LA INFORMACIÓN CONTABLE- EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE.

1. La Información y la toma de decisiones. El sistema de información. Característica de la

información.
2. El Sistema de Información Contable como parte del sistema de información.
3. Elementos que componen un sistema contable y objetivo.
4. Concepto de Contabilidad. Tipos de Contabilidad.
5. Los Informes Contables.
6. Los emisores de los informes contables.
7. Los usuarios de la información contable y sus necesidades.

La información y la toma de decisiones: EL sistema de Información. Características de

las Información

La gestión administrativa implica, entre otras tareas:

• tomar decisiones;

• ejecutar lo decidido;

• controlar los resultados generados por la acción tomada y por los efectos de los hechos del
contexto en el cual está inmerso el ente.

En el proceso de decidir-actuar-controlar, es necesaria la “información”, como elemento

imprescindible para el planeamiento y para la actividad de gestión, y como producto del
proceso de control. - . - .

Una vez más acudimos al diccionario, y encontramos que bajo una de sus acepciones, se
define la información como “comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar
o precisar los que se poseen sobre una materia determinada”. y otra acepción que menciona
“acción y efecto de informar o informarse”, donde informar significa “enterar, dar noticia de una
cosa” (’).
Todo ente para trabajar con eficacia necesita contar con información. Sus integrantes requieren
estar informados sobre los recursos existentes, los resultados de las operaciones y hechos
económicos en los cuales el ente se halla involucrado.

En cada sector se genera información. A manera de ejemplo podemos mencionar:

• ventas realizadas diariamente;

• horas de mano de obra utilizadas para llevar a cabo el proceso productivo y

su consiguiente costo;

• comisiones que corresponden a los vendedores por las ventas realizadas:

• existencias de productos terminados en el depósito;

• préstamos obtenidos y costo financiero emergente;

• campañas de publicidad encaradas y el gasto que ello implica;

• materia prima o mercadería de reventa recibidas y su costo.

Todos estos datos y comprobantes circulan en el ente en forma escrita o verbal, y deberán
confluir en un sector que los ordene, clasifique, registre y elabore los informes. A partir de ello
será factible medir el patrimonio, logrando así el control de las operaciones realizadas, lo que
posibilitará tomar decisiones respecto de la operatoria.

Cabe agregar que las características básicas de la información eficaz son:

a) La oportunidad en su procesamiento y emisión: es decir que la información debe estar

disponible en el momento en que se la necesita, o sea, cuando pueda producir algún efecto
sobre una situación dada. La información completa pero emitida fuera de tiempo no es efectiva:
aquélla no exacta,

pero con el suficiente grado de aproximación a la realidad, permite tomar decisiones con cierta
dosis de razonabilidad.

b) El adecuado reflejo de la realidad; en este caso la lectura de la realidad que se intenta

describir debe ser fidedigna (debe merecer fe y crédito).
c) La confiabilidad de los sistemas y procesos de formulación que le dan origen; es decir, debe
llegarse a sistemas de recopilación de datos adecuados para su posterior procesamiento
eficiente, a efectos de emitir información oportuna.

d) La suficiencia de sus contenidos; aquí el nivel de detalle estará en relación con las
necesidades de información de los distintos usuarios.

e) La integridad de la información: cuando es completa en relación con los requerimientos del

usuario, es decir, cuando contiene todos los elementos esenciales que él necesita para estas
circunstancias determinadas" Si la información omite algún elemento importante, se dice que
no es íntegra o que

está incompleta. Por ej. Si tenemos que decidir respecto de la compra de una maquinaria para
nuestra fábrica, solicitaremos a los distintos vendedores información íntegra sobre ella. Esto
incluirá las características o especificaciones técnicas, precio, condiciones de pago, fecha de
entrega, servicio posventa. Si nos faltara algún elemento de esta información, la misma no
sería íntegra y afectaría nuestra posibilidad de decisión con respecto a quién comprar la
maquinaria

Las decisiones se clasifican en programadas y no programadas:

Las decisiones programadas son las rutinarias, las que se repiten con. relativa frecuencia. En
general, responden a situaciones similares que han ocurrido en anteriores oportunidades y en
las cuales se tomó determinada decisión. Cuando ocurre un hecho o circunstancia de las
mismas características, se decide de la misma manera en que se lo había hecho
anteriormente.

