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Unidad 1 / Escenario 1

Lectura fundamental

Fundamentos de gestión de la
información

Contenido

1 Fundamentos de gestión de la información

Palabras clave: tecnologías de la información y la comunicación, sistemas de información, gestión de la información,


extracción y consolidación de información, explotación y visualización de la información.
1. Fundamentos de gestión de la información

1.1. Importancia de las tecnologías de la información

Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son herramientas indispensables en


el ámbito interconectado en el que se desenvuelven tanto las organizaciones del siglo XXI, como
las personas que las conforman. Entre las principales razones por las cuales las TIC tienen tanta
relevancia en la actualidad tenemos las siguientes:

• El incremento en el volumen de datos que se tienen a disposición, sobre demanda,


comportamientos de consumo, costos, históricos de transacciones entre otros.

• La necesidad de incrementar la velocidad de respuesta en los procesos de la organización, lo cual


se convierte en una ventaja competitiva si se cuenta con la información requerida para agilizar
etapas de un proceso o si se pueden automatizar parcial o totalmente.

• La exigencia en los niveles estratégicos frente a plataformas de información que apoyen


la toma de decisiones.

Estas tecnologías de información, constituidas por las telecomunicaciones, la capacidad de cómputo


y el procesamiento de datos y los mecanismos para el almacenamiento e intercambio de datos,
enfrentan a las organizaciones al desafío de aprovechar al máximo el potencial que dichas TIC pueden
ofrecer al momento de tomar decisiones tanto a nivel estratégico, como táctico u operativo.

Otro aspecto por resaltar está relacionado con la forma como las tecnologías de información
favorecen el trabajo colaborativo entre componentes de una cadena de abastecimiento. En
entornos organizacionales en los cuales la demanda y tendencias de consumo varían sensiblemente,
es necesario contar con herramientas que faciliten el análisis conjunto por parte de proveedores,
fabricantes y distribuidores frente a la información relevante a oferta y demanda, para establecer
políticas óptimas de abastecimiento, producción, comercialización y ventas que beneficien a todos los
actores de la cadena. Por ello, un componente fundamental para aprovechar el potencial de las TIC
en las organizaciones tiene que ver con los sistemas de información que soportan la gestión de datos y
garantizan la seguridad y confiabilidad de la información allí depositada.

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1.2. Sistemas de información

En toda organización, existe un conjunto de elementos que están orientados a la recopilación,


tratamiento, gestión y distribución de datos e información, como apoyo a los objetivos organizacionales.

1.2.1. Componentes de un sistema de información

Estos elementos constituyen lo que se conoce como un sistema de información y pueden clasificarse
en las siguientes categorías:

• Hardware: los dispositivos utilizados para capturar, almacenar y procesar la información.


Actualmente se extienden a equipos de cómputo, tabletas y otros dispositivos móviles que
permiten tener acceso a la información relevante para desarrollar procesos y tomar decisiones.

• Software: las distintas aplicaciones que permiten acceder a los dispositivos de forma segura,
mantener la información protegida y actualizada y que permiten procesarla y analizarla. Entre
ellas se cuentan las hojas de cálculo, administradoras de bases de datos, sistemas operativos,
software de captura de información y de gestión de reportes.

• Datos: son la representación simbólica (a través de números, letras, algoritmos, gráficos, etc.)
de un atributo o variable y que describen sucesos, hechos y eventos que ocurren al interior de la
organización o fuera de ella.

• Recurso humano: son quienes en primera medida generan la información, la recopilan, la


analizan y la utilizan para tomar decisiones. También se encargan de mantener funcionando
apropiadamente el hardware y software y de gestionar el ciclo de vida de la información.

Los sistemas de información están subordinados por los procesos y actividades que se llevan a
cabo con el fin de alcanzar el objetivo final de la organización. Sin importar su tamaño o el sector
económico al cual se encuentre orientada, toda organización siempre tendrá como objetivo final
generar la mayor satisfacción de los clientes por medio de los productos y/o servicios entregados a los
clientes finales maximizando el beneficio en este proceso (Chase, Jacobs y Aquilano, 2017).

