PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN Y CALIDAD DOCUMENTO

FORMATOS TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CONTROLADO

GR-F-67 Ver 1

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO / ETAPA CODIGO FECHA DE ELABORACIÓN VERSIÓN
Año Mes Día
GESTIÓN DE RECURSOS 8 2019 06 25 1
CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
CP S SB (REGISTROS) INFORMACION CT E D S M
GESTIÓN CENTRAL

8 4 g ACTAS

8 4 7 c ACTA DE ADQUISICIONES Y ADJUDICACIONES

Se digitaliza para consulta de los
usuarios a través de Docunet Web. Se
i Acta de reunión Privado Fisico/Papel 1 9 X X conserva en forma permanente, en el
Archivo Historico, al término de su
retención.
i Convocatoria

8 4 11 c ACTA DE ELIMINACIÓN
Se digitaliza en la sede nacional para
consulta de los usuarios a través de
i Acta de eliminación GR-F-13 Privado Fisico/Papel 1 9 X X Docunet Web. Se conserva en forma
permanente, en el Archivo Historico, al
término de su retención.
i Inventario documental

La Subserie permanece 1 años en el

8 4 13 c ACTA DE ENTREGA AUDITORIOS
Archivo de Gestión, posteriormente se
transfiere al Archivo Central, donde se
Privado Fisico/Papel 1 2 X X
conserva 2 años más, cumplidos estos
i Acta de entrega auditorio periodos se elimina por perder su valor
administrativo.

La Subserie debe permanecer 1 año en

8 4 19 c ACTA REUNIÓN DE PROCESO el Archivo de Gestión, luego se
transfiere al Archivo Central, Se
Privado Fisico/Papel 1 9 X X
conserva en forma permanente, en el
Archivo Historico, al término de su
i Acta de reunión GPC-F-25 retención.

La Subserie tiene valor contable y

8 4 1 c ACTA BAJA BIENES MUEBLES legal. Se sugiere su conservación en
otro medio, sin embargo el artículo 28
de la Ley 962 de 2005 (Ley
i Acta baja bienes Muebles GR-F-16 Privado Fisico/Papel 1 9 X X
antitrámites), dice que los libros deben
ser conservados durante 10 años en
i Solicitud baja activo GR-F-22 cualquier medio que garantice su
reproducción exacta.

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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Aprobado en octubre de 2018
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SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
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GESTIÓN CENTRAL
Se digitaliza para consulta de los
8 4 32 c ACTA COMITÉ DE ARCHIVO usuarios a través de Docunet Web. Se
Privado Físico/Papel 1 9 X X conserva en forma permanente, en el
i Acta Archivo Historico, al término de su
retención.

8 21 g COMUNICACIONES

8 21 5 c CONSECUTIVO CIRCULARES INTERNAS

i Circular GR-F-12

La Serie debe permanecer 1 año en el

8 21 4 c CONSECUTIVO CIRCULARES EXTERNA
Archivo de Gestión, luego se transfiere
al Archivo Central, donde se reproduce
i Circular SemiPrivado Fisico/Papel 1 9 X X en un Medio Técnico siendo el soporte
digital que se de deba conservar por
10 años por lo anterior el soporte fisico
8 21 6 c CONSECUTIVO COMUNICACIONES INTERNAS debera ser eliminado.

i Comunicación GR-F-10

8 21 7 c CONSECUTIVO OFICIOS

i Oficio GR-F-11

8 25 g CONTRATOS

8 25 1 c COMODATOS
La Subserie debe permanecer 2 años
i Actas en el Archivo de Gestión, luego se
transfiere al Archivo Central, donde se
reproduce en un Medio Técnico y
i Comodato Publica 2 8 X X
permanece 8 años más. una vez
cumpla el tiempo en los archivos de
i Correspondencia gestión y central, se digitalizar y
eliminar el soporte papel.

i Soportes

8 25 2 c CONTRATO DE ARRENDO

Actas
i
*Actas de liquidación

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La Subserie debe permanecer 2 años

en el Archivo de Gestión, luego se
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GESTIÓN CENTRAL

