SAMANTHA ENCARNACION GALVA.

MAT. 100522638.
ADMINISTRACION DE LOS ACTIVOS FIJOS.
Un activo fijo es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no
puede convertirse en líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios
para el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta. Son ejemplos
de activos fijos: bienes inmuebles, maquinaria, material de oficina, etc. Se
encuentran recogidos en el balance de situación. También se incluyen dentro del
activo fijo las inversiones en acciones, bonos y valores emitidos por empresas
afiliadas.

El activo fijo se clasifica en tres grupos:

• Tangible; elementos que pueden ser tocados, tales como los terrenos, los
edificios, la maquinaria, etc.
• Intangible; que incluye cosas que no pueden ser tocadas materialmente,
tales como los derechos de patente, etc.
• Las inversiones en compañías.

La administración de activos fijos inmuebles, es la función administrativa que

comprende actividades y procedimientos inherentes al uso, conservación,
salvaguarda, registro y control de edificaciones, instalaciones y terrenos.

La administración de activos permite la gestión de los activos fijos de una

empresa en todos sus ciclos de vida. Mediante una buena administración de los
activos de un negocio, es posible mejorar el rendimiento del mismo, así como
también reducir costos, mejorar el retorno de inversión, etc.

Existen diversas tareas involucradas en la administración y control de activos,

entre las cuales están:

• La actualización de inventarios con todos los datos necesarios y su

respectivo código de identificación.
• La definición de lapsos de mantenimiento para estimar su costo.
• Elaboración de informes mensuales sobre los nuevos activos y las
desincorporaciones.
 • Determinación del valor de la amortización por activo fijo.
• Elaboración de los cuadros de Activos fijos según la moneda de curso
legal y en divisa.

Son diversas las razones para llevar a cabo un buen seguimiento de Activos fijos,
entre las cuales están:

• Permite llevar un mejor control sobre los Activos fijos de la compañía

facilitando todos los procesos de ubicación y mantenimiento.
• Ayuda a determinar de manera inmediata Activos fijos inexistentes, que
han quedado inutilizados, que están dañados o incluso que hubieran sido
hurtados.
• Asegura el cálculo preciso de la amortización y la depreciación que sufren
los Activos fijos debido al tiempo de uso. Requiere de la identificación de
las fechas en que se incorpora maquinaria, sus costos y tiempo de vida
estimado.
• Ayuda a evitar sanciones fiscales y el cálculo correcto de la depreciación
de los Activos fijos disminuirá los impuestos.
• Favorece la reducción de gastos al determinarse los lapsos adecuados
para el mantenimiento preventivo. Así se evitan paradas innecesarias y
se alarga la vida útil de los Activos fijos.
• Evita o reduce el robo o hurto de Activos fijos. Al tener mayor control y
vigilancia se persuade a cualquier persona de evitar su apropiación
indebida. Y favorece la creación de métodos o procesos para recuperar
tales activos.

Para gestionar los Activos fijos de manera eficiente es necesario tener en cuenta
los siguientes elementos:

• Determinar su ubicación y existencia. De esa forma se evita la pérdida de

tiempo buscando por toda la empresa.
• Determinar la cantidad exacta de Activos fijos con los que se cuenta.
• Mantener un control periódico del estado y condición en la que se
encuentran los Activos fijos. Con ello se programa el mantenimiento y la
sustitución o reemplazo en caso de haber alcanzado el máximo de su vida
útil.
 • Definir los tiempos y labores de mantenimiento preventivo para reducir
daños y paradas innecesarias que disminuyan la producción.

Es de vital importancia para las empresas el gestionar y administrar sus activos

fijos de manera que les permita tener al alcance información sobre el pasado y
presente de ésta, para, de ese modo, planear un mejor futuro en las inversiones
que realicen a corto o a largo plazo. Una buena planeación contempla los
elementos humanos (contar con la cantidad de personal debidamente
capacitado como supervisores responsables y capturistas) y no humanos
(estrategia, equipo de inventariado como escáner, impresora de etiquetas con
código de barras y un software adecuado).

El inventario físico y el etiquetado de los bienes, es el inicio del proceso de control

y administración de activo fijo y nos brinda una base real de los activos existentes
de la empresa dándonos el dato tanto de cantidad, características, quién es el
responsable de uso y dónde se encuentra. Posteriormente, la conciliación
contable nos permite saber en qué estado se encuentra éste. El siguiente paso
es el desarrollo de un software de control, donde podamos actualizar de manera
puntual y fácil todos los datos correspondientes al tema de control y
administración de activo fijo, donde podemos crear catálogos, reportes y
herramientas para tener un mejor control como auditorías.

El nivel de activos que mantiene una empresa manufacturera depende en parte

de la naturaleza de los procesos de producción. A parte de materias primas, las
contribuciones mayores al proceso de producción son los gastos de fábrica y la
mano de obra. En cuanto a la mayor parte de los gastos de fábrica se atribuyen
a la planta y al equipo. Como las inversiones en activos fijos representan
desembolsos importantes de efectivo hecho por las firmas manufactureras, estas
deben prestarle gran atención a las decisiones que se tomen con respecto al
valor de compra del activo y a las posibles erogaciones futuras que se deba
hacer para su instalación, mantenimiento, operación etc. Como se sabe los
activos fijos tienen una vida útil mayor a un año, es por ello que estos pueden
representar compromisos financieros de largo plazo para la empresa.
A medida que el tiempo pasa los activos fijos se van volviendo viejos y obsoletos,
por ello según su vida útil deben depreciarse, para recuperar el valor de estos en
el futuro y ajustándolos por inflación.

Cuando una empresa lleva un correcto control en la depreciación de activos fijos

obtiene ventajas como:

• Capacidad de llevar adelante información cruzada con los estados

financieros.
• Conocimiento sobre el valor de cada activo y su respectiva vida útil,
ubicación estada y personal responsable a su cargo.
• Capacidad para tomar mejores decisiones en cuanto a inversión de
activos.
• Mayor aprovechamiento de sus activos fijos.
• Conocimiento de los periodos de mantenimiento, transferencias y
cualquier movimiento que se haya realizado con cada activo fijo.

Al tener este control no sólo tenemos una mejor administración, sino también el
conocimiento de dónde y quién usa los bienes. De este modo, lograremos una
cultura de control y un sentido de corresponsabilidad entre todos los integrantes
de la empresa.