SISTEMAS INTEGRALES DE GESTIÓN VIAL Versión: 001

SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE ACCIONES COD:PR-SST-007
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Septiembre de 2020

1. OBJETIVO

Describir el método a seguir para aplicar acciones correctivas a las no

conformidades reales o acciones preventivas a las no conformidades potenciales
del Sistema de Gestión de la Calidad, Salud, Seguridad y Ambiente HSEQ
(En adelante denominado “Sistema de Gestión Integral”) de la Organización.

2. ALCANCE

Aplica a cualquier acción correctiva o preventiva propuesta e

implementada hacia el producto, el proceso, los colaboradores, el
ambiente y partes interesadas o el Sistema de Gestión de la Calidad,
Salud, Seguridad y Ambiente HSEQ en todas las áreas de SISTEMAS
INTEGRALES DE GESTIÓN VIAL S.A.S.

3. DEFINICIONES

Acción Correctiva: Acción de mejoramiento tomada para eliminar la causa de

una no conformidad detectado u otra situación indeseable existente con el
propósito de evitar que vuelva a ocurrir.

No Conformidad Real: Incumplimiento de un requisito.

Acción Preventiva: Acción de mejoramiento tomada para eliminar la causa de

una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable, con el
propósito de evitar que suceda.

No conformidad potencial: Es el posible no cumplimiento de un requisito

especificado.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Auditoría Interna: Auditoría realizada por, o en nombre de, la propia

organización, para fines internos y puede constituir la base para el auto
declaración de conformidad de una organización.

Auditoría Externa: Auditoría llevada a cabo por organizaciones independientes

externas. Generalmente denominadas de segunda parte cuando se llevan a
cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes, o
por otras personas en su nombre y denominadas auditorías de tercera parte
cuando se llevan a cabo por organizaciones que proporcionan la certificación o el
registro de conformidad con requisitos como los de la norma NTC ISO 9001, NTC
ISO 14001, NTC OHSAS 18001.
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4. DISPOSICIONES GENERALES

ETAPAS PARA LA REALIZACIÓN

4.1 Fases del Procedimiento para la toma de Acciones Correctivas.

Las etapas o fases de este procedimiento son las siguientes:

4.1.1 Identificación de las no conformidades.

La identificación de una no conformidad puede detectarse a través de:

a. Reclamos del cliente a través de la interventoría.

b. Resultados de inspecciones y ensayos
c. Resultados de auditorías internas o externas.
d. Revisiones del Sistema de Gestión HSE
e. Resultados del monitoreo de Indicadores de gestión.
f. Resultados de análisis de inspecciones HSE.
g. Resultados de investigaciones de accidentes o incidentes.
h. Resultados de mediciones ambientales o de higiene.
i. Resultados de seguimiento a programas de gestión.
j. Observación de tareas.
k. Reporte de condiciones de actos inseguros.
l. Resultado de reuniones de COPASST.

Las inspecciones se podrán analizar de manera individual o en conjunto de

acuerdo al ciclo establecido por el proyecto.

El informe de una inspección o de un grupo de inspecciones podrá generar una no

conformidad según el análisis de su tendencia o recurrencia.

Las no conformidades detectadas a través de los numerales a), b), g), h), i) j) y k)
dan paso a la iniciación de una “Acción de Mejoramiento” liderada por parte de la
Gerencia, Gerente Operativo, Jefe y/o responsable según se requiera.

Para las no conformidades detectadas a través de los literales c) y e) se debe

iniciar en forma inmediata una “Acción Mejoramiento” por parte de la
coordinación HSE y las áreas implicadas.

Las no conformidades detectadas a través del numeral d) deben ser evaluadas

por la Coordinación HSE y el responsable del área en la cual se presentó el
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hallazgo para tomar las acciones pertinentes y registrarlas posteriormente en

el formato establecido para dicho fin por el auditor externo.

Las detectadas en el numeral f) provenientes del monitoreo de indicadores de

gestión dan lugar al inicio de una “Acción de Mejoramiento” por parte del
responsable del proceso evaluado.

4.1.2. Investigación de las causas de las no conformidades.

La El Coordinador HSE y los Responsables de Procesos son los

responsables de investigar las causas de las no conformidades en el Sistema.

Para el análisis de las causas de una no conformidad, deberán tomarse en

cuenta las causas más comunes. Algunas de ellas se mencionan a continuación:

Diseño y Especificaciones

 Datos parciales o insuficientes.

 Equipos de capacidad inadecuada para el proceso.
 Mantenimiento inadecuado de la maquinaria.
 Efecto sobre el equipo de las condiciones ambientales, tales como
temperatura y humedad.
Herramientas y matrices desgastadas.
 Operadores que no reúnen las habilidades necesarias para el manejo de la
maquinaria.
 Descuidos de los operadores.
 Comportamiento inseguro.
 Supervisión inadecuada.
 Actividad insuficiente de inducción, reinducción y formación.
 Aptitud médica (física o mental).
 Controles de procesos inadecuados o extemporáneos.
 Inspectores que carecen de la experiencia y del entrenamiento y
capacitación necesarios.
 Cambios en la forma de realizar las tareas sin realizar el análisis previo
sobre factores de riesgo e impactos que se puedan presentar.
 Desarrollo de tareas nuevas sin brindar la formación y elementos de
protección requeridos.
 Cambio en las condiciones donde se desarrollan las actividades sin
actualización de la matriz de peligros.
 Inicio de actividades sin una apropiada planificación.
 Generación de residuos por producto no conforme derivado de malas
prácticas constructivas.
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 Condiciones del entorno ambiental.

