TEMA 9. Administración de los Activos Fijos.

La Administración de Activos fijos: es el bien de una empresa ya sea tangible o

intangible, que no puede convertirse en líquido a corto plazo y que
normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no se
destinan a la venta.

Son ejemplos de activos fijos: bienes inmuebles, maquinaria, material de

oficina, etc.

Es el área de la contabilidad que trata del buen uso y control adecuado de los
Activos fijos de la empresa con el objeto de evitar pérdidas.

Gracias a la Administración de Activos fijos la empresa puede controlar sus

bienes, programar acciones de mantenimiento, reemplazar maquinarias y hasta
evitar robos.

Existen diversas tareas involucradas en la administración y control de

activos, entre las cuales están:

• La actualización de inventarios con todos los datos necesarios y su

respectivo código de identificación.

• La definición de lapsos de mantenimiento para estimar su costo.

• Elaboración de informes mensuales sobre los nuevos activos y las

desincorporaciones.

• Determinación del valor de la amortización por activo fijo.

• Elaboración de los cuadros de Activos fijos según la moneda de curso

legal y en divisa.

Etapas para la Gestión y Administración de Activo Fijo

Levantamiento Informativo del Activo e Inspección Física

• Realizado en cada una de las ubicaciones de la compañía donde se

encuentren activos fijos que se puedan gestionar.

Creación del listado contable con soporte documental

Creación de una base analítica partiendo de la base de contabilidad del activo

fijo que tenga registrado su empresa enriqueciéndola con información de
facturas, ordenes de compras y cualquier, soporte documental que pudiesen
tener relacionado a la adquisición de cada uno de los activos fijos registrados.
Conciliación del inventario físico – contable

Creación de una base analítica que contenga la conciliación de los activos fijos
registrados en contabilidad contra el inventario físico registrado, teniendo como
punto de partida la información generada en las etapas antes mencionadas;
generando un reporte ejecutivo que contiene la información detalla de los
activos localizados y no localizados, tanto contables como físicos.

Importancia de la Gestión de Activos fijos

Son diversas las razones para llevar a cabo un buen seguimiento de Activos
fijos, entre las cuales están:

• Permite llevar un mejor control sobre los Activos fijos de la compañía

facilitando todos los procesos de ubicación y mantenimiento.

• Ayuda a determinar de manera inmediata Activos fijos inexistentes, que

han quedado inutilizados, que están dañados o incluso que hubieran sido
hurtados.

• Asegura el cálculo preciso de la amortización y la depreciación que

sufren los Activos fijos debido al tiempo de uso. Requiere de la identificación de
las fechas en que se incorpora maquinaria, sus costos y tiempo de vida
estimado.

• Ayuda a evitar sanciones fiscales y el cálculo correcto de la depreciación

de los Activos fijos disminuirá los impuestos.

• Favorece la reducción de gastos al determinarse los lapsos adecuados

para el mantenimiento preventivo. Así se evitan paradas innecesarias y se
alarga la vida útil de los Activos fijos.

• Evita o reduce el robo o hurto de Activos fijos. Al tener mayor control y

vigilancia se persuade a cualquier persona de evitar su apropiación indebida. Y
favorece la creación de métodos o procesos para recuperar tales activos.

Aunque todo esto pueda parecer complicado, hoy en día existe software y
aplicaciones que facilitará la correcta Administración de Activos fijos.

Control de Activos fijos

Para gestionar los Activos fijos de manera eficiente es necesario tener en

cuenta los siguientes elementos:

• Determinar su ubicación y existencia. De esa forma se evita la pérdida

de tiempo buscando por toda la empresa.

• Determinar la cantidad exacta de Activos fijos con los que se cuenta.

Esto va a ser de mucha utilidad en los cálculos.
• Mantener un control periódico del estado y condición en la que se
encuentran los Activos fijos. Con ello se programa el mantenimiento y la
sustitución o reemplazo en caso de haber alcanzado el máximo de su vida útil.

• Definir los tiempos y labores de mantenimiento preventivo para reducir

daños y paradas innecesarias que disminuyan la producción.

¿Qué Activos Fijos se pueden controlar?

Entendamos por Activos Fijo a los bienes tangibles que tienen por objeto el uso
o goce de estos en beneficio de la entidad, la prestación de servicios y son
adquiridos con el propósito de no venderlos en el curso normal de la operación.

Las clases que los integran son:

1. Terrenos: Todos aquellos que posea la empresa, ya sean urbanos o no.

2. Construcciones en proceso.

3. Edificios propios: Todo tipo de inmuebles que sean propiedad de la

empresa tales como edificios, locales, pisos, etc.

4. Instalaciones y mejoras a inmuebles arrendados.

5. Maquinaria y equipo: Todas aquellas máquinas, vehículos industriales y

herramientas necesarias para el funcionamiento diario de la empresa.

6. Equipo de operación.

7. Muebles y enseres.

8. Equipo de cómputo.

9. Equipo de transporte: Todos los medios de transporte propiedad de la

empresa que sean utilizados para personas, animales o mercancía.

10. Equipos controlables.

11. Equipo arrendado/comodato.