Contrato
i
*Contrato

La Subserie debe permanecer 2 años

Correspondencia
en el Archivo de Gestión, luego se
i *Correspondencia recibida transfiere al Archivo Central, donde se
*Correspondencia despachada reproduce en un Medio Técnico y
Publica Fisico/Papel 2 8 X X
permanece 8 años más. una vez
cumpla el tiempo en los archivos de
Documentos soporte gestión y central, se digitalizar y
eliminar el soporte papel.
*Fotocopia Rut
*Fotocopia cedula
*Cámara de comercio
*Certificado tradición y libertad
i
*Certificación cuenta bancaria
*Declaración de vínculos - GR-F-53
*Autorización de tratamiento de datos personales
para proveedores - GT-F-89
*Formulario de vinculación de clientes - GJ-F-39

CONTRATO DE PROVEEDORES
8 25 3 c ADMINISTRATIVOS

Actas
i * Actas de liquidación - GR_F_27, GR_F_28
* Actas de reunión

Certificaciones
* Certificaciones
i
* Evaluación de proveedores
* Encuesta proveedor

Contrato
i
* Contrato firmado y Otrosi

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Correspondencia
i * Correspondencia recibida
* Correspondencia despachada

Documentos soporte
* Fotocopia RUT
* Fotocopia cedula representante legal
* Cámara de comercio
i
* Tarjeta profesional
* Declaración de vínculos - GR-F-53
*Autorización de tratamiento de datos
personales para proveedores - GT-F-89 La Subserie debe permanecer 2 años
en el Archivo de Gestión, luego se
transfiere al Archivo Central, donde se
reproduce en un Medio Técnico y
Publica Fisico/Papel 2 8 X X
Informes de interventoría permanece 8 años más. una vez
i * Informes de interventoría por mes con sus cumpla el tiempo en los archivos de
soportes (facturas, def, pagos seguridad social.) gestión y central, se digitalizar y
eliminar el soporte papel.

Pólizas
* Póliza de cumplimiento
* Póliza de responsabilidad civil y contractual
i * Póliza de calidad
* Póliza de buen manejo del anticipo
* Aceptación de garantías

Sistema De Gestión Salud Seguridad Trabajo

*Manual del sistema de gestión salud y seguridad
en el trabajo
i *Afiliación EPS, AFP Y ARL
*Certificación trabajo en alturas
*Certificación manejo sustancias químicas
*Compromiso visualización video SGSST

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GESTIÓN CENTRAL

Solicitud De Contrato
i *Solicitud de contrato
*Estudios previos

SARLAFT
*Formato de conococimineto de proveedor
*Declaración de bienes y rentas
i
*Consulta listados SARLAFT
*Reportes internos
*Reportes externos

8 25 4 c ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Actas
i *actas de liquidación
*actas de reunión

Certificaciones
* Certificaciones sistema de gestión salud
seguridad trabajo
* Manual del sistema de gestión salud y
i seguridad en el trabajo
* Afiliación eps, afp y arl
*Certificación trabajo en alturas
*Certificación manejo sustancias químicas
*Compromiso visualización video sigs.
La Subserie debe permanecer 2 años
en el Archivo de Gestión, luego se
Correspondencia transfiere al Archivo Central, donde se
i *correspondencia recibida reproduce en un Medio Técnico y
SemiPrivada Fisico/Papel 2 8 X X
*correspondencia despachada permanece 8 años más. una vez
cumpla el tiempo en los archivos de
gestión y central, se digitalizar y
Documentos soporte
eliminar el soporte papel.
*fotocopia del RUT
*fotocopia de la cédula
i
*certificado de cuenta bancaria
*antecedentes
*tarjeta profesional

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 en el Archivo de Gestión, luego se
transfiere al Archivo Central, donde se
reproduce en un Medio Técnico y
SemiPrivada Fisico/Papel 2 8 X X
permanece 8 años más. una vez
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cumpla el tiempo en los archivos de
FORMATOS TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CONTROLADO
gestión y central, se digitalizar y
GR-F-67 Ver 1 eliminar el soporte papel.

