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Procedimiento de Acciones
Correctivas, Preventivas y
de Mejora
1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, los servicios del Centro de
Conciliación en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar y para todos los
procesos académico-administrativos de la UDES en todos sus campus, en
cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 que establece el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, Capítulo 6.
3. RESPONSABLE
Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es
responsable por la aplicación de este procedimiento para determinar e implementar
las acciones necesarias para garantizar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
La Coordinación de Calidad es responsable de coadyuvar en el cumplimiento de este
procedimiento.
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VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Documento avalado para aplicación en la Universidad de Santander según Acuerdo de Consejo Superior 004 de 2015
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PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
CORRECTIVAS PREVENTIVAS Y DE MEJORA
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De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, las acciones correctivas y preventivas del SG-
SST, deben estar orientadas a identificar y analizar las causas fundamentales de las
no conformidades con base en lo establecido en el decreto y las demás disposiciones
que regulan los aspectos del Sistema General de Riesgos Laborales; y, la adopción,
planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación de las medidas
preventivas y correctivas.
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PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
CORRECTIVAS PREVENTIVAS Y DE MEJORA
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4.1 DESCRIPCIÓN
Cualquier funcionario del Sistema de Gestión de Calidad VAF o del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo, puede identificar una No Conformidad real o
potencial u oportunidad de mejora.
1. Auditorías.
3. Requisitos legales.
5. Salidas no conformes.
7. Dificultades que se pueden presentar con los diferentes proveedores del Sistema
de Gestión de la Calidad VAF y procesos complementarios.
11.Innovación.
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4.1.1.2 SG-SST
En el artículo 2.2.4.6.34 del Decreto 1072 de 2015 se indica que las acciones de
mejora para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo tienen como
objetivo, mejorar la eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus
propósitos. Entre otras, debe considerar las siguientes fuentes para identificar
oportunidades de mejora:
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2. Salidas no conformes.
El líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF y director del Centro de Conciliación
registran en forma clara y sencilla la incidencia reportada en el aplicativo para
administración del SGC-VAF por la opción Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora
Abiertas, Insertar, ingresando toda la información solicitada. Las fuentes de
identificación se seleccionan de la lista desplegable correspondiente, de acuerdo al
hallazgo.
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incumplimiento del requisito. Se puede adjuntar un archivo como soporte del reporte
(opcional), por la opción Archivo Adjunto. Una vez realizado el registro, el aplicativo
genera un mensaje de alerta indicando al proceso y/o subproceso reportado la nueva
incidencia para que proceda con el tratamiento de la No Conformidad.
4.1.2.2 SG-SST
Cuando se trate de hallazgos relacionados con procesos y/o subprocesos dentro del
alcance del SGC-VAF, propios del área de Seguridad y Salud en el trabajo o Centros
de Conciliación de los campus de Bucaramanga, Cúcuta o Valledupar, el registro de
la incidencia debe realizarse en el módulo de mejoramiento continuo del aplicativo.
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acciones, las cuales aplican dependiendo del tipo de hallazgo que se detecta. Para la
identificación de no conformidades reales o potenciales u oportunidades de mejora
se definen unos criterios de evaluación del aspecto que se está controlando y se
compara con los resultados obtenidos una vez aplicada la actividad de revisión,
verificación o validación definida. Los resultados pueden evidenciar el cumplimiento
o desviación respecto al criterio de evaluación considerado, objetivo o meta
propuesta. Si se evidencia el cumplimiento, se revisa si aplican oportunidades de
mejora; si se trata de desviaciones o incumplimientos, se analiza la aplicación de
acciones correctivas; si el hallazgo parte de observaciones o tendencias que adviertan
sobre una posible no conformidad, aplican acciones preventivas.
