TEMA Nº 9 DISEÑO DE SISTEMA ADMINISTRATIVO

FINANCIERO CONTABLE I

Introducción

La administración intenta combinar los recursos de un ente para posibilitar el logro de sus
fines, cuya consecución es necesaria para satisfacer tanto a quienes intervienen en la
Empresa, como algunas personas que interactúan con el mismo. La gestión administrativa
implica, entre otras tareas, la toma de decisiones y la ejecución de lo decidido, como el
control del resultado generado por la acción tomada y por los efectos de los hechos del
contexto en el cual la Empresa está inmerso.

Por su parte tomar decisiones requiere contar con la información proporcionada tanto por
el Sistema Contable y los Controles sobre la parte Operativa, sobre las actividades que
realiza la Empresa.

La Contabilidad, es la parte más importante del Sistema de Información de la Empresa,

es la técnica del procesamiento de datos que permite obtener información sobre la
composición y evolución del patrimonio de la Empresa, los bienes de propiedad de
terceros en su poder y ciertas contingencias, dicha información debe ser de utilidad para
facilitar las decisiones de los administradores de la Empresa, y de los terceros que
interactúan, así como para permitir una eficaz control sobre los recursos y obligaciones
de la Empresa.

La Contabilidad e Información Contable

Administración y Contabilidad:
La administración combina los recursos humanos, como materiales y otros para
posibilitar el logro de sus fines, cuya consecución es necesaria para satisfacer tanto a
quienes intervienen en la Empresa, como algunas personas que interactúan con la
organización, siendo que la gestión administrativa implica, otras labores como:
a) La toma de decisiones
b) La ejecución de lo decidido o resuelto
c) El control de los resultados generados por la acción tomada y por los efectos de
los hechos del contexto en el cual la empresa esta inmersa.

La toma de decisiones requiere contar con la información proporcionada tanto por los
controles sobre lo actuado como relativas al informe.
Entre los elementos que proporcionan los informes esta los Estados Financieros que nos
proporciona la contabilidad que, dentro los limites dados por su naturaleza, capta y
procesa datos que regularmente se refiere al:
- El patrimonio de la empresa y su evolución en el periodo o gestión
- Los bienes de propiedad de terceros y las contingencias
La información obtenida de la contabilidad, puede emplearse tanto para evaluar los
resultados de la ejecución de lo planificado por la empresa, como para facilitar la
prolijidad de sus recursos tanto de sus derechos como sus obligaciones y lo más
importante la parte patrimonial, en cualquier caso, se trata de la información que debería
ser utilizable en la toma de decisiones.

La contabilidad es la parte más importante del sistema de información de una empresa,

es la técnica de procesamiento de datos que permite obtener la información sobre la
composición y evolución del patrimonio, los bienes de propiedad de terceros en su poder
y ciertas contingencias.
La información debería ser de utilidad para facilitar las decisiones de los administradores
de la empresa y de los socios, que interactúan, así como para permitir un eficaz cuidado
sobre los recursos y obligaciones de la empresa.

Objetivos de la Contabilidad:

De acuerdo con la definición de la contabilidad brinda una información útil para la toma
de decisiones como del control referente a:
a) Al patrimonio de la empresa y su evolución
b) Los bienes de los socios en poder de la empresa
c) Los Derechos y Obligaciones de la empresa
d) Y ciertas contingencias

Los Usuarios de la Información Contable y sus Necesidades

La información obtenida por el sistema contable es comunicada a los usuarios por medios
de información contable, los cuales pueden ser elaborados para:
a) Para uso exclusivo dentro la empresa
b) Para los socios
c) Para los ejecutivos que requieren de la información

El segundo tipo de informes, son los Estados Contables: Cuentas por Cobrar o Cuentas
por Pagar y otros estados necesarios y de utilidad, y lo más importante los informes de
los costos que, en muchas empresas suelen obviar y no consideran de importancia, ya que
dichos informes sobre los costos son estimados, calculados, estandarizados o
simplemente no lo consideran.

