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PROCEDIMIENTO SSG-PRO08-SAS-00

VIII. CONTROL DE DOCUMENTOS Y


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1. Objetivo
Establecer un mecanismo que permita controlar los documentos del Sistema de
Administración con el propósito de mantenerlos revisados, aprobados,
actualizados y protegidos; considerando su distribución, acceso, control de
cambios, prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos y que el
personal tenga acceso a los documentos pertinentes a sus actividades.

2. Alcance
Este procedimiento aplica para toda la documentación y registros que se generen
como resultado de la implementación, así como a todo el personal que haga uso
de los documentos y registros del Sistema de Administración.

3. Definiciones

3.1 Control: medida y corrección del desempeño de las actividades para


asegurar que los objetivos y planes de la empresa diseñados para
conseguirlos, se estén llevando a cabo.

3.2 Sistema de Administración: Sistema de Administración de Seguridad


Industrial, Seguridad Operativa y Protección al Medio Ambiente.

3.3 Registros: Documento que proporciona evidencia objetiva de actividades


realizadas o de resultados obtenidos.

3.4 Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir


las metas de un programa o subprograma de operación, que consiste en la
ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos
humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un
costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel
intermedio o bajo.

3.5 Documento Externo: Documento generado por entidades externas pero


que es requerido en los procesos.

3.6 Documento Interno: Documento generado por la empresa dentro del


Sistema de Administración.

3.7 Programa de Implementación: Documento que establece las actividades


y los tiempos necesarios para que el regulador implemente en su totalidad
cada uno de los elementos que componen el Sistema de Administración en
cada Proyecto del Sector Hidrocarburos que desarrolle.
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3.8 Aprobación de los documentos: Responsabilidad de validación y


aprobación de cada uno de los documentos, así como la verificación del uso
correcto del mismo.

3.9 Revisión y actualización de los documentos: Documentos vigentes


sometidos a los cambios que se realicen en las metodologías de trabajo
(mejora continua).

3.10 Documento Obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia y que es


actualizado, remplazado o eliminado del Sistema de Administración.

3.11 RT: Representante Técnico.

3.12 SA: Sistema de Administración.

4. Responsabilidad y Autoridad.

4.1 Dirección General


 Conocer el desarrollo del presente procedimiento.
 Autorizar los recursos que serán necesarios para el procedimiento.

4.2 Gerencia (General y Operaciones)


 Proporcionar los recursos que serán necesarios para el desarrollo del
presente procedimiento.
 Motivar al personal a acatar las medidas que serán establecidas para el
correcto desarrollo del procedimiento.
 Revisar y sugerir cambios al Representante Técnico acerca de los criterios
que fueron establecidos para el control de los documentos.

4.3 Representante Técnico


 Establecer los criterios para el adecuado control de los documentos e
informarlos al Gerente de Operaciones.
 Elaborar el listado de todos los documentos y registros del Sistema de
Administración.
 Definir los formatos necesarios para llevar el control de los documentos y
registros.
 Resguardar los documentos y registros autorizados, y en su caso
proceder a la ejecución de estos.
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 Realizar cambios en el procedimiento.

4.4 Personal
 Respetar la confidencialidad de los documentos a los que puedan acceder.
 Conocer los criterios establecidos en este procedimiento.

5. Desarrollo

5.1. Formato de encabezado

Cada una de la paginas que conformen los documentos generados por la


organización deberá contener un encabezado donde se indique la siguiente
información:
 Logotipo de la empresa.
 Tipo de documento.
 Código del documento.
 Título del documento.
 Número de página.
 Responsable de la elaboración.
 Responsable de la revisión.
 Responsable de la aprobación.
 Fecha de emisión del documento.

Como se muestra a continuación:

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TIPO DE DOCUMENTO
Logo de la
empresa
TITULO DEL DOCUMENTO Página

5.2. Identificación de documentos

Los documentos se identificarán mediante un título y código que será utilizado en


cada uno de los instrumentos que sea creado para la empresa SERVICIO
SIERRA GORDA.