Ejemplo:
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Sugerencias
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RESPONSABLES
SISTEMA DE Aprobación y
GESTIÓN Definición del Plan de Evaluación del Cierre del plan
Seguimiento del Plan
Acción plan de acción de Acción
de Acción
Líder de Biblioteca y
Líder nacional de
Laboratorios, Coordinación de Calidad SGC-
proceso y/o
Comunicaciones campus VAF o
subproceso
Cúcuta y Valledupar
*Líder de Gestión documental,
Líder nacional de los sub- cuando el plan de acción
procesos de Gestión corresponda a hallazgos
Líder de proceso
Sistema de Gestión de Calidad
Dirección de Calidad
Administrativa y Alta Dirección
Financiera
Líder del proceso
Sistema de Gestión de
académico administrativo
la Seguridad y Salud
en el Trabajo
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Cúcuta y Valledupar
Dirección del Centro de
Conciliación campus Dirección programa de Derecho
Bucaramanga
Tabla 1. Responsables
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Todas las no conformidades reales o potenciales son originadas por causas, para su
identificación se pueden utilizar diferentes herramientas de “análisis de causas” tales
como: Lluvia de ideas, diagrama causa-efecto, Pareto, disponibles en el aplicativo para
administración del SGC-VAF, en el módulo Mejoramiento Continuo, por la opción
análisis de causas. Las posibles causas identificadas y de la causa raíz, se registran
en el aplicativo por el módulo Mejoramiento Continuo, opción Análisis de Causas. De
acuerdo al tipo de análisis de causas seleccionado en el reporte de la oportunidad de
mejora, el aplicativo dispone la herramienta para ingresar las posibles causas y la
determinar la causa raíz, la cual se tomará como referencia para la definición del plan
de acción correspondiente. La herramienta lluvia de ideas disponible en el aplicativo,
se utilizará como cinco porqués. 4.1.3.1 Cinco porqués
El nivel de detalle de los cinco porqués finaliza cuando se llega a la última causa que
originó el problema, es decir, pueden ser menos o más niveles de preguntas para
llegar a la causa raíz, dependiendo de la complejidad del problema y de las posibles
causas identificadas. De esta forma con cada pregunta y su respuesta se profundiza
más en el problema y sus causas, hasta llegar al origen o causa raíz.
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Imagen tomada del Manual del módulo de Mejoramiento continuo aplicativo KAWAK
Teniendo en cuenta cada una de estas variables se clasifican las diferentes posibles
causas que se han identificado por parte de los integrantes del equipo de trabajo
(lluvia de ideas). Pueden utilizarse todas o algunas de las 7M y estas a su vez pueden
tener una o más causas identificadas las cuales se colocan en las espinas principales.
Una vez registradas las causas identificadas en cada una de las variables, se analizan
y se determina la causa raíz, principal o básica que se tomará como referencia para
definir el plan de acción correspondiente, cuyo objetivo debe ser eliminar la causa
raizal real o potencial identificada.
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También conocido como la regla 80-20, que expresa que generalmente el menor
número de causas (20%) causan la mayor parte de los problemas (80%). Esta
herramienta se utiliza para que una vez identificado el problema, determinar cuáles
son las causas que los producen, permitiendo distinguir de las posibles causas
identificadas, los aspectos pocos y vitales que originan el problema.
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1. Determina la fecha límite estimada para el cierre del plan de acción definido. Se
recomienda tener en cuenta: fechas extremas de la ejecución y seguimiento de las
acciones; si la eficacia se va a verificar con información recopilada en actividades
de seguimiento y medición, periodicidad de la aplicación del seguimiento y
medición; periodos críticos del servicio del proceso y subproceso; programación
previa de actividades o cumplimiento de otros planes de acción, para que las fechas
estimadas no entren en conflicto con otros compromisos; cuando se trate de
hallazgos de auditorías internas o externas, fechas de próximas auditorías, para
evidenciar solución o nivel de avance en el tratamiento del hallazgo reportado en
la siguiente auditoría.
2. Selecciona la causa raíz o las causas a las cuales se va a aplicar el tratamiento (en
caso de que varias causas tengan el mismo nivel de impacto en la ocurrencia de la
no conformidad actual o potencial) y se registran las acciones planteadas para dar
solución, indicando las fechas para la ejecución, seguimiento, definiendo el
responsable de cada una de estas actividades. El responsable de la aprobación del
plan, podrá solicitar modificación de estas fechas estipuladas, si considera que el
plazo definido es excesivo o insuficiente para ejecutar la acción propuesta,
enviando correo electrónico al responsable de definir el plan de acción para que
realice el ajuste solicitado. Para la ejecución de las acciones se puede indicar
como responsable al líder de proceso y/o subproceso o al director del centro de
conciliación, quien puede asignar las tareas a realizar a los integrantes del equipo
de trabajo, notificando al responsable la actividad que debe realizar y la fecha
estimada para la ejecución de la tarea, definiendo el entregable de la actividad; o
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Una vez registrado el plan de acción, se debe notificar al Responsable del SG-SST el
resumen de las acciones planteadas en el formato SST-FT-002-UDES Estado de las
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, el cual se enviará de manera digital.
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2
https://www.gestiopolis.com/capacitacion-entrenamiento-personal
3
https://www.bizneo.com/blog/capacitacion-laboral
4
https://www.mineducacion.gov.co/
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Dos (2) días hábiles después del Definir el plan de acción considerando la estructura del
registro del análisis de causas ciclo PHVA. Si se trata de no conformidades, incluir la
(cuando aplique). acción o acciones que apliquen para la corrección del
Definición del
hallazgo reportado. Para la estimación de plazos para le
plan de acción.