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Desde este punto de vista, el proceso de cumplir con las necesidades y requerimientos de los clientes
se puede identificar por medio de un flujo de procesos y actividades (con una secuencia lógica y
funcional), en el cual, la satisfacción del cliente implica el desarrollo de dichas actividades, tal y como
se puede identificar en la figura 1:

Proveedores Producción Distribución Cliente final

Figura 1. Flujo de información en las actividades macro en la satisfacción de necesidades del cliente
Fuente: elaboración propia

En la figura 1, se describen las actividades “macro” que se deben realizar para entregar al cliente
los productos y/o servicios que este requiere, pero eso no quiere decir que al interior de las
organizaciones no se deban realizar diferentes actividades que permitan cumplir este requerimiento.

Por ejemplo, en el primer ítem de la figura, denominado “Proveedores”, se establece que se deben realizar
una serie de actividades que permitan cumplir con el requerimiento del cliente. Al mismo tiempo, diversas
áreas de la organización y/o de organizaciones externas o diferentes pueden participar en dichos procesos,
por ejemplo, el área de compras (quienes se encargarán de abastecer a la compañía de los insumos
necesarios para la fabricación), contabilidad y finanzas (quienes se encargarán de realizar y establecer los
planes de negociaciones y pagos para la obtención de estos insumos).

En el segundo ítem de la figura, “Producción”, podemos definir las áreas de logística y operaciones de
las compañías, quienes se encargarán de realizar los procesos de transformación de los insumos en
productos terminados, con los requerimientos que el cliente necesite y en las cantidades solicitadas
(Chopra y Meindl, 2010).

En el tercer ítem podemos establecer un proceso logístico, en el cual diversas áreas trabajan
de manera conjunta para poder enviar los productos a los clientes en los tiempos y cantidades
pactadas, en las condiciones solicitadas.

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En dicho proceso, podemos ver que existen diversos actores involucrados y que requieren de
información completa, correcta y en tiempo real para poder cumplir con estos requerimientos. Dicha
información se alimenta de cada uno de los actores involucrados e inicia desde el requerimiento del
cliente. En este proceso, un elemento fundamental son los flujos que se pueden establecer. Un flujo
se puede definir como los actores o dependencias de las organizaciones que se ven afectados y/o que
contribuyen a lograr la satisfacción del cliente.

Además del dinero y de los productos relacionados con el proceso de satisfacción del cliente, la
información es uno de los flujos fundamentales en este proceso, ya que a partir de los requerimientos
del cliente damos inicio a una serie de actividades que nos permitirán obtener información vital en
este asunto, por ejemplo, las cantidades de los diferentes artículos que solicita un cliente, los niveles
de inventario, tanto de insumos como de producto terminado disponible en las bodegas, los costos de
los insumos adquiridos para satisfacer alguna orden de producción, los tiempos de entrega tanto de
los insumos como de los productos, etc.

Esta información es de vital importancia para las organizaciones, ya que permite establecer medidas
de desempeño de las operaciones, establecer los costos asociados a estas y diseñar planes de acción
que les permitan tomar decisiones de una manera ágil y oportuna. Es allí donde radica la importancia
de la gestión de la información.

La correcta gestión de la información en estos casos permite a las organizaciones y compañías


mejorar el desempeño de sus operaciones anticipándose a posibles eventos que generen
traumatismos en ellas. Por ejemplo, el área de mercadeo y comercial de la compañía podría realizar
planes de mercadotecnia para impulsar los productos que han tenido una baja rotación en los
últimos periodos de tiempo. El área de logística podría, a partir de los registros de información de
ventas, establecer planes de abastecimiento (que serían compartidos con el área de compras) de
insumos anticipados antes de que ocurran los picos de demanda y, de esta manera, satisfacer los
requerimientos de los clientes sin inconvenientes. Podrían verificar los niveles de inventario, etc.

