SGC - VAF

Procedimiento de Acciones
Correctivas, Preventivas y
de Mejora

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
SGC - VAF
 Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Fecha:12/06/2019
PROCEDIMIENTO DE
ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE
MEJORA VAF-PR-003-UDES Versión: 10 Página 2 de 32
SC-CER440961

1. PROPÓSITO

Establecer la metodología para la identificación, análisis y eliminación de las causas

de No conformidades, que afecten los diferentes procesos y/o subprocesos que
conforman el Sistema de Gestión de la Calidad VAF 1 SGC - VAF, con el fin de prevenir
que vuelvan a ocurrir. Así mismo, aplica para la identificación de oportunidades de
mejora de los servicios, procesos y/o subprocesos del SGC-VAF.

En cuanto al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, aplica para la

definición e implementación de las acciones preventivas y correctivas necesarias,
con base en los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de las auditorías y de la
revisión por la alta dirección, en cumplimiento a lo estipulado en el Artículo
2.2.4.6.33 del Decreto 1072 de 2015.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, en los campus de
Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar y para todos los procesos académico-
administrativos de la UDES en todos sus campus, en cumplimiento del Decreto 1072
de 2015 que establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
Capítulo 6.

3. RESPONSABLE

Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es
responsable por la aplicación de este procedimiento para determinar e implementar
las acciones necesarias para garantizar la eficacia del Sistema de Gestión de
Calidad. La Coordinación de Calidad es responsable de hacer cumplir este
procedimiento.

La Coordinación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo debe

garantizar la aplicación de este procedimiento para definir e implementar las
acciones correctivas y preventivas necesarias para garantizar la eficacia del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

La Coordinación de Calidad del SGC-VAF es la responsable de la actualización del

documento con el apoyo de la Coordinación del SG-SST en cuanto al contenido
relacionado con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

1
VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Documento avalado para aplicación en la Universidad de Santander según Acuerdo de Consejo Superior 004 de 2015
4. DESARROLLO DEL CONTENIDO

Es de gran importancia tener en cuenta la diferencia existente entre realizar una

corrección, implementar una acción correctiva o preventiva y emprender una acción
de mejora.

De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, las acciones correctivas y preventivas del SG-
SST, deben estar orientadas a identificar y analizar las causas fundamentales de las
no conformidades con base en lo establecido en el decreto y las demás
disposiciones que regulan los aspectos del Sistema General de Riesgos Laborales; y,
la adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación
de las medidas preventivas y correctivas.

4.1 DESCRIPCIÓN

La Vicerrectoría Administrativa y Financiera dispone de un aplicativo para la

administración de su Sistema de Gestión de Calidad. Para el desarrollo de este
documento, en adelante se denominará como aplicativo.

4.1.1 Identificación de la no conformidad u oportunidad de mejora

Cualquier funcionario del Sistema de Gestión de Calidad VAF o del Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, puede identificar una No Conformidad
real o potencial u oportunidad de mejora.

Algunas de las fuentes de identificación de No conformidades u oportunidades de

mejora que motivan la implementación de una acción correctiva y/o de mejora en el
Sistema de Gestión de Calidad VAF son:

 Auditorías.

 Mediciones, seguimiento y análisis de datos de los procesos.

 Requisitos legales.

 Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones reportadas a través

del VAF-FT-003-UDES o a través del aplicativo para administración del SGC-
VAF.

 Salidas no conformes.
  Resultados de la revisión por la Alta Dirección.

 Dificultades que se pueden presentar con los diferentes proveedores del

Sistema de Gestión de la Calidad VAF y procesos complementarios.

 Evaluación de riesgos y oportunidades.

 Gestión del cambio.

Para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, las acciones

correctivas o preventivas se identifican de fuentes como: resultado de la
supervisión y medición de la eficacia del SG-SST, de las auditorías y de la
Revisión por la Dirección, Artículo 2.2.4.6.33 del Decreto 1072 de 2015.

Parágrafo 1°. Cuando se evidencie que las medidas de prevención y protección

relativas a los peligros y riesgos en Seguridad y Salud en el Trabajo son
inadecuadas o pueden dejar de ser eficaces, estas deberán someterse a una
evaluación y jerarquización prioritaria y sin demora por parte del empleador o
contratante, de acuerdo con lo establecido en el presente decreto.

En el artículo 2.2.4.6.34 del Decreto 1072 de 2015 se indica que las acciones de
mejora para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo tienen como
objetivo, mejorar la eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus
propósitos. Entre otras, debe considerar las siguientes fuentes para identificar
oportunidades de mejora:

1. El cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo (SG-SST).

2. Los resultados de la intervención en los peligros y los riesgos priorizados.

3. Los resultados de la auditoría y revisión del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo (SG-SST), incluyendo la investigación de los incidentes,
accidentes y enfermedades laborales.

4. Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el Comité Paritario de

Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo,
según corresponda.

5. Los resultados de los programas de promoción y prevención.

6. El resultado de la supervisión realizado por la alta dirección.

7. Los cambios en legislación que apliquen a la organización.

4.1.2 Registro de la Acción Correctiva, Preventiva o de Mejora.

Una vez revisado el hallazgo, el líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF,
registra en forma clara y sencilla la No Conformidad detectada en el aplicativo para
administración del SGC-VAF por la opción Mejoramiento Continuo, Acciones de
Mejora Abierta, Insertar, ingresando toda la información solicitada. Este registro en
el aplicativo debe realizarse en un tiempo no mayor a tres días hábiles, contados a
partir de la fecha de reporte de la No Conformidad detectada. Cuando la fuente de
identificación sea Auditoría Externa, el plan de acción debe realizarse
inmediatamente se notifica el hallazgo ya que debe presentarse al Auditor externo
para la respectiva aprobación. Una vez aprobado, se registra en el aplicativo.

Se debe redactar en forma clara y sencilla el hallazgo reportado. Para la descripción

de la No conformidad correctamente tener en cuenta: incluir una referencia del
requisito que no se cumple, describir el hecho que evidencia el incumplimiento del
requisito. Se puede adjuntar un archivo como soporte del reporte (opcional), por la
opción Archivo Adjunto. Una vez realizado el registro, el aplicativo genera un
mensaje de alerta indicando al proceso y/o subproceso reportado la nueva
incidencia para que proceda con el tratamiento de la No Conformidad reportada.