Periodicidad de la Información Contable

De acuerdo a la importancia de la contabilidad que, suministra información para la

administración y los usuarios, deberían emitirse en forma periódica (mensualmente) que
su empleo tiene que ser oportunamente, y de igual manera las decisiones se puedan
también tomar en forma acertada o ir corrigiendo los cambios de acuerdo a los cambios
que, se puedan observar en la empresa. Lo ideal sería contar con informes con intervalos
mínimos, toda vez que la contabilidad se realiza en forma diaria. En el caso de nuestro
medio, las empresas en su mayoría, solo elaboran o preparan los estados financieros en
forma anual, o simplemente para cumplir con las entidades fiscales, como impuestos
nacionales, o alguna otra entidad o institución.

Cualidades de la Información Contable

La información contable debe reunir las siguientes cualidades:

a) Utilidad: La información debe ser útil y conveniente, para lo cual debe satisfacer
los requisitos de pertinencia, confiabilidad, claridad, comparabilidad y oportuna.
b) Pertinencia: La información debe ser apta para satisfacer razonablemente las
necesidades de los usuarios, como los administradores, socios, entidades
financieras, entidades fiscales (SIN), y otros que pueden requerir de dicha
información.
c) Confiabilidad: La información debe permitir que los usuarios puedan depender de
ella al tomar sus decisiones. Para ser confiable, la información debe satisfacer los
requisitos de representatividad y verificabilidad.
d) Representatividad: Debe existir una razonable correspondencia entre la
información que pueda considerarse representativa, debe satisfacer los requisitos
de integridad, certidumbre, esencialidad, racionalidad, aproximación a la realidad,
prudencia, irremplazabilidad y objetividad.
e) Integridad: La información debe incluir todo lo preciso para una representación
fidedigna de los hechos contables que se pretende describir.
f) Certidumbre: la información debe elaborarse sobre la base de un conocimiento
seguro y claro de los acontecimientos que se comunica.
g) Esencialidad: La información sobre un fenómeno dado debe dar preeminencia a
su esencia económica por sobre su forma instrumental jurídica.
h) Racionalidad: La información debe resultar de la aplicación de un método
adecuado fundado en el razonamiento lógico.
i) Aproximación a la Realidad: La información debe estar comprendida entre los
estrechos límites de la aproximación, buscando un acercamiento a la exactitud.
j) Prudencia: Al preparar la información debe actuarse con cautela y precaución en
la consideración de las incertidumbres inherentes a la situación representada,
teniendo así evitar los riesgos que podrían emanar de la información.
k) Irremplazabilidad: La información no debe ser susceptible de remplazo por otra.
l) Objetividad: Las normas para preparar la información contable deben ser
aplicadas imparcialmente, sin deformaciones por subordinación a condiciones
particulares del emisor.
m) Verificabilidad: La información debe ser susceptible de comprobación
independiente mediante demostración que la acrediten y confirmen.
 n) Claridad: La información debe ser inteligible, fácil de comprender y accesible
para los usuarios como, los inversionistas, acreedores y otros que tengan un
adecuado conocimiento.
o) Comparabilidad: La información debe satisfacer, en la mayor medida posible, los
requisitos de comparabilidad que pudieran requerir los usuarios.
p) Oportunidad: La información debe suministrarse en tiempo tal que tenga la mayor
capacidad posible de influir en la toma de decisiones.

A estas cualidades de la información se debe agregar un informe adicional, aplicable a la

información contable para uso interno, los informes de la parte operativa que tiene
relación con la productividad o los Costos de Producción, que nos permitirá conocer la
rentabilidad de la empresa, la Tasa Interna de Retorno (TIR), y otros que nos permitirá
conocer los costos reales de la empresa

Diseño de un Sistema Contable

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados, de cualquier clase, en el caso

del Sistema Contable, los elementos integrantes deben encontrase interrelacionados,
donde se deduce que dichos elementos interactúan y que los resultados que producen
actuando en conjunto no son idénticos a los que eventualmente podrían generar si lo
hicieran independientemente.

