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La importancia de los activos fijos.

1. DEFINICIN.De conformidad con el boletn C-6 de las Normas de informacin Financiera


denominado Inmuebles Maquinaria y Equipo, se define a los activos fijos como
los bienes tangibles que tienen como objeto:
a) El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad,
b) La produccin de artculos para su venta o para el uso de la propia entidad,y
c) La prestacin de servicios de la propia entidad,
a sus clientes o al pblico en general. La adquisicin de estos bienes denota el
propsito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones
de la entidad.
Los conceptos que integran el activo fijo son los siguientes:
1. Terrenos,
2. Edificios,
3. Maquinaria y equipo,
4. Herramientas,
5. Moldes,
6. Reconstrucciones,
7. Adaptaciones y mejoras,
2. SU IMPORTANCIA.La importancia de los activos fijos depender del tipo de empresa o de la
actividad que se realiza, es decir, si es comercial, industrial o de servicios.
Normalmente las empresas industriales tienen la necesidad de hacer
inversiones de recursos significativas en este rubro, e incluso puede llegar a
ser el principal destino de stos y representar el rubro mas importante en su
estructura financiera; en el caso de las empresas comerciales probablemente
su principal inversin sea la de inventarios y no necesariamente en activos fijos
sin dejar de ser importante en su posicin financiera y en el caso de las
empresas de servicios, en la mayora de las casos, su principal inversin es en
capital humano, sin embargo en ningn caso sera posible operar sin la
necesidad de adquirir activos fijos, ya sea en propiedad, en arrendamiento, en
comodato o usufructo, pero a final de cuentas prcticamente sera imposible
prescindir de ellos en mayor o menor medida.
3. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
En la mayora de las empresas pequeas y medianas, la responsabilidad de
resguardar y controlar los Activos Fijos, en el mejor de los casos, ha recado en
el rea de contabilidad ya que en muchas ocasiones no existe una persona
especfica que lleve un control adecuado y se responsabilice de stos. En las
grandes empresas, incluso puede existir un rea especfica de control de
activos fijos e inversiones, sin embargo siempre dependen de la direccin de
Finanzas y Administracin.
Histricamente, se pens que la responsabilidad del Control Fsico de los
Activos Fijos deba recaer en el Departamento Contable, limitndose a un

registro contable global de las adquisiciones y al prorrateo contable de las


depreciaciones para efectos del clculo aproximado de sus costos.
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que
el Control de los Activos Fijos, sea verdaderamente especializado de tal forma
que se pueda definir con claridad y precisin su participacin en el costo de
ventas de un producto o de la prestacin de un servicio por lo que han tomado
relevante importancia.
4. INICIO DEL CONTROL
El control de los Activos Fijos se inicia a partir de su adquisicin, es decir, una
vez que llega a las instalaciones del negocio, se debe inventariar identificando
fsicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que ser su
identificacin definitiva. La identificacin se hace en el lugar donde se usar el
activo, asignndole de este modo el Centro de Costo contable al que
pertenece, debiendo responsabilizar al usuario de ste a travs de una carta
responsiva en la que se manifieste su destino, estado en el que se encuentra y
vida probable.
En caso de no haber iniciado el control de Activos Fijos, a partir de su
adquisicin, se deber levantar un inventario fsico, a travs del cual se puedan
identificar todos y cada uno de ellos, marcndolos con una etiqueta, placa u
otro medio que lo identifique permanentemente.
5. CONCILIACION CON LIBROS CONTABLES
Una vez identificados y controlados todos los activos fijos de la entidad ser
necesario identificarlos con su factura, o documento que acredite su propiedad
para proceder a su registro contable y poder as reconocer su deterioro a travs
de su uso.
Cuando no se cuenta con un control de Activos Fijos y por primera vez se
realiza un inventario de los mismos, la Base de Datos Inicial resultante del
Inventario Fsico no es suficiente, pues debe relacionarse con los costos de
adquisicin de acuerdo al documento contable con que se haya adquirido el
Activo Fijo. A esta fase se le llama Conciliacin y el objetivo final es asignarle
un valor contable a cada activo inventariado fsicamente.
6. CONTENIDO DE UNA BASE DE DATOS DE UN SISTEMA DE CONTROL
DE ACTIVOS FIJOS
La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe
contener la siguiente informacin:
a) Cdigo de Identificacin fsica de cada activo,
b) Cdigo de Equipo y Modelo,
c) Descripcin amplia del activo,
d) Fecha de adquisicin,
e) Documento contable de adquisicin y nmero de registro contable,
f) rea Usuaria a la que pertenece,
g) Responsable asignado,
h) Centro de Costo Contable al que pertenece,