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SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
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GESTIÓN CENTRAL

Informes
*informe de interventoría
i
*factura
*pagos a seguridad social

OPS
i
*OPS

Propuesta
i
*propuesta técnica y/o económica

8 27 g CONVENIOS

8 27 1 c CONVENIOS EMPRESARIALES

Actas
i * Actas de liquidación
* Actas de reunión

Certificaciones
i
* Certificaciones

Convenio
i * Convenio firmado y vigente
* Otrosí La Subserie debe permanecer 2 años
en el Archivo de Gestión, luego se
Correspondencia
transfiere al Archivo Central, donde se
i * Correspondencia recibida reproduce en un Medio Técnico y
* Correspondencia despachada Privados Fisico/Papel 2 8 X X
permanece 8 años más. una vez
cumpla el tiempo en los archivos de
Documentos soporte gestión y central, microfilmar o
* Fotocopia RUT digitalizar y eliminar el soporte papel.
i
* Fotocopia cedula representante legal
* Cámara de comercio

Informes de interventoría
i
* Informes de interventoría
Pólizas
* Póliza de cumplimiento
i
* Póliza de responsabilidad civil y contractual
* Póliza de calidad

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 permanece 8 años más. una vez
cumpla el tiempo en los archivos de
gestión y central, microfilmar o
digitalizar y eliminar el soporte papel.
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Propuesta
i
* Propuesta técnica y/o económica
Solicitud de contrato
i
* Solicitud de contrato

8 27 2 c CONVENIOS EDUCATIVOS
Acta de inicio pasantias
*Formato acta inicio de pasantía
i
*Formato autorización y contratación de
pasantes
Certificaciones
i * Informe técnico final
*Formato de certificación de pasatía

Convenio
i * Convenio firmado y vigente
* Otrosí La Subserie debe permanecer 2
años en el Archivo de Gestión,
luego se transfiere al Archivo
Correspondencia
Central, donde se reproduce en un
i * Correspondencia recibida
Privados Fisico/Papel 2 8 X X Medio Técnico y permanece 8
* Correspondencia despachada
años más. una vez cumpla el
Documentos soporte tiempo en los archivos de gestión y
* fotocopia RUT central, microfilmar o digitalizar y
* Fotocopia cedula representante legal eliminar el soporte papel.
* certificado cámara de comercio
* Licencia de funcionamiento (resolución,
i acuerdo, etc.)
* Consejo académico (resolución, acuerdo etc.)
Oficio solicitud de pasantía
Formato de Solicitud Convenio Practica.

Solicitud de convenio
i
* Solicitud de convenio para práctica

8 37 g FICHAS TECNICAS

8 37 1 c FICHA TECNICA DE MAQUINARIA Y EQUIPOS

La Serie no se destruye porque su
i Ficha Técnica Maquinaria de Equipo GR-F-64 contenido se considera de valor
histórico para Asmet Salud. Se
Privadas Fisico/Papel 1 9 X X
sugiere conservar en un medio
técnico para salvaguardar la
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información.
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CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL La Serie no se destruye porque su

SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
contenido se considera de valor
CP S SB (REGISTROS) INFORMACION CT E D S M
GESTIÓN CENTRAL histórico para Asmet Salud. Se
Privadas Fisico/Papel 1 9 X X
sugiere conservar en un medio
8 37 2 c FICHA TECNICA EQUIPO DE TRANSPORTE técnico para salvaguardar la
información.
i Ficha Técnica Equipo de transporte GR-F-65

8 41 g INFORMES

8 41 7 c INFORME DE GESTIÓN La Subserie debe permanecer 1

año en el Archivo de Gestión,
Electronico/isluti luego se transfiere al Archivo
i Informe Privadas 1 4 X X
on Central, donde se reproduce en un
Medio Técnico y permanece 4
i Anexo años más.
La Subserie debe permanecer 1
8 41 3 c INFORME DE CONSUMOS año en el Archivo de Gestión,
Electronico/Exc
SemiPrivado 1 4 X X luego se transfiere al Archivo
el
i Informe consumo agua y energia Central, donde se reproduce en un
Medio Técnico y permanece 4
8 44 g INVENTARIOS