El registro de las No Conformidades del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo, se realiza en el formato SST-FT-001-UDES Identificación y Control de
las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. El registro debe enviarse al
Responsable del SG-SST para su conocimiento y seguimiento de las acciones
definidas. En el artículo 2.2.4.6.33.m parágrafo 2 del Decreto 1072 de 2015, se
indica que las acciones correctivas y preventivas definidas e implementadas deben
documentarse en su totalidad, ser difundidas en los niveles pertinentes, tener
responsables y fechas de cumplimiento.

En este caso, se envía el registro de la No Conformidad al líder del proceso y/o

subproceso al cual se asocia el hallazgo con copia al Responsable del SG-SST.

Tanto en el Sistema de Gestión de Calidad SGC-VAF como en el Sistema de Gestión

de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se deben identificar los responsables de:
definir el plan de acción, aprobar el plan de acción, hacer seguimiento y evaluación
de las acciones implementadas y realizar el cierre de las acciones una vez
comprobada su eficacia:
 RESPONSABLES
SISTEMA
DE Aprobación y
GESTIÓN Definición del Plan Evaluación del Cierre del plan de
Seguimiento del
de Acción plan de acción Acción
Plan de Acción
Líder de proceso
Líder nacional de
y/o subproceso de
proceso y/o
campus Cúcuta y
subproceso
Valledupar
Líder nacional de
los sub-procesos
de Gestión
Administrativa, Líder de proceso
Financiera o de
TIC.
Coordinación de Coordinación de
Líder nacional de Calidad SGC-VAF Calidad SGC-VAF
los procesos de
Gestión
Administrativa,
Gestión Alta Dirección, o
Financiera, responsable
Gestión de TIC, asignado por la
Gestión Alta Dirección
Documental o
Registro y Control
Académico

Coordinación de Responsable Alta Dirección o Alta Dirección o el

Calidad SGC-VAF. asignado por la el Representante Representante de
Alta Dirección de la Dirección la Dirección
Representante de
la Dirección. Alta Dirección Alta Dirección Alta Dirección

Líder del proceso

Sistema de Gestión de la

académico
Seguridad y Salud en el

administrativo
Coordinación del Coordinación del Coordinación del
SG-SST SG-SST SG-SST
Auxiliar del SG-SST
Trabajo

en las sedes

Alta Dirección o Alta Dirección o Alta Dirección o

Coordinación del responsable el Representante responsable
SG-SST asignado por la de la Dirección asignado por la
Alta Dirección Alta Dirección
Cuando el plan de acción definido, corresponda al tratamiento de una no
conformidad u oportunidad relacionada con hallazgos de Gestión Documental o
Gestión de TIC, los líderes de los procesos y/o subprocesos de la Gestión Financiera,
Gestión Administrativa y Registro y Control Académico, podrán solicitar apoyo de los
responsables asignados para aprobar y evaluar del proceso de Gestión Documental
y de los subprocesos de la Gestión de TIC, en el ámbito de su competencia.

Los planes de acción para el tratamiento de No Conformidades u oportunidades de

mejora resultado de Auditorías externas, serán revisados y aprobados por la Alta
Dirección o su representante. En el caso de las acciones correctivas para el
tratamiento de no conformidades de auditoría externa, son revisadas y aprobadas
por el auditor líder del ente certificador. En la definición de acciones y plazos debe
tenerse en cuenta que en la siguiente auditoría externa se validará el cumplimiento
de las acciones y la oportunidad.

Las evaluaciones programadas para el 2019, de las oportunidades de mejora

actualmente registradas y las evaluaciones de las nuevas incidencias reportadas,
estarán a cargo de la Coordinación de Calidad como paso previo para el cierre de la
oportunidad de mejora. Para tal efecto en el registro de la oportunidad de mejora,
en la modalidad de evaluación se seleccionará por oportunidad, indicando como
responsable a la Coordinadora de Calidad y programando la fecha de evaluación por
lo menos con quince días de antelación a la fecha general de cierre del plan de
acción, para que puedan atenderse los ajustes solicitados para la evaluación de la
eficacia de las acciones, cuando se requiera para proceder con el cierre del plan de
acción.

4.1.3 Análisis de Causas

El análisis de causas busca identificar qué ha originado que se presente el problema

y debe estar orientado a establecer el qué (causa) y por qué, hasta encontrar la
causa raíz o fundamental.

Todas las no conformidades reales o potenciales son originadas por causas, para su
identificación se pueden utilizar diferentes herramientas de “análisis de causas” tales
como: Lluvia de ideas, diagrama causa-efecto, Pareto, disponibles en el aplicativo
para administración del SGC-VAF, en el módulo Mejoramiento Continuo, por la
opción análisis de causas. El registro de las posibles causas identificadas y de la
causa raíz, se realiza en el aplicativo por el módulo Mejoramiento Continuo, opción
Análisis de Causas. De acuerdo al tipo de análisis de causas seleccionado en el
reporte de la oportunidad de mejora, el aplicativo dispone la herramienta para
ingresar las posibles causas y la determinar la causa raíz, la cual se tomará como
referencia para la definición del plan de acción correspondiente. La herramienta
lluvia de ideas disponible en el aplicativo, se utilizará como cinco porqués.
4.1.3.1 Cinco porqués

Es un método de análisis de causas en el cual se realizan preguntas tendientes a

identificar las causas que originan un problema en particular para determinar la
causa raíz, para solucionarlo de manera eficaz.

El nivel de detalle de los cinco porqués finaliza cuando se llega a la última causa
que originó el problema, es decir, pueden ser menos o más niveles de preguntas
para llegar a la causa raíz, dependiendo de la complejidad del problema y de las
posibles causas identificadas. De esta forma con cada pregunta y su respuesta se
profundiza más en el problema y sus causas, hasta llegar al origen o causa raíz.

