toda persona para solicitar de manera respetuosa, por razones
de interés general o interés particular, consulta o información pública
P EL PDF/A que reposa en la entidad. Los tiempos de retención en el Archivo de
Gestión para esta serie documental comienzan a contar a partir del
P EL PDF/A ingreso de la respuesta a la última solicitud de cada año. Cumplidos
los 6 años de tiempo de retención en archivo central, la Subdirección
de Gestión Documental coordina la selección documental con método
cualitativo intrínseco.
El tiempo de retención establecido se realiza con base en la Ley 1755
de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de
Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1952 de 2019 "
Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, se
derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474
de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario." Artículos 33 y 55.
De la documentación restante realizar el debido procedimiento de
eliminación documental estipulado en la entidad con lineamientos del
Acuerdo 004 de 2019 Artículo 22. Eliminación de Documentos.
2 10 X X Medio impreso donde se publica ordenanzas, decretos, resoluciones y
demás actos administrativos de la Gobernación. Ordenanza 049 de
P EL PDF/A 2018 Art. 9.
Los 2 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestion
P comienzan a partir del cumplimiento de su vigencia anual, después
tranferir por 10 años al Archivo Central, finalmente una vez
recepcionada la trasferencia primaria conservar un ejemplar de
cada edicion para trasferir al archivo historico, como parte de la
memoria documental de la Gobernacion.
de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
Ministerio de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los
Archivos Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1
Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19,
parágrafo 2. "Los documentos originales que posean valores históricos
no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o
almacenados mediante cualquier medio".
1.1.6-28.45 Informes de Gestión 2 4 X Agrupación documental en la que se registra la metodología utilizada
Informes EL PDF/A para el diseño, formulación, seguimiento de los indicadores del
desempeño de los procesos del Sistema Integrado de Gestión de una
entidad. Ordenanza 049 del 2018 Art. 9.
Los 2 años de tiempo de retención documental en el Archivo de
Gestión para esta subserie documental, comienzan a contar a partir
del último informe de cada vigencia anual.
Cumplidos los 4 años de retención en el Archivo Central realizar
inventario documental y presentar a Comité para su eliminación,
teniendo en cuenta lo establecido por la Gobernación de Boyacá y el
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5
Eliminación de documentos, dejando evidencia mediante Inventario y
Acta de Eliminación aprobada por el Comité y el procedimiento de
eliminación documental estipulado en la entidad con lineamientos del
Acuerdo 004 de 2019 Artículo 22. Eliminación de
Documentos.Teniendo en cuenta que la subserie se encuentra
consolidad en su formato original en la Dirección Planeación
Territorial, subserie Informes de Gestión.

1.1.6-28.52 Informes de Monitoreo a Medios de 4 6 X Agrupación documental que registra seguimiento a las noticias
Comunicación emitidas por los medios de comunicación externos, cumplidos los
Formato radicación monitoreo tiempos de retención contados a partir del cierre del expediente o
trámite que le dio inicio. Ordenanza 049 del 2018 Art. 9.
Los 4 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestión
comienzan a partir del cumplimiento de su vigencia anual, luego
transferir al Archivo Central por 6 años. Finalmente, para su
PDF/A disposición final teniendo en cuenta que estos documentos no ofrecen
EL posibilidades investigativas, se debe eliminar el soporte de estos
documentos, teniendo en cuenta lo establecido por la Gobernación de
Boyacá y el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura en el
Artículo 2.8.2.2.5 Eliminación de documentos, dejando constancia
mediante Inventario y Acta de Eliminación aprobada por el Comité y el
procedimiento de eliminación documental estipulado en la entidad con
lineamientos del Acuerdo 004 de 2019 Artículo 22. Eliminación de
Documentos.
1.1.6-35 PERIODICO INSTITUCIONAL 2 10 X X Agrupacion documental por la cual se dan a conocer cada uno de los
programas, proyectos y ejecutorias del Gobierno Departamental.
Comunicaciones P Ordenanza 049 del 2018 Art. 9.
Los 2 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestión
comienzan a contar a partir del ingreso de la ultimo periodico emitido
en el año, después tranferir por 10 años al Archivo Central.
Para su disposición final, una vez recepcionada la trasferencia
primaria conservar un ejemplar de cada edicion para trasferir al
archivo historico, como parte de la memoria documental de la
Gobernacion. De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de
2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De
los Archivos Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1
Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19,
parágrafo 2. "Los documentos originales que posean valores históricos
no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o
almacenados mediante cualquier medio".