 Condiciones del clima.

4.1.3. Determinar la corrección y acción correctiva a aplicar.

Una vez identificada la causa de la no conformidad se determina la acción

correctiva a aplicar, para eliminar esta causa.

Se debe evaluar la necesidad de implementar una acción correctiva o

solamente un tratamiento para corregir la no conformidad (corrección).

Las acciones correctivas eliminan el problema de raíz y representan cambios en el

Sistema que colaboran a que la organización aprenda y no vuelva a incurrir en el
error. Las correcciones no aseguran que se haya dado la solución definitiva a la
No Conformidad solo momentánea por eso deben ir acompañadas siempre que
la situación lo implique de una acción correctiva.

Es de carácter obligatorio implementar acciones correctivas en los siguientes

casos:

 Resultados de investigaciones de accidentes e Incidentes de Trabajo.

 Resultados de accidentes e incidentes ambientales.
 Incumplimiento de meta propuestas por indicadores de gestión.
 Reclamos del Cliente (Externo e Interno).
 Hallazgos en Auditorias.

4.1.4. Implementación y puesta en marcha de las correcciones y

acciones correctivas.

Como resultado de la investigación y análisis de la causa de la no conformidad se

deben establecer las acciones correctivas necesarias para eliminarla o la
corrección para desechar la no conformidad encontrada.

Las acciones correctivas para eliminar no conformidades detectadas en las

auditorías internas o externas del Sistema de Gestión HSE y en las revisiones
del sistema de Gestión IHSE son implementadas por los responsables de las
áreas afectadas estableciendo fecha de implementación.

Las acciones correctivas o correcciones para eliminar no conformidades

resultado de reclamos de la interventoría o de inspecciones y ensayos, son
implementadas por el gerente de Operaciones designando responsables y fechas
de Implementación.
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4.1.5 Evaluación de la efectividad de la corrección y acción correctiva.

La Gerencia de Operaciones y/o responsables de proceso y/o actividades,

según sea el hallazgo, con el apoyo de los colaboradores de las
áreas HSE de la organización deben verificar la efectividad de las acciones
correctivas para eliminar la causa de las no conformidades detectadas a través del
seguimiento a la solución propuesta y en el caso de las correcciones evaluar
la eficacia ante la solución de la no conformidad puntual detectada. La
efectividad de una acción propuesta para minimizar o reducir un peligro nuevo
o modificado, se evaluará mediante una nueva valoración del riesgo
(probabilidad y consecuencia).

Los auditores internos deben hacer seguimiento a las acciones correctivas

propuestas por los auditados con el fin de verificar su eficacia.

El Coordinador HSE deben hacer seguimiento a la implementación de acciones

correctivas como resultado de no conformidades encontradas en auditorías
externas.

4.2. Fases del Procedimiento para la toma de Acciones Preventivas.

4.2.1 Análisis de Información.

Con el fin de detectar, analizar y eliminar las causas de no conformidades

potenciales, Gerencia Operativa y/o responsables de proceso y/o actividades
según se sea el caso deberán utilizar fuentes de información adecuadas,
tales como resultados de auditorías, reclamos de los clientes, experiencias
adquiridas, los registros de calidad de los ensayos, operaciones de trabajo en
los diferentes procesos de la organización, tendencias de desempeño de
indicadores, reportes de inspecciones, incidentes, etc. que afecten la calidad
del producto, la salud y seguridad de los colaboradores, el ambiente,
entre otros.

4.2.2 Definir Pasos Necesarios

La Gerencia Operativa y/o responsables de proceso y/o actividades con el

apoyo de la coordinación HSE definen los pasos necesarios para tratar
tales problemas, analizando la necesidad de implementar una acción
preventiva, para eliminar la causa de esa no conformidad potencial junto con los
responsables de aplicar tales acciones con el fin de evitar un incumplimiento.

4.2.3 Aplicación de Acciones Preventivas

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La Gerencia Operativa y/o actividades, son aplicadas por los responsables

asignados, en las fechas establecidas.

4.2.4 Control de las Acciones Preventivas

La Gerencia Operativa y/o responsables de proceso y/o actividades deben

hacer seguimiento a la aplicación de acciones preventivas para comprobar su
eficacia, de esta actividad debe quedar registro.

Descripción de la no conformidad potencial.

Análisis de la causa que la puede originar
Responsable.
Determinación de la acción preventiva a implementar, con el objeto de eliminar la
causa potencial.
Evaluación de la eficacia de la acción preventiva.

En caso de no ser eficaz, la acción preventiva tomada, se revisarán los pasos

anteriormente explicados, y se tomará otra acción.

4.2.5 Valoración del Riesgo

Cuando la acción correctiva y/o la acción preventiva identifican peligros nuevos o

que han cambiado o la necesidad de controles nuevos o modificados, es
necesario que las acciones propuestas sean revisadas, valorando los
riesgos antes de ser implementadas.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 PG-SST-001- Programa de auditorías internas.

6. ANEXOS

 FR-SST-048 Formato de Acción correctiva/Preventiva.

7. CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Fecha Descripción del cambio

01 25/09/202 Primera edición del documento
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