Ejemplo: en un problema reportado se identifican en un primer porqué que una de

las causas es que no está realizando la provisión del servicio por causa de la mano
de obra; porqué: los responsables de las actividades no saben cómo hacerlo, no
pueden hacerlo o no quieren hacerlo como se indica; en el tercer porqué se
determina porque no saben hacerlo: falta de información o falta de entrenamiento;
porque no pueden hacerlo: no tienen la destreza requerida; no cumplen con el perfil
para el cargo; porque no quieren hacerlo: por seguridad o falta de motivación y así
sucesivamente hasta identificar cual es la causa que originó el hallazgo.

Ventajas del uso de esta herramienta:

1. Ayuda a descubrir información vital del proceso de una forma sistemática.

2. Analiza las causas ocultas y facilita la identificación de soluciones a las
preguntas planteadas.
3. Aplica tanto para la solución de hallazgos, como para la realización de un
diagnóstico o para la toma de decisiones.

4.1.3.2 Diagrama Causa-Efecto

Se conoce también con el nombre de Diagrama de Ishikawa o Diagrama espina de

pescado. Se compone de dos partes: al lado derecho se identifica el efecto o
problema que se quiere solucionar; al lado izquierdo se identifican las posibles
causas que han originado el hallazgo. Para esto se consideran cada una de las
variables (7M) que componen un proceso: método (procedimientos, criterios de
operación, control de documentos), materiales (proveedores, calidad, oportunidad,
características, suficiencia, confiabilidad), maquinaria y herramientas
(mantenimiento, funcionamiento, uso, estado), mano de obra (competencia,
condiciones físicas y psicológicas, entrenamiento, aptitud), medio ambiente
(entorno, condiciones físicas, biológicas, condiciones de almacenamiento,
transporte, ambiente de trabajo); moneda (recursos financieros) y management
(administración) (cadena de mando, políticas organizacionales, órdenes de un
superior).
 Imagen tomada del Manual del módulo de Mejoramiento continuo aplicativo KAWAK

Teniendo en cuenta cada una de estas variables se clasifican las diferentes posibles
causas que se han identificado por parte de los integrantes del equipo de trabajo
(lluvia de ideas). Pueden utilizarse todas o algunas de las 7M y estas a su vez
pueden tener una o más causas identificadas las cuales se colocan en las espinas
principales.

Una vez registradas las causas identificadas en cada una de las variables se
analizan y se determina la causa raíz, principal o básica que se tomará como
referencia para definir el plan de acción correspondiente, cuyo objetivo debe ser
eliminar la causa raizal real o potencial identificada.

NOTA: para la identificación de la causa raíz, se recomienda combinar esta

herramienta con los cinco porqués que facilita determinar el impacto de las posibles
causas consideradas en cada variable, de acuerdo al nivel de especificación que se
aplique al análisis de causas realizado.

Ventajas del uso de esta herramienta:

1. Permite la visualización de posibles causas y subcausas de los problemas

identificados por parte de todos los integrantes del equipo de trabajo del
proceso o subproceso por cada componente del proceso.
2. Facilita el análisis de causas, identificación de causa raíz y definición de las
soluciones al hallazgo.
3. Muestra el nivel de conocimiento del servicio que existe en el proceso y
subproceso.
 4. Ayuda a identificar posibles problemas y a solucionarlos no sólo al final sino
durante la prestación del servicio en cada etapa del proceso.

4.3.1.3 Diagrama de Pareto

También conocido como la regla 80-20, que expresa que generalmente el menor
número de causas (20%) causan la mayor parte de los problemas (80%). Esta
herramienta se utiliza para que una vez identificado el problema, determinar cuáles
son las causas que los producen, permitiendo distinguir de las posibles causas
identificadas, los aspectos pocos y vitales que originan el problema.

Además de lo anterior, la herramienta permite determinar la efectividad de las

acciones de mejora, comparando diferentes diagramas durante la implementación
de las acciones y puede utilizarse tanto para identificar efectos como para
determinar causas.

Para utilizar esta herramienta es necesario establecer una medición de la

frecuencia con que se presentan las posibles causas identificadas y hacer un
ordenamiento de mayor a menor de esta medición. Posteriormente se calcula la
participación de cada una, dividiendo la frecuencia de cada variable por la
sumatoria de todas las frecuencias. Seguidamente se calculan las frecuencias
acumuladas y se realiza una representación gráfica de las frecuencias de cada de
las variables. A partir de esta gráfica se identifican las causas que originan el 80%
de los problemas (no necesariamente tiene que ser este porcentaje, puede ser un
valor aproximado superior o inferior). La causa o causas que alcancen esta
participación se identifican como causas raizales o básicas y son las que deben
considerarse para la definición del plan de acción.

Ventajas del uso de esta herramienta:

1. Permite enfocarse en los aspectos que al mejorarse tendrán más impacto,

optimizando los esfuerzos.
2. Proporciona una visión sencilla y relativa de los problemas y su origen.
3. Ayuda a impedir que se empeoren posibles causas, al dar tratamiento a otras
de menos impacto.

Para el SG-SST pueden utilizarse además de las enunciadas para el Sistema de

Gestión de Calidad VAF, listas de verificación, fotografía del “antes” y “después” y
cinco por qué, se debe identificar la causa raíz de la No conformidad y hacer el
registro en el formato SST-FT-001-UDES Identificación y control de las Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora en el espacio Causas de la No Conformidad
real o potencial.

Una vez notificado el hallazgo, tanto el líder del proceso académico-administrativo

involucrado en la No Conformidad del SG-SST como el líder del proceso y/o
subproceso del SGC-VAF al cual se le ha reportado la No Conformidad, cuentan con
diez (10) días hábiles para convocar a su equipo de trabajo con el fin de realizar una
sesión de trabajo en la cual se identifiquen las causas y la causa raíz de la no
Conformidad, utilizando para ello alguna de las herramientas de “análisis de causas”
mencionadas y dejando el registro en el aplicativo.

