Plan Anual de Trabajo Archivístico

PLAN ANUAL DE TRABAJO

ARCHIVÍSTICO 2024

DE SECRETARIA GENERAL DE LA UGEL

CASTILLA
Plan Anual de Trabajo de Archivo General de la Unidad de Gestión Educativa Local de
Castilla

CONTROL DEL DOCUMENTO

RUBRO A CARGO DE FECHA V.B.

DIRECCION GENERAL
ELABORADO EQUIPO DE TRAMITE
13/12/2024
POR DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO GENERAL

OFICINA DE GESTION
ADMINISTRATIVA
REVISADO Y DE GESTION
15/12/2024
POR INSTITUCIONAL
DE LA UGEL
CASTILLA

APROBADO DIRECCION GENERAL

15/12/2024
POR UGEL CASTILLA

2
 ÍNDICE

1. ALCANCE

1
2. OBJETIVOS GENERALES 9

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1
9

4. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

5. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

6. REALIDAD DE ARCHIVO GENERAL

6.1 Organización

6.2 Normatividad

6.3 Personal

6.4 Local

6.5 Equipamiento

6.6 Fondos Documentales

6.7 Actividades Archivísticas

6.7.1. Actividades Prioritarias.

6.7,2. Actividades Complementarias

7. PROBLEMÁTICA DE ARCHIVO GENERAL

8. PRESUPUESTO ASIGNADO

9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE ARCHIVO GENERAL

3
I. ALCANCE

El Plan Anual de Trabajo Archivístico de la UGEL Castilla correspondiente al año 2024 es de

aplicación a todos los niveles de archivos existentes en las diferentes áreas de la sede Institucional
(Archivo principal y Archivos en áreas de gestión)

II. OBJETIVOS GENERALES

2.1. Establecer actividades que permitan implementar y desarrollar una adecuada administración de
archivos y fortalecer la gestión documental de la UGEL Castilla, en el marco de las normas
emitidas por el Archivo General del MINEDU y/o órganos descentralizados.

2.2. Fortalecer y afianzar las capacidades del personal que labora en los archivos a través de
asesoramiento y capacitación, contribuyendo así con la modernización de la gestión del
Sistema de Archivo Institucional.

III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3.1 Elaborar el diagnóstico situacional del Sistema de Archivo Institucional

Logro: Obtener un instrumento que sirva como punto de desarrollo para que, a través de un
adecuado análisis de datos, se puedan identificar las debilidades y fortalezas del Sistema
Institucional de Archivos de la UGEL.

3.2 Garantizar la correcta custodia y conservación de documentos

Logro: Asegurar que la documentación en soporte de papel mantenga integra la información

que contiene.
Proporcionar un disco duro externo para garantizar la custodia digital de Resoluciones.

3.3 Organización de los documentos que ingresan por mesa de partes.

Logro: Asegurar que los documentos que ingresen por mesa de partes, cuenten con
instrumentos descriptivos que permitan su rápida localización en cada una de las áreas a
través del SGD.

3.4 Supervisar la transferencia de documentos

Logro: Descongestionar los Archivos de Gestión en cada una de las áreas.

3.5 Atención de las solicitudes de consultas y prestamos de documentos

Logro: Garantizar un eficiente y oportuno servicio de préstamos de documentos para el

cumplimiento de funciones.

3.6 Supervisión de archivos de la entidad

Logro: Verificar el cumplimiento de los procesos técnicos archivísticos y el desarrollo de las

acciones que corresponden a cada proceso archivístico.

4
 3.7 Capacitación Archivística

Logro: Brindar conocimiento al personal de la UGEL en materia archivística mediante el

desarrollo de capacitaciones.

