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ADMINISTRACION DOCUMENTAL

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos

. AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD PÚBLICA Actividad Privada. Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede consebirse como aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización. La oficina como función. Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y también se comunica. FUNCIONES
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Preparación de registros e informes. Archivo de los registros y demás documentación. Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de información para la toma de decisiones. LARDENT La oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios de organización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan actividades que se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para decidir y organizar la acción siguiente.

FUNCIONES Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales. SISTEMA DE INFORMACION Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente con el propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la situación de la empresa en la cual funciona el sistema. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivos establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control, Retroalimentación. 1. Insumos:
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Recursos Humanos. Recursos Materiales. Recursos Financieros. Información.

En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la unidad de procesamiento.

Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de información, porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o carencias de información que puedan detectarse. Permite programar y poner en ejecución el sistema diseñado, además de permitir un seguimiento de la implantación del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Además permite realizar los ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos esperados. Recursos Materiales: Están representados por bienes de carácter material, a través de los cuales se diseña y pone en práctica el sistema. Esto se refiere a la instalación, los equipos y el local.

Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los demás elementos para poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los Recursos Humanos. Información: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de elavoración puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como insumo llega en forma de datos primarios que aun no están elaborados y ahí se transforman en materia prima. Con esta información previamente detectada como necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basándose en datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La información como producto puede salir en forma de informe especial de unidades vendidas, producidas, o también informes sobre las actividades cumplidas (Boletín estadístico o Balance anual). Los canales y portadores de información, son los que ponen en comunicación a las distintas unidades administrativas y allí es donde se manifiestan los distintos niveles y relaciones jerárquicas dentro de la empresa. Los portadores de esa comunicación son los distintos tipos documentales, por ejemplo los informes, balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).

UNIDAD DE PROCESAMIENTO Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el producto esperado. La estructura administrativa está formada por las unidades primarias (Oficinas) en segundo nivel estarían las unidades de administración intermedias y luego las unidades jerárquicas. Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones específicas, y para poder cumplirlas desarrolla tareas como la recolección de datos, la clasificación , análisis, sistematización y elaboración y distribución de la información. Teniendo siempre presente los requerimientos o necesidades de la institución. Es decir, esta unidad en el nivel primario procesa datos, luego se elabora una información primaria con los datos obtenidos (Unidad intermedia) y luego estaría la información consolidada que se llega a partir de informaciones parciales. PRODUCTOS Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la información como insumo o entrada y también representa la conversión que estos reciben en la unidad de procesamiento. Se constituye así la expresión material son los productos que se dan a corto o largo plazo. La información a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego que se realizó en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones, etc.) Los productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos para Inversiones. CONTROL Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se había previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo sobre los

insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento (Control antecedente o precedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las actividades durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El último control es cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control subsiguiente). Para poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las cuales quieren determinar los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y cantidad esperada de los productos). RETROALIMENTACIÓN Esto se representa por canales de comunicación que brindan información sobre los resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los previstos, entonces van a existir dos tipos de retroalimentación, la negativa y la positiva. La negativa se refiere al flujo de información sobre errores en la información los aciertos alcanzados, las acciones desarrolladas de acuerdo a los estándares o normas establecidas de antemano. Cualquiera de los dos tipos de retroalimentación es importante. La negativa sirve para proyectar el mejoramiento del sistema y además exigiendo la retroalimentación canales externos para permitir un flujo de información dinámica y óptima. REQUISITOS DE LA INFORMACION Su objetivo primero es proporcionar datos e información para satisfacer las necesidades de la empresa o la institución. Para que la información pueda constituirse efectivamente en un instrumento de análisis para la formulación de políticas, la planificación, la ejecución y el control de las actividades de una organización debe de reunir determinados requisitos.

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La oportunidad: La información debe proporcionarse a los usuarios en tiempo y forma (lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como instrumento a la hora de la toma de decisiones. La claridad: Para que sea de esa forma se debe utilizar un lenguaje concreto o específico, presentando los informes o resúmenes que permitan una rápida interpretación de la información. La Uniformidad: Está relacionado con los criterios técnicos que deben ser uniformes dentro de las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, las cifras o los códigos a ser utilizados. La periodicidad: Se refiere a que la información debe proporcionarse en forma sistemática y periódica de acuerdo a las necesidades del usuario. La confiabilidad: Se debe reflejar exactamente tanto los aspectos o las operaciones que se quieren comunicar. La selectividad: Es proporcionar información específica y adecuada es decir, que debe ser dosificada en cantidad y en calidad.

