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Activo Fijo

Procedimiento para la Planificación, Revisión y Toma Física de Activo Fijo de las

Empresas del Grupo Santo Tome

Objetivos:

 Establecer la normativa a aplicar para el control de los activos fijos que integran el patrimonio de
las empresas del Grupo Santo Tome.

 Definir y aplicar los procedimientos de operación en materia de levantamiento y actualización de

inventarios de bienes muebles, propiedad del Grupo Santo Tome, así como, controlar la
asignación de los bienes muebles a los trabajadores mediante la hoja de responsabilidad y
personalización de activos.

 Ejecutar el manejo adecuado de los procesos, con la finalidad de mantener eficientemente el

control de los inventarios de bienes muebles del Grupo Santo Tome, así como, responsabilizar al
personal de los bienes, patrimonio de la entidad, para manejar en forma adecuada el mobiliario,
equipo y herramientas asignados para el desarrollo de sus funciones.

 Verificar la información registrada en los libros de contabilidad, y la contenida en los registros

auxiliares contra las unidades físicas existentes

 Ajustar los registros contables y sus efectos fiscales.

 Establecer los parámetros y controles de los nuevos cálculos de depreciaciones.

 Definir los procedimientos para el control físico, custodia y registro de las nuevas unidades, que
se adquieran para el uso de las operaciones.

 Obtener la información relativa a las condiciones físicas de los activos inventariados.

 Contar con información accesible y confiable que permita preparar reportes ante las compañías
aseguradoras en caso de siniestros.

Políticas

Las disposiciones de este procedimiento se aplicarán a todos los bienes muebles del Grupo Santo
Tome, independientemente de su ubicación, cuantía, uso o valor y modalidad de su adquisición.
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Activo Fijo

Definición de Activo Fijo:

Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso
normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo
largo de la vida útil de un bien adquirido.

Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las siguientes características:

 Ser físicamente tangible.

 Tener una vida útil relativamente larga (por lo menos mayor a un año o a un ciclo normal de
operaciones).

 Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo normal de
operaciones. En este sentido, el activo fijo se distingue de otros activos (útiles de escritorio,
por ejemplo) que son consumidos dentro del año o ciclo operativo de la empresa.

 Ser utilizado en la producción o comercialización de bienes y servicios, para ser alquilado a

terceros, o para fines administrativos. En otras palabras, el bien existe con la intención de ser
usado en las operaciones de la empresa de manera continua y no para ser destinado a la
venta en el curso normal del negocio.

 El Departamento de Procura, es la única dependencia autorizada para la compra de activos fijos;

por lo tanto, cada departamento le solicitará los activos requeridos para el desarrollo de su
actividad,

 Los activos personalizables, serán asignado a un empleado, quien será responsable ante la
Institución por la conservación y el buen estado de los activos asignados. Por tal razón, cuando
se presentan modificaciones como cambio de cargo, reemplazo de activos o retiro del empleado
del Grupo Santo Tome, se debe hacer entrega formal al departamento activos fijos, de todos los
implementos a su cargo. (Ver anexo “A”)

Políticas para el usuario:

 Dar a los activos fijos el uso para el cual fueron destinados por la Institución, es decir, para el
desarrollo de actividades operativas y administrativas.

 No exponer los activos a riesgos que comprometan su buen estado o su funcionamiento.

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Activo Fijo

 Informar oportunamente al departamento de activos fijos sobre los daños a los activos, con el fin
de poder hacer efectiva la garantía, si ésta aún se encuentra vigente.

 Todo equipo, vehículo, Maquina, de propiedad del Grupo Santo Tome debe estar asegurado.

 Ningún activo asignado a un empleado, puede cambiar de ubicación o responsable, sin previa
autorización del Departamento de Activos Fijos, donde se asientan en el sistema, los cambios
correspondientes.

 Cuando un empleado ingrese un mueble o equipo personal que vaya a dejar en su oficina, debe
reportarlo de inmediato al Departamento de activos fijos para que al momento de retirarlo, dicho
departamento autorice la salida del mismo.

 Se hará depreciaciones de los activos de acuerdo al método contable denominado línea recta.

 Se efectuarán inventarios físicos periódicos (una vez al año) a algunas de las cuentas integrantes
del renglón activo fijo, con el objeto de verificar: la existencia, localización, responsable, condición
física y operativa del activo, dicha información será comparada con los auxiliares y la información
ingresada en el sistema.

