PROCESOS Y CLAVE: REVISIÓN:

PROCEDIMIENTOS DE PRO-PSGC-01 0
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HOJA DE AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTO

ELABORÓ: REVISÓ:
Nombre y firma Nombre y firma

Andrés Orozco Corral Moasyr García Cruz

APROBÓ:
Nombre y firma

Ernesto Chávez Anguiano

PRO-FPSGC-01a Fecha de Rev.: 07/Mar/2017 Rev. 0

Responsable: Coord. Del SGC y M. C. Tiempo de Retención: 2 Años.
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Índice:

1. Objetivo y Alcance.
1.1 Objetivo.
1.2 Alcance.

2. Referencias.
2.1 Manual de Calidad.
2.2 Sistemas de gestión de calidad.
2.3 Plantilla para elaboración de documentos.
2.4 Procedimientos de Información Documentada.

3. Notaciones y Definiciones.
3.1Notaciones.
3.1.1 Sistemas de Gestión de Calidad.
3.1.2 Responsable de calidad.
3.2 Definiciones.

4. Desarrollo.
4.1 Codificación.

5. Responsabilidades.
5.1 Del director.
5.2 Del responsable de calidad.
5.3 De las áreas.

6. Anexos.
6.1 Hoja de Control de revisión.
6.2 Distribución de Copias Controladas.

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1. Objetivo y alcance

1.1 Objetivo: Establecer y definir los lineamientos para el control de los

documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), asegurando, su correcto
control y disposición en PROAMEXSA.

1.2 Alcance: Este procedimiento se aplica para controlar los documentos del
SGC.

2. Referencias

2.1 PRO-MMC-01 Manual de Gestión de la Calidad.

2.2 ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y
vocabulario.
2.3 PRO-FPSGC-01a Plantilla para la Elaboración de Documentos.
2.4 PRO-FPSGC-01b Plantilla para la Notificación de Cambios.
2.5 PRO-PSGC-01 Procedimiento de Información Documentada.

3. Notaciones y definiciones

3.1 Notaciones
3.1.1 SGC Sistema de Gestión de la Calidad.
3.1.2 RC Responsable de calidad

3.2 Definiciones

3.2.1 Control de documentos. - Conjunto de actividades sistemáticas para

garantizar que se cuenta con la versión actualizada de los documentos y que se
tienen disponibles en los lugares de trabajo.
3.2.2 Documentos auxiliares. - Se identifican en los documentos respectivos
como formatos, notificaciones de cambio y planes de calidad.
3.2.3 Documento externo. - Son los documentos que afectan la calidad del
producto y no pertenecen a la base documental y pueden incluir planos del cliente,
especificaciones, requisitos legales o reglamentarios, normas, códigos y manuales
de mantenimiento entre otros.
3.2.3 Documentos no controlados. - Son copias de los documentos del SGC
que se distribuyen con fines informativos y que no comprometen a PROAMEXSA
para mantenerlos actualizados.
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3.2.4 Documento obsoleto. - Es un documento del SGC que deja de tener

vigencia.
3.2.5 Registro. - Documento anexo a los documentos del SGC, este, presenta
resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas,
donde generalmente se detallan los datos o información al aplicar alguno de ellos.
3.2.6 Instrucción. - Documento complementario a los procedimientos; describe
aspectos específicos de una actividad.
3.2.7 Notificación de cambio. - Registro del SGC que se utiliza para la
notificación del algún cambio a Documentos y/o Registros del SGC.
3.2.8 Usuario. - Es la persona que utiliza el documento y/o Registro para
desarrollar sus actividades o para mantenerse informado.

4. Desarrollo

4.1 Codificación: La base documental del SGC es una estructura jerárquica

piramidal, conformada por cuatro niveles. Los documentos de cada nivel se
identifican por sus siglas como se describe a continuación:
Documentos del SGC

Documentos externos
Nivel I
Manuales (M)
Política de Calidad (PC)
Objetivos de Calidad (OC)

Nivel II
Procedimientos (PSGC, PRD, PGR, PRP, PMAM)

Nivel III
Instrucciones (ISGC, IRD, IGR, IRP, IMAM)
Descripciones de puestos (DP)

Nivel IV Registros (FPSGC y/o FISGC)

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4.1.1 Asignación de Clave: La clave que se asigna a cada documento y se

configura con la sigla de PROAMEXSA (PRO) más la sigla del tipo de documento
establecido en la pirámide (M, PC, OC, PSGC, ISGC, DP), un número consecutivo
(2 dígitos, ver ejemplo 1), cada parte separada por guiones, esto es para
Manuales y Procedimientos. Y para instrucciones se añaden (2 dígitos más ver
ejemplo 2) y para Instrucciones de Operación se añaden (2 dígitos más ver
ejemplo 3).

