Texto DOC. Y CORRESP. MILITAR

Colegio Militar del Ejército Documentación y correspondencia mil
PRIMERA PARTE
CAPITULO PRIMERO
GENERALIDADES
I.- DE LA DOCUMENTACION Y LA CORRESPONDENCIA.
La elaboración de documentos en las fuerzas armadas de la Nación, requiere de

un instrumento que norme y estandarice los conceptos básicos, determine las
normas y establezca los procedimientos para el manejo y tratamiento adecuado
de la documentación y correspondencia en la Institución Militar.
A.- DOCUMENTACION MILITAR.
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de

sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de
acuerdo con las características de tipo material. Es todo instrumento
elaborado, emitido o recibido con carácter oficial o particular por las
Unidades, Institutos o Reparticiones Militares.
B.- CORRESPONDENCIA MILITAR.
Es la relación de conformidad en la comunicación entre partes con el todo

a través del documento escrito y desarrolladas en ejercicio de sus
funciones en las FF. AA. de la Nación, siendo estas de cualquier índole y
contenido.
C.- CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION MILITAR.
La documentación Militar por el tratamiento que se le aplique, se clasifica

por su origen y por su contenido.
1.- Por su origen.
Este tipo de documentación, se clasifica en: oficial y particular.
a.- Oficial.
Pertenecen a esta clasificación todos los documentos y la

correspondencia que en su contenido se relaciona con
alguna actividad Militar.
b.- Particular.
Son documentos y correspondencia particular que circulan

en el ámbito militar entre los miembros de las Fuerzas
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Armadas y que puedan o no tener relación con una actividad

militar.
2.- Por su contenido.
Este tipo de correspondencia, se clasifica en: Secreta, Reservada,

Confidencial y Pública.
a.- Secreta.
Son todos aquellos documentos relacionando con la

Defensa Nacional y de carácter internacional, por lo tanto
requieren una protección con clasificación de seguridad y
que su infidencia o divulgación causaría daño excepcional al
Estado y a la propia institución.
La correspondencia de carácter secreta es aquella a la que

tiene acceso solo personal autorizado por los mandos
superiores.
b.- Reservada.
Es toda aquella documentación relacionada únicamente

entre las autoridades a quienes compete la materia
contenida en el documento.
Esta correspondencia es utilizada en ámbitos Militares por el

personal involucrado en el mismo, generalmente llevan esta
clasificación los documentos de los tribunales de personal y
académica de los Institutos Militares.
c.- Confidencia.
Es aquella documentación remitida de persona a persona,

que por su contenido y por ética no debe ser divulgada,
pudiendo afectar los intereses de la institución, o aquella que
se refiere a las personas.
d.- Publica.
Los documentos de carácter público, son aquellos que se

pueden diseminar o publicar dentro la Fuerzas Armadas de
la Nación, pudiendo extenderse a otras instituciones del
ámbito social.
Es toda información cuya divulgación no sea perjudicial y

que por su índole, permita prescindir de restricciones
relativas a la limitación de su conocimiento, sin que ello
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implique que pueda trascender del origen a menos que la

autoridad superior lo disponga.
3.- Tipos documentales.
Los siguientes tipos de documentos son los más usuales:
a.- Documentos y correspondencia ordinaria o corriente.
Es la documentación de correspondencia y relación y

comunicación de las Fuerzas Armadas de la Nación con
otras instituciones, así como al interior de la propia
institución (correspondencia interna). Entre estas se
encuentran los oficios, directivas, notas recepción y envió de
materiales impresos, notas de servicio, circulares,
memorandums, partes, etc.
b.- Correspondencia a través del correo electrónico (E –

mail).
Es la correspondencia que se transmite a través de las

autopistas de información (INTERNET), con fin de agilizar la
transmisión de información, para este fin deberán utilizarse
los diferentes programas informáticos que se ofertan en el
mercado de la comunicación digital.
c.- Documentos por asuntos específicos.
Son documentos i correspondencia que requiere la atención