Los ejemplos anteriores muestran la ventaja del correcto manejo de la información y de la ventaja
competitiva que podría generar para las organizaciones. Es a partir de allí que radica la importancia de este
Módulo. Aunque la gestión y el diseño de los sistemas de información y la gestión de esta no es fácil (Filip,
2007), se tratarán de abarcar todos los temas relevantes sobre el adecuado manejo de la información.

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1.2.2. Los sistemas de información ahora

Los avances informáticos hoy en día se han convertido en parte de nuestra vida, lo que antes podría
parecernos imposible, ahora se ha convertido en algo cotidiano. Hoy en día podemos desarrollar
actividades y obligaciones que antes tomaban tiempo desde nuestro teléfono móvil, podemos pagar
cuentas, reservar tiquetes, reservar una habitación en un hotel, hasta ver lo que sucede al otro lado
del mundo en tiempo real, la tecnología no tiene límites y cada día descubre cosas que no sabía que
podría hacer. Los escenarios del desarrollo de la tecnología tienen un número infinito de salidas, desde
los computadores de escritorio que son poco frecuentes, hasta los sistemas corporativos financieros,
de multinacionales o de despachos públicos, grandes, medianos y pequeños, pasando por muchas
tipologías del sector industrial, energía, comercio, sanidad, ocio, transporte, medio ambiente, entre
los muchos sectores empresariales existentes; imaginando el número infinito de variables y cifras
que se manejan en todas ellas, es curioso que se manejen dos factores en común: la complejidad y
la dependencia.

A. La complejidad: de los sistemas de información actuales es alta. Bien es cierto que no son
comparables las facilidades y ergonomía de trabajos que tiene un usuario cuando utiliza
un entorno gráfico multiventana con capacidad multitarea de gran potencia y prestaciones con
ayuda concreta sensible al contexto, de proceso remoto. La complejidad de los elementos físicos
se ha incrementado de forma notable, especialmente como hemos visto con las relacionadas
con comunicación audiovisual. Existen cientos de tecnologías aplicadas a los dispositivos
electrónicos que les han permitido prestaciones que cada periodo de tiempo se vuelve obsoletas
y el costo de su manejo es menor.

B. Factor de dependencia: nos hemos acostumbrado a esperar a que el sistema de los aparatos
electrónicos cargue cuando presionamos el botón de encender, esperando a que todos sus
componentes se preparen para el uso y disposición del escritorio virtual que este ofrece, para que
cuando hagamos clic con el puntero, podamos desarrollar todas las tareas necesarias. No nos
planteamos que vayamos al banco y los sistemas que controlan los procesos de este se encuentren
suspendidos, o que un día el servicio de telefonía móvil no funcione por fallas del operador.

Hoy en día, la dependencia que tenemos de todos los sistemas informáticos es única y absoluta.
Todos los servicios y suministros básicos a los que estamos acostumbrados sean grandes o pequeñas
compañías son primordiales para la actividad y desarrollo diario de nuestras vidas, si no hay sistemas,
no hay productividad o funcionalidad.

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En este supuesto no solo entran en juego las pérdidas que se llegan a alcanzar, sino el hecho de si
simplemente podemos permitirnos que estas cosas ocurran.

1.3. ¿Qué es la gestión de la información?

Las organizaciones cada día se enfrentan a un mundo cambiante y globalizado, que obliga a la
toma de decisiones rápidas y efectivas. Para ello cuentan en muchas ocasiones con sistemas de
información que permiten mantener registros de las actividades en forma unificada y organizada. Para
minimizar el riesgo en la toma de decisiones administrativas y corporativas, las empresas requieren de
herramientas poderosas que permitan rápido análisis de su operación.