El esquema de codificación se basa en los procesos establecidos para el SA, los


cuales están soportados por procedimientos y estos a su vez por formatos y/o
algún otro tipo de documento. El esquema de codificación es como sigue:
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La versión indica el estado de revisión del documento punto; se considera como


versión vigente la que se encuentra disponible en la red o intranet. El usuario debe
verificar que el documento que va a usar corresponda con la versión vigente y
registrada en la lista maestra de documentos esto para evitar confusiones al
momento de hacer uso del documento.
Empresa Tipo de Documento Aplicación Nombre Versión
Abreviado
SSG MAN Manual DIG Dirección General SSG-MAN-DIG 00
PRO Procedimiento GOP Gerencia Operación
FOR Formato GER Gerencia General
CON Contrato SAS HSE SASISOPA
COT Cotización MTO Mantenimiento
POL Política COM Compras
INS Instructivo RH Recursos Humanos
BIT Bitacora VTS Ventas
TES Tesorería
SIS Sistemas

Ejemplo de codificación de documento para un procedimiento y formato:

El código es SSG-PRO01-SAS-01 Descripción

 El número de versión.
 El generador es el área de HSE
SASISOPA.
 El tipo de documento junto con su
número consecutivo, en este caso
es un procedimiento.
 El documento fue generado por la
empresa SERVICIO SIERRA
GORDA.
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El código es SSG-FOR01-PRO01-SAS-01 Descripción

 El número de versión
 El generador es el área de HSE
SASISOPA
 El procedimiento al cual pertenece
el formato, en este caso al
procedimiento numero 01
 Tipo de Documento seguido del
consecutivo, en este caso es un
formato.
 El documento fue generado por la
empresa SERVICIO SIERRA
GORDA.

5.3. Revisión y aprobación de documentos

Antes de su distribución los documentos (nuevos o modificados) son revisados


para su adecuación. La revisión la realiza un funcionario que tenga el
conocimiento técnico para realizar esta actividad. La aprobación la realiza el
responsable del procedimiento o responsable del área al cual pertenezca el
documento.

Una vez que el documento es revisado y aprobado por el personal encargado, se


sube a la red o intranet, este documento se considera controlado y aprobado los
documentos serán revisados cada 6 meses por parte del personal responsable del
proceso aplicable y del RT SASISOPA y de procesos para garantizar su
actualización correspondencia con la ejecución de las actividades.

Los documentos pueden actualizarse como resultado de:


 Acciones correctivas y/o de mejora,
 Cambios en el proceso o actividad,
 Por la actualización o cambio de leyes normas y/o reglamentos,
 En función de los riesgos y controles de las actividades.

Para llevar el control de esto se integrará en la ultima hoja de cada documento la


siguiente tabla:
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Elaboró: Revisó: Aprobó:


Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de aprobación:

5.4. Distribución

Es responsabilidad del RT SASISOPA mantener actualizada en la red o internet


los documentos que se genere el SA, registrando en la lista maestra documentos,
dejándolos a disposición del personal pertinente de la empresa a través de la red
de intranet. Este archivo digital se considera controlado y el RT SASISOPA tiene
acceso y permiso de cambio, los demás usuarios solo son para consulta.

Si el documento se distribuye a través de la web, se sube el documento, elimina la


versión anterior del mismo (en caso de existir) e informa por correo electrónico a
los usuarios que el documento se encuentra disponible para su uso.

Si el documento no se distribuye a través de la web, se imprime el documento con


la leyenda de “Copia Controlada No.__”, se difunde por medio de la Lista de
Distribución de Documentos, solicita firma de recibido y se archiva como
evidencia.

Cuando se considere necesario mantener una copia de algún documento


desactualizado a manera de información y/o consulta la identifica clara y
visiblemente con el sello, leyenda o marca de agua de “COPIA OBSOLETA”.

El Representante Técnico será el responsable de los documentos y registros del


Sistema de Administración que sean archivados tanto en físico como en
plataformas digitales que acuerden las partes interesadas, donde se tendrá
acceso rápido para los jefes de cada área, en especial para la alta dirección.

Es indispensable comunicar a todo el personal los criterios que fueron


establecidos para conseguir un adecuado control de los documentos y registros de
la empresa SERVICIO SIERRA GORDA.