FUENTES DE INFORMACION EN RELACION A SU UBICACION: Sistema centralizado o descentralizado:

La centralización de la información permite una mayor capacidad de tratamiento y utilización de la información, por lo tanto una mejor administración de los Recursos Humanos y materiales conque cuenta la unidad administrativa. Si la organización es de cierta envergadura, la complejidad en el funcionamiento del sistema, puede ocasionar demoras en la entrega de la información, lo que le resta utilidad a la misma. La descentralización tiene un mayor beneficio por la posibilidad de asegurar la oportunidad de la información, pues se origina cerca de la oficina y permite brindar una información en forma autónoma, pero hay una desventaja y es que multiplica y almacena la información en las distintas unidades administrativas lo que incide en los costos de un sistema de información. Esto se debe a que cada unidad tiende a fotocopiar lo que se hizo en otra oficina, multiplicando la información y los materiales utilizados. Centralización y descentralización de la oficina o Unidad de Administración Documental. Se puede hablar de centralización física o funcional. Es física cuando el trabajo de oficina se realiza en un solo lugar , y es funcional cuando las actividades tienen lugar en la oficina de origen y la planificación, la coordinación y el control dependen de un departamento administrativo o de un director. Se habla de descentralización cuando cada unidad o departamento administrativo realiza sus actividades en forma independiente no existiendo la planificación ni la coordinación a nivel general de la empresa. Lo importante es adoptar un sistema de administración de documentos en base a la estructura orgánica y a la cantidad de unidades administrativas que conforman una estructura orgánica y a las características o necesidades de cada empresa o institución. Desde el punto de vista empresarial la descentralización, tiene como objetivo el control porque es un medio que permite mantener a los funcionarios responsables cerca de las tareas operativas , posibilitando la aceleración de toma de decisiones, simplificando la comunicación, reduciendo a un mínimo los trámites y en definitiva permitiendo dirigir a los responsables de los departamentos lo que permite delegar cierta autoridad y también responsabilidades. Unidad de Administración documental en el Area pública. Antiguamente la actividad de administración documental se llamaba mesa de entrada y salida, o registro trámite y archivo. Actualmente podemos definir que la unidad de administración documental es un conjunto de técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los documentos que se procesan en cualquier organización. Objetivos de la Unidad de Administración documental.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos: 1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan. 2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan. 3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan. 1. Recepción y Orientación. 2. Registro y Distribución. 3. Archivo. El nivel jerárquico de la Unidad de Administración Documental va a estar dado de acuerdo al volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el cuadro la estructura tiene dos niveles que pueden darse de la siguiente forma: División y departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar alrededor de 100 documentos diarios. También puede dividirse en secciones y áreas de trabajo o ser pequeñas unidades, por ejemplo en el interior de la república lo hace solo una persona. Esta estructura se puede usar tanto para un sistema manual y/o un sistema computarizado. La unidad de administración documental tiene a su cargo la recepción externa, la numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo. Funciones de la Unidad de Administración documental. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones, Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos. Registrar el movimiento de los documentos. Suministrar información sobre la ubicación de los documentos. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda. Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo. Efectuar recomendaciones referentes a criterios para la conservación y distribución de los documentos. 9. Depuración de archivos. 10. Transferencia de documentos. 11. Implantación de sistemas de microfilmación o computación para los archivos. Unidad de administración documental. (Segundo Nivel). En un sistema manual está compuesta por 8 áreas. La primera unidad es de recepción y orientación. Área de recepción y orientación. Funciones. (Área 1 Unidad I) 1. Orientar a los interesados sobre la forma de presentar sus escritos.

2. Señalar las dificultades sustanciales, formales o fiscales de los escritos que son presentados por particulares y admitirlos aunque merezcan observaciones de forma o contenido. 3. Recibir documentos de usuarios del correo y de otros organismos públicos o privados. 4. Foliar y dejar constancia de la fecha, hora de presentación, número de hojas, mención de los documentos que acompañan al escrito. 5. Agregar carátula y hoja de tramitación. 6. Numerar correlativamente y en forma conjunta con los documentos que no se hubieran registrado. Se debe de entregar al interesado una tarjeta de identificación donde constan los datos que identifican al documento para futuras consultas. 7. Informar al jefe de la unidad sobre aquellos documentos que por su trascendencia o urgencia dejan de ser conocidos en forma inmediata por los jerarcas. 8. Determinar los escritos. Area 2 Unidad I. Extractos: En esta unidad se redacta y dactilografía los extractos de los documentos. Area 3 Unidad I. Clasificación y trámite: Clasificar el documento ingresado indicando las secuencias de las unidades administrativas donde se substanciara el documento en la hoja de tramitación. El primer paso de un documento se va a hacer a través de un sello. Area 4 Unidad I. Relación de asuntos entrados: Se confecciona diariamente con los números de expedientes u otros documentos, el origen y extracto del asunto. Registro y distribución. (Area 5 Unidad II) Funciones:
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Confeccionar fichas temáticas, patronímicas, numéricas o de trámite con documento ingresado. Mantener al día los ficheros en orden alfabético ya sea temático o patronímico y ficheros por el número del documento o el trámite.