La gestión de la Información es una herramienta de la inteligencia de negocios que nos permite


de manera rápida facilitar la toma de decisiones. Mediante el uso de herramientas tecnológicas el
gerente, directivo o supervisores pueden contar con datos de la operación de su departamento,
empresa o unidad de negocio, los cuales pueden ser analizados y generar una buena toma de
decisiones, por ejemplo: un gerente de ventas desea conocer cómo es el comportamiento de ventas
por ciudad, producto y vendedor del último trimestre, con esto puede visualizar dónde radica la
problemática de cumplimiento de ventas de la organización. Los reportes de análisis o de gestión son
uno de los resultados de la gestión de información, para ello, la unidad de negocio debe contar con
registros de operación de ventas, estos registros son los que se evalúan y analizan.

1.3.1. Usuarios de la gestión de información

Dirección

Gerencia y supervisión

Operativo

Figura 2. Usuarios de la gestión de la información


Fuente: elaboración propia

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• Dirección: son los directores de la organización encargados de visualizar el futuro de esta, pero
analizando la realidad del comportamiento de sus propios indicadores. Los usuarios de dirección
normalmente consumen datos para el análisis y toma de decisiones de variables globales y de la
industria donde se desenvuelve la empresa.

• Gerencia y supervisión: verifican y auditan los procedimientos para que sean eficientes. La
gerencia normalmente cumple un plan de acción que debe llevar a cabo. Para ello establece
indicadores y está comparando continuamente la operación realizada con las metas establecidas.
Para ello los usuarios de gerencia y supervisión requieren de un portal de gráficos con cifras.

• Operación: interesados en los sistemas transaccionales en las operaciones de la organización,


como la generación de la facturación. Son los encargados de registrar el día a día de una
empresa en los sistemas de información.

1.3.2. ¿Por qué es importante la gestión de información?

La meta organizacional en la mayoría de las compañías, además de ser su rentabilidad, es tener la


capacidad de perdurar en el tiempo sobreviviendo a los entornos competitivos que constantemente
pueden amenazar su estabilidad.

Para lograr esto es indispensable un riguroso control en los procedimientos organizacionales que
permita conocer a qué ritmo avanza la empresa, qué necesidades se presentan, a qué riesgos está
expuesta y cómo se puede evolucionar efectivamente a corto, mediano y largo plazo. A fin de
conocer cada uno de estos indicadores, los datos se presentan mediante información, la cual debe ser
entendible, organizada y vigente; para cumplir cada una de estas características principales es que se
vuelve indispensable gestionar la información, administrarla de tal manera que permita a la empresa
hacer buen uso de esta y tomar decisiones certeras en cada uno de los departamentos, regionales o
de las unidades de negocio que comprendan a la empresa. Cuando se logra este proceso se denomina
inteligencia de negocios, tomar decisiones efectivas en cada una de las partes de la empresa haciendo
uso de una información vital y verídica.

La gestión de información es parte de la inteligencia de negocios, se requiere para poder evaluar el


comportamiento de una empresa. Se debe destinar un tiempo considerable por parte de la dirección,
supervisores y coordinadores para establecer cuál es el modelo adecuado de datos donde se registre
lo relevante de las operaciones de una unidad organizacional. Estas operaciones son las bases para la
construcción y el análisis de los datos que se vuelven gráficos o reportes de datos.

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1.4. Proceso de gestión de la información en la organización

Visualización

Explotación

Consolidación

Extracción

Figura 3. Proceso de gestión de la información en la organización


Fuente: elaboración propia

1.4.1. Etapa de extracción

Para gestionar la información, lo primero que debe hacer el agente que la administra es cuestionarse ¿qué
información requiero?, ¿de dónde puedo obtener la información?, ¿para qué utilizaré la información?

Una vez se tenga claro el tipo de información que se necesita, el agente o gestor de la información
deberá extraer la información de fuentes fidedignas y especializadas en el propósito de la
información que posteriormente se visualizará. Para dar claridad a los tipos de fuentes, una de las
clasificaciones existentes se expone como fuentes primarias y fuentes secundarias, es decir, para el
primer caso, la información es original y natural propia de descubrimientos o procesos innatos de
la organización y para el segundo caso son fuentes que sintetizan teorías o información ya existente.

