Lectura 1: primera semana

I. La Planificación Estratégica como instrumento de la gestión por resultados

Conceptos

La Planificación Estratégica (PE), es una herramienta de gestión que permite apoyar la toma de
decisiones de las organizaciones en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el
futuro para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la mayor
eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y servicios que se proveen.

La Planificación Estratégica consiste en un ejercicio de formulación y establecimiento de objetivos de

carácter prioritario, cuya característica principal es el establecimiento de los cursos de acción
(estrategias) para alcanzar dichos objetivos. Desde esta perspectiva la PE es una herramienta clave
para la toma de decisiones.

A partir de un diagnóstico de la situación actual (a través del análisis de brechas institucionales), la

Planificación Estratégica establece cuales son las acciones que se tomarán para llegar a un “futuro
deseado”, el cual puede estar referido al mediano o largo plazo.

La definición de los Objetivos Estratégicos, los indicadores y las metas, permiten establecer el marco
para la elaboración de la Programación Anual Operativa que es la base para la formulación del
proyecto de presupuesto.

Las características centrales de la gestión orientada a resultados son:

- Identificación de objetivos, indicadores y metas que permitan evaluar los resultados,

generalmente a través del desarrollo de procesos planificación estratégica como
herramienta para alinear las prioridades a los recursos y establecer la base para el control y
evaluación de las metas.
- Identificación de niveles concretos de responsables del logro de las metas.
- Establecimiento de sistemas de control de gestión internos donde quedan definidas las
responsabilidades por el cumplimiento de las metas en toda la organización, así como
también los procesos de retroalimentación para la toma de decisiones.
- Vinculación del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos.
- Determinación de incentivos, flexibilidad y autonomía en la gestión de acuerdo a
compromisos de desempeño.

La planificación estratégica es un proceso que antecede al control de gestión, el cual permite hacer
el seguimiento de los objetivos establecidos para el cumplimiento de la misión.

La PE cubre aspectos de carácter macro que involucran el mediano y largo plazo y apoya la
identificación de cursos de acción que establezcan las prioridades institucionales.

La planificación estratégica es un proceso continuo que requiere constante retroalimentación acerca

de cómo están funcionando las estrategias. En el sector privado, las organizaciones tienen señales de
su desempeño a través de indicadores claros, tales como las utilidades, los retornos sobre la
inversión, las ventas, etc. Los indicadores entregan información valiosa para la toma de decisiones
respecto del curso de las estrategias, validándolas o bien mostrando la necesidad de efectuar un
ajuste.

En el marco de las actividades de planificación de las organizaciones es necesario distinguir entre la

planificación estratégica y la planificación operativa. Aun cuando ambas tratan de determinar los
mejores cursos de acción, la primera se refiere al largo y mediano plazo y la segunda se relaciona con
el corto plazo.

Cuando hablamos de planificación estratégica nos estamos refiriendo a las grandes decisiones, al
establecimiento de los Objetivos Estratégicos que permiten materializar la Misión y la Visión. Por lo
tanto la PE es la base o el marco para el establecimiento de mecanismos de seguimiento y evaluación
de dichos objetivos, es decir, el control de la gestión no se puede realizar sin un proceso previo de
planificación estratégica.

Componentes del Proceso de Planificación Estratégica

Las metodologías para desarrollar procesos de planificación estratégica son variadas y encontramos
en la literatura diversos enfoques. Desde el punto de vista de las organizaciones públicas, no existe
en general un modelo a seguir y encontramos esquemas metodológicos que tienen mayor o menor
complejidad. A diferencia de la programación operativa y el presupuesto, la planificación estratégica
tiene menor grado de rutinas y protocolos estandarizados.

Los estándares de confiabilidad para identificar aspectos claves que apoyen la gestión organizacional,
tales como la definición de la Misión, Objetivos Estratégicos, Estrategias, definición de metas e
indicadores.

a. Misión

¿Quiénes somos, Qué hacemos, para quiénes?

