TIPOS DOCUMENTALES VALORACIÓN DOCUMENTAL
Documento que certifica y Esta serie documental se
registra todo lo que ha
acontecido o aquello que se
ha pactado durante una
reunión, sea esta de la
ACTAS índole que sea
 Comunicación
citación a Comité.
 Informe.
Los informes institucionales
son el medio de apoyo ideal
para presentar la gestión de
miembros o empleados en
las juntas, reuniones o
asambleas de la compañía o
institución.
INFORMES  Plan de acción.
INSTITUCIONALES  Informe de
actividades.
 Informe de avance.
 Indicadores de
gestión.
 Memorando.
 Comunicación
Oficial.
Los contratos estatales son
todos los actos jurídicos
generadores de obligaciones
que celebran las entidades,
previstos en el derecho
privado o en disposiciones
especiales, o derivados de la
autonomía de la voluntad.
 Contrato.
CONTRATOS ESTATALES  Registro.
 Presupuestal.
 Oficio contratista.
 Garantía Única.
 Memorando de
supervisión
 Acta de Inicio.
 Informe de
DISPOSICIÓN FINAL
conserva un (1) año en el
archivo y cinco (5) años en el
archivo central luego se
conserva totalmente,
teniendo en cuenta que son
decisiones tomadas sobre
Patrimonio Documental.
Se conservan dos (2) años en
el Archivo de gestión y
posteriormente se eliminan,
ya que documento se
consolidad mediante el Plan
anual por Dependencias y el
Plan anual de inversión y
reposan los archivos en la
Oficina Asesora de
Planeación - OAP.
Se conservan por veinte (20)
años en el Archivo Central y
posteriormente se
selecciona y microfilma por
cada año un contrato
teniendo como criterio su
aporte para el desarrollo de
las actividades misionales y
administrativas de la entidad
y el resto de la
documentación se elimina.
 supervisión.
Un manual institucional es
un documento interno que
formaliza lo informal y hace
explícito lo implícito, esta-
bleciendo políticas básicas
MANUALES de funcionamiento y
INSTITUCIONALES criterios orientadores de
actuación.
Es una comunicación escrita
en forma breve y
diplomática de uso interno
de las empresas o
instituciones, en el que se
recuerdan hechos y razones
para que se tengan
MEMORANDO presentes en algún
momento, ya sean
instrucciones, información o
petición. La mayoría de las
oficinas cuentan con
formatos específicos de
memorándum, pero si no
fuese así se elaborará en
media hoja con los
siguientes elementos.
Comunicaciones Oficiales:
Son todas aquellas recibidas
o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas
COMUNICACIÓN OFICIAL legalmente a una entidad,
independientemente del
medio utilizado.
Se conserva por el valor
histórico que representa
para la Entidad su imagen.
Este manual establece las
pautas de construcción, el
uso de las tipografías y las
aplicaciones cromáticas de la
marca AGN, garantizando
una unidad de criterios en la
comunicación interna y
externa, así como de la
difusión pública unificada del
símbolo de la Entidad.
Cumplido dos (2) año en el
Archivo de Gestión se
transfiere al Archivo Central,
donde permanecerá por un
tiempo de retención de ocho
(8) años, cumplido este
tiempo se realiza una
selección y se microfilma
para garantizar la
trazabilidad de la gestión
internacional del AGN.
Decreto 2126 de 2012.
Se conserva la totalidad del
expediente para conservar la
evidencia de la participación
del AGN en dichos proyectos
con organismos
internacionales. Decretos
2126 de 2012. Memorando
3-2014-1561 (20 agosto)
proyectos de Cooperación.