4.1.4 Plan de Acción

4.1.4.1 Sistema de Gestión de Calidad VAF

Posterior al análisis de causas se determina el plan de acción a implementar y se

registra en el aplicativo en la opción Plan de Acción, ingresando por el Módulo
Mejoramiento Continuo. En todos los casos se debe asegurar la coherencia entre el
plan de acción y las causas identificadas, buscando que se eliminen las causas, para
evitar la recurrencia del problema. Los planes de acción deben considerar tanto la
corrección de la no conformidad en los casos que aplique, como la acción o acciones
correctivas y se recomienda considerar la estructura del ciclo PHVA para definir el
plan de acción, con el fin de mejorar la estructura del plan de acción.

Para definir el Plan de Acción el responsable cuenta con dos días hábiles una vez
finalizado el análisis de causas y registrarlo en el aplicativo y procede de la siguiente
manera:

1. Determinar la fecha límite para el cierre del plan de acción definido.

2. Se selecciona la causa raíz y se registran las acciones planteadas para dar

solución a la No Conformidad indicando las fechas para la ejecución, seguimiento,
evaluación y cierre, definiendo el responsable de cada una de estas actividades.
Si el plan de acción requiere más de una acción, estas se deben registrar
independientemente y el aplicativo asigna el ID correspondiente a cada una de
ellas. Las fechas indicadas para la ejecución deben ser coherentes con la
complejidad de las acciones definidas; el responsable de la aprobación del plan,
podrá solicitar modificación de estas fechas estipuladas, si considera que el plazo
definido es excesivo o insuficiente para ejecutar la acción propuesta, enviando
correo electrónico al responsable de definir el plan de acción para que realice el
ajuste solicitado. Para la ejecución de las acciones se indicará como responsable
al líder de proceso y/o subproceso, quien aparece registrado en el aplicativo, sin
embargo, éste asignará las tareas a realizar a los integrantes del equipo de
trabajo, notificando al responsable la actividad que debe realizar y la fecha
estimada para la ejecución de la tarea, definiendo el entregable de la actividad.
En todo caso la responsabilidad del control de la ejecución de las acciones
corresponde al líder del proceso y/o subproceso reportado.
 Para la evaluación del plan de acción el aplicativo tiene dos opciones: por
oportunidad o por actividad del plan de acción. En el primer caso, una vez el plan
de acción es aprobado, la opción de evaluación se habilita en cada acción junto
con la ejecución y seguimiento. Cuando es por oportunidad, la opción se visualiza
junto con la opción de cerrar, antes de ingresar a la opción de plan de acción.

Se debe tener en cuenta que las fechas definidas para la ejecución, seguimiento
evaluación y cierre de cada acción deben ser inferiores o iguales a la fecha de
cierre definida para el plan de acción.

Una vez guardada la información, se debe indicar que ya se ha terminado de definir

el plan de acción para que el aplicativo genere un mensaje automático al
responsable de aprobar el plan de acción. Adicionalmente el aplicativo incluye en los
pendientes de los responsables definidos, la ejecución de la actividad que le ha sido
asignada. Cuando se ha aprobado, se activan las opciones de ejecución para el
registro del avance de las acciones, seguimiento y evaluación. Si el plan de acción
no es aprobado, el responsable coloca la justificación para no aprobar la acción y el
responsable de definir el plan de acción debe registrar otra acción o registrar la
anterior, realizando los ajustes solicitados por el responsable de aprobar. El plazo
para corregir el plan de acción es de tres días hábiles a partir de la fecha de recibido
de notificación por parte del aplicativo. Este mensaje se genera en forma
automática al responsable de definir el plan de acción, cuando éste no fue aprobado
en todas sus acciones o parcialmente, en este caso, se indica el ID de la acción no
aprobada y la justificación.

Para registrar la ejecución de las acciones, se ingresa por la opción plan de acción,
ejecución y se registra la descripción de lo realizado, adjuntando en lo posible la
evidencia objetiva que permita verificar el cumplimiento de la actividad y evaluar el
resultado frente al objetivo de la acción. Adicionalmente se debe señalar el avance
de la acción. El registro de la ejecución es responsabilidad del líder del proceso o
subproceso.

En las fechas indicadas, el responsable del seguimiento y evaluación del plan de

acción debe realizar los registros correspondientes a estas actividades, basándose
en la ejecución registrada y revisando las evidencias aportadas. Cuando se
identifiquen registros de ejecución con nivel de avance del 100%, sin aporte de las
evidencias que permitan verificar el cumplimiento de la acción o evaluar la eficacia
de lo ejecutado, se registra el comentario del seguimiento indicando esta novedad y
se ajusta el nivel de avance al 50%, el cual será actualizado al 100% por parte del
responsable de le ejecución, una vez adjunte las evidencias que se le han solicitado.

Una vez realizado el seguimiento, el responsable de la evaluación realiza la revisión

de las evidencias aportadas, correspondencia de los registros de ejecución y
seguimiento y evalúa si el plan de acción ha sido eficaz, eficiente o adecuado. Para
determinar si el plan de acción es eficaz se considerará en la evaluación no
solamente
que se hayan ejecutados las acciones, sino también si el plan de acción
implementado redujo o eliminó el problema que generó la no conformidad. La
eficacia de un plan de acción está dada por el grado en que se cumplieron los
objetivos cuando se definió, es decir, si el impacto fue conseguido.

La eficiencia se refiere a los recursos utilizados en la solución de la no conformidad.

Esto quiere decir, considerar si el impacto (eficacia) de la acción implementada
justifica el costo de la acción implementada.

El plan de acción se evalúa como adecuado, cuando se considere que pueden existir
acciones más eficaces y eficientes para lograr el mismo impacto.

El responsable de la ejecución del plan de acción debe garantizar que el responsable

del seguimiento y evaluación realice estas actividades en las fechas estipuladas,
para ello debe realizar la gestión pertinente (notificación, seguimiento) con el
responsable de estas actividades, con el propósito de que realice oportunamente la
revisión de las evidencias y la descripción de la ejecución de las acciones, para que
el cierre pueda realizarse en la fecha estipulada.