 Los activos fijos se clasificarán de acuerdo a su naturaleza en grupo y subgrupos, a los efectos
de unificar la codificación y clasificación, se crearán fichas con la denominación y código
asignado.

 Toda ficha del activo deberá incluir para su control las especificaciones de grupo, subgrupo, de
activo, descripción, sucursal donde se encuentra, departamento y responsable del activo, número
de factura, fecha de adquisición, código de barra, cobertura de seguro, y estatus de activo.

 Los desembolsos o erogaciones cuyo monto sea mayor 40 UT e incrementen la capacidad de

producción o alarguen la vida útil de un activo fijo mueble deberá capitalizarse.

 Solo podrán eliminarse activos fijos de los registros contables y controles, previa autorizaciones
correspondientes a aquellos bienes propiedad del Grupo Santo Tome, que han dejado de
pertenecerles, ya sea por: ventas, donaciones, obsolescencias, destrucción, o bienes que hayan
desaparecido, hurtados.

 Toda valoración o desvalorización se hará de acuerdo al avalúo técnico aprobado por el área de
activo fijo y la Coordinación Contable de las Centrales Santo Tome.
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Activo Fijo

Procedimiento para la Toma Física del Inventario de activo Fijo.

La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes a una fecha
determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Ésta permite contrastar los resultados
obtenidos con los registros contables a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias
que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios según sea el caso.

La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su

estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad.

El departamento de activo fijo, establecerá un programa permanente de inventarios parciales

anualmente, los cuales deberán cubrir todos los renglones del activo fijo en un período de tres (3)
años.

Al concluir el tercer año se comienza de nuevo con los renglones inventariados el primer año y así
sucesivamente. Los renglones a ser inventariados cada año, serán seleccionados por el
departamento de activo fijo en conjunto con la coordinación contable.

Pasos para la realización de la toma física:

Para la realización de la toma física del inventario, deberá disponerse de un plan de acción
específico, condiciones de trabajo adecuado e información base para verificar su existencia y
condición. Para ello se requiere:

 Establecer un cronograma de trabajo en el cual se especifiquen las fechas y horarios en los

cuales se hará el conteo físico por áreas (Ej., Central I, toma física del almacén piso venta, área
administrativa, cuentas por cobrar). Ver anexo “B”;”C”,”D”,”E”.

 Generar reportes con la información registrada en el sistema de activos fijos mediante el cual se
identifiquen todos los activos y estructurar un formato con la siguiente información:

Información según Sistema de Activos Fijos

 Descripción Activo
 Nombre
 Tipo
 sub.-Tipo
 Marca
 Modelo
 Serial
 Ubicación (Organización, Área Geográfica)
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Activo Fijo

 Custodio
 Cuenta contable bajo la cual está registrado cada Renglón
 Cantidad
 Valor en libros

 Conteo físico
 Tarjeta de Inventario
 Marca
 Modelo
 Año
 Serial
 Ubicación
 Nombre del Activo
 Status del activo (inactivo o activo)
 Responsable
 Observaciones (estado de conservación, condiciones de utilización, seguridad, etc .).

 Establecido y aprobado el cronograma de actividades se iniciara el conteo de toma física de los

activos fijos pertenecientes a las centrales que conforman el Grupo Santo Tome.

 El personal asignado para efectuar la toma, iniciará el conteo de los activos fijos de acuerdo a lo
establecido en el cronograma. (Ver Anexo: B, C, D, E)

 De acuerdo al área a inventariar, se identificarán los bienes muebles objeto de conteo (mobiliario,
equipos, maquinarias, etc.).

 Se revisará el activo, haciendo énfasis en sus características básicas como: marca, modelo, año,
serial y estado operativo y físico en el que se encuentre.

 De tener alguna duda en cuanto al nombre o características del activo objeto de inventario, se le
expondrá la inquietud a la persona designada en cada almacén o departamento, la cual debe
poseer conocimientos acerca del tipo de maquinaria o equipo que allí se encuentren para así
obtener una información precisa del activo.

 Se llenará la planilla de ficha técnica para la toma física de activo fijo, en la cual se indicaran las
características del activo como: modelo, marca, serial, año, etc. (Ver Formato Ficha Técnica
Toma Física).
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Activo Fijo

 Se tomaran fotos a los activos cuyo valor este por encima de 40 UT, esto como evidencia de su
existencia física y del estado en que se encuentra.