Los elementos principales que integran el Sistema Contable, consisten en repasar los
pasos que componen el proceso contable, entendiendo por tal, al que consiste en captar
datos del contexto y transformarlos en información. Este proceso es susceptible de ser
dividido en una serie de etapas o subprocesos, en todos los cuales intervienen directa o
indirectamente el factor humano, por ello, pude decirse que uno de los elementos que
intervienen en el sistema contable es el elemento humano. Por otra parte, en el proceso
actúan también elementos materiales, para su identificación, es conveniente proceder a
un análisis de cada uno de los mencionados pasos o subprocesos, que se practicara en
cada uno de los pasos de implementación de los sistemas (TEMA 8. DISEÑO DE SISTEMAS
DE ADMINISTRACION Y CONTROL Revisar: Sistemas Información).

Plan de Cuentas o Nomenclador

El Plan de Cuentas, puede definirse como el ordenamiento metódico de todas las cuentas
de las que se sirve el sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines. Dicho
ordenamiento debe ser sistemático, para así evitar, en la mayor medida posible, la
existencia de dudas relativas a la contabilización de hechos, operaciones o contingencias.

El plan de cuentas no es solamente una enumeración de las de la contabilidad de la

Empresa, para merecer las características de plan, debe agrupar las partidas a través de la
contabilidad, es decir, indicar los dos términos de cada asiento.
Finalidades

El diseño de un Plan de Cuentas responde al propósito general de facilitar la consecución

de los objetivos de la Contabilidad en cuanto a:

 Suministrar a la Administración o Gerencia, información útil sobre la gestión de

la Empresa en un determinado Periodo o Gestión, que sirva para la toma de
decisiones.
 Permitir un efectivo control sobre el patrimonio de la Empresa.

Adicionalmente, el plan debe ser diseñado de tal modo que facilite la preparación de la
información contable que, en virtud de disposiciones legales deba ser presentada a
organismos fiscales (SIN), de control y fiscalización y otros terceros, como de otras
entidades.

El propósito general señalado en primer lugar es el que debe considerarse prioritario al

preparar el plan de cuentas, para mejor ilustración, considere un caso en el que, entre la
información necesaria para el diseño, se encuentra:

 La gerencia requiere Estados de Resultados mensuales.

 Los Estados deben identificar los gastos administrativos y de comercialización.
 Las normas contables legales vigentes en el país, en el aspecto tributario.
 Los costos de las operaciones, y otros de importancia.

Características

Un buen plan de cuentas debe reunir las siguientes:

 Sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la elección previa de un criterio

para la Empresa.
 Flexibilidad suficiente para permitir la incorporación de cuentas adicionales
necesarias para el registro de operaciones nuevas.
 Homogeneidad en los agrupamientos practicados, condición necesaria para
facilitar la preparación de los informes contables.

Aspectos a Considerar en su Preparación

En la preparación de un Plan de Cuentas, que integre las necesidades del Sistema

Contable, y debe tener en consideración una serie de aspectos entre los principales a
destacar son:

a).- Relación con la Empresa:

  Tipo de Empresa de que se trate, dado que según sean las características del rubro
o la principal actividad que desarrolla la empresa, y las cuentas que se encuadren
en la actividad de la organización.
 Naturaleza Jurídica, que es obligatoria de acuerdo a la Constitución: como
Sociedad Anónima, Sociedad de Responsabilidad Limitada., etc., y de acuerdo a
las características que requieren contar con las cuentas adecuadas para procesar la
contabilidad.
 El tamaño de la Empresa, y cuanto más grande sea la empresa, este requerirá, si
tiene muchas operaciones, tendrá la mayor necesidad de cuentas, si es un Empresa
pequeña, las cuentas serán menores, sin embargo, es un tanto complejo distinguir
el tamaño, o las operaciones que realizan las empresas.
 Por su extensión, en sentido de la existencia de sucursales o agencias, y por
razones administrativas, se pueden agrupar de acuerdo a las necesidades de la
información como en el caso de las corporaciones.