IV. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

DESCRIPCIÓN : RESPONSABLE

Sector Gubernamental : Gobierno Regional

Unidad de Gestión Educativa Local Castilla -

Nombre Oficial de la Entidad :
UGEL Castilla
Nombre de la Máxima autoridad de la Dr. Luis Alberto Zuñiga Hipólito
:
Entidad Director (a) de UGEL

Nombre del responsable del archivo : Clemente Marcelino Morón Zúñiga

Cargo de los responsables del archivo en - Carmen Lucia Estremadoyro

áreas Velásquez
: - Liliana Wedesmith Chacón de
Roncaya –
- Rosa Teresa Alpaca Postigo
Calle J.P.V y Guzmán -Aplao
Dirección de la Entidad :

Teléfono : 942970341

ugelcastilla@ugelcastilla.gob.pe
Correo electrónico :

V. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

El Plan será desarrollado dentro de los lineamientos de la política institucional contenidos en:

- El Plan Estratégico Institucional (PEI)

- El Plan Operativo Institucional (POI)
- El Manual de Organización y Funciones (MOF)
- RI

Asimismo, se adecua a los preceptos y procedimientos de la Ley N° 27658, Ley Marco de

Modernización de la Gestión del Estado, que busca mejorar la gestión pública y contribuir el
fortalecimiento de un estado descentralizado, para la obtención de mayores niveles de eficiencia
para una mejor atención al ciudadano.

VI. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL

6.1 Organización

6.1.1 Organización del Sistema de Archivo Institucional de la UGEL Castilla

El Sistema de Archivo Institucional es la integración estructural, normativa y funcional

de todos los archivos de la entidad, sea cual fuere su origen, su edad en el ciclo vital y
su fin, con el propósito de gestionar de modo eficiente el patrimonio documental
institucional y garantizar la permanencia y acceso de los documentos que constituyen
5
 evidencia de los procesos y actividades institucionales en salvaguarda de derechos y
obligaciones de los ciudadanos y del Estado.
i) Archivo Principal o Central: se encuentra a cargo de Secretaría General,
siendo el nivel de archivo encargado de planificar, organizar, dirigir, normar,
coordinar, ejecutar, controlar los procesos, procedimientos y las actividades
archivísticas a nivel de la institución, aplicando las normas, directivas u otras que
emitas por la autoridad superior, con la finalidad de contar con la uniformidad de
los procesos operativos en los diferentes niveles de archivo de la UGEL.

ii) Archivo de Gestión o de Área: Es el que se genera en las Áreas o los

diferentes cargos, siendo responsable de la organización, conservación uso de la
documentación, desde su tramitación hasta su resolución, es decir, los
documentos que son materia de continua utilización y consulta administrativa, se
conservará los documentos recibidos y generados por el periodo estimado en las
tablas de retención documental.

6.1.2 Líneas de dependencia

- La Secretaria General depende administrativa y presupuestalmente de la

administración.

- Los responsables de los Archivos de Gestión dependen funcionalmente de los

jefes de área donde realizan sus funciones.

6.1.3 Líneas de Coordinación

- Interna: El Coordinador de la SG, mantiene la coordinación interna en la

ejecución de acciones archivísticas con los responsables de Documentos de las
áreas de Gestión.

- Externa: La Secretaría General mantiene coordinación externa con las demás

instituciones y/o usuarios.

6.2 Normativa archivística

- Resolución Directoral N°529-2023-UGELC el 10 de marzo del 2023.

- Ley N° 25323 Ley del Sistema Nacional de archivo.
- Ley N° 28044, Ley General de Educación.
- N° 27444, Ley de Procedimientos Administrativos General.
- Ley N0 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley N° 27927 Ley que Modifica la Ley 27806 Ley de Transparencia y acceso a la
Información.
- Ley N0 19414, Es de utilidad pública la Defensa, Conservación e Incremento del
- Patrimonio Documental y su reglamento D.S. N0 022-75-ED.
- Resolución Jefatural N°523-2008 AGN- DGAI modificatoria del Reglamento de
- Aplicación de Sanciones Administrativas por infracciones en contra del patrimonio
- Documental Archivístico y Cultural de la Nación.
- Directiva N° 007-86 AGN- DGAI normas para la conservación de Documentos en los
- Archivos administrativos del Sector Publico.
- D.S N°109-2012 PCM, Ejecutivo aprueba la estrategia para la modernización de la
gestión Publica
- Resolución Ministerial Nº 035-2017-PCM Aprueban Directiva N° 001-2017-PCM/SGP,
“Lineamientos para la implementación del Portal de Transparencia Estándar en las
entidades de la Administración Pública.
- Resolución Jefatural Nº 242-2018-AGN/J - Aprueba la Directiva Nº 001-2018-AGN/DAI
"Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público".