Area 6 Unidad II. Se deben de centralizar las fichas numéricas o de trámite de acuerdo a las secuencias en las U.A.D. de los documentos registrados y además informar la ubicación del documento.

Area 7 Unidad II Distribución. Funciones:
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Hacer la relación de los expedientes remitidos a las dependencias que deban tomar actuación en los mismos. Organizar el reparto de los documentos. Archivar la relación de expedientes remitidos debidamente formada y en forma cronológica.

Area 8 Unidad III Archivo. Funciones:
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Guardar los documentos que deban archivarse por número y por año. Entregar los documentos archivados bajo recibo y por decisión superior. Dar vista autorizada de documentos archivados. Desglosar previa autorización los documentos agregados a expedientes ya archivados. Mantener los archivos actualizados y ordenados. Efectuar depuraciones periódicas de acuerdo a los criterios impartidos.

Unidad I (Sistema computarizado). Recepción y orientación. Cambia con respecto al sistema manual en que se agrega carátula y hoja de tramitación en forma unificada. Clasificación y trámite. Es igual al sistema manual. (Area 2). Esta unidad tiene tres áreas menos con respecto a la manual. Area 3. Registro y reguladora de trámite. Pasa a ser el área principal porque aquí se pasa toda la información necesaria para formar una base de datos. Es un área clave y centralizadora de toda la tarea de la unidad. Funciones:
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Ingresar al computador los datos de cada documento (Año, unidad ejecutora, o código de identificación del organismo si no pertenece a la administración pública). Tipo de documento.

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Número de expediente. Anexos, fecha. Organismo o usuario solicitante. Asunto. Indicación de la unidad hacia dónde va a ser remitido. Imprimir la carátula con los datos ya ingresados y agregarlos al documento. Imprimir la relación de expedientes remitidos indicando el destino de los mismos Actualizar los movimientos de los expedientes en base a la relación de los asuntos remitidos de la sección. Informar sobre la ubicación del documento.

Area IV. Unidad 2. Distribución. Idem sistema manual. Area V. Unidad 3. Archivo. Idem sistema manual. El sistema computarizado implica la impresión de carátulas, relación de expedientes remitidos en forma interna, relación de asuntos entrados, movimiento de los expedientes y dar información a los usuarios y a la propia organización. En la hoja de tramitación se indica la secuencia de las unidades administrativas que participan en la substanciación del documento permitiendo remitir el mismo de una unidad a otra sin pasar por la Unidad de Administración Documental. Las unidades administrativas van enviando la relación de expedientes remitidos a la U.A.D. Esta es la forma de comunicación que permite actualizar el destino del documento en la base de datos y es en esta instancia que actúa como reguladora de trámite.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Comprende la concepción, gestación, el nacimiento, la vida, la destrucción o la transferencia a un archivo para su conservación permanente. ¿Cuál es el objetivo? Dar el tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que van a requerir de él.

Tres fases:
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Pre - Archivística. Administra. Histórica.

Fase Pre - Archivística Se llama así porque el documento está dentro de las oficinas y es donde los papeles se van acumulando para formar una pieza documental. - Gestación: Se refiere al futuro documento, por ejemplo un formulario. Cualquier documento deberá pasar por un momento en que es planificado en su diagramación para su utilización en el proceso del trámite. Se debe señalar que es donde se hace imprescindible la normalización de los formularios para lograr economía y eficiencia en las distintas unidades administrativas. - Momento de Trámite: Es cuando se inicia una acción administrativa o judicial. Comienza con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La tramitación se inicia con la primera gestión o trámite. Dura todo el tiempo en el que se van acumulando los datos, testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da inicio a la vigencia. Todo documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas en la administración y también por parte del interesado para poder llegar a un negocio administrativo. Fase Administrativa Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a la administración de la institución que lo creó, y también al iniciador. Los documentos se crean para que sirvan a la institución y al interesado. Desde este punto de vista esta es la fase más importante del documento. - Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento actúa cumpliendo lo que expresa su texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender derechos. Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el que fue creado. Concluye cuando el documento perdió su capacidad de certificar, de intimar o de obligar. - Formas de concluir la vigencia: La variedad de los tipos documentales implica que se den distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los documentos se indica en su texto el término de la vigencia. Ejemplo: Contratos. Concluyen su vigencia por la creación de otro documento (Contradocumento). - Precautoria: Este es un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al peticionario o al destinatario la posibilidad de rever algún aspecto o parte del documento sirviendo también como un antecedente directo de otro documento. Es el tiempo en el que se pueden detectar posibles fraudes o se puede consultar al documento para saber los asuntos que

