NORMAS TÉCNICAS

- NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

- NTC 4436: Información y documentación, papel para documentos de archivo, requisitos para la
permanencia y durabilidad.

- NTC 5029: Norma sobre medición de archivo.

- NTC 5238: Norma sobre reprografía.

- NTC 5421: Micrografía medición de densidad de microfilm.

DECRETOS

Decreto 998 de 1997. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica

de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.
Decreto 1748 de 1995. Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47,49 y 62).
 - Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y uso de
sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de
tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el
uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos (Artículos 1, 13,
16, 18, 19,26 y 29).
- Decreto 1382 de 1995. Tablas de retención documental y transferencias al
Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central
de la Rama Ejecutiva.
- Decreto 1584 de 1994. Documentación e información estrictamente
indispensable. Parágrafo, Conservación de documentos, registro de proponentes
Cámara de Comercio.

-Decreto 2274 de 1988. Inventario patrimonio documental y facultad de

inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5).

SIMULACRO PREGUNTAS GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Ley 734 del 2002 capitulo 34, enciso 4 y 5 se encarga definir la custodia, cuidado,
cumplimiento, confidencialidad, protección de archivo

2. Los órganos archivistas de una organización y de Colombia son: comité de archivo, comité
evaluador de archivo, archivo distrital, archivo general de la nación.

3. programa de gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo de organización de la documentación producida o
recibida por las entidades desde su origen hasta su eliminación total.

4. Los documentos se clasifican en simples y compuestos de acuerdo a su uso y utilidad

(VERDADERO)

5. subserie documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una

serie documental, por ejemplo: órdenes de compra

6. Los documentos de apoyo son: documentación informativa, auxiliar que recibe o elabora
una dependencia y facilita la gestión administrativa.

7. La terminación o eliminación de documentos se produce solo cuando; vence el plazo

establecido del documento, se produce un documento que anula el anterior, desaparece el
objeto físico que da razón del ser del archivo; cuando se establece convencionalmente la
fecha de terminación. (VERDADERO)
 8. Transferencias primarias Son las remisiones de archivos básicos a la gestión del
archivo central para su conservación precautoria, y se relación con documentos cuya
frecuencia de uso ha disminuido.

9. Administración documental: Proceso que genera menos costos, por reducción del
papel, facilidad de manejo, mayor transferencia en el archivo general, mayor productividad
de las diferentes áreas de la organización.

10. Los tipos de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos son: archivos
de gestión, archivo central, archivo histórico

11. El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o

personal y se clasifica en abierto, cerrado, mixto

12. la ley general de archivos es Ley 594 del 2000

13. Cuando un archivo termina su vida útil Se elimina

14. La Actividad que regula los archivos en Colombia se conoce como AGN

15. Los documentos que no se eliminan se conocen como Históricos

16. Los archivos de las oficinas se conocen como Archivo de Gestión

DECRETO 2609 DE 2012

CAPÍTULO III
El Sistema de Gestión Documental

Artículo 16. Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicas deben
contar con un sistema de gestión documental que permita.

a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros
de clasificación documental.

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos

electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).

c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en
las TRD o TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a
lo largo del ciclo de vida del documento.

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y

subseries.

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la

ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo

plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
LEYES DE PROTECCIÓN DE DATOS: LEY 1273 DE 2009 Y LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012

artículo 2.2.4.7 del Decreto 815 de 2018, entre las que se encuentran “Plantea estrategias para
alcanzar o superar los resultados esperados” y “Gestiona recursos para mejorar la productividad y
toma medidas necesarias para minimizar riesgos”.

DECRETO 29 DE 2015
(Enero 14)
Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia de los archivos
públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el
artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto-ley 254 de 2000 y se dictan otras
disposiciones

ARTÍCULO 20 LEY 594 DE 2000

Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades
que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

PARÁGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación

histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.

La ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos, establece que la gestión de los
documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción,
recepción, distribución, consulta, organización y la recuperación y disposición final de los
documentos.

La ley 594 de 2000, en su art. 23: Formación de archivos, establece que teniendo en cuenta el
ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y
Archivo Histórico.
El Archivo General de la Nación en desarrollo de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos,
Titulo XI, Conservación de Documentos, Artículo 46, establece que “Los archivos de la
Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una
de las fases del ciclo vital de los documentos

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.

EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN es el conjunto 7 de planes, programas,

estrategias, procesos y procedimientos de conservación digital, bajo el concepto de archivo total,
según la “Guía para la elaboración e implementación del Sistema Integrado de Conservación”, del
Archivo General de la Nación, página 13. Para la eliminación de documentos se deben aplicar las
Tablas de Valoración Documental

LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE CONSERVACIÓN TOTAL O PERMANENTE se

harán como mínimo cada 10 años al Archivo General Territorial, según el artículo 12, numeral 1,
del Decreto 1515 de 2013. Además, los documentos que se transfieren no deben ser los que se
van a eliminar.

DECRETO 1515 DE 2013

TÍTULO IV

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE

CONSERVACIÓN PERMANENTE
Artículo 12. Lineamientos generales. Para la transferencia secundaria de los documentos de
archivo declarados de conservación permanente tanto al Archivo General de la Nación como a los
archivos generales territoriales, deberán seguirse los siguientes lineamientos:

1. Las transferencias de documentos de conservación total o permanente se harán como mínimo

cada diez (10) años; podrá establecerse una periodicidad menor previo acuerdo entre las
entidades y el Archivo General de la Nación o el Archivo General Territorial, según el caso.

2. La entidad que transfiere los documentos, deberá presentar al Archivo General de la Nación o el
Archivo General Territorial un plan de transferencias documentales de acuerdo con los
procedimientos y regulaciones establecidas por el Archivo General de la Nación.

3. La entidad que transfiere los documentos deberá entregar un informe técnico detallando los
procesos técnicos de valoración y selección aplicados a los documentos a transferir.

4. Los documentos cuya transferencia se vaya a llevar a cabo, deberán cumplir con criterios de
organización archivística, siguiendo el principio de procedencia, orden original, descripción e
integridad de los fondos. En todo caso, las transferencias se deben llevar a cabo con estricta
aplicación de las tablas de retención documental por series documentales, y deben incluir tanto los
expedientes físicos, como electrónicos e híbridos.

5. Corregido por el art. 3, Decreto Nacional 2758 de 2013. La transferencia de documentos debe
incluir igualmente la entrega al Archivo General de la Nación o a los demás Archivos Generales
mencionados en el presente decreto, de los siguientes elementos:

a) Un inventario físico y en medio electrónico de las series documentales y de los expedientes a

transferir;

b) La base de datos con la descripción de los documentos a trasferir, la cual deberá cumplir con la
Norma Internacional para la Descripción Archivística (ISAD);

c) Copia de los medios técnicos (Digitales, ópticos, microfilme, etc.), cuando este procedimiento se
haya establecido en la respectiva TRD o TVD; dichos medios deberán tener una descripción de su
contenido;

d) El Archivo General de la Nación reglamentará los aspectos técnicos correspondientes a este

literal.
Acuerdo AGN 006 del 15 de octubre de 2014 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
 GESTION DE DOCUMENTOS
Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012
ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.

ACTOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN DOCUMENTAL

• Acuerdo 012 de 1998 "Por el cual se aprueba la Tabla de Retención Documental

presentada por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP" ante el
Archivo General de la Nación.
• Resolución 596 de 04 de agosto de 2016 "Por medio de la cual se aprueba la actualización
de las Tablas de Retención Documental (TRD) del Departamento Administrativo de la
Función Pública"
• Resolución 536 de 2017 " Por el cual se aprueban las Tablas de Valoración Documental (
TVD) del Departamento Administrativo de Servicio Civil ( Hoy Departamento Administrativo
de la Función Pública ) y el Fondo Nacional de Bienestar Social.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

• Sistema Integrado de Conservación-SIC: El Plan Institucional de Archivos de la Función

Pública– PINAR es un instrumento de planeación para la labor archivística, que determina
elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión
Documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y a la
normatividad vigente frente a la administración de los documentos.

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

En cumplimiento del parágrafo del artículo 25 del Decreto 2578 de 2012 y el artículo 15 del
Acuerdo 004 de 2013, en esta sección se publican los inventarios de la documentación que ha
cumplido con el tiempo de retención establecido en la Tabla de Retención Documental y son objeto
de eliminación.

Acuerdo No 004 del 30 de abril de 2019 (Artículo 22)

Artículo 25. Decreto 2578 de 2012 Eliminación de documentos. La eliminación de documentos

de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el
particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la
debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos
por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado
consulta a este último.
Parágrafo. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá
constar en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de
los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así
como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o
valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo
con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada Entidad.

ACUERDO 39 DE 2002

(Octubre 31)

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de

Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley
General de Archivos 594 de 2000,