PROCEDIMIENTO GENERAL

CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES,

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
PG-NC-01

Vicerrectorado de
Profesorado y Ordenacin
Acadmica

Revisin 01

Edicin 01

PROCEDIMIENTO GENERAL
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LAS
NO CONFORMIDADES, ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Propuesto por:
Director Gabinete
Ordenacin
Acadmica

Revisado por:
Unidad de Evaluacin

Aprobado por:
Vicerrectora de
Profesorado y O.A.

Firma
Fecha 01/07/2009

Firma
Fecha 10/07/2009

Firma
Fecha 22/07/2009

Sistema de Gestin de la Calidad de la Planificacin Docente de la Universidad de Cdiz

Pgina 1 de 9

PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES,
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
PG-NC-01

Vicerrectorado de
Profesorado y Ordenacin
Acadmica

Revisin 01

Edicin 01

Control del Documento

Identificacin del documento

Este documento se mantiene como documento online. Pngase en contacto con el autor para
obtener la ltima versin (joseramon.repeto@uca.es).

Nombre del fichero

Ttulo
Procedimiento General de No

Procedimiento General de No

conformidades, Acciones Correctivas y

Conformidades.doc

Preventivas

Autor/es del documento

Persona

Funcin

Comisin de trabajo

Resumen de cambios
Versin

Fecha

Resumen de los cambios

Borrador

Documento base

Primera versin

Documento revisado

Distribucin del documento

Este documento ha sido distribuido a las siguientes personas:
Destinatarios

Direccin de correo

Vicerrectora de Profesorado y Ordenacin A.

mariajose.mesa@uca.es

Directora de Secretariado y O. Acadmica

maricarmen.perez@uca.es

Miembros del Gabinete de O. Acadmica

planificacion.docente@uca.es

Decanatos y Direcciones de centros

Lista de distribucin de Centros

Direcciones de Departamentos

Lista de distribucin de Departamentos

Vicedecanos y Subdirectores de O. Acadmica

Lista de distribucin

Coordinadores de Ttulos de Grado

Lista de distribucin

Sistema de Gestin de la Calidad de la Planificacin Docente de la Universidad de Cdiz

Pgina 2 de 9

PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES,
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
PG-NC-01

Vicerrectorado de
Profesorado y Ordenacin
Acadmica

Revisin 01

Edicin 01

INDICE

1. OBJETO.

2. ALCANCE.

3. DESCRIPCIN.

3.1. NO CONFORMIDADES

3.1.1. Aspectos Generales

3.1.2. Documentacin de No Conformidades

3.1.3. Cierre de una No Conformidad.

3.1.4. No Conformidades detectadas en Auditoras

3.1.5. Codificacin de las No Conformidades

3.2. ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS.

3.2.1. Aspectos Generales

3.2.2. Codificacin de las Acciones Correctivas/Preventivas

4. REFERENCIAS.

ANEXO 1. FORMATO PARA EL INFORME DE CONTROL DE NO

CONFORMIDADES

Sistema de Gestin de la Calidad de la Planificacin Docente de la Universidad de Cdiz

Pgina 3 de 9

PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES,
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
PG-NC-01

Vicerrectorado de
Profesorado y Ordenacin
Acadmica

Revisin 01

Edicin 01

1. OBJETO
El objeto de este procedimiento es definir las actividades a realizar para la identificacin,
tratamiento y solucin de no conformidades, y para el establecimiento de las acciones
preventivas y correctivas que de ellas se deriven, con el fin de prevenir, corregir y
eliminar las causas potenciales de no conformidad y/o de acontecimientos no deseados
que puedan afectar a la calidad de los servicios prestados a travs de la planificacin
docente de la Universidad de Cdiz.
Definiciones:
No conformidades: De acuerdo con la definicin proporcionada en el apartado
3.6.2 de la norma ISO 9000:2005, una no conformidad es la no satisfaccin de un
requisito. Las no conformidades pueden entenderse como desviaciones o
incumplimientos de los procedimientos definidos y establecidos en nuestro sistema
de planificacin docente en materia de calidad. Por no conformidad tambin
entenderemos la aparicin de una actividad distinta a como previamente se ha
planificado y/o que pueda producir un resultado adverso sobre el servicio que se
presta. Las no conformidades no hacen referencia a incidencias de carcter
ordinario que puedan resolverse por los procedimientos habituales atendidas a
travs de la direccin planificacion.docente@uca.es
Correccin de una no conformidad: De acuerdo con la definicin proporcionada
en el apartado 3.6.6 de la norma ISO 9000:2000, una correccin es una accin
encaminada a eliminar una no conformidad detectada.
Accin correctiva: De acuerdo con la definicin proporcionada en el apartado
3.6.5 de la norma ISO 9000:2000, una accin correctiva es una accin llevada a
cabo para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin no
deseable. El objetivo de las acciones correctivas est dirigido a eliminar la/s
causa/s que generaron una no conformidad y evitar la posible repeticin del
problema, con independencia de la solucin inmediata (correccin de la no
conformidad) que se haya adoptado.
Accin preventiva: De acuerdo con la definicin proporcionada en el apartado
3.6.4. de la norma ISO 9000:2000, una accin preventiva es una accin llevada a
cabo para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin no
deseable. Las acciones preventivas son bsicamente acciones de mejora que se
anticipan en el tiempo evitando que ocurra un problema. Pueden venir derivadas
del anlisis de los resultados, de las tendencias estadsticas o de la observacin de
una posible causa de no conformidad.

