Archivo General de la Nación

FORMATO DE TABLA DE RETENCION

DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: Hospital Santa María HOJA: 1 DE: 10

OFICINA PRODUCTORA: 523

RETENCIÓN Disposición
CÓDIGO SERIES final PROCEDIMIENTOS
Y TIPOS
DOCUMENTALES Archivo Archivo
de Central CT E M
Gestión S
320-16-10 Comunicaciones oficiales 2 3 x Este documento se encontrará en el archivo de
Comunicaciones internas gestión durante 2 años, luego pasará al archivo
central, cumplido este tiempo será eliminado
puesto que esta información se puede recuperar
por medio de otras unidades documentales.

320-34-10 Informes 2 18 x x Se determina que este documento se encuentre en

Informes de los estados financieros. gestión durante 2 años y posteriormente pase a
*estados financieros básicos archivo central, cumplido el tiempo en archivo
central, se transferirá al archivo histórico por ser el
principal medio de información contable a quienes
no tienen acceso a los registros del ente
económico.
320-46-01 Libros contables 2 18 x x Cumplido el tiempo de retención en el archivo
Libro mayor y balance central este documento se transferirá al archivo
histórico por ser soporte legal contable.

CONVENCIONES: Firma responsable: JOSUE MORELOS

Jefe de archivo
CT = Conservación Total

E = Eliminación

M = Microfilmación
Fecha: 22/06/2021
 S = Selección

Son obligatorias para las ¿Para qué nos sirven?

entidades públicas y
privadas que ejecutan
presupuesto público.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Es un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales

a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, así como una disposición final.

Además de determinar la
producción documental de
OBJETIVO PRINCIPAL una organización nos
indica el tiempo de
retención en el archivo de
gestión, en el archivo
central y cuál es su
disposición final.

Es la realización optimizada de las

categorías archivísticas de los documentos,
con el fin de establecer matrices que dejen
clara las prioridades de la información,
usabilidad y relevancia a través de tiempo.
Especifica la
ubicación y la
“familia” a la
que pertenece
el documento. Código ESTRUCTURA Serie y tipos
documentales

Retención y Procedimiento
disposición final
Establece el ciclo de vida Permite identificar el
del documento y su tipo de documento y la
categoría a la que
 Para saber de dónde viene el
documento nos basamos en la
estructura orgánica de la empresa
o en el manual
de funciones.

Ejemplo:

Estructura orgánica.
Codificación numérica.

Secciones en orden jerárquico.

Sección 1: 100 Dirección General.

Sección 2: 200 Dirección administrativa.

210 gestión documental.

Sección 3: 300 Dirección financiera.

310 tesorería.
320 contabilidad.

Los 3 primeros números corresponden a la sección y subsección, los dos siguientes son tomados en base al nombre de la serie (cada
serie tiene un código) y los dos últimos especifican el tipo de documento.
Ej: el 3 nos india que el documento viene de la dirección financiera, el 320 indica
detalladamente que viene de la subsección “contabilidad”, el 34 nos indica que son informes y el 10nos indica que son informes de los
estados financieros. 320-34-10.