En el caso de los seguimientos a cargo de los líderes de los procesos de Gestión

Financiera, Gestión Administrativa y Gestión de TIC, para garantizar el cumplimiento
en las fechas por parte de los responsables del seguimiento, se indica en los
procedimientos de Control y Seguimiento de las gestiones Financiera, Administrativa
y de TIC, que los líderes de los subprocesos deben notificar con cinco días de
antelación las fechas definidas para ello. En cuanto a los subprocesos de las
gestiones Administrativa y Financiera y de TIC del campus de Bucaramanga y las
Jefaturas Administrativas y Financieras y de TIC de los campus de Cúcuta y
Valledupar deben notificar por correo al líder del proceso cuando hayan realizado la
ejecución de las acciones para que el responsable realice el seguimiento respectivo
a la acción.

En caso que se deba involucrar a otras dependencias, el líder de proceso y/o

subproceso debe notificar a la Coordinación de Calidad, para que realice la
coordinación o autorizaciones correspondientes.

Los responsables de ejecutar los planes de acción, deben realizarlos en los tiempos
determinados, dejando registro del avance en la ejecución de la acción por lo menos
una vez al mes durante el periodo establecido. El responsable del seguimiento debe
validar que se estén ejecutando como se había definido, registrar el seguimiento
realizado preferiblemente cada vez que se registren avances en la ejecución de las
acciones.

Cuando se requieran ajustes en los tiempos establecidos, por desviaciones en los

avances esperados, debe ser informado a la Representante de la Dirección para
analizar la situación y definir las modificaciones, las cuales deben estar
debidamente soportadas.
De ser necesario nuevas acciones para obtener el resultado planificado, debe
registrarse los cambios en el Plan de Acción, Mejoramiento Continuo, Acciones de
Mejora Abiertas, señalar el registro a modificar y por la opción Plan de Acción
registrar las nuevas acciones que van a implementarse.

4.1.4.2 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Debe utilizarse el formato VAF-FT-004-UDES Plan de Acción para el registro de las

acciones definidas para atender la No conformidad reportada indicando los
responsables y fechas de cumplimiento. Una vez registrado el plan de acción, se
debe notificar al Responsable del SG-SST el resumen de las acciones planteadas en
el formato SST-FT-002-UDES Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora, el cual se enviará de manera digital.

A continuación, se presentan una serie de acciones correctivas, preventivas o de

mejora que pueden incluirse en los planes de acción definidos para atención de las
No Conformidades identificadas tanto en el SGC-VAF como en el SG-SST, las cuales
pueden incluir aspectos como:

 Brindar entrenamiento efectivo.

 Incrementar la competencia de los funcionarios, mediante capacitación.
 Incrementar el nivel de compromiso de los funcionarios de la Universidad.
 Adquisición de equipos, programas y herramientas de gestión gerencial.
 Revisar, incorporar o modificar documentos y metodologías.
 Incrementar las auditorías internas de calidad y del SG-SST.
 Modificación de la estructura organizacional.
 Tomar acciones disciplinarias.

4.1.5 Oportunidades de Mejora

Las acciones de mejora se registran utilizando la misma metodología establecida

para las acciones correctivas y preventivas a través del aplicativo para
administración del SGC-VAF por la opción Mejoramiento Continuo, Acciones de
Mejora Abierta opción Insertar. La acción de mejora se identifica en el campo Tipo
de Acción señalando esta opción. Se debe tener en cuenta que esta acción de
Mejora no requiere análisis de causas, es decir, además del reporte, sólo se registra
el Plan de Acción correspondiente.

En el caso del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo el registro

se realiza en el formato SST-FT-001-UDES Identificación y control de las Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora.
4.1.6 Verificación

Los responsables de la verificación del cumplimiento de las acciones y su eficacia en

la solución del hallazgo, realizan el seguimiento y evaluación de las acciones para
determinar que han sido coherentes y adecuadas a los efectos o causas de las No
Conformidades.

En la verificación se debe tener en cuenta:

 Verificar el cumplimiento y eficacia de las acciones implementadas.

 Revisar la evidencia aportada respecto a la ejecución registrada, coherencia con
la acción definida y pertinencia frente a las causas identificadas.
 Verificar el cumplimiento de los requisitos de los registros en la evidencia que se
aporta.
 Comunicar a los miembros o funcionarios involucrados, los resultados de la
implementación de las acciones.

El grado de eficacia se determina evaluando los siguientes aspectos:

 Eliminación de las causas de la No Conformidad.

 Disminución de aparición de problemas y/o No Conformidades.

La frecuencia de la verificación de las acciones se determinará teniendo en cuenta

la fecha de cierre de cada acción y se realizará por lo menos una vez al mes durante
la ejecución de la actividad, dejando el registro en el aplicativo en la opción
seguimiento, colocando información breve y concisa del seguimiento realizado. El
aplicativo permite adjuntar un archivo en este registro. Se recomienda utilizar esta
opción como soporte del seguimiento registrado.

El Responsable del SG-SST debe verificar la eficacia de las acciones correctivas,

preventivas y de mejora implementadas y hacer el registro del seguimiento
realizado en el formato VAF-FT-001-UDES Identificación y control de las Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora en el campo destinado para tal fin, indicando la
verificación realizada, el avance de ejecución de la actividad y la fecha del
seguimiento. Además, debe registrar en el Formato VAF-FT-002-UDES Estado de las
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, el estado de la acción implementada:
abierta y el nivel de avance o cerrada.

4.1.7 Cierre de la No Conformidad y Consolidación

Cuando las acciones se han realizado y se consideren eficaces, la Coordinación de

Calidad efectúa el cierre de la No Conformidad, registrándolo en el aplicativo por la
ruta: Módulo de Mejoramiento Continuo, Acciones de Mejora Abiertas. Se indica el ID
de la oportunidad de mejora a cerrar, y se selecciona la opción Cerrar en la columna
Acción, se ingresa la justificación de cierre y se guarda la información. La
oportunidad de mejora desaparece del listado de oportunidades de mejora abierta y
se traslada a la opción Acciones de Mejora Cerradas.

Cuando el plan de acción corresponda a acciones definidas para la implementación

de cambios solicitados por la Alta Dirección, la Coordinación de Calidad, deberá
solicitar, el concepto de la Alta Dirección o su representante, para proceder con el
cierre del plan de acción.