Sistema de Gestin de la Calidad de la Planificacin Docente de la Universidad de Cdiz

Pgina 4 de 9

PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES,
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
PG-NC-01

Vicerrectorado de
Profesorado y Ordenacin
Acadmica

Revisin 01

Edicin 01

2. ALCANCE
Afecta a todas las personas que tienen que ver con la planificacin docente. La deteccin
de no conformidades con el Sistema de Gestin de Calidad debe formar parte de nuestra
cultura de trabajo y ser entendida como una oportunidad para la mejora de nuestros
procesos, para nosotros mismos, para los alumnos, los profesores, los responsables
institucionales y la sociedad en general.

3. DESCRIPCIN

3.1. NO CONFORMIDADES
3.1.1. Aspectos Generales

Las no conformidades pueden ser detectadas en el desarrollo de las auditoras

internas y/o externas. Adems, y en cualquier momento, cualquier alumno, profesor o
personal de las unidades funcionales o del VPOA de la Universidad de Cdiz puede
detectar una no conformidad en materia de planificacin docente, comunicndola a
travs del Buzn de Atencin al Usuario (BAU) al que se hace referencia en el
Procedimiento de Satisfaccin de usuarios. Si existe alguna posibilidad de dar
tratamiento en tiempo real a dicha no conformidad, se decidir el tratamiento
inmediato para minimizar su efecto y, posteriormente, se generar el registro de
Informe de No Conformidad de acuerdo con el formato FR-NC-01-01.
Como norma general, al detectar una no conformidad se deben ejecutar tres tipos de
acciones como respuesta:
1. Corregir la no conformidad (tratamiento inmediato).
2. Analizar la/s causa/s.
3. Disear y ejecutar la accin correctiva y preventiva
En algunas ocasiones, una no conformidad no puede corregirse sin antes analizar su/s
causas. En estos casos, los pasos 1 y 2 anteriores se ejecutarn en orden inverso, es
decir, primero se realizar el anlisis de la/s causa/s y luego se corregir la no
conformidad.
En todos los casos de deteccin de una no conformidad, deber crearse una evidencia
documental de que estos tres tipos de acciones se han realizado. El lugar donde se
recogen las no conformidades y su tratamiento es Informe de No Conformidad, que
recoger un registro por cada no conformidad detectada de acuerdo con FR-NC-0101.
Sistema de Gestin de la Calidad de la Planificacin Docente de la Universidad de Cdiz

Pgina 5 de 9

PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES,
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
PG-NC-01

Vicerrectorado de
Profesorado y Ordenacin
Acadmica

Revisin 01

Edicin 01

En el formato se identificarn las personas que detectan, analizan, emprenden las

acciones correctivas y realizan el seguimiento, control y verificacin final de las
acciones correctivas.

3.1.2. Documentacin de las No Conformidades

Una no conformidad bien documentada est compuesta de tres partes:

1. Una evidencia de la no conformidad. Si no hay una evidencia, no puede haber
no conformidad. La evidencias de no conformidad deben ser claramente identificadas
y descritas en el Informe de No Conformidad de acuerdo con FR-NC-01-01.
2. Un registro del requisito sobre el que se detecta la no conformidad. Es
necesario identificar claramente cul es el requisito que no se est satisfaciendo para
documentar una no conformidad. Los requisitos de la planificacin docente se
encuentran definidos en el Manual de Calidad . En el Informe de No Conformidad se
har constar el requisito que no se satisface de acuerdo con FR-NC-01-01.
3. La declaracin de la no conformidad. Este apartado es el ms importante de la
documentacin de una no conformidad. Recoge el anlisis de las causas de la no
conformidad, la correccin que se ha realizado y las acciones correctivas llevadas a
cabo para corregir su/s causa/s. La declaracin de no conformidad debe ser
autoexplicativa, precisa, lingsticamente correcta, carecer de ambigedades y ser lo
ms concisa posible. Dado que las no conformidades se consideran fuente de
deteccin de oportunidades de mejora del propio sistema, el VPOA debe asegurar que
se efecta un adecuado anlisis, estudio de su/s causa/s y se evala el alcance y
consecuencias, generando una accin correctora para eliminar la causa que lo gener.
3.1.3. Cierre de una No Conformidad

Existen varios mtodos o actividades para cerrar una no conformidad. Por ejemplo,
una no conformidad puede ser cerrada remotamente despus de revisar una
documentacin remitida. En otras ocasiones, para cerrar una no conformidad puede
hacer falta hacer una valoracin en un lugar concreto.
Antes de cerrar una no conformidad es necesario cerciorarse de que hay una
evidencia objetiva y documentada que demuestre que la accin correctiva se ha
implementado completamente y que es efectiva en la prevencin de que surja de
nuevo esta no conformidad. Slo cuando la situacin es satisfactoria se puede
proceder a cerrar la no conformidad.