b).- En Relación con la Información Requerida:

 Tipo informes a ser elaborados o preparados, que faciliten la preparación de los

EE.FF. y otros Estados de las Cuentas como: Los Estados de Cuentas por Cobrar,
o de las Cuentas por Pagar, y otras cuentas relevantes e importantes, que sean
reportados oportunamente y con rapidez,
 Grado de Análisis de la Información, que sea requerida por la administración,
como, por ejemplo: Informes de la Producción (Costos), las ventas de los
productos que son comercializados, la parte impositiva, gastos de
comercialización, y otros relacionados con la actividad, o como en el caso de las
empresas comerciales: Las ventas que pueden ser directas y en línea, o ventas
mediante agencias o sucursales, etc.

c).- En Relación con el Proceso Contable:

 Centralizada o directa, o Descentralizada.

 Cuando la Contabilidad es por secciones.
 Los medios de registros, que pueden computarizados.

Codificación:

La codificación de un Plan de Cuentas consiste en la asignación de códigos (símbolos,

números y/o letras, anteponiendo a las cuentas.

La finalidad, es que cualquiera sea el medio de procesamiento contable seguido, la

codificación de cuentas tiene las siguientes finalidades:

 Facilitar el archivo de las fichas u hojas que representan cuentas, para evitar
pérdidas y demoras en su localización.
  Permitir, mediante la lectura del código, que se pueda reconocer el carácter de la
cuenta, por ejemplo, para los activos con un digito nº 1 y para los pasivos con el
digito nº 2, etc.
 Facilitar la intercalación de las cuentas que vayan abriendo como consecuencia de
nuevas operaciones.
 Y por último facilitar el procesamiento de los datos contenidos en el comprobante,
por lo cual es conveniente que en los mismos se indique no solo el nombre de la
cuenta sino también su código.

Sistemas de Codificación:

De acuerdo a la gama de simbologías, se tienen los siguientes sistemas de codificación:

a) Alfabético: consiste en asignar a cada cuenta un código por una o más letras, sin
embargo, se tiene un inconveniente que ello provoque que la cantidad de letras es
limitada, que en determinado momento de codificación puede agotarse las letras
disponibles.

CODIGO CUENTAS Y GRUPOS

ACTIVO
Disponible
A Cajas
B Bancos

Exigible
C Cuentas por Cobrar
D Clientes

b) Nemotécnico: este sistema se basa en la asignación de códigos que consisten

básicamente en abreviaturas de cuentas, y el inconveniente principal que presenta
es la posibilidad de que el mismo código sea asignado a más de una cuenta.

CODIGO CUENTAS Y GRUPOS

ACTIVO
Disponible
CAJ Cajas
BAN Banco B.N.B.
BAN Banco UNION
Exigible
CUC Cuentas por Cobrar
CLI Clientes
c) Alfabético Numérico: Se basa en la combinación de una letra o más letras y uno
o más número, esto le da mayor flexibilidad que en los casos anteriores, pero su
uso es muy complejo y no permite localizar las cuentas con facilidad.

CODIGO CUENTAS Y GRUPOS

ACTIVO
Disponible
C11J Cajas
B21C Banco B.N.B.
B22C Banco UNION
Exigible
C23P Cuentas por Cobrar
C24L Clientes

d) Sistema Numérico: Como su nombre lo indica, el sistema numérico se basa en la

asignación de códigos con números a las cuentas, que es la más utilizada y la que
mayormente se generalizo, que pueden ser: Correlativos, Por Conjunto de Grupos,
Por Grupos, Decimal por Campos y Decimal por Grupos.