Se describe de la siguiente manera:

Nivel 1 Manuales (M)

Política de Calidad (PC)
Objetivos de Calidad (OC)
Nivel 2 Procedimientos:

PSGC Proced. Sistema Gestión de Calidad

PRD Proced. Responsabilidad Dirección
PGR Proced. Gestión de Recursos
PRP Proced. Realización de Producto
PMAM Proced. Medición Análisis Mejora

Nivel 3 Formatos de Procedimientos e Instrucciones.

FPSGC Formato de Procedimiento Sistema Gestión de Calidad.

FPRD Formato de Procedimiento Responsabilidad Dirección.
FPGR Formato de Procedimiento Gestión de Recursos.
FPRP Formato de Procedimiento Realización de Producto.
FPMAM Formato de Procedimiento Medición Análisis Mejora
Ejemplo: FPSGC= F=FORMATO P=PROCEDIMIENTO S=SISTEMA
G= GESTIÓN C= CALIDAD.

FISGC Formato de Instrucción Sistema Gestión Calidad.

FIRD Formato de Instrucción Responsabilidad Dirección.
FIGR Formato de Instrucción Gestión de Recursos.
FIRP Formato de Instrucción Realización Producto.
FIMAM Formato de Instrucción Medición Análisis Mejora.
EJEMPLO: FISGC= F= FORMATO I= INSTRUCCIÓN S= SISTEMA
G= GESTIÓN C= CALIDAD.

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Nivel 4 Instrucciones:

ISGC Instrucción Sistema Gestión Calidad

IRD Instrucción Responsabilidad Dirección
IGR Instrucción Gestión de Recursos
IRP Instrucción Realización Producto
IMAM Instrucción Medición Análisis Mejora
DP Descripciones de Puestos

Ejemplo 1: PRO-PSGC-01 (Esto significa lo siguiente: Documento de Proamexsa-

Procedimiento-del-Sistema- de-Gestión-de-Calidad-No. 01)
Ejemplo 2: PRO-ISGC-01-01 (Esto Significa lo siguiente: Documento de
Proamexsa-Instrucción-del-Sistema-de-Gestiòn-de-Calidad-01 esto es (trazable al
PRO-PSGC-01)-01 Instrucción No. 01 de este procedimiento.

Ejemplo 3: PRO-ISGC-01-01-01 (Esto Significa lo siguiente: Documento de

Proamexsa-Instrucciòn-del-Sistema-de-Gestion-de-Calidad-01-01 esto es
(trazable al PRO-ISGC-01-01)-01 Instrucción Especifica No.01 de esta instrucción.

4.1.2 Existen otros documentos que son parte importante del SGC, las claves del
formato nacen del procedimiento y/o instrucción indicadas pero la clave de control,
se asigna de la siguiente manera:

(HIIR, HIIP, HIIT), un número consecutivo (2 dígitos, ver ejemplo), cada parte
separada por guiones.

Hojas de Instrucción e Inspección: Estos documentos, del SGC son utilizados

como documentos para la inspección de los materiales, en cada etapa del proceso
Inspección de Materias Primas, Inspección de Producto en Proceso e Inspección
de Producto terminado.

Ejemplo:
HIIR-01 (Hoja de Instrucción e Inspección de Recibo de Materias Primas, No. 01)
HIIP-01 (Hoja de Instrucción e Inspección de Proceso, No.01)
HIIT-01 (Hoja de Instrucción e Inspección de Producto Terminado. No. 01)

AV Ayudas Visuales (Se codifica con un guion y 3 dígitos Ejemplo AV-001)

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AMEFD Análisis del Modo y Efecto de la Falla de Diseño (Se codifica con un guion
y 3 dígitos Ejemplo AMEFD-001)
AMEFP Análisis del Modo y Efecto de la Falla de Proceso (Se codifica con un
guion y 3 dígitos Ejemplo AMEFP-001)
CP Plan de Control (Se codifica con un guion y 3 dígitos Ejemplo CP-001)

4.2 Control de los documentos del SGC se establece lo siguiente:

4.2.1 Aprobar los documentos antes de su emisión.

Todo el personal del PROAMEXSA puede elaborar documentos del SGC
apoyándose en el presente procedimiento y en la plantilla para elaborar
documentos. Adicional a lo descrito, se deben tomar en cuenta las siguientes
indicaciones:
I) El revisor del documento deber ser una persona distinta a la que lo elabora.
II)Todos los documentos del SGC deben ser aprobados por el director.
lll) Una vez que el documento ha sido elaborado, revisado y aprobado por el área
respectiva, se realiza la notificación de cambio mediante el formato PRO-FPSGC-
O1b y se envía al RC para su emisión.