6
 - Resolución Jefatural Nº 022 -2019-AGN/J - Aprueba la DIRECTIVA N°
002-2019-AGN/DDPA “Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las
Entidades Públicas” “Año de la unidad, la paz y el desarrollo”
- Área de Administración
- Equipo de Tramite
- Documentario y Archivo
- Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J- que aprueba la Directiva N°
001-2019-AGN/DDPA, "Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo
Archivístico de las Entidades Públicas.
- R.J. Nº 025-2019-AGN/J.- Aprueban la Directiva Nº 005-2019-AGN/DDPA: “Lineamientos
para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector
público”.
- R.J. Nº 026-2019-AGN/J.- Aprueban la Directiva Nº006-2019-AGN/DDPA: “Lineamientos
para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas”.
- R.J. Nº 027-2019-AGN/J.- Aprueban la Directiva Nº 007-2019-AGN/DDPA, Directiva para
la Supervisión en Archivos de las Entidades Públicas.
- R.J. Nº 028-2019-AGN/J.- Aprueban la Directiva Nº008-2019-AGN/DDPA, Directiva para
la Elaboración del Programa de Control de Documentos de las Entidades Públicas.
- Directiva N.° 002-2020-AGN/DDPA, “Directiva que aprueba Lineamientos de Prevención,
Seguridad y Actuación en cumplimiento de las Normas del Sistema Nacional de
Archivos” aprobada por Resolución Jefatural N.° 079-2020-AGN/J.
- R.J.N°055-2021-AGN/JEF, “Lineamientos para la elaboración de documentos normativos
en el Archivo General de la Nación” “Norma Técnica Peruana 392.030-2:2015
Microformas. Requisitos para las organizaciones que administran sistemas de
producción y almacenamiento. Parte 2 Medios de archivo electrónico”,
- Decreto Legislativo Nº 681, reglamento y modificatorias, donde regula el uso de
tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información.
- Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N.° 001-2021-PCM/SGD
- Resolución de Secretaría de Gobierno y Transformación Digital N.°
002-2021-PCM/SGTD
- Resolución Ministerial N.° 156-2021-PCM
- Decreto Supremo N° 103-2022-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización
de la Gestión Pública al 2030.

6.3 Personal

La UGEL a través de sus Áreas de Gestión de Archivos, con la finalidad de cumplir con el
desarrollo de sus actividades archivísticas cuenta con el siguiente personal:

Cuadro N° 1
Personal de archivos

Condición Capacitación archivística

Ítem laboral Cargo Formación

Profesional técnico en
Computación E Informática
1 276 Secretario General Técnico
Cursos en Gestión Pública

2 276 Secretaria Técnica Profesional técnico en

secretariado ejecutivo.
Profesional técnico en
3 276 Secretaria Técnica secretariado ejecutivo.

Profesional técnico en
4 276 Secretaria Técnica secretariado ejecutivo.

7
 Educación secundaria
completa o título técnico y
5 CAS Mesa de Partes Auxiliar
Manejo de computación nivel
usuario.

6.4 Locales

a) Archivo Principal (SG)

El local del Archivo Principal es una construcción de material noble y Drywal,

acondicionado para la conservación de documentos y no cuenta con las certificaciones en
cumplimiento con los estándares normativos vigentes. Asimismo, cuenta con anaqueles
pequeños destinados exclusivamente a la custodia de documentos (Resoluciones)
Se encuentra ubicado al ingreso de la Sede a mano derecha, es un ambiente de 9 m2.
Compartido con los servidores del sistema administrativo y mesa de partes, lo cual
significa que es un ambiente inadecuado para la conservación de documentos y para la
privacidad que requieren. Aproximadamente tenemos 20 cajas de los últimos años.