CORRELATIVO

CODIGO CUENTAS Y GRUPOS

ACTIVO
Disponible:
1010 Cajas
1020 Banco B.N.B.
1021 Banco UNION
Exigible:
1110 Cuentas por Cobrar
1112 Clientes
Inventarios:
1210 Inventarios de Productos
1211 Inventarios de Mercaderías
Activos Fijos:
1310 Maquinaria
1311 Vehículos
Depreciación de A.F.
1330 Deprec. Acum. Maquinaria
1331 Deprec. Acum. Vehículos
PASIVO
P. Corriente:
2010 Préstamos Bancarios
2050 Facturas por Pagar
POR CONJUNTO DE GRUPOS
CODIGO CUENTAS Y GRUPOS
ACTIVO
Disponible
1010 Cajas *
1050 Banco B.N.B. *
1051 Banco UNION *
Exigible
1110 Cuentas por Cobrar &
1111 Clientes &
Inventarios:
1210 Inventarios de Productos ¿
1211 Inventarios de Mercaderías ¿
Activos Fijos:
1310 Maquinaria
1311 Vehículos
Depreciación de A.F.
1330 Deprec. Acum. Maquinaria d
1331 Deprec. Acum. Vehículos d
PASIVO
P. Corriente:
2010 Préstamos Bancarios M.E. $
2050 Facturas por Pagar

DECIMAL POR GRUPOS

CODIGO CUENTAS Y GRUPOS
ACTIVO
Disponible
1.10.1 Cajas
1.10.50 Banco B.N.B.
1.10.51 Banco UNION
Exigible
1.20.10 Cuentas por Cobrar
1.20.11 Clientes
Inventarios:
1.20.10 Inventarios de Productos
1.20.11 Inventarios de Mercaderías
Activos Fijos:
1.30.10 Maquinaria
1.30.11 Vehículos
Depreciación de A.F.
1.40.10 Deprec. Acum. Maquinaria
1.40.11 Deprec. Acum. Vehículos
PASIVO
P. Corriente:
2.10.10 Préstamos Bancarios
2.10.50 Facturas por Pagar
 DECIMAL POR CAMPOS
CODIGO CUENTAS Y GRUPOS
ACTIVO
Disponible
1.100.1 Cajas
1.100.50 Banco B.N.B.
1.100.51 Banco UNION
Exigible
1.200.10 Cuentas por Cobrar
1.200.11 Clientes
Inventarios:
1.200.10 Inventarios de Productos
1.200.11 Inventarios de Mercaderías
Activos Fijos:
1.300.10 Maquinaria
1.300.11 Vehículos
Depreciación de A.F.
1.400.10 Deprec. Acum. Maquinaria
1.400.11 Deprec. Acum. Vehículos
PASIVO
P. Corriente:
2.100.10 Préstamos Bancarios
2.100.50 Facturas por Pagar

Consideraciones Finales:

Se puede definir el plan de cuentas como el ordenamiento metódico de todas las cuentas
a ser utilizadas en los procesos contables. Dicho plan debe facilitar la preparación de la
información contable y los procedimientos de control. Por ello, tiene que ser sistemático
en su ordenamiento, flexible como para permitir la incorporación de nuevas cuentas,
homogéneo en cuanto a los grupos de cuentas, y claro en la terminología utilizada.

En su preparación y /o elaboración, debe considerarse el tipo de la empresa, la naturaleza

jurídica, el tamaño y la extensión de la organización, el tipo de informes a ser preparados,
el grado de análisis de la información a elaborar, la forma de procesamiento contable
utilizado, la división del trabajo administrativo contable y los medios tecnológicos de
registros, y lo más importante el sistema o diseño contable, que debe ser exclusivo para
la empresa, de acuerdo a las características y envergadura de la misma.