La misión es una descripción de la razón de ser de la organización, establece su “quehacer”

institucional, los bienes y servicios que entrega, las funciones principales que la distinguen y la hacen
diferente de otras instituciones y justifican su existencia

Definiendo los Productos y los Usuarios: ¿Qué hacemos y para quiénes?

Productos Finales

El producto es el “principal bien o servicio que la institución proporciona a un usuario externo”

La característica principal del producto es que la Entidad es responsable de su generación y provisión.

En el Presupuesto por Programas, un Producto Final es la categoría principal para la asignación de

recursos.

Los Productos Finales deben cumplir con una serie de requisitos desde el punto de vista de su
provisión: deben ser a la vez eficientes, eficaces, de calidad y economía.

Estos atributos básicos de desempeño son lo que serán medidos y evaluados en el sistema de
monitoreo de evaluación de la gestión presupuestaria y de resultados.

Un punto clave para la asignación de recursos y la rendición de cuentas es saber definir cuáles son
los bienes y/o servicios que entrego a los usuarios externos.

¿Qué aspectos son necesarios para la identificación de los productos?

1. Su Prioridad Estratégica. Un producto principal está directamente relacionado con la misión.

2. La demanda de los usuarios por los productos es continua, sistemática y permanente.

3. El número de transacciones de los productos es significativa, o involucra un conjunto de procesos

importante.
4. La existencia de un centro gestor o una unidad gestora a cargo de la generación de ese producto.

5. Los recursos presupuestarios que se consumen en su generación son altos con relación al
presupuesto total (porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del servicio) o de recursos
humanos (porcentaje de funcionarios responsables de producir y entregar el servicio)

Definiendo quiénes son los Usuarios de los Productos

Así como es fundamental conocer qué hace la institución, cuáles son los bienes y servicios que
provee, un requisito central es saber hacia quiénes están destinados dichos productos finales, es
decir el usuario o beneficiario de los mismos.

Tal como un producto final o estratégico tiene como característica principal estar destinado hacia
fuera de la entidad, el depositario de dicho producto es justamente un Usuario externo, que es quien
recibe directamente el bien o servicio

En relación con el tipo de usuario hacia los cuales van dirigidos los productos, es necesario considerar
al menos 3 conceptos: “población potencial”, “población objetivo” y beneficiarios efectivos”.

Estas distinciones posibilitan posteriormente realizar distintos tipos de indicadores asociados a la

cobertura de la demanda potencial, y la demanda efectiva, así como las evaluaciones de las mismas.

Población potencial corresponde a la población total que presenta la necesidad y/o problema que
justifica el programa, la unidad o la institución y por ende pudiera ser elegible para su atención.

Población Objetivo: población que el programa, la unidad o la institución tiene planeado o

programado atender en un período dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la
población potencial o a una parte de ella

Beneficiarios efectivos: son aquellos que están siendo o han sido atendidos por la organización.

b. Visión

¿Cómo queremos ser reconocidos?

La visión corresponde al futuro deseado de la organización. Se refiere a cómo quiere ser reconocida
la entidad, representa los valores con los cuales se fundamentará su accionar público.

c. Objetivos Estratégicos

Los objetivos estratégicos, constituyen el siguiente paso a definir, una vez que se ha establecido cuál
es la Misión. La pregunta a responder es:

¿Dónde queremos ir? ¿Qué resultados esperamos lograr?

Los objetivos estratégicos son los logros que la organización, espera concretar en un plazo
determinado (mayor de un año), para el cumplimiento de su misión de forma eficiente y eficaz.