5.5. Control de documentos de origen externos


El control que se referencia aplica para el siguiente tipo de documentos:

a) Legislación de interés para el desarrollo de las actividades propias de la


empresa.
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b) Normas técnicas o reglamentación de interés para el desarrollo de las


actividades de la empresa.
c) Documentación técnica y manuales, hojas de seguridad, catálogos, etc.

Estos documentos se controlan mediante la Lista Maestra de Documentos, el


encargado de cada proceso designa un responsable del control de estos
documentos, quien se encarga de mantenerlos organizados, así como de
gestionar la actualización de los mismos.

Para los documentos tipo a y b las versiones desactualizadas se eliminan o se


identifican clara y visiblemente con la leyenda de “COPIA OBSOLETA” en los
casos que se requieran mantener.

5.6. Control de registros

Los registros físicos

Se asocian a la aplicación de instructivos, procedimientos o programas en un


formato preestablecido o estandarizado, el cual está diseñado de acuerdo con las
necesidades específicas para la recolección de datos.
Para mantener la legibilidad de los registros físicos se tienen en cuenta los
siguientes aspectos para su manejo:
 Deben mantenerse libres de tachaduras o enmendaduras.
 Todos los campos de un registro deben llenarse o pasarse líneas cuando
no se llenen en físico.
 Cuando un campo no aplica a las características que se están tramitando,
se indica con letras NA (No aplica) en el espacio respectivo o si no se
dispone de un dato, se traza una línea en el mismo.
Los registros pueden estar físicos, impresos, en CD, USB u otro medio de
almacenamiento digital.

Los registros generados por proveedores o clientes se mantienen en la forma


establecida por los mismo o en el caso de requerir una estructura particular, los
responsables del área pueden solicitar mediante acuerdo el cumplimiento de estos
requerimientos; para el control de los mismos se aplican los mismos lineamientos
establecidos en el presente procedimiento.

5.7. Almacenamiento

El almacenamiento está asociado al medio de archivo utilizado para asegurar la


conservación y mantenimiento de los registros generados tanto en medios físicos
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como electrónicos; los medios de archivo utilizados en las diferentes áreas deben
corresponder a los parámetros establecidos por SERVICIO SIERRA GORDA, que
se encuentran en la Lista Maestra de Documentos.
Los registros generados durante la ejecución de procesos o aplicación del
SASISOPA implementados, pueden mantenerse en distintos medios de
almacenamiento:

Almacenamiento físico; Incluye toda la información disponible en documentos


físicos (impresos o escritos).

Almacenamiento digital; Incluye toda la información en cualquier formato de


archivo disponible en discos duros, servidores, USB.
5.8. Protección

La recuperación de los registros involucra la forma de organización y control para


la fácil ubicación y disponibilidad de los mismos.
La recuperación de los registros almacenados en medios físicos se realiza de
acuerdo a la organización dada a los mismos o expedientes según la Lista
Maestra de Documentos. De igual forma, cada área a través de los responsables
establecidos para el control de archivos, asegura la disponibilidad y recuperación
de los mismos.
La recuperación de los registros en medios digitales es realizada por el personal
de Sistemas quienes establecen políticas y procedimientos para tal fin.

5.9. Tiempo de retención

Los registros se mantienen y conservan en archivo por el tiempo establecido en la


Lista Maestra de Documentos. Los tiempos de retención se han establecidos
considerando aspectos legales, experiencia, ciclo de vida del documento o demás
requisitos establecidos internamente por parte de los responsables de su
conservación y control. Está dado por un tiempo de custodia y archivo inactivo.
5.10. Disposición

Una vez que los registros han cumplido su ciclo de vida o tiempo de retención, se
debe proceder a transferir, depurar o eliminar los registros almacenados en
cualquier medio; se tienen establecidos diferentes medios de eliminación como la
reutilización de papel físico y los digitales de acuerdo a lo definido con el personal
de Sistemas, lo anterior depende del medio de almacenamiento y del nivel de
confidencialidad de la información.

6. Registros
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Codificación Nombre de Archivo


SSG-FOR01-PRO08-SAS-00 Lista Maestra de Documentos.

7. Control de Cambios
Versión Fecha Cambios

Elaboró: Revisó: Aprobó:


Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha de aprobación:

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