 Si se observa que el activo se encuentra deteriorado por el uso o falta de mantenimiento se debe
colocar una nota haciendo énfasis sobre esto, en el renglón de observaciones.

 Se entregará al personal la planilla de personalización y responsabilidad del activo, la cual debe

ser llenada por el mismo con la información requerida y entregarla nuevamente al personal que
realiza la toma física de activo fijo. (Ver Anexo “A”)

 Observar si el activo ha sido inventariado en toma física anterior, por parte del área de activo fijo
o consultores externos, de tenerla colocar la nueva etiqueta en un lugar visible.

 Esta etiqueta contendrá el código (numérico o alfanumérico) mediante el cual se identifica el

respectivo activo en el módulo de activo fijo. Dicha etiqueta deberá ser de un material resistente a
las condiciones ambientales y a altas temperaturas.

 Una vez que se haya terminado el conteo físico de cada renglón en todas las centrales del Grupo
Santo Tome se conciliará con las cifras reflejadas en los libros contables (Módulo de Activo Fijo).

 En caso de que surja alguna diferencia, sobrante o faltante, se hará una nueva verificación y si
dicha diferencia se ratifica, se procederá de la siguiente manera:

 En el caso de faltantes, el área de activo fijo deberá, con apoyo de la coordinación

contable, determinar las causas que originaron el faltante.

 En el caso de sobrantes, el área de activo fijo deberá, con apoyo de la coordinación

contable, determinar la procedencia de los mismos.

Requerimientos

A continuación se listarán los recursos tanto materiales como humanos, necesarios para llevar acabo
el proceso de toma física de activo fijo.

Recursos Materiales:
 Copias del formato: Fichas Técnica: Toma Física de Los Activos Fijos.
 Dos cajas de lápiz de grafito.
 Una caja de bolígrafos. (Preferiblemente de tinta azul).
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Activo Fijo

 Seis unidades de saca puntas con depósito.

 Cuatro tablas con gancho.
 Cuatro calculadoras.
 Etiquetas térmicas a colocar en los activos.
 Cuatros pares de guantes plásticos
 Cuatros mascarillas.
 Cámara Fotográfica.

Nota:
La cantidad de materiales a emplear en este proceso, dependerá del número de personas a participar
en el.

Insumos Humanos:
 En cada departamento o área donde se realizará la toma física, se requerirá de una persona con
conocimiento acerca de las maquinas y equipos que allí se encuentren, con el objeto de obtener
una descripción exacta del activo.

 En el área de piso de venta, se requerirá la ayuda de otra persona, debido a que esta es una de
las zonas con mayor cantidad de activos como los carritos de supermercado.

Ficha Técnica para la Toma de Activo Fijo

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Activo Fijo

Anexo “A”
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Activo Fijo

PERSONALIZACIÓN Y RESPONSABILIDAD DE ACTIVO FIJOS

Yo de cédula de identidad como funcionario de

la central , declaro que los activos relacionados en el presente documento están bajo mi
responsabilidad, por lo cual les daré un uso adecuado al desempeño de mis funciones. En
consecuencia, serán asumidos por mi el daño o perdida de los mismos debido a mi negligencia o
incumplimiento e los instructivos relacionados con su uso y conservación.

Me comprometo a informar oportunamente a la dirección administrativos, sobre cualquier

desplazamiento, traslado temporal o definitivo de dichos activos y sobre cualquier situación que
exponga en inminente riesgos los bienes relacionados.

Dada la omisión de estas disposiciones es considerada como falta grave, asumo las consecuencias
económicas que conlleven el daño o perdida de los bienes mencionados si ocurre por mi negligencia
y en tal evento autorizo a la empresa a efectuar el descuento correspondiente al valor de reposición
del bien afectado, deduciéndolo de mi salarios, prestaciones sociales o eventuales indemnizaciones a
mi favor.

En el formato anexo “Ficha Técnica: para la toma de activo fijo”, se especificarán loa bienes muebles
que se encuentran bajo mi responsabilidad.

Firma
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Activo Fijo

RESUMEN GENERAL DE ACTIVOS FIJOS DEL

GRUPO SANTO TOME

3.500.000,00

3.000.000,00

2.500.000,00

2.000.000,00

1.500.000,00

1.000.000,00

500.000,00

0,00
CENTRAL I CENTRAL II CENTRAL III CENTRAL IV

TOTAL VALOR AQUISICIÓN TOTAL VALOR S/ LIBRO