Ahora bien, en la aplicación organizacional de la gestión de la información, se considera que la


información que se extraerá de la empresa proviene de forma directa básicamente de dos grandes
tipos, información interna o externa, o sea de la empresa o de su entorno organizacional, entiéndase
esto último como políticas gubernamentales, actualizaciones tecnológicas, estatus de competidores
directos o indirectos, información de mercados y sus variaciones de oferta y demanda, etc.

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La extracción de información interna para la compañía se vuelve de obtención directa, ya que
la información es de primera mano porque a este tipo de información pertenecen los datos que
utiliza la empresa para su función diaria, es decir, los datos suministrados por el departamento de
contabilidad y nómina, departamento de talento humano, departamento comercial y mercadeo,
inventarios y requerimientos, departamento de ventas y facturación, y demás áreas que comprendan
el organigrama táctico de la empresa, que ofrecen información sobre el estado real de la organización
mediante reportes diarios, semanales o mensuales. Estos reportes llegarán a ser información oficial
de la empresa. A este proceso se le denomina sistema transaccional, cuando de cada operación se
captura, se procesa y se genera información entendible, organizada y vigente.

Para este tipo de sistema transaccional, se podrá aplicar en esta etapa la tecnología OLTP, sus siglas
significan Online Transactional Processing (en español, proceso transaccional en línea). Como se
mencionaba anteriormente las transacciones en la empresa comprenden los proceso tácticos u
operacionales que son monitoreados y procesados para generar información entendible, organizada y
vigente; en esta tecnología:

• El acceso a los datos está dado por las tareas diarias o semanales de lectura y escritura, por
ejemplo, transacciones diarias en bancos o almacenes de cadena.

• El formato o formatos de la base de datos son flexibles dado a los cambios entre departamentos.

• Las fuentes primarias son tomadas del histórico actual.

Por otro lado, la información externa para esta primera etapa de extracción se percibe de forma
compleja dado que la empresa no tiene control sobre esta pues proviene de terceros, conforme a
esto, la información puede estar desordenada, confusa o poco estructurada, lo que aumenta el trabajo
para el gestor de la información al convertirla en una información útil para la organización.

Al finalizar esta etapa el agente gestor de la información tendrá la información procesada de tal
forma que esta sea acorde con las preguntas iniciales, ¿me es útil la información para el objetivo que la
requiero? Es importante recordar que al trabajar sobre la información se debe analizar también que las
fuentes de datos cumplan con las características anteriormente mencionadas.

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1.4.2. Etapa de consolidación

Como evidencia el nombre de esta etapa, “etapa de consolidación”, se deduce que se trata de
solidificar los datos transaccionales y descendientes de fuentes externas, analizados con antelación en
la etapa de extracción. La información en su conjunto se consolida en una estructura fácil de entender
que integra los datos de tal manera que sea útil para el propósito de los datos extraídos; a esta
estructura se le conoce como bodega de datos, y es el lugar donde los datos pasan a ser información
entendible, organizada y vigente.

Para obtener una información depurada y solidificada que contribuya a la efectiva toma de decisiones
se aconseja utilizar métodos especializados en consolidación de información. El gestor de la
información puede utilizar el programa Excel con la herramienta de consolidación de hojas de cálculo,
puede realizar tablas dinámicas que respondan a las necesidades del propósito de la información o
en los casos en que la información es muy robusta se puede aplicar la metodología Data Mart la cual
se centra en un tema o un área específica de la empresa, es por esta razón que también es conocida
como base de datos departamental, la cual ofrece información para su exhaustivo análisis y la
producción de entregables o informes que sean fuente de toma de decisiones.

1.4.3. Etapa de explotación

En la tercera etapa del proceso de gestión de la información para las organizaciones se pretende dejar
al alcance del usuario final la información, quien utilizará la información consolidada, existente en la
bodega de datos, para la efectiva toma de decisiones dentro de la compañía.

Para efectuar la etapa de explotación se puede hacer uso de tecnologías de bases de datos como por
ejemplo la tecnología OLAP.