Establecimiento de Estrategias y Planes de Acción

El proceso integrado del planeamiento estratégico

Tomando como base los conceptos estudiados y los enfoques más utilizados actualmente
proponemos un esquema de proceso integrado de planeamiento estratégico, el cual se muestra a
continuación
 VISION
Etapa
Valores
Filosófica
MISION

Análisis de
posición

Etapa Entorno
Analítica Diagnóstico
Intorno

FODA

OBJETIVOS ESTRATEGIAS
S
Etapa
Operativa
Objetivos
estratégicos

Programas
Etapa
Acción y Proyectos Políticas
desarrollo
Actividades

Etapa filosófica del planeamiento estratégico (a)

- Formulación de Visión

¿Hacia dónde
queremos llegar?

George Morrisey señala que la visión es casi por completo intuitiva. Es una consecuencia de los
valores y convicciones del equipo directivo y gerencial-

- Formulación de Misión

¿Qué somos hoy?

- Valores empresariales  Integridad – Honestidad – Lealtad – Responsabilidad - Solidaridad

Etapa analítica del planeamiento estratégico (a)

¿Dónde estamos?
El análisis de posición El análisis de posición es un análisis del estatus de la organización y su entorno,
esto es las condiciones, tendencias y aspectos clave que afectan a la organización, a las personas que
la integran, a los clientes y competidores en un determinado contexto social y geográfico de cualquier
nivel (local, nacional, regional, internacional).

En el contexto de un análisis de posición, también llamado análisis situacional, se puede definir

análisis como una exploración crítica para profundizar, aclarar y estructurar información (ideas,
hechos, percepciones), interpretar interrelaciones y estudiar las relaciones causa-efecto, con el fin
de reconocer los aspectos o problemas clave para la formulación de las iniciativas, planes, programas
y proyectos que aseguran la realización de la visión y misión de la organización.

El análisis de posición es una evaluación general de lo que está sucediendo y por qué, y a qué nueva
posición aspira la organización. Esta evaluación se realiza con el fin de formular líneas o áreas
prioritarias de acción que orientarán la definición de objetivos y estrategias en fases posteriores del
proceso de planeamiento

ANÁLISIS INTERNO

Los factores internos son aquellas situaciones o condiciones que pueden ser controladas por la
empresa. Es el análisis de los elementos bajo el control de la gestión gerencial en el día a día de la
gestión organizacional. Este análisis permite conocer las fortalezas y/o debilidades que facilitan y/o
frenan respectivamente los resultados esperados en relación con la misión.

ANÁLISIS EXTERNO

Los factores externos pueden definirse como aquellas circunstancias que afectan a la organización y
sobre las cuales ésta no tiene ningún control. Provienen del medio que la rodea. Para Serna, este
análisis es el proceso de identificar las oportunidades o amenazas que el ambiente externo genera
para el funcionamiento y operación de la organización. Es preciso entender que ninguna de ellas son
estáticas ni definitivas. Las oportunidades no son permanentes y las amenazas son tales sólo hasta
que son identificadas, ya que desde ese mismo momento, bien administradas, pueden transformarse
en excelentes oportunidades para la acción

Etapa analítica del planeamiento estratégico (b)

ANÁLISIS FODA

Definición Rizo afirma que el Análisis FODA se lleva a cabo para identificar y analizar las fortalezas y
debilidades de la organización o área, así como las oportunidades y amenazas reveladas por la
información obtenida del contexto externo. El análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades
y Amenazas) es un proceso que busca determinar de manera clara, amplia y objetiva el presente de
la organización. FODA es una herramienta analítica que permitirá trabajar con toda la información
que se posee sobre la organización. Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la
interacción entre las características particulares de la organización y el entorno en el cual ésta
compite.

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS

Definición En términos amplios, un problema puede ser definido como:

- Cualquier circunstancia donde existen uno o más obstáculos que impiden alcanzar un
objetivo.
- Una circunstancia donde existe diferencia entre el estado real y el estado deseable a alcanzar.
- Una realidad donde un sistema ha devenido en estado de desequilibrio.
 - Un estado de conflicto o de superposición de compromisos entre una o más partes.
- Una carencia de cobertura o necesidades insatisfechas, a comparación con determinado
estándar o parámetro

Etapa Operativa

El planeamiento estratégico, en su etapa operativa, comprende tres instancias definidas

metodológica y conceptualmente: - Determinación y formulación de objetivos y metas. - Formulación
de estrategias. - Definición de objetivos estratégicos.

DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS

¿Qué queremos alcanzar?

Definiciones

En el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española encontramos el término objetivo,

definido como un adjetivo relativo al objeto en sí, independientemente de juicios personales: un dato
objetivo; pero, también es la finalidad de una acción; por ejemplo: su objetivo es dominar la reunión.
Cuando se le relaciona con la palabra objeto, significa fin o intento a que se dirige o encamina una
acción u operación.

Etapa de Acción y Desarrollo

Según Rizo, programa es una lista de intervenciones necesarias para lograr cada objetivo estratégico
general y un plan de trabajo que detalla los proyectos para cada año. El programa también es la
organización de los recursos materiales, personas y acciones para lograr objetivos concretos y
explícitos. Por su parte, proyecto es una relación de intervenciones necesarias para lograr cada
objetivo estratégico específico y un plan de trabajo que detalla las actividades y la división de
responsabilidades para las mismas, para cada año. Para alcanzar un objetivo estratégico especifico,
es necesario determinar cuáles actividades se llevarán a cabo, quién las realizará y cuándo se
efectuarán. Actividades, son las tareas específicas dentro de un proyecto.

FUENTES DE INFORMACIÓN

LA RECOLECCIÓN DE DATOS EN EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN

El éxito de la autoevaluación se basa en gran medida en la calidad de la recolección de datos. Los

datos recogidos deben ser suficientes para consolidar una información fidedigna sobre los atributos,
características o cualidades establecidos en cada indicador. La información sobre los indicadores se
encuentra en distintas fuentes (documentos, personas, espacios físicos, etc.).

Fuentes de información Indican el lugar, objeto o persona de los que se obtendrá la información
requerida.

1. Documentales: proyectos; legajos; registros; videos; fotografías; base de datos, etc

2. Observaciones: evaluadores
3. Personas/opiniones: empleados; directivos; empleadores; proveedores; compradores; etc.

Las fuentes deben relacionarse con los indicadores, de tal manera, que para cada indicador exista
una fuente de información, como mínimo.

Ejemplo
Dimensión: Organización y Gestión
Criterios: demostrar que cumple con las normativas

Indicadores Fuente Evidencias

La normativa está aprobada, Documentales: Estatutos;

actualizada, documentada y Estatutos; reglamentos
difundida reglamentos,

La normativa se cumple Documentales: Actas

sistemáticamente Reglamentos; actas Encuestas a personas
Personas:

Existe evidencia del Personas: Encuestas

conocimiento de la normativa y Documental: Actas
su cumplimiento - Actas Antecedentes
- Antecedentes

Técnicas

- Análisis documental
- Encuesta

Instrumentos

- Cuestionario
- Lista de cotejo
- Matriz de análisis
- Guía para entrevista
- Pautas de observación

Fuentes Técnicas Instrumentos

Documentos Análisis documental Lista de cotejo
Matriz de análisis
Personas Entrevista Guía de entrevista
Encuesta Cuestionario
Grupo focal Guía de conversación
Lugares, objetos Observación Guía de observación

La determinación de las fuentes de información implica la selección de técnicas y la elección, el diseño

y la validación de instrumentos apropiados.

TRIANGULACIÓN DE LA INFORMACION

Recogidos los datos será necesario triangularlos. La triangulación es el uso o combinación de dos o
más teorías, fuentes de datos y técnicas en el estudio de un mismo objeto, con el propósito de
detectar patrones de convergencia para desarrollar o corroborar una interpretación global del
indicador objeto de evaluación.

Tarea:

1. Un comentario breve acerca de la lectura de la panificación estratégica

2. Porque es importante la planificación estratégica en las empresa
3. tres ejemplos de lista de cotejo