4.2.2 Control.
Una vez aprobado el documento, el RC conserva el original firmado, sin sellos.
Los documentos del SGC aplicados en las áreas correspondientes deben
mantenerse en una carpeta de “DOCUMENTOS CONTROLADOS”, debidamente
sellados y protegidos, las Lista Maestras (Archivos Electrónicos), deben ser
respaldadas al menos 1 ves por mes por el RC.
El RC antes de emitir un documento, debe darlos de alta en la Lista Maestra, de
acuerdo al tipo de documento emitido, la Lista Maestra debe contener:
- Ayudas Visuales.
- Diagramas de Flujo.
- Formatos.
- Instrucciones.
- Planes de Control.
- Procedimientos.
- Documentos Externos.
- AMEF.
- Acciones Preventivas.
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- ECO’s.
- INP’s
El control de las copias de los documentos que sean necesarios para la
realización de las actividades, Manuales, procedimientos, e instrucciones, se lleva
a cabo mediante un sello en el que se describe la leyenda "Copia Controlada No.
_____"

4.2.3 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos

nuevamente; así como asegurar que se identifican los cambios y el estado
de revisión actual de los documentos.
l.-Cuando el usuario detecte que la actividad descrita en un documento ya no se
apega a la realidad o se ha mejorado y es necesario que este se documente, se
actualizará, revisará y aprobará nuevamente, de tal forma que, en la sección de
revisiones, Anexo 6.1 quede asentado el motivo de la revisión.
ll. -Toda Actualización y/o Revisión de un documento requiere de elaborar una
notificación de cambio, la cual se anexa al documento usando el formato PRO-
FPSGC-01b
III.- Todos los cambios realizados en Manuales, Procedimientos e Instrucciones
deben quedar registrados con letras en Azul, Cursiva y Subrayado.
IV.-Para Establecer un marco de mejora continua los documentos del SGC, serán
revisados al menos 1 vez cada año.

4.3 Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se

encuentran disponibles en los puntos de uso (áreas de trabajo); además, asegurar
que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.

El RC es quien administra y controla los documentos del SGC, y que estos se

cuenten con la última versión de la base documental (Documentos Originales y
Listas Maestras Electrónicas). La Distribución de las Copias Controladas de los
Procedimientos e Instrucciones se encuentran indicadas en el anexo 6.2 de cada
procedimiento e Instrucción y en las Listas Maestras Electrónicas.

4.3.1 Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y se

controla su distribución.

El RC identifica todos los documentos de origen externo con el Sello de Copia

Controlada y las áreas que requieran este tipo de documento, deben solicitar al
RC una Copia Controlada, la clave que se utilizará para su identificación. Es la
siguiente:

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“Copia Controlada No. 01”.

La aplicación garantiza que toda la información utilizada puede rastrearse.

4.3.2 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos del SGC,

aplicándoles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan
por cualquier razón.
Los documentos obsoletos del SGC deben de ser identificados con el Sello de
Documento Obsoleto, todos los documentos Obsoletos deben de ser mantenidos,
por el RC, para asegurar su rastreabilidad y resguardar a través del tiempo las
modificaciones hechas a los documentos.

5. Responsabilidades

5.1 Del Director.

5.1.1 Facilitar los recursos necesarios para el control de documentos del SGC.

5.2 Del Responsable de Calidad.

5.2.1 Llevar a cabo el control de documentos del SGC a través de registro,

emisión, distribución, acceso y conservación.
5.2.2 Revisar que el documento esté identificado y clasificado de acuerdo con los
lineamientos establecidos.

5.3 De las áreas.

5.3.1 Asignar un identificador a los documentos del SGC para cumplir los
lineamientos establecidos en este procedimiento.

5.3.2 Identificar y resguardar los documentos externos cuando así se requiera.

6. Anexo.

6.1 Hoja de control de revisiones.

Fecha de Fecha Próxima

Rev. Motivo de la Revisión
Revisión Revisión
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Rev.0 07/Mar/2017 07/Mar/2018 Emisión de Documento

Rev.1
Rev.2
Rev.3

6.2 Distribución de Copias Controladas.

01 X Dirección General 05 Otros

02 X Gerente Administrativo
03 X Gerente de Producción
04 X Gerente de Calidad

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