8 44 3 c INVENTARIO GENERAL DE ACTIVOS

i Acta de inventario Fisico GR-F-58

i Inventario

i Lista chequeo bienes inmuebles GR-F-37

i Lista chequeo bienes muebles GR-F-34

8 44 2 c INGRESO DE ALMACEN

i Ingreso de Consumo

i Ingreso de Activos

La Subserie tiene valor

i Reintegro Consumo
administrativo, contable y legal. Se
sugiere su conservación en otro
i Reintegro Activos Fijos Fisico/Papel medio, sin embargo el artículo 28
SemiPrivado Electronico/Sev 2 8 X de la Ley 962 de 2005 (Ley
en ERP antitrámites), dice que los libros
Elaborado por: Profesional de Calidad / Revisado por: Director de Calidad / Aprobado por: Director de Caildad deben ser conservados durante 10
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Aprobado en octubre de 2018 años en cualquier medio que
garantice su reproducción exacta.
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La Subserie tiene valor

CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL administrativo, contable y legal. Se
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE sugierePROCEDIMIENTO
su conservación en otro
SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO
CP S SB (REGISTROS) INFORMACION Fisico/Papel CT E D S M medio, sin embargo el artículo 28
GESTIÓN CENTRAL
SemiPrivado Electronico/Sev 2 8 X de la Ley 962 de 2005 (Ley
8 44 1 c EGRESO DE ALMACEN en ERP antitrámites), dice que los libros
deben ser conservados durante 10
años en cualquier medio que
i EGRESO DE ALMACEN
garantice su reproducción exacta.

i Salida de Consumo

i Salida de Activos

Solicitud de prestamo y retiro de activos fisico

i
GR-F-32

i Baja Activos

i Baja Elementos de Consumo

8 44 4 c RECLAMACIONES ANTE ASEGURADORA

i Denuncia

i Polizas

8 55 g ORDENES DE COMPRA

8 55 1 c ORDENES DE COMPRAS

La Serie tiene valor administrativo,

i Requerimiento de Compra
contable y legal. Se sugiere su
conservación en otro medio, sin
i Comparativo embargo el artículo 28 de la Ley
Electronico/Sev
Privados 2 8 X X 962 de 2005 (Ley antitrámites),
en ERP
i Cotizaciones dice que los libros deben ser
conservados durante 10 años en
cualquier medio que garantice su
i Aprobación
reproducción exacta.

i Orden de Compra

8 57 g PLANES

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SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
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GESTIÓN CENTRAL

La Subserie permanece 1 años en

8 57 3 c PLAN DE COMPRAS
el Archivo de Gestión,
posteriormente se transfiere al
Electronico/Exc
Privados 1 4 X X Archivo Central, donde se
el
conserva 4 años más, cumplidos
i Plan de compras estos periodos se elimina por
perder su valor administrativo.

8 57 8 c PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO Se digitaliza en la sede nacional

para consulta de los usuarios a
través de Docunet Web. Se
i Diagnóstico Integran de Archivo Privados Fisico/Papel 1 9 X X
conserva en forma permanente, en
el Archivo Historico, al término de
i Pinar su retención.

8 57 4 c PLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL

La Subserie permanece 2 años en
i Solicitudes Sedes el Archivo de Gestión,
posteriormente se transfiere al
i Solicitudes Cambio Sedes GR-F-52 Privados Fisico/Papel 2 3 X Archivo Central, donde se
conserva 3 años más, cumplidos
i Cotizaciones estos periodos se elimina por
perder su valor administrativo.

i Plan de Mantenimiento Anual

La Subserie permanece 2 años en

6 c PLAN DE SALIDAS PERSONAL el Archivo de Gestión,
posteriormente se transfiere al
Electronico/Exc
SemiPrivado 1 3 X Archivo Central, donde se
el
conserva 3 años más, cumplidos
i Programacion Salidas Personal estos periodos se elimina por
perder su valor administrativo.