Las decisiones no programadas son las que corresponden a hechos o circunstancias no

frecuentes ni repetitivos y requieren un análisis y un estudio más pormenorizado que
generalmente está a cargo de jerarquías superiores.
En las organizaciones (sean empresas, asociaciones con beneficencias, el Estado o cualquier
otra), la información está organizada bajo la forma de sistemas. Un sistema es una serie de
elementos articulados de tal manera que constituyen un conjunto integrado, de modo tal que
cuando alguno de esos elementos cambia o modifica, cambia o se modifica el conjunto en su
totalidad. La información está ordenada y articulada, constituyendo un sistema que se
denomina, sistema de información. Se puede graficar un sistema de información de la siguiente
manera:

Entrada Proceso Salida

TOMA DE
Datos Datos DECISIONES
Proceso

Un sistema de información tiene por finalidad reunir datos, procesarlos, crear y mantener
archivos ordenados y producir información; bajo distintas formas, para diferentes usuarios, que
utilizan la misma para adoptar decisiones organizacionales.
El Sistema de Información Contable como parte del sistema de información

Según Aristóteles, “el todo es más que la suma de sus partes”, y podemos concebir un sistema
como un todo integrado por elementos interrelacionados. Toda organización es un sistema de
sistemas abiertos, es decir, podemos analizarla a partir del estudio de las partes que la
componen, elementos que se relacionan entre sí y con el contexto.

Cabe agregar que el sistema contable constituye parte del sistema de información del ente y
podemos definirlo como un conjunto coordinado de procedimientos y técnicas que proporciona
datos válidos, luego de ordenar, clasificar, resumir y registrar hechos y operaciones
económicas, que brindará información sobre la composición del patrimonio del ente a un
momento dado (en forma estática) y sobre sus variaciones —que, en caso de no estar
relacionadas con movimientos de capital, las definimos como resultados— correspondientes a
un período dado, y que permitirá tomar decisiones y ejercer la función de control. .

Se dice en el mundo de los negocios que la información es buena o no es in formación, y ella

no solamente se debe referir, por donde, a circunstancias históricas para evaluar los resultados
derivados de acciones del pasado, sino también a aspectos de tipo estratégico para facilitar la
adopción de decisiones.

“La información contable debe atender a situaciones del pasado, del presente y del futuro. Del
pasado, porque sirven de base para las comparaciones que permiten determinar los vaivenes
empresarios y la situación de la organización en épocas distintas, y también porque son un
elemento referencial clave para el planeamiento y el presupuesto.

Del presente, porque va indicando la calidad y la dirección del desarrollo de los

acontecimientos, marca la «realidad» concreta a la fecha. Del futuro, por último, porque sin
descuidar lo que pasa hoy, permite poner un ojo en el mañana y gerencia por anticipación.”.

Si la información contable cumple con estos objetivos, significará que nos hemos apartado de
la simple registración de las operaciones y de hechos económicos (teneduría de libros) y
podremos caracterizar la contabilidad como ciencia aplicada, técnica o tecnología, manteniendo
nuestra disciplina al nivel que le corresponde.

En otras palabras, la contabilidad es mucho más que simple registración. Podría decirse que la
captación e interpretación de los datos a consignar (trabajo previo) y la lectura y conclusiones
(trabajo posterior) forman con la teneduría de libros la trilogía de procedimientos que
constituyen el sistema contable.
Elementos que componen un sistema contable y objetivo.

Concepto de Contabilidad. Tipos de Contabilidad

Enrique Fowler Newton (1994: p.5) considera que la Contabilidad es una técnica que genera
información para orientar la toma racional de decisiones por parte de los usuarios de la
información contable:

"La Contabilidad es una disciplina técnica que, a partir del procesamiento de datos sobre la
composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su
poder, y ciertas contingencias, produce información para la toma de decisiones de
administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del
ente".

Sergio García y Miguel Mattera (1984: p. 26) sostienen una opinión parecida a la de Fowler
Newton :

"La Contabilidad es una disciplina técnica que se ocupa de la medición, registro, comunicación
e interpretación de los efectos de actos y hechos susceptibles de cuantificación y con
repercusiones económicas sobre el patrimonio de las entidades en general, y que determinan
el monto de la ganancia realizada con el propósito de contribuir al control de sus operaciones y
a la adecuada toma de decisiones". En igual sentido se pronuncia Hugo Sasso (1996: p.3) : "La
Contabilidad es la técnica que, mediante un registro ordenado de las operaciones comerciales
(hechos económicos) permite extraer informaciones tendientes a demostrar la situación actual
de la empresa, analizar su pasado y orientar su futuro". También para Bértora (1996: p.15) "la
Contabilidad es una técnica destinada a producir resultados útiles conforme a una definición
anticipada de objetivos en cuanto esos resultados".