i) Costo de adquisicin,
j) Depreciacin anual y acumulada,
k) Valor neto del activo,
l) Estado actual,
m) Vida til estimada.
Con estos datos, se podr iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual
normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque tambin se
puede llevar en forma manual.
7. EXPEDIENTE DE ACTIVOS FIJOS.Es comn que muchas empresas adjunten los comprobantes originales que
acreditan la adquisicin y propiedad de los Activos Fijos, en las plizas de
cheques con los que se efectu el pago correspondiente, debiendo integrarse
un expediente de activos fijos con dichos originales y en todo caso adjuntar
copia fotosttica en las correspondientes plizas. El expediente de activos fijos
es de suma importancia incluso se debe resguardar con cierta seguridad; hay
empresas que incluso los guardan en caja fuerte.
La prctica de adjuntar dichos comprobantes originales en las plizas de
cheques, es nefasta pues recordemos que la mayora de las empresas
conserva su documentacin durante cinco aos en los trminos del artculo 30
del Cdigo Fiscal de la Federacin, y slo en algunos casos se microfilma o se
conserva durante mayor tiempo. Lo que origina que al destruir dicha
documentacin se destruya por ende, los comprobantes que acreditan la
propiedad y respaldan los activos fijos; por ello es verdaderamente importante
crear el Expediente de Activos Fijos, que contenga todos y cada uno de los
documentos que ampara a cada uno de los Activos Fijos de la entidad de
manera permanente hasta su desuso o su venta.
8. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.Los Activos Fijos pueden tener movimientos por diferentes razones tales como:
Nuevas adquisiciones,
Retiros por ventas,
Retiros por bajas,
Donaciones,
Transferencias a otros departamentos,
Retiros y posteriores ingresos por reparaciones,
Etc.
Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se
debern efectuar todos y cada uno de los registros de las operaciones en el
Sistema.
Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los
registros en el sistema, deber realizarse dentro de un procedimiento definido,
que indique:
a) Los documentos a utilizar a cada movimiento

b) Las rutas que debe seguir el documento


c) Las autorizaciones que debe tener el documento
Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en una
empresa y que con toda seguridad, diversas personas manejarn el sistema,
es necesario contar con un Manual de Procedimientos, que contenga el diseo
tanto de los documentos como del flujo diagramado de cada uno de los
movimientos de los activos fijos de la entidad.
En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control individual
del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones descritas en el Manual de
Procedimientos. Dada la agilidad y la rapidez de los Softwares, la Gerencia
Administrativa y/o la Gerencia Contable podran mantener actualizado el
Sistema Computarizado, el cual podran consultar en cualquier momento.
9. INVENTARIOS PERMANENTES
Si bien como se ha descrito:

Un Inventario

Un Manual de Procedimientos

Un Software

Son la base de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, es imprescindible


que cada cierto tiempo, la Gerencia Administrativa y la Gerencia de
Contabilidad ambas involucradas, revisen cada cierto tiempo la validez del
Sistema de Control de Activos Fijos, mediante:

Inventarios peridicos rotativos parciales

Inventarios totales cada cierto tiempo

Estos controles adecuados permitirn efectuar los ajustes necesarios y


conseguir que el Sistema de Control de Activos Fijos est siempre actualizado.
10. DIFERENCIA ENTRE ACTIVOS FIJOS DESDE EL PUNTO DE VISTA
CONTABLE Y DESDE EL PUNTO DE VISTA FISCAL.
Hasta ahora nos hemos referido nica y exclusivamente a los Activos Fijos
desde el punto de vista contable o financiero en las entidades, sin embargo
cada vez a tomado una gran importancia el aspecto fiscal de tales bienes.
Para iniciar es menester acudir a la definicin que establece la Ley del
impuesto Sobre la Renta en su artculo 38 mismo que a la letra dice:
Art. 38 LISR. Activo fijo es el conjunto de bienes tangibles que utilicen los
contribuyentes para la realizacin de sus actividades y que se demeriten por el
uso en el servicio del contribuyente y por el transcurso del tiempo. La
adquisicin o fabricacin de estos bienes tendr siempre como finalidad la

utilizacin de los mismos para el desarrollo de las actividades del


contribuyente, y no la de ser enajenados dentro del curso normal de sus
operaciones.
As tambin es importante destacar que se excluyen de los activos fijos a los
Terrenos, en los trminos del art. 9-a de la Ley del Impuesto Sobre la Renta
(LISR).
Tambin es necesario diferenciar la tasa de depreciacin fiscal de la contable
pues contablemente se debe de contemplar la vida probable del bien en
trminos reales de conformidad con el Boletn C-6 de las Normas de
Informacin Financiera y fiscalmente nicamente se puede aplicar hasta la tasa
mxima establecida por la LISR en los trminos del art. 37 de dicho
ordenamiento.
Existen otras diferencias importantes en materia fiscal tales como la
actualizacin fiscal y el reconocimiento de los efectos de la inflacin, as como
su valor contable en libros en el momento de su venta y el costo fiscal por la
enajenacin, entre otras.
11. CONCLUSIONES.
Como se puede observar, los Activos Fijos son de gran importancia en trminos
monetarios como para la operacin misma de los negocios, personas fsicas o
morales comerciales, industriales o de servicio; as tambin como ya
comentamos debe existir una persona responsable de la custodia y control de
stos, quien deber vigilar desde el momento de su adquisicin as como
inventariar peridicamente y conciliar contra libros, y registrar contablemente y
en un sistema de control, todos aquellos movimientos que se den desde su
adquisicin hasta su desuso. Algo que no podemos soslayar por su
importancia, es integrar el Expediente de Activos Fijos, sin dejar de mencionar
el control de depreciaciones fiscales y contables, pues en ocasiones depende
el margen de utilidad de la administracin y aplicacin adecuada de las mismas
sin omitir las ventajas que en materia fiscal se pueden dar, aplicando
estratgicamente las disipaciones fiscales.
Facilitarle sus actividades con mejores ventajas cada da es uno de los
propsitos de esta su Firma de Contadores Pblicos y Abogados, dedicada a
contribuir en el crecimiento de su negocio y cuidar su seguridad y tranquilidad.