Si se trata de una OM de mejora, ejecución de las acciones, considerar la complejidad de las
Tres (3) días hábiles a partir del acciones, teniendo en cuenta que las acciones deben
registro de la oportunidad. realizarse sin demora injustificada.
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Tabla 2. Plazos
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Para registrar la ejecución de las acciones, se ingresa por la opción plan de acción,
ejecución y se registra la descripción de lo realizado, adjuntando la evidencia objetiva
que permita verificar el cumplimiento de la actividad y evaluar el resultado frente al
objetivo de la acción. Adicionalmente se debe señalar el avance de la acción. El
registro de la ejecución es responsabilidad del líder del proceso o subproceso o del
director del Centro de Conciliación.
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4.1.4.2.1 Evidencias
En el caso de las ACPM, la evidencia que se aporta a la ejecución de las acciones del
plan de acción debe aplicar para:
• Sustentar conclusiones.
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solucionar esta situación, define un plan de acción, que incluye entre otras
actividades:
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SUFICIENCIA
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CONFIABILIDAD
EFICACIA
Las evidencias pueden ser: físicas (se recogen mediante observación directa de
acciones, bienes o acontecimientos), documentales (se muestran en documentos
físicos o electrónicos y pueden ser internas o externas a la organización), declarativas
(declaraciones recogidas en entrevistas), analíticas (análisis y verificación de datos)
e informáticas (disponibles en aplicaciones y soportes de sistemas de información).
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Los responsables de ejecutar los planes de acción, deben realizarlos en los tiempos
determinados, dejando registro del avance en la ejecución de la acción por lo menos
una vez al mes durante el periodo establecido. En las fechas indicadas, el responsable
del seguimiento del plan de acción, debe realizar los registros correspondientes a
estas actividades ya sea en el aplicativo o en el formato respectivo en el caso del SG-
SST, basándose en la ejecución registrada y revisando las evidencias aportadas; debe
verificar que se hayan ejecutado como se había definido, y que las evidencias
aportadas sean suficientes y adecuadas para determinar el cumplimiento de las
acciones y el resultado obtenido. Registrar el seguimiento realizado, indicando si se
requieren ajustes en la ejecución o evidencias adicionales.
Para facilitar el registro del seguimiento de los planes de acción de los nuevos
procesos y subproceso, incluidos dentro del alcance del SGC-VAF: Biblioteca y
Laboratorios a cargo del Vicerrector de Enseñanza y proceso de Comunicaciones a
cargo del Rector General, se define que se realizará cuando el nivel de avance global
de la oportunidad de mejora sea igual o superior al 80%.
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Para el cierre del plan de acción se requiere que el plan de acción sea eficaz, las otras
variables son opcionales.
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de los subprocesos deben notificar con cinco días de antelación las fechas definidas
para ello. En cuanto a los subprocesos de las gestiones Administrativa y Financiera y
de TIC del campus de Bucaramanga y las Jefaturas Administrativas y Financieras y de
TIC de los campus de Cúcuta y Valledupar deben notificar por correo al líder del
proceso cuando hayan realizado la ejecución de las acciones para que el responsable
realice el seguimiento respectivo a la acción.
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En los casos que aplique, si las acciones correctivas o de mejora implican cambios
significativos en el Sistema de Gestión de Calidad, identificados en el Manual de
Calidad en el numeral 3.3 Planificación de los cambios o en el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo, se aplicará el Procedimiento de la Gestión del
Cambio VAF-PR-006-UDES.
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6. FORMATOS
7. DEFINICIONES
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
13
FECHA DE APROBACIÓN Se documenta aplicación de este procedimiento para el Centro de Conciliación en
27/04/2021 cumplimiento a los requisitos aplicables de la NTC 5906 de 2012.
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
14
FECHA DE APROBACIÓN
25/10/2021 En el numeral 4.1.2.2 se actualiza Tabla resumen de responsables, en Evaluación y
cierre, se incluyen como responsables al líder de Gestión Documental, cuando el plan
RESPONSABLE
de acción corresponde al tratamiento de hallazgos reportados en los seguimientos al
cumplimiento de criterios de Gestión Documental; Auditor Interno, cuando el plan de
Carmen Eridia Guerrero acción corresponde al tratamiento de hallazgos de auditoría interna.
González
Coordinadora de Calidad Se ajustan entradas del control de cambios según procedimiento Control de
SGC documentos y registros
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