específica de un asunto determinado. En el curso de su
atención se genera el expediente; para su tratamiento
técnico, rigen las normas de organización de expedientes.
Los tramites de asuntos forman series orgánicas, llamadas
también series naturales.
d.- Impresos.
En general el soporte documental es el papel. Se refiere a

publicaciones bibliograficas, tales como mensajes o
memorias anuales, informes editados, libros, folletos,
fascículos de revista, boletines, etc. Deben ser transferidos
junto a la correspondencia que le antecede a la biblioteca.
e.- Soportes documentales.
Es todo materia físico en el cual se encuentra información

para su difusión. Entre estos se tiene: el papel; películas;
3 - 18
fotografías; diferentes objetos soportes magnéticos (discos

compactos, DVD, casetes, disquetes, flash memory y otros)
4.- Valores documentales.
Es el conjunto de parámetros administrativos legales, fiscales y

notables, que determinan el tiempo de utilidad institucional de la
documentación de archivo, producida y generada en el curso de
lasa funciones de las Fuerzas Armadas de la Nación, expresados
en plazos de conservación y que determinan en última
instancia el ciclo vital del documento.
a.- Valor administrativo.
Es el valor que posee el documento para respaldar y

legitimar el acto administrativo, que se concreta en el trámite
institucional de un asunto y que es imprescindible para fines
de responsabilidad funcionaria. A requerimiento legal, todo
documento administrativo llegara a tener valor legal jurídico
y pueden llegar a ser efectivos y decisivos ante los tribunales
judiciales.
b.- Valor fiscal.
Es el valor que posee el documento para respaldar la

transparencia de la gestión administrativa en la ejecución
presupuestaria que la institución ha recaudado, distribuido,
controlado o gastado. Se expresa también en el valor
contable, que se refleja y representa el manejo de la
contabilidad institucional.
c.- Valor informativo.
A medida que los valores anteriores prescriben, surge el

valor informativo que convierte a la documentación oficial en
memoria colectiva. Cuando el valor informativo alcanza su
plenitud, la documentación no solo tiene valor para la
institución que ha generado sino, sobre todo, para la
sociedad en su conjunto.
5.- Obligatoriedad y ámbito de aplicación.
La aplicación de lo dispuesto por el presente reglamento será

obligatoria para todas la Unidades, Institutos y Reparticiones
Militares de las Fuerzas Armadas de la Nación.
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6.- Sanciones.
El personal que incumpliera o aplicara incompleta o

incorrectamente las normas del presente reglamento estará sujeto
a las sanciones establecidas en las siguientes normas legales:
- Constitución Política del Estado.

- Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas LM-1405
- Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales
- Código Penal Civil y Militar
- Decreto Supremo N° 23318-A “Reglamento de la
Responsabilidad por la Función Publica”
- Reglamento de Faltas Disciplinarias y sus Castigos N° 26
II.- DE LAS NORMAS.
A.- Normas para el manejo de documentos y correspondencia militar
1.- Toda documentación espedida por las Unidades, Institutos o

Reparticiones Militares de las Fuerzas Armadas de la Nación
deberá llevar la clasificación de seguridad correspondiente con la
finalidad de evitar sustracciones, extravíos, infidencias y fuga de
información, siendo el personal encargado responsable del
seguimiento verificación de que la correspondencia llegue a su
destino.
2.- Los documentos con el atributo de Secreto, Confidencial y

Reservado recibidos, tendrán un tratamiento especial, debiendo
ser registrados y numerados sin abrir el sobre y luego entregarlos al
destinatario o autoridad responsable.
3.- Toda documentación clasificada no podrá ser fotocopiada,

fotografiada o transcrita a soporte magnético sin previa
autorización legal del responsable o destinatario.
4.- La correspondencia expedida y recibida debe ser manejada por

personal autorizado, de esta manera queda terminante mente
prohibida la utilización de soldados y marineros para la distribución,
tanto externa como interna de la correspondencia Militar .
5.- El acceso a toda correspondencia clasificada, deberá ser

autorizado por la autoridad responsable de la misma.
6.- El personal Militar o civil que viole las ordenes, normas,