Y Mario Biondi (1997: p.4) define también que la Contabilidad como una disciplina técnica:
"Provisoriamente, como hipótesis de trabajo, y adhiriendo totalmente a ella, daremos la
definición ensayada en la XI Conferencia Interamericana de Contabilidad, San Juan de Puerto
Rico, 1974, que establece que la contabilidad es una disciplina técnica consistente en un
sistema de operaciones que registra, analiza, interpreta, decide y controla cierta materia dada
por la información relativa al valor (cuantificación) de los patrimonios, con vistas a un fin
(constituir una base importante para la toma de decisiones y el control de la gestión)".

En el Informe 13 del Centro de Estudios Científicos y Técnicos de la Federación Argentina de

Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (1988: 23) se establece que la Contabilidad
es una técnica orientada a suministrar información para la toma de decisiones y el control de la
gestión:

"La Contabilidad es una disciplina técnica, consistente en:

a) un sistema de operaciones: registrar, analizar, e interpretar para decidir y controlar ;

b) cierta materia: la información relativa al valor o cuantificación de los patrimonios;

c) con vistas a un fin: constituir una base importante para la toma de decisiones y el control, de
la gestión/aspectos en los cuales resulta relevante el concepto de ganancia, o resultados, en
términos más amplios)".

Frente a estas respetables y prestigiosas opiniones, otras doctrinas y autores sostienen en

cambio que la Contabilidad es una ciencia empírica, aplicada y social. Por ejemplo, para la
Doctrina Europea Continental (Ostengo, 1998: p.54), una definición de Contabilidad es:

"La ciencia que se ocupa del estudio cuantitativo de los fenómenos económicos, en los cuales
se manifiesta la vida económica de la hacienda". En el mismo sentido, para la Doctrina
Argentina (Ostengo, 1998: 53) : "La Contabilidad es ciencia empírica orientada hacia una
realidad cambiante, que procura estudiar científicamente esa realidad, aprehenderla y dirigirla,
con un procesamiento similar al de la Economía y la Sociología".
Con el objeto de obtener y comunicar información para tomar decisiones uno de los principales
objetivos de la contabilidad es de constituir una base importante para apoyar las tomas de
decisiones. Las decisiones a tomar dependen de cada usuario en particular. Así, un banco,
como usuario externo de la información suministrada por el ente, decidirá si otorgar un
préstamo y en el primer caso evaluará el riesgo para decidir la tasa de interés; un proveedor
optará por admitir o no la apertura de una cuenta corriente; el fisco decidirá si los impuestos
ingresados son los que efectivamente corresponden; un inversor potencial resolverá si adquirir
o no partes de capital.

En cambio, un director, como usuario interno, decidirá sobre la oportunidad de celebrar un

contrato, un gerente optará por fabricar o no un producto nuevo y si resuelve incorporarlo
deberá decidir la manera de combinar los factores productivos para ello; un propietario
individual resolverá sobre la conveniencia de comprar a un proveedor o a otro.

Son usuarios de la información contable, aquellas personas que se valen de ella para tomar
decisiones. A los usuarios" los podemos clasificar en usuarios internos son aquellas personas
que poseen control directo de los recursos del ente, también llamados tomadores de decisión
internos, es el caso de directores, gerentes, propietarios individuales. Usuarios externos
también llamados tomadores de decisión externos, son aquellas personas que no tienen el
control de los recursos del ente, pero su vinculación con el mismo hace que a menudo
requieran de su información contable para tomar ciertas decisiones. Ej., Bancos acreedores",
proveedores, el fisco, probables inversionistas etc.

Y el control de la gestión la información permite además evaluar el desempeño de los

responsables de la gestión.

Tipos de Contabilidad:

Los requerimientos de las dos clases de usuarios dan lugar también a dos tipos de
contabilidad:

• La contabilidad que proporciona información contable para usuarios internos se denomina

"Contabilidad Interna", "Contabilidad Gerencial" o "Contabilidad de Gestión".

• La contabilidad que proporciona información contable para usuarios extemos se denomina

"Contabilidad Externa", "Contabilidad Financiera" o "Contabilidad Patrimonial”

Los Informes Contables.

La transmisión de los datos económicos de cada ente se realiza mediante la emisión de
informes contables. Los informes mencionados son elaborados bajo distintas formas y
características; eso se debe, en gran parte, a la existencia de diferentes tipos de usuarios de
los mismos, tal como se vio con anterioridad.