1.1.6-40 PROCESOS
1.1.6-40.23 Procesos de Reportería, Protocolo y 4 5 X Agrupación documental en la que se agrupan los registros y
Prensa actualizacion de las noticias de la Gobernacion de Boyaca. Ordenanza
049 de 2018 Art. 9.
Los 4 años en el Archivo de Gestión comienzan a partir del ingreso de
la ultima noticia producida en el año, después tranferir al Archivo
Central por 5 años.
Para su disposición final una vez la Subserie cumpla los tiempos de
 Agrupación documental en la que se agrupan los registros y
actualizacion de las noticias de la Gobernacion de Boyaca. Ordenanza
Actualización de actividades en pagina EL PDF/A 049 de 2018 Art. 9.
web Los 4 años en el Archivo de Gestión comienzan a partir del ingreso de
Convocatoria y asistencia de medios de EL PDF/A la ultima noticia producida en el año, después tranferir al Archivo
comunicación. Central por 5 años.
Para su disposición final una vez la Subserie cumpla los tiempos de
retención, teniendo en cuenta que estos documentos son sujetos a
permanente actualización, se debe eliminar el soporte de estos
1.1.6-45 REGISTROS
documentos, teniendo en cuenta lo establecido por la Gobernación de
1.1.6-45.4 Registro de cubrimiento de Eventos 4 10 X X Boyacá y el documental
Agrupacion Decreto 1080 deresgitra
que 2015 delel Ministerio
cubrimientodeaCultura en eventos
todos los el
Gubernamentales Artículo
del Señor2.8.2.2.5 Eliminación
Gobernador de documentos,
del Departamento. dejando049
Ordenanza constancia
de 2018 Art.
mediante
9. Inventario y Acta de Eliminación aprobada por el Comité
Actas P EL PDF/A procedimiento
Los de eliminación
4 años de tiempo documental
de retención estipulado
en el Archivo en la entidad con
de Gestión
Encuesta medición P EL PDF/A lineamientos
comienzan a del Acuerdo
partir 004 de
del ingreso del2019
ultimoArtículo 22.
registro delEliminación
año, despuésde
Seguimiento a compromisos P EL PDF/A Documentos.
transferir por 10 años al Archivo Central.
Para la disposición final una vez la Subserie cumpla los tiempos de
retención transferir al Archivo Histórico para su conservación total, de
acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio
de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5.
De los Archivos Generales
Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2.
"Los documentos originales que posean valores históricos no podrán
ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio".
1.1.6-45.29 Registros de Suscripción de Medios de 2 3 X Agrupación documental que registra la inscripcion de los medios de
Comunicación comunicación en la dependencia. Ordenanza 049 de 2018 Art. 9
Inscripción medios de comunicación P EL Los 2 años de tiempo de retencion en el Archivo de Gestión
comienzan a partir del ultimo registro ingresado en el año, luego
transferir por 3 años al Archivo Central, para su disposición final
teniendo en cuenta que estos documentos no ofrecen posibilidades
investigativas, se debe eliminar el soporte de estos documentos,
teniendo en cuenta lo establecido por la Gobernación de Boyacá para
la eliminación de documentos y el Decreto 1080 de 2015 del
Ministerio de Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5 Eliminación de
documentos, dejando constancia mediante Inventario y Acta de
Eliminación aprobada por el Comité y el procedimiento de eliminación
documental estipulado en la entidad con lineamientos del Acuerdo 004
de 2019 Artículo 22.
1.1.6-45.30 Registros Fotográficos y Audiovisuales 4 10 X Agrupación documental que registra las imágenes fijas y en
de Eventos movimiento de los eventos gubernamentales. Ordenanza 049 de 2018
Registros Fotográficos de Eventos EL PDF/A Art. 9
Los 4 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestión
comienzan a partir del ingreso del ultimo registro del año, después
tranferir por 10 años al Archivo Central.
Para la disposición final, cumplido el tiempo de retención en Archivo
Central, la Subdirección de Gestión Documental coordina la selección
documental una vez la subserie cumpla los tiempos de retención,
seleccionando el 20% de los registros teniendo en cuenta los
relacionados con inauguración de obras de infraestructura y
actividades agropecuarias mediante el método cualitativo intrínseco.
La documentación seleccionada, se debe transferir al Archivo Histórico
para su conservación total, de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo I,
Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales Territoriales y el Capítulo
IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
La Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos
originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier
medio.
De la documentación restante realizar el debido procedimiento de
eliminación documental estipulado en la entidad con lineamientos del
Acuerdo 004 de 2019 Artículo 22. Eliminación de Documentos.

Registros de Actividades de Protocolo
Agrupación documental que registra las imágenes fijas y en
movimiento de los eventos gubernamentales. Ordenanza 049 de 2018
Art. 9
Los 4 años de tiempo de retención en el Archivo de Gestión
EL PDF/A comienzan a partir del ingreso del ultimo registro del año, después
tranferir por 10 años al Archivo Central.
Para la disposición final, cumplido el tiempo de retención en Archivo
Central, la Subdirección de Gestión Documental coordina la selección
documental una vez la subserie cumpla los tiempos de retención,
seleccionando el 20% de los registros teniendo en cuenta los
relacionados con inauguración de obras de infraestructura y
actividades agropecuarias mediante el método cualitativo intrínseco.
La documentación seleccionada, se debe transferir al Archivo Histórico
para su conservación total, de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo I,
Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales Territoriales y el Capítulo
IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
La Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos
originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier
medio.
De la documentación restante realizar el debido procedimiento de
eliminación documental estipulado en la entidad con lineamientos del
Acuerdo 004 de 2019 Artículo 22. Eliminación de Documentos.

CONVENCIONES APROBACIÓN
CT: Conservación total/ E: Eliminación/ MT: Medio Técnico/ S: Selección / P: papel/ EL: electronico Actas de Comité Institucional de Gestión y Desempeño
No.: 03
De: 04 de septiembre

JULY PAOLA ACUÑA RINCON DERLY CLARENA GARCES RIOS

Secretaria General Subdirectora Gestión Documental