El cierre de la acción correctiva, preventiva o de mejora del Sistema de Gestión de

la Seguridad y Salud en el Trabajo, se registra en el formato SST-FT-001-UDES
Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora en la
sección indicada, colocando el análisis y conclusiones que sustentan el cierre y la
fecha del cierre. Se notifica al líder de proceso y/o subproceso y se procede a la
conservación del registro (físico o digital). En el formato SST-FT-002-UDES Estado de
las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora se registra el estado Cerrada,
indicando la fecha de cierre.

El Responsable del SG-SST consolidará las No Conformidades y su estado y enviará

semestralmente un informe a la Alta Dirección para su revisión.

Cuando las acciones no han sido eficaces se realiza el cierre del plan de acción y se
registra una nueva incidencia para que se formule otro plan de acción para el
tratamiento de la No Conformidad reportada. En la descripción de la nueva
incidencia se indica el ID de la oportunidad de mejora cerrada que no fue eficaz.

De acuerdo a la periodicidad establecida en la planeación del SGC-VAF, la

Coordinación de Calidad, consolidará las oportunidades de mejora reportadas por las
diferentes fuentes y entregará un informe para el seguimiento y solicitud de ajustes
si se requieren.

Cuando el plan de acción definido incluya acciones para abordar riesgos y

oportunidades, si se requiere, deben actualizarse las Tablas de Identificación y
Valoración de Riesgos del Contexto del SGC-VAF VAF-FT-027-UDES, de identificación
y valoración de riesgos de las partes interesadas VAF-FT-030-UDES y de
identificación y valoración de riesgos del SGC-VAF VAF-FT-029-UDES o en la Matriz
de Riesgo Identificados del SG-SST TAH-FT-006-UDES, según corresponda.

En los casos que aplique, si las acciones correctivas o de mejora implican cambios
significativos en el Sistema de Gestión de Calidad, identificados en el Manual de
Calidad en el numeral 3.3 Planificación de los cambios o en el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo, se aplicará el Procedimiento de la Gestión del
Cambio VAF-PR-006-UDES.
 5. FLUJOGRAMA

RESPONSABLE
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO
Dependencia Cargo

INICIO

Registro en el aplicativo, opción Mejoramiento Continuo,

Cualquier funcionario de la VAF, puede

Todos los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF Todos los

Líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF Líder del

identificar una No conformidad u
oportunidad de mejora.

Una vez revisado el hallazgo, se debe

registrar en el aplicativo por la opción

Acciones de Mejora Abierta

Mejoramiento Continuo, Acciones de
Mejoras Abiertas, Insertar la No
conformidad u oportunidad de mejora, e
identificar el proceso y/o subproceso al
cual se asocia el hallazgo. El aplicativo
genera la notificación del reporte al líder
del proceso y/o subproceso.

En el SG-SST las acciones correctivas y

Identificación de la preventivas se definen a partir de los
no conformidad u resultados de la supervisión y medición
oportunidad de del Sistema de Gestión de la Seguridad y
mejora Salud en el Trabajo, de auditoría y de
Revisión por la Dirección. El registro se
realiza en el Formato SST-FT-001-UDES
Identificación y Control de las Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora. Se
debe notificar al líder del proceso
académico- administrativo reportado y a
la Coordinación del SG-SST.
 procesos académico-administrativos de la UDES

proceso académico-administrativo

Formato Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de

SST-FT-001-UDES
Mejora
 Registro aplicativo Actas e Informes Registro Aplicativo Análisis de Causas ACTAS VAF-FT-007-UDES
Una vez reportado el hallazgo, el líder de

Líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF Líder del proceso académico-administrativo de la UDES
Todos los procesos y/o subprocesos del SGC- VAF
proceso y/o subproceso del SGC-VAF
involucrado, convoca a su equipo de
trabajo, con el fin de realizar una sesión
de trabajo en la cual se identifiquen
posibles causas y la causa raíz de la No
conformidad reportada, dejando el registro
en el aplicativo.

Las posibles causas y causa raíz

identificadas se registran en el aplicativo
por la opción Mejoramiento Continuo,
Acciones de Mejora Abiertas, Análisis de
Causas. Las oportunidades de mejora no
requieren análisis de causas.

Si la No Conformidad corresponde al SG-

Análisis de las
SST, se utiliza el Formato de Actas VAF-FT-
causas
007-UDES. El registro del análisis de
causas se realiza en el formato SST-FT-
001- UDES Identificación y control de LAS
Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora. Todos los procesos académico-administrativos de la UDES
 UDES Formato Identificación y Control de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SST-FT-001-

Finalizado el análisis de causas, se

Todos los procesos y/o

Líder del proceso y/o

construye el plan de acción. En caso que se

deba involucrar a otras dependencias se
debe notificar a la Coordinación de Calidad,
para que realice gestión correspondiente.

En el aplicativo las acciones se registran

por la opción Mejoramiento continuo,
Acciones de Mejora Abiertas, Plan de
Acción y el aplicativo genera las
notificaciones a los responsables definidos
Definición del Plan para ejecución, seguimiento, evaluación y
de acción cierre de las acciones.

Registro del Plan de Acción en el aplicativo Formato Plan de Acción VAF-FT-004-UDES

subproceso del SGC-VAF Líder del proceso académico-administrativo
subprocesos del SGC-VAF Todos los procesos académico-administrativos
El responsable definido para la aprobación
del Plan de Acción, verifica que las
acciones a implementar sean coherentes y
adecuadas a los efectos o causas de las No
conformidades y aprueba el Plan de Acción
en los casos de su competencia. En caso de
no aprobarlo, registra la justificación y el
líder del proceso y/o subproceso debe
registrar otra acción ajustando la anterior o
cambiándola, según el caso.

Si se requiere realizar algún ajuste al plan

de acción inicial, debe contar con el Visto
Bueno del líder del proceso y/o subproceso
 y notificar a la Coordinación de Calidad
para que realice la modificación en el
aplicativo.

Las acciones de mejora se registran

utilizando la misma metodología
establecida para las acciones correctivas y
preventivas.