contiene. Sirve este plazo para posibles reclamos. Este plazo procede a la prescripción del documento. La prescripción es el agotamiento o termino del derecho a reclamo, reivindicación o acción administrativa o judicial. Es el tiempo por el cual en ciertas condiciones se puede adquirir o modificar sustancialmente un derecho. Luego de la prescripción el documento no permite reclamo por parte de nadie. Deja de interesar al iniciador, por lo tanto la institución lo desafecta o lo retira pero no implica la destrucción del documento. Fase Histórica Se inicia cuando se decide conservar en forma permanente un documento luego de finalizado el plazo precautorio. Los otros documentos que no fueron seleccionados, no llegan a esta fase y son eliminados. La guarda permanente no tiene plazo de finalización. Ejemplos - Cheque: Se diagrama el formulario donde se incorporan normas de seguridad.(Gestación) - Trámite: Cuando se distribuyen y se usan las chequeras. - Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del cheque. - Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes. - Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los cálculos y la Intendencia los aprueba. (Gestación) - Vigencia: Cuando se comienza a construir la casa y mientras está en pie. - Plazo precautorio: Hasta que la casa quede en ruinas. - Documentos sobre límites de estados: Tramitación extensa. (Gestación) - Vigencia: Mientras no se modifiquen los límites. - Plazo precautorio. - Fase Histórica: Todos los documentos sobre límites de estados pasa por la fase histórica; son parte del patrimonio de la humanidad. CARACTERÍSTICAS FASES
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Documentos corrientes o activos. Fase Pre - Archivística. (1) Documentos semiactivos o semicorrientes. Fase Administrativa. (2) Documentos no corrientes. Fase Histórica. (3)

LUGAR DE CUSTODIA 1. Oficina o archivo de gestión. 2. Archivo administrativo. 3. Archivo histórico o gral. FUNCIONES

Documentos corrientes o activos.

1. Documentación en trámite, producto de las actividades de la institución. 2. Utilización documental constante. 3. Selección documental esporádica.

Documentos semiactivos o semicorrientes.

1. Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto o sub texto expresa, ya sea para obligar, certificar, intimar, etc. 2. El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de volver a ver algún aspecto del documento. 3. El momento que precede a la prescripción misma.

Documentos no corrientes.

1. Se custodian los documentos de valor permanente. (Area científica, cultural, histórica, etc.)

COMUNICACIÓN - INFORMACIÓN - DOCUMENTO.
La comunicación y la información concreta porque toda relación humana junto con sus actividades supone una forma de comunicación. El conocimiento comienza con una información sobre lo que se piensa y se hace, permite que ella sea comunicada y utilizada en el futuro, si esa información se registra en un soporte material. (Ejemplo: Papel, disquetes, adquiriendo así el carácter de documento). Las actas documentales estan referidas a como crear, registrar, seleccionar y conservar la información que contienen los documentos. Hay diversas formas de comunicación, pero en todas ellas se encuentran partes:

- Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institución, un grupo de trabajo. Es el trasmite el mensaje. - Receptor: Recibe el mensaje. - Canal: El mensaje es trasmitido a través de este. Es el medio o soporte. - Código: Conjunto de signos a través del cual el emisor y receptor lo conocen y utilizan el mismo lenguaje. Las comunicaciones escritas poseen métodos de transmisión que posibilitan llevar ideas, informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la comunicación. Se da a nivel de toda organización, o grupo de trabajo. La comunicación escrita posee información que facilita las soluciones sobre distintos aspectos de la institución, así como la toma de decisiones a nivel gerencia o presidencial de las organizaciones. CONCEPTO ETIMOLÓGICO DE DOCUMENTO Proviene del latín documentum, significa enseñar o enseñanza, lección. Deriva de Docere (Verbo). El sentido actual de la palabra, aparece en castellano por primera vez en 1786. Significa escrito que contiene información fehaciente (Verídica o testimonial). CESAR GUTIERREZ MUÑOZ De la definición o concepto etimológica podemos rescatar que el documento enseña. En el sentido más amplio es cualquier cosa que sirva para ilustrar y comprobar algo. Puede ser el mundo, naturaleza de la cultura. por este modo o acepción las palabras se consideran documentos, todos los minerales, los vegetales y lo creado por el hombre. FINÓ Y HOURCADE Documento es todo aquello que bajo la forma relativa de permanencia, puede servir para conservar o suministrar información. El documento como objeto de estudio, es compartido por varias áreas del conocimiento como la archivística, la historia, la paleografía diplomática (Autenticidad de documentos), antropología, etc.