disposiciones, referente a la extracción, infiltración o infidencia de la
correspondencia, será sancionado de acuerdo a lo que establece el
Codigo Penal Militar y el Codigo Penal Civil.
5 - 18
B.- Registro de correspondencia.
1.- La correspondencia que se maneja del ámbito Militar, requiere un

tratamiento y cuidado especial, por lo tanto el registro, seguimiento
y manejo de la misma es imprescindible, por tratarse de actividades
que sustentan el accionar de las Fuerzas Armadas de la Nación.
2.- El “Libro de Correspondencia Militar” contendrá la siguiente casilla.
- Numero de registro
- Fecha de recepción
- Clasificación
- Procedencia o lugar de origen
- Numero de origen y fecha
- Síntesis del contenido
- Anexos, si contiene
- Fecha de despacho
- Envió a:
- Firma de recepción
- Codigo de archivo
3.- Para el registro de documentación se podrá utilizar también

programas informáticos, los cuales en lo posible deberán contener
las características del Libro de Correspondencia Militar.
C.- Recepción de correspondencia militar.
1.- La documentación recibida será una función exclusiva del Centro

Integrado de Documentación (CIDOC.) o Secretaria General de
cada Unidad Militar.
2.- El personal de CIDOC. o Secretaria General, que reciba la

documentación asentara en el libro de registro o programa
computarizado, especificando la fecha y hora de recepción del
documento.
3.- El CIDOC. o Secretaria General solo esta autorizada para abrir

lacorrespondencia de carácter oficial y publico, toda documentación
con el sello o la clasificación de Reservado, Secreto y
Confidencial será abierta por el respectivo destinatario.
4.- Toda correspondencia recibida deberá incluir la hoja de ruta (Hoja

de Tramite de Documento), donde se escribirán los movimientos
documentales, que deben guardar conformidad con el libro de
registro o programa computarizado de correspondencia.
6 - 18
D.- Despacho de documentos y correspondencia militar.
1.- La documentación despachada será ana función exclusiva del

CIDOC, o Secretaria General.
2.- La correspondencia Militar es elaborada, procesada y registrada

por las Unidades, institutos y Reparticiones Militares debe ser
distribuida para el efecto llevando un control de registro detallado.
III.- ASPECTOS VARIOS.
Al existir correspondencia y documentación en la diferentes Unidades, Institutos

o Reparticiones Militares relacionadas a distintas áreas, materiales, equipos,
accesorios actividades y otros con característica particulares, singulares y
especificas por la función que cumplen; como por ejemplo: Registro o filiación de
Tanques, Carros de Asalto y otros ( Ejercito), Registro o Filiación de Aviones de
Caza, Helicópteros y otros ( Fuerza Aérea), Registro de Filiación de Lanchas
Patrulleras, Embarcaciones y otros ( Fuerza Naval); por esta razón loa
Comandos de Fuerza deberán emitir normas y reglamentaciones pertinentes
para estandarizar el uso de estos documentos.
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CAPITULO SEGUNDO
NORMAS PARA EL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA
I.- DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
Es toda expresión documental y testimonial producida y recibida por una

institución, destinada a su atención por medio del acto administrativo en
cumplimiento de las diferentes funciones de la competencia institucional con
todos los atributos de autenticidad, integridad y preservación.
II.- FASES DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Existen cuatro fases del archivo de la documentación a la institución:
A. Fase del archivo de gestión u oficina.
En la unidad básica de archivo es la oficina que genera y gestiona la

correspondencia ordinaria o corriente, los expedientes de asunto de la
documentación contable de conservación en oficina es entre dos hasta
cinco años a partir de la atención a la correspondencia, el proveído final
de la tramitación del asunto, el cierre del ejercicio contable al que
corresponden o desde la fecha del ultimo asiento, documento
comprobante.
La característica de esta parte fundamental es que la documentación se

encuentra en la fase activa, es decir que su consulta y uso es
permanente.
La transferencia de documentos al archivo central de la institución deberá

realizarse de acuerdo al formato de la “Hoja de Transferencia de
Documentos”.
B. Fase del archivo central de la institución.
Es la que administra y conserva la documentación semi – activa de la

institución. Se conserva por un periodo de treinta años (Decreto Supremo
22146 