6.5 Equipamiento

Cuenta con los siguientes equipos para el desarrollo de las funciones administrativas y de
servicio archivístico:

Cuadro N° 2
Equipamiento

Equipamiento

Estado de
Mueble o equipo Cantidad Material conservación Observaciones

Equipos de CPU, Monitor

cómputo 02 ----------------- Buen estado Lenovo, Teclado y
mouse
Impresora 01 Kyocera Buen estado Kyocera
Teléfono ----------------- ----------------- -----------------
Escritorios 02 Melamina Buen estado Melamina
Sillas giratorias 01 Buen estado -----------------
Anaqueles 02 Metal Mal estado Metal

6.6 Fondo o Acervo Documental

El Archivo Principal de la UGEL cuenta con un fondo documental equivalente a mil quinientos
y dos mil expedientes al año de toda índole.

La documentación que se encuentra custodiada por el Archivo Principal tiene como fechas
extremas (más antiguas) los años 2008 dichos documentales se encuentran distribuidos de la
siguiente manera:

Cuadro N° 3
Fondos Documentales

Serie Fechas
N° Área Metros lineales Soporte Observaciones
Documental extremas
Resoluciones 2008 - 2010 1m Papel Buen estado de
conservación
1
Secretaría
General

8
 Resoluciones 1m
Buen estado de
2011 - 2015 Papel
conservación

1m
Buen estado de
Resoluciones 2016 - 2021 Papel
conservación

1m
Buen estado de
Resoluciones 2022 Papel
conservación

Buen estado de
Informes 2008- 2022 Papel
conservación

Buen estado de
Papel (03
Pecosa 2016-2019 0.24 m conservación
archivadores)
Falta documentación
1.12 m Papel (14 Buen estado de
Pecosa 2020-2022
archivadores) conservación
Informes 1m Buen estado de
2021-2022 Papel
técnicos conservación
1m Buen estado de
Área de Tabletas 2021-2022 Papel
2 conservación
Administración
1m Buen estado de
Rutas Solidarias 2021-2022 Papel
conservación
Docentes nombrados,
cesantes
111 20530/24029/29944,
Carpetas
2014-2022 Papel auxiliares de
escalonarías cajas
educación, cesantes,
actividad,
administrativos 276
Archivo de 0.30m Buen estado de
2022-2022 Papel
normas legales conservación.
Archivos de 0.40m Buen estado de
2022-2022 Papel
oficio emitidos conservación
Archivos de
0.50m Buen estado de
documentos 2022-2022 Papel
conservación.
recibidos
Archivos de
0.35m Buen estado de
informes 2022-2022 Papel
Conservación
emitidos
Libro de Normas 0.30m Buen estado de
2022-2022 Papel
Legales Conservación
Archivo de
0.50m Buen estado de
Expedientes 2019-2022 Papel
conservación
emitidos
Libro de registro
de proyectos de 0.05m Buen estado de
3 2022 Papel
Resoluciones conservación
Directorales
Área de Gestión
Institucional Archivo de 0.2m Buen estado de
2018-2022 Papel
Resoluciones conservación
Ubicaciones 0.1 m Buen estado de
2022 Papel
geográficas conservación
Archivo de 0.1m Buen estado de
2022 Papel
expedientes conservación
Archivo de 0.1m Buen estado de
2022 Papel
Censos conservación
Archivo de
En custodia son
expediente del
2018-2022 Papel documentos originales
programa de
para su devolución.
mantenimiento
10m
Archivo de 2012-2022 Papel Buen estado de
9
 documentación conservación
Archivo de
10m Buen estado de
Expedientes 2012-2022 Papel
conservación
técnicos

POI Multianual 2014-2016 Aplicativo

Planes Buen estado de

0.08
2022-2023 Papel conservación.