Tecnología OLAP.

Sus siglas significan Online Analytical Processing (en español, proceso de análisis en línea). Como su
mismo nombre lo indica, esta tecnología está fundamentada en el análisis de la información cuando
esta es bastante grande, su sistema también es utilizado en la herramienta Datamarts; la tecnología
OLAP permitirá a los usuarios analizar la información desde múltiples bases de datos al mismo tiempo.

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Es aplicable por ejemplo cuando almacenes Éxito quiere examinar los resultados de ventas en dos
meses específicos, noviembre y diciembre, pero deberá utilizar información de los distintos puntos de
venta, compararla entre sí y enseguida volverla a comparar con los meses que desea analizar, a esto se
le llama parámetros de análisis.

¿Cómo se desarrolla la tecnología OLAP?

Los parámetros de análisis son denominados dimensiones, por lo tanto, se visualiza la información
en cubos, recibiendo el nombre de cubos OLAP, es decir, la misma información es analizada desde
distintas extensiones. Por ejemplo, al expresar el indicador “demanda de jerseys otoño temporada
2018 agosto”, se ven claramente en el siguiente gráfico las dimensiones que se pueden aplicar a la
información demanda:

En una fecha o temporada


específica, agosto 2018

Un tipo específico de jersey


(otoño)

Compraron un producto
específico (jerseys)

Clientes

Figura 4. Dimensiones para ejemplo de jerseys


Fuente: elaboración propia

Estas dimensiones son mostradas a través de cubos que permiten dar a conocer al usuario las
perspectivas de las cuales se está analizando la información, para que esto se visualice de una
forma ordenada la información se clasifica en jerarquías lo que permitirá un análisis dinámico de la
información consolidada.

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1.4.4. Etapa de visualización

En la cuarta y última etapa del proceso, juega un papel importante el diseño, dado que en esta etapa la
información se ve de forma entendible y sintetizada de tal forma que lo visualizado son los indicadores
realmente requeridos por el estratega de la organización para tomar las decisiones de forma asertiva.
En la inteligencia de negocios para este último eslabón, una de las herramientas más aplicadas son los
conocidos tableros de control o Balanced scorecard, dado que a través de estos la observación de la
información, de acuerdo con condicionantes que existan para la toma de decisión, se puede de forma
rápida modificar. Es decir, permite crear un conjunto de reglas, preguntas o analizadores sobre los
datos para que sean información útil en el análisis.

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Referencias
Chase, R., Jacobs, F. y Aquilano, N. (2017). Administración de Operaciones: Producción y cadena de
suministros. Bogotá: McGraw-Hill Interamericana.

Chopra, S. y Meindl, P. (2010). Administración de la cadena de suministro: estrategia, planeación y


operación. México: Pearson Education.

Filip, F. G. (2007). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (Book Review).
International Journal of Computers Communications & Control, 2 (1), 103-105.

Guerrero, H. (2010). Excel Data Analysis, Modeling and Simulation. New York: Springer.

Heijden, H. (2009). Designing Management Information Systems. New York, USA: Oxford University
Press.

Jacobs, F. R. y. Chase, R. B. (2017). Operations and Supply Chain Management (15th edition). Boston:
McGraw-Hill Education Ltd.

Lache, L., León, A., Bravo, E., Becerra, L. y Forero, D. (2016). Las tecnologías de información y
comunicación como prácticas de referencia en la gestión de conocimiento: una revisión sistemática
de la literatura. Revista UIS Ingenierías, 15 (1), 27-40.

Oz, E. (2009). Management Information Systems (6.a ed.). Pennsylvania, USA: Thomson Course
Technology.

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INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Gestión de la Información


Unidad 1: Introducción a los sistemas de información
Escenario 1: Fundamentos de gestión de la información

Autor: Oscar Javier Parra Ortega

Asesor Pedagógico: Luisa Esperanza Rincón Jiménez


Diseñador Gráfico: Cristian Navarro
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.


Prohibida su reproducción total o parcial.

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