Los informes contables pueden ser confeccionados bajo determinadas premisas, contenidas
en normas contables legales y/o profesionales denominadas “de exposición”; estas últimas son
de conocimiento público. Dichos informes también pueden emitirse bajo criterios propios de
quien envía o de quien recibe la información. Cuando se trata de información que debe ser
utilizada por terceros, usuarios externos del ente, la misma debe confeccionarse siguiendo las
normas técnicas que permitan a los usuarios interpretar claramente el contenido de los
informes.

Quien recibe informes elaborados por otros entes necesita saber cuáles fueron las pautas
utilizadas para su realización, si pretende interpretar con seguridad el contenido. ' - ........... Por
otra parte, resulta preciso, además, efectuar comparaciones entre los informes contables
emitidos por distintos entes, para lo cual es necesario que los mismos se confeccionen sobre la
base de criterios homogéneos. En cambio, los informes que son solicitados por los
administradores, directores, gerentes o usuarios en general no necesitan otras normas más
que las que disponen el propio ente o quien requiere la información. A falta de normas en este
sentido, los informes se confeccionarán de acuerdo con los criterios propios del emisor. En
ningún caso debe perderse de vista el principal objetivo que cumplen los informes contables.
En todo sistema de información, se producen salidas que se constituyen en datos de entrada
para nuevos procesos de aquél o de otros sistemas de información.

En el caso de la contabilidad o en el del sistema de información contable de un ente, las

emisiones son denominadas “informes contables”. Esos informes serán de utilidad para que
sus datos, una parte de ellos o las conclusiones surgidas de un análisis de estos últimos
vuelvan a ingresar en el sistema de información contable del propio ente o en el de otros, en
calidad de datos a ser procesados, iniciando un nuevo ciclo. Son el elemento primordial para
que los usuarios tomen las decisiones correspondientes; por lo tanto, éstos deben compre

ESTADOS CONTABLES OTROS INFORMES INFORMES DE GESTIÓN

PARA TERCEROS

Estado de Situación Patrimonial Detalle de Créditos Estados Contables Proyectados

Estado de Resultados Detalle de Deudas Índices
Estado de Evolución del P.N. Informe de Producción
Estado de Flujo de Efectivo Informe de Costos
Nota y Anexos a Estados Cont. Informe Impositivo
Informe de Análisis Crediticio
Informe sobre la Situación Financiera
Informe de Marketing
Proyecto de Inversión
Informe sobre Investigación de Mercado
Informe sobre Proveedores
Informe sobre el desempeño del
personal

La manera que tiene el ente de comunicar su información contable es a través de lo que

llamaremos, de modo genérico, “informes contables”, a pesar de que ellos pueden (y suelen)
incluir información que no es contable. Estos muestran, fundamentalmente, las siguientes
situaciones:

a) Patrimonial: se refiere al conjunto de bienes, derechos y obligaciones, de carácter

económico, que posee el ente a un momento determinado. Contiene información que permite
establecer la solidez estructural del ente.

b) Económica: exhibe la evolución desde el punto de vista de los resultados del ente, tomando
en cuenta con ese fin un criterio específico para la determinación de la ganancia o de la
pérdida, y detallando las causas generadoras de dicho resultado.

c) Financiera: si bien hace saber cuáles son los fondos que posee el ente a una fecha, su
principal interés es el de demostrar el tratamiento que se ha hecho de ellos, en las actividades
de financiación e inversión, durante el curso del ejercicio o el período correspondiente.

d) Otros comentarios: están relacionados con aclaraciones que el ente y/o sus directivos y
administradores puedan incorporar, con el propósito de complementar conceptos vinculados a
la información mencionada en los tres ítem anteriores. También se incluyen datos
concernientes a situaciones que, por razones derivadas de la normativa contable vigente, no
pudieron mostrarse en ninguno de los señalados

Los usuarios internos, por su parte, también utilizan los estados contables como elemento para
tomar sus decisiones y controlar la gestión del ente, ya que deben conocer cuál es la situación
patrimonial, económica y financiera, pero como son ellos los que eligen la información que
necesitan, pueden modificar los parámetros de confección de dichos estados. Por supuesto,
estas modificaciones no serán tenidas en cuenta en los estados contables de publicación,
aunque serán imprescindibles para que los usuarios internos al ente tomen decisiones en
función de ellas.

Los emisores de los informes contables.

BIBLIOGRAFÍA: PAHLEN ACUÑA, Ricardo J.M. - CAMPO, Ana M. - BURSESI, Nestor H.,
Otros. “Teoría Contable Aplicada”. Ed. Macchi.- Bs. As. 2001, Acuna-