Sistema de Gestin de la Calidad de la Planificacin Docente de la Universidad de Cdiz

Pgina 6 de 9

PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES,
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
PG-NC-01

Vicerrectorado de
Profesorado y Ordenacin
Acadmica

Revisin 01

Edicin 01

En el VPOA se mantiene un formato de no conformidades (FR-NC-02-01, ndice de No

Conformidades), mediante el cual se controla el estado de las mismas. Este registro se
utilizar para el anlisis en la revisin de la planificacin docente, segn lo definido en
el apartado Revisin del Sistema de Calidad por la Direccin del Manual de Calidad.

3.1.4. Codificacin de las No Conformidades

El sistema de numeracin de las No Conformidades es el siguiente:

1. Las siglas de la Universidad de Cdiz (UCA).
2. Un nmero correlativo iniciado cada principio de ao, inicindose en cero.
3. Una barra separadora (/) y las dos ltimas cifras del ao en cuestin.
Ejemplo: UCA/01/02
En el caso de no conformidades detectadas en auditoras, stas se codificarn igual
pero se marcar la casilla que corresponda: Auditora Interna o Auditora Externa.

3.2. ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS

3.2.1. Aspectos Generales

La responsabilidad de que se documente y se decida la accin correctiva o preventiva

es del VPOA que, en ltima instancia, ser quien compruebe la accin de mejora a
implantar.
Una vez decidida la accin correctiva o preventiva, se designa a la persona
responsable que, en un plazo definido, debe verificar la implantacin de la misma y
comprobar su efectividad. Las personas designadas anteriormente realizan una labor
de coordinacin y decisin de las acciones correctivas, para lo cual se asesorarn con
el personal que se estime oportuno en cada caso.
En los casos en los que la verificacin de la accin correctiva resulte negativa, la
persona encargada lo comunicar al VPOA utilizando FR-NC-01-01 (Informe de No
conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas). En estos casos, se iniciar una
nueva accin correctiva o preventiva segn lo definido anteriormente.
Sistema de Gestin de la Calidad de la Planificacin Docente de la Universidad de Cdiz

Pgina 7 de 9

PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES,
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
PG-NC-01

Vicerrectorado de
Profesorado y Ordenacin
Acadmica

Revisin 01

Edicin 01

En el VPOA se mantiene un formato de acciones correctivas (FR-NC-03-01), ndice de

Acciones Correctivas y Preventivas) mediante el cual se controla el estado de las
mismas. Este registro se utilizar para el anlisis en la revisin de la planificacin
docente, segn lo definido en el apartado Revisin del Sistema de Calidad por la
Direccin del Manual de Calidad.
3.2.2. Codificacin de las Acciones Correctivas/Preventivas

Las Acciones Correctivas/Preventivas se codificarn igual que las no conformidades,

pero adems se identificar su origen que podr ser:
Una no conformidad, en este caso se anotar en la casilla correspondiente el
cdigo de la no conformidad que la origina. Por ejemplo: UCA/01/02.
Una accin preventiva, en este caso se marcar la casilla correspondiente.

4. REFERENCIAS

Procedimiento de tratamiento de reclamaciones de clientes.

Sistema de Gestin de la Calidad de la Planificacin Docente de la Universidad de Cdiz

Pgina 8 de 9

PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES,
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Vicerrectorado de
Profesorado y Ordenacin
Acadmica

PG-NC-01

Revisin 01

Edicin 01

ANEXO 1. FORMATO PARA EL INFORME DE CONTROL DE NO CONFORMIDADES

PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES
PREVENTIVAS
FR-NC-01-01

Vicerrectorado de
Profesorado y Ordenacin
Acadmica
Revisin 01

Edicin 01

A. INFORME DE NO CONFORMIDAD
Cdigo No Conformidad:
Cdigo Proceso:
No Conformidad detectada por:

Auditora
Interna

Auditora
Externa

Otros:
Indicar fuente:__________

Descripcin de la No Conformidad Real o Potencial

Rellenar en caso de Auditora Interna o Externa

Auditor:
Fecha:

Rellenar en caso de Otros

Nombre:
Fecha:

Anlisis de la/s causa/s (Cmo/Por qu sucedi?)

Descripcin de la Resolucin
Correccin
Inmediata
Fecha de realizacin

Accin
Correctiva

Accin
Preventiva

Fecha de
Fecha de
realizacin
realizacin:
B. INFORME DE ACCIN: CORRECTIVA/PREVENTIVA/CORRECIN INMEDIATA

Accin Adoptada:

Responsable (nombre, fecha y firma):

Responsable de la implantacin

Comprobacin de la implantacin:

Plazo para la implantacin

Fecha para el control y seguimiento

C. SEGUIMIENTO Y CONTROL
Comprobacin de la eficacia:

Observaciones:

Responsable: (nombre, fecha y firma)

Sistema de Gestin de la Calidad de la Planificacin Docente de la Universidad de Cdiz

Pgina 9 de 9