Los planes de acción del SG-SST se

registran en el Formato VAF-FT-004-UDES
Plan de Acción, indicando los responsables
y fechas de cumplimiento.
Todos los procesos académico-administrativos UDES Todos los procesos y/o subprocesos del SGC- VAF

Cuando el Plan de Acción ha sido

Registro del Plan de Acción en el aplicativo

aprobado, el aplicativo habilita las

Líder del proceso y/o subproceso del SGC-VAF Líder del proceso académico-administrativo
opciones Ejecución, Seguimiento y
Evaluación para el registro de estas
actividades.

El registro de la realización de las

actividades se realiza por Mejoramiento
Continuo, Acciones de Mejora Abierta, Plan
de Acción, Ejecución. Se puede adjuntar
un archivo que brinde evidencia de la
realización de la actividad y se marca el
avance de la acción.

Para el SG-SST, en el formato SST-FT-002-

Ejecución del Plan UDES Estado de las Acciones Correctivas,
de Acción Preventivas y de Mejora, se indica el
avance de la acción y su estado: abierta o
cerrada.
 Registro de Seguimiento en el aplicativo Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SST-FT-002-UDES
El responsable del seguimiento, realizará
Líder de proceso y o subproceso nacional, Líder de

esta verificación de acuerdo al tiempo

proceso, Alta dirección o Responsable asignado
SGC – VAF SG-SST

estimado para esta actividad, por lo

menos una vez al mes durante el plazo
definido, preferiblemente cada vez que se
registre ejecución de actividades. El
seguimiento se registra en el aplicativo
por la opción Mejoramiento Continuo,
por la Alta Dirección

Acciones de Mejora Abiertas, Plan de

Acción, Seguimiento. Se recomienda
adjuntar un archivo como evidencia de la
verificación.

Para el Sistema de Gestión de la

Seguimiento Seguridad y la Salud en el Trabajo, el
seguimiento se registra en el formato SST-
FT-001-UDES Identificación y Control de
las Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora en la
sección correspondiente y en el formato
UDESSST-FT-001-UDES SST-FT-002-
 SST-FT-002-UDES Estado de las Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora.

Registro de Seguimiento en el aplicativo

En la fecha definida, el responsable
registra la evaluación de la acción o de la

Coordinadora de Calidad SGC-VAF Coordinadora de SG-SST

SGC – VAF SG-SST
oportunidad, según se haya definido
cuando se registró el plan de acción. Si lo
requiere puede solicitar apoyo del
responsable de evaluar de Gestión
Documental o de los subprocesos de la
Gestión de TIC, cuando el plan de acción
esté relacionado con estos procesos y/o
subprocesos. De acuerdo al registro de la
ejecución y evaluando la evidencia
aportada, determina si la acción o la
oportunidad, ha sido eficaz, eficiente o
Evaluación
adecuado, y marca la opción
correspondiente.

SST-FT-001-UDES SST-FT-002-UDES
Cuando las acciones se consideren
Registro en el aplicativo

eficaces, la Coordinación de Calidad

efectúa el cierre de la No Conformidad y lo
registra en el aplicativo, en la opción
Mejoramiento continuo, Acciones de
Mejora Abierta, Acción: Cierre. El registro
pasa a la opción Acciones de Mejora
Cerradas. Cuando el plan de acción
corresponda a acciones para implementar
cambios, deberá solicitar concepto para el
cierre a la Alta Dirección o su
representante.

Si el plan de acción no ha sido eficaz, se

puede realizar el cierre y hacer un nuevo
reporte de la incidencia para aplicar
nuevamente este procedimiento.
 Correctivas, y Control de las Acciones
SST-FT-002-Preventivas y de Mejora
Cierre de la De acuerdo a la planeación del SGC-VAF
No se consolida el informe periódico de las
Conformidad oportunidades de mejora abiertas y se
y presenta a la Alta Dirección o responsable
Consolidación asignado para su revisión.

Para el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo, es la
Coordinadora del SG-SST quien efectúa el
cierre de las No Conformidades reportadas
cuando ha comprobado su eficacia. El

Estado de las AccionesIdentificación

Preventivas y de MejoraCorrectivas,
registro se realiza en el formato SST-FT-
001-UDES Identificación y Control de las
Acciones Correctivas, Preventivas y de

SST-FT-001-UDES
Mejora, registrando análisis y
conclusiones que
sustentan el cierre y la fecha. En el formato
 SST-FT-002-UDES Estado de las Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora se
registra el estado: cerrada.

Semestralmente la Coordinación del SG-

SST consolidará las No Conformidades y
su estado y enviará un informe a la Alta
Dirección.

FIN

6. FORMATOS

Los formatos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo utilizados

para el desarrollo de este procedimiento son:

 Formato de IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS,

PREVENTIVAS Y DE MEJORA, código SST-FT-001-UDES.

 Formato de ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE

MEJORA, código SST-FT-002-UDES.

 Formato del PLAN DE ACCIÓN, código VAF-FT-004-UDES.

7. DEFINICIONES

A continuación, se definen algunos significados importantes para tener en cuenta en

este procedimiento:

 ACCIÓN CORRECTIVA: acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación indeseable. (3.6 Términos relativos a
la Conformidad, NTC - ISO 9000)

 ACCIÓN CORRECTIVA: la acción correctiva se orienta hacia la investigación

de las causas que origina una no conformidad, con el fin de corregirla y evitar
que el problema se vuelva a presentar. En términos generales, la diferencia
entre la corrección y una acción correctiva, está en que en la primera se
actúa sobre el efecto en forma de correctivo y en la segunda sobre las
causas.
 ACCIÓN DE MEJORA: las acciones de mejora, no parten de la ocurrencia real
o potencial de una No conformidad, son estrategias para mejorar el
desempeño de los procesos y/o subprocesos, la competencia del personal, el
ambiente de trabajo, etc.

 ACCIÓN PREVENTIVA: acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. (3.6
Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

 ACCIÓN PREVENTIVA: el objetivo de la acción preventiva es eliminar la

causa de una No conformidad potencial. Es decir, la acción preventiva actúa
sobre las causas de No conformidades que no han ocurrido.

 CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito. (3.6 Términos relativos a

la Conformidad, NTC - ISO 9000)

 CORRECCIÓN: acción emprendida para solucionar una no conformidad actuando

sobre su efecto. (3.6 Términos relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)

 CORRECIÓN: la corrección de una no conformidad se refiere a las acciones

encaminadas a eliminar la no conformidad.

 EVIDENCIA OBJETIVA: datos que respaldan la existencia o veracidad de

algo.

 NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito. (3.6 Términos

relativos a la Conformidad, NTC - ISO 9000)
ANEXOS
Anexo 1. Formato de Identificación y Control de las Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora SST-FT-001-UDES.
Anexo 2. Formato de Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
SST- FT-002-UDES
ANEXO 3. Formato de Plan de Acción VAF-FT-004-UDES
CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

Liliana Naranjo Cepeda 09/09/2013

00 Versión Prueba
Facilitadora del SGC - VAF

Cambios en la estructura del

Procedimiento
Liliana Naranjo C.
Inclusión numerales de detalle
Patricia Pinzón B.
4.1.4/4.1.5
Amelia Gonzalez
Numeral 4.1.5.3 Cambia
Equipo Facilitador del SGC-
responsable entrega del Plan de
VAF
Acción
01 18/06/2014
Gloria Liliana Osorio A.
Se incluyen numerales
Representante de la
4.1.7 Cierre de la Acción
Dirección.
4.1.8 Consolidación
Carmen Guerrero G.
Coord. Calidad SGC-VAF
Actualización Flujograma de
acuerdo a los cambios realizados

Cambio en los Formatos

VAF-FT-001-UDES Esperanza Rojas
02 VAF-FT-002-UDES Coordinadora Gestión 25/07/2014
VAF-FT-004-UDES Documental
Se elimina Pie de Página
 FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

Los numerales 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3 Gloria Liliana Osorio A

y 4.1.4 se reorganizaron en las Representante de la Dirección
Definiciones, numeral 7.
Carmen Guerrero G.
03 25/03/2015
El numeral 4.1 fue reorganizado Coordinadora Calidad SGC -
en cuanto al texto y actividades. VAF

El flujograma se reorganizó.

Aplicación de la marca de Esperanza Rojas Rojas

04 conformidad de la certificación Coordinadora de Gestión 01/03/2016
ICONTEC Documental

Se incluye opción para el registro

de: identificación, análisis de
causas, definición del plan de
acción, ejecución, seguimiento y
cierre de las acciones a través
del aplicativo.
Carmen E. Guerrero G.
Se incluyen los aspectos
05 Coordinadora Calidad SGC- 21/09/2016
relacionados con las ACPM para
VAF
el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST, de acuerdo a lo
establecido en el Decreto 1072
de 2015, Capítulo 6, Artículos
2.2.4.6.33. Acciones Correctivas
y Preventivas y 2.2.4.6.34 Mejora
Continua.
 FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

Se actualiza el encabezado por Carmen E. Guerrero G.

05 inclusión en el Logo institucional Coordinadora Calidad SGC- 21/09/2016
de la mención “Vigilada VAF
Mineducación”

Se revisan responsables de la
definición, aprobación y
seguimiento y cierre del plan de
acción.
Ing. Carmen E. Guerrero G.
06 Coordinadora de Calidad SGC- 02/03/2017
Se define tiempo máximo para
VAF
registro de la acción correctiva,
preventiva y de mejora.

Actualización de los anexos.

Revisión y actualización del

procedimiento considerando los
requisitos de la Norma ISO
9001:2015. Se incluyen como
fuentes de identificación las
acciones para abordar riesgos y
oportunidades y la gestión del
cambio.
Carmen E. Guerrero G.
07 Se incluye en la tabla de Coordinadora de Calidad SGC- 20/02/2018
responsables, el encargado de la VAF
evaluación de los planes de
acción. Se documentan
funcionalidades del aplicativo para
seguimiento y evaluación.

Se ajusta pie de página según

Procedimiento Control de
documentos y registros v10
 FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

En numeral 4.1.4.1 se ajusta el Carmen E. Guerrero G.

07 tiempo para la definición y plan de Coordinadora de Calidad SGC- 14/08/2018
acción VAF

En el numeral 4.1.3 se aclara el

propósito del análisis de causa, y
uso de herramienta lluvia de
ideas. Carmen E. Guerrero G.
Coordinadora de Calidad SGC-
En el numeral 4.1.4.1 se indican VAF
las siguientes condiciones para los
registros de seguimiento y
evaluación:

Se ajustará al 50% el nivel de

avance de las ejecuciones con
nivel de avance 100% que no
08 aporten las evidencias que 28/09/2018
permitan evaluar el cumplimiento
y el impacto de lo ejecutado.

Se documenta la responsabilidad
del líder del proceso y/o
subproceso responsable de la
ejecución del plan de acción, de
solicitar al responsable del
seguimiento, evaluación y cierre la
realización pertinente y oportuna,
una vez realice el registro de
ejecución de la acción.

Ajuste al nombre del proceso de

Admisiones y Registro Académico Carmen E. Guerrero G.
08 por Registro y Control Académico Coordinadora de Calidad SGC- 16/10/2018
según acuerdo 003 de Diciembre VAF
04 de 2017.
 FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN

Se ajusta responsables de
evaluación de OM del SGC-VAF a
la Coordinación de Calidad. Se
indica que la aprobación de los
Carmen Guerrero González
planes de acción para tratamiento
09 Coordinadora de Calidad SGC- 31/01/2019
de No Conformidades y atención
VAF
de oportunidades resultado de
Auditorías Externas es
responsabilidad de la Alta
Dirección.

Se incluye descripción de las

herramientas disponibles para
análisis de causas, instrucciones
para aplicación, ventajas de cada
Carmen Guerrero González
una. Se incluye plazo para ajustar
10 Coordinadora de Calidad 12/06/2019
planes de acción no aprobados
SGC-VAF
total o parcialmente. Se incluye
condición de solicitar concepto
para el cierre de planes de acción
para implementación de cambios