DIFERENTES CONCEPTOS DE DOCUMENTO
AURELIO TANODI (Argentino).

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Vida común: Documento personal, que acredita la autenticidad de la persona. Pagaré: Garantiza que se debe pagar la obligación contraída. Archivo: Soporte que contiene un texto que el responsable de una actividad administrativa de una entidad, y efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades de la actividad administrativa.

Este autor toma documentos en un sentido extenso, están referidos a opiniones internas y externas de la institución y que pueden ser de carácter contable, financiero o jurídico y que dan prueba sobre derechos y sobre obligaciones. NURIA AMAT HOGUERAL Lo considera, al proceso de reunir documentación sobre un tema determinado y al tratamiento de esos documentos que pueden ser para la difusión o para la información inmediata y que se denominan documentos científicos. - Documentación: Ciencia que estudia el proceso de comunicación de las fuentes documentales con objetivo de obtener nuevos conocimientos. Esta autora nos dice que un documento es todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte y que puede ser utilizado para estudio, consulta o trabajo. Lo considera como una herramienta indispensable para dar conocimiento de hechos y trasmitir ideas, conocimientos o testimonio de los hechos. También permite la comunicación humana y puede materializar los conocimientos humanos posibilitando crear memoria colectiva. Si no existiera documentación no existiría la historia.

PUNTO DE VISTA ARCHIVISTA
VICENTA ALONSA CORTÉS Documento es un escrito que ilustra acerca de algún hecho. Es un testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable. Los límites en cuanto a soporte se entiende, si constituyen un testimonio. Comité de la terminología archivística de la asociación de archivistas brasileños y comisión de archivología de la asociación brasileña de normas técnicas Documento es un registro de una información independientemente de la naturaleza del soporte que la contiene. UNESCO - Programa gestión de documentos:

Documento como información registrada, cualquiera sea la forma o el medio que haya sido creada, recibida y conservada; por un organismo, institución o individuo en cumplimiento de sus obligaciones, en virtud de una transacción de negocios de cualquier índole. EDUARDO COUTURE (Definición Jurídica) - Definición jurídica: Es un objeto normalmente escrito en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer en hecho, o donde se deja constancia de la manifestación (Humana) de la voluntad que produce efectos jurídicos. CODIGO CIVIL - ARTÍCULO 1574. - Documento público: Instrumento público revestido de carácter oficial, redactado, expedido por un funcionario competente según formas requeridas dentro del límite de sus obligaciones. - Documento privado: Se manejan dentro de actividades de particulares sin intervención del estado. - Documento Administrativo: Conjunto de operaciones documentarias. Informa a los agentes de la administración pública. Permite tomar decisiones con conocimiento de causa, sirve de vehículo para dar cuenta de sus servicios a las colectividades y divulgar recientes conquistas del conocimiento humano. ANTONIA EREDIA Es un registro de información independiente del soporte físico, abarca todo. Puede trasmitir el conocimiento humano, todo lo que este sometido a la intervención de una inteligencia ordenadora. Testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, que contiene información, por eso nos sirve para dar noticia de un hecho. Elementos para que sea un documento: - Soporte material. - Un medio: Forma de trasmitir. - Contenido: La información.

PUNTO DE VISTA DEL CONOCIMIENTO
Documento es la formalización del conocimiento, da origen a diferentes tipos de documentos mentales. Es un saber fijado por la escritura, un saber con intencionalidad para su uso y aprovechamiento.

CONCLUSIÓN
Es un medio de la fijación de la cultura de los pueblos, es fuente de información consolidada, un instrumento de comunicación. Es la representación ordenada del conocimiento que puede ser usado rápidamente. Es un objeto físico de carácter probatorio, con una finalidad informativa que permite la proyección histórica, el patrimonio documental nacional. El origen está dado por los hechos, el conocimiento, las ideas, actividades o datos.

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