8 69 g REGISTROS

AUTORIZACION PARA VISITAS O STAND DE

8 69 1 c EXTERNOS
Autorización para visitas o stand de externosGR-
i
F-51

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GESTIÓN CENTRAL

8 69 2 c CONTROL PRESTAMO DE DOCUMENTOS

i Control préstamo de documentos GR-F-07

8 69 3 c CONTROL PRESTAMO DE LIBROS

i Control préstamo de libros

8 69 4 c ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

i Envío de correspondencia GR-F-08 Privado Fisico/Papel 1 4 X X

8 69 5 c RADICACION DE CORRESPONDENCIA GR-F-09

i Radicacion de correspondencia GR-F-09

8 69 6 c SOLICITUD INGRESO HORARIO NO LABORAL

i Solicitud Ingreso Horario No Laboral GR-F-33

TRANSFERENCIA DOCUMENTALES GR-F-50,

8 69 7 c GR-F-06, GR-F-61
Transferencias documentalesGR-F-50,
i
GR-F-06, GR-F-61

8 69 8 c TRANSMISION DE FAX

i Transmision de fax GR-F-34

8 78 g TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

8 78 1 c TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL La Serie no se destruye porque su

contenido se considera de valor
histórico para Asmet Salud. Se
i Encuesta TRD Publica Fisico/Papel 1 9 X X
sugiere conservar en un medio
técnico para salvaguardar la
i Tabla de retención documental información.

i Actualizaciones TRD

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SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
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GESTIÓN CENTRAL

8 79 g TITULACIONES Y BIENES

8 79 1 c TITULACIONES Y BIENES

Certificados
i *Avalúos
*Certificados de tradición

Contratos compraventa
i
*Contrato compraventa Esta serie se digitaliza en la sede
nacional para consulta de los
SemiPrivada Fisico/Papel 1 9 X X
Correspondencia usuarios a través de Docunet
i *Oficios Web.
*Informes situación del bien

Documentos propiedad
i *Escritura
*Tarjeta de propiedad

Impuestos
i *Impuesto predial
*SOAT

8 60 g POLIZAS
8 60 3 c PÓLIZA TODO RIESGO DAÑO MATERIAL La Serie no se destruye porque su
i Propuesta contenido se considera de valor
histórico para la Asmet Salud. Se
i Póliza SemiPrivado Fisicp Papel 1 9 X X
sugiere conservar en un medio
técnico para salvaguardar la
i Correspondencia información.

8 60 4 c PÓLIZA VIDA GRUPO La Serie no se destruye porque su

contenido se considera de valor
i Propuesta
histórico para la Asmet Salud. Se
i Póliza SemiPrivado Fisicp Papel 1 9 X X
sugiere conservar en un medio
técnico para salvaguardar la
i Correspondencia información.

8 60 5 c PÓLIZAS MANEJO GLOBAL La Serie no se destruye porque su

contenido se considera de valor
histórico para la Asmet Salud. Se
SemiPrivado
Elaborado por: Profesional de Calidad Fisicp
/ Revisado por: Papel
Director de Calidad1/ Aprobado por:
9 Director
X de Caildad
X
sugiere conservar en un medio
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Aprobado en octubre de 2018 técnico para salvaguardar la
información.
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CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
CP S SB (REGISTROS) INFORMACION CT E D S M
GESTIÓN CENTRAL La Serie no se destruye porque su
i Propuesta contenido se considera de valor
histórico para la Asmet Salud. Se
i Póliza SemiPrivado Fisicp Papel 1 9 X X
sugiere conservar en un medio
técnico para salvaguardar la
i Correspondencia información.

PÓLIZA RESPONSABILIDAD CIVIL La Serie no se destruye porque su

8 60 2 c
EXTRACONTRACTUAL contenido se considera de valor
i Propuesta histórico para la Asmet Salud. Se
SemiPrivado Fisicp Papel 1 9 X X
sugiere conservar en un medio
i Póliza técnico para salvaguardar la
i Correspondencia información.

PÓLIZA DIRECTORES Y La Serie no se destruye porque su

8 60 1 c
ADMINISTRADORES contenido se considera de valor
i Propuesta histórico para la Asmet Salud. Se
SemiPrivado Fisicp Papel 1 9 X X
sugiere conservar en un medio
i Póliza técnico para salvaguardar la
i Correspondencia información.
CONVENCIONES Prof. Gestión Documental Gerente GR-GTH Director del Proceso
CP: Código de Proceso CT: Conservación Total
S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB: Subserie documental D: Digitalización
g Serie documental (g) S: Selección ________________________ _______________________ ______________________
c Subserie documental ( c) M: Microfilmación Nombre: Nombre: Gisela Potosi Nombre: Gisela Potosi
i Tipo documental (i)

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