0.08 Buen estado de

Directivas 2023 Papel
conservación.
4

0.08 Buen estado de

Área de Gestión Protocolos 2023 Papel
conservación.
Pedagógica

0.08 Buen estado de

Consolidado 2023 Papel
conservación.

0.08 Buen estado de

Informes 2023 Papel
conservación.

0.02 Buen estado de

Libro de Actas 2023 Papel
conservación.

6.7 Actividades Archivísticas

6.7.1 Diagnóstico situacional del sistema de archivo institucional

La UGEL, propone soluciones archivísticas y de procedimientos necesarios para

emprender la integración del Sistema de Archivo de la institución y optimizar la gestión
documental institucional

Actividad:

• Elaborar el Diagnóstico Situacional del Sistema de Archivo Institucional.

6.7.2 Garantizar la correcta custodia y conservación de documentos

La Secretaría General tiene como una de sus funciones realizar la conservación de

documentos, que consiste en mantener la integridad física del soporte de los
documentos a través de las medidas de preservación y restauración si correspondiera,
asimismo las actividades de conservación documental forman parte del servicio de
almacenamiento y custodia de los archivos de la UGEL Castilla.

Actividad:

• Garantizar la correcta custodia y conservación de documentos.

6.7.3 Organización Documental

10
 Se ha programado el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar,
ordenar, signar, empaquetar e instalar en cajas archiveras la documentación que
ingresa por mesa de partes, a fin de contribuir a la rápida localización de la información.

Actividades:

• Organización semestral y/o anual

6.7.4 Capacitación Archivística

La UGEL desarrollará dos (02) capacitaciones en materia Archivística y Gestión

Documental mediante medios virtuales o presenciales dirigidas al personal de las áreas
de gestión.

Actividad:

• Desarrollar dos (02) capacitaciones dirigidas al personal responsable de los Archivos

de Gestión.

VII. PROBLEMÁTICA ARCHIVÍSTICA DE LA ENTIDAD

La UGEL Castilla no posee local adecuado que permita que la Secretaria General cuente con un
ambiente implementado de acuerdo a las normativas actuales emitidas por el Archivo General, esto
limita la capacidad operativa para la ejecución de los procedimientos técnicos archivísticos.

VIII. PRESUPUESTO ASIGNADO

Actualmente no cuenta con presupuesto asignado, por lo que debe considerarse para mejorar las condiciones
Archivísticas e incluir la capacitación en el presupuesto del PDP.

IX. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES

En atención a la legislación archivística vigente se han programado las actividades que serán
desarrolladas en el marco del Plan.

11
 Anexo N° 1
Cronograma de Actividades Archivísticas

PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES Periodo 2024

Cronograma

MAYO
MARZO

JUNIO

JULIO
ABRIL
ENERO

AGOSTO

NOVIEMBRE

DICIEMBRE
OCTUBRE
FEBRERO
UNIDAD DE

SEPTIEMBRE
Meta Anual
Prioridad

Actividad MEDIDA OBSERVACIONES

(ML, %, n°) Total

Diagnóstico
situacional del
1
sistema de Archivo
Informe 1 x 1
Institucional
2 Conservación de Informe 12 x x x x x x x x x x x x 12
documentos
Organización de los
documentos que
3
ingresan por la mesa
Informe 12 x x x x x x x x x x x x 12
de partes
Supervisar la
4 transferencia de Informe 12 x x x x x x x x x x x x 12
documentos
Atención de las
solicitudes de
Número de
5 consultas y
atenciones
100 % 100%
préstamos de
documentos físicos

Supervisión de Número de
6
Archivos de la Entidad supervisiones
2 x x 2

Capacitación Número de
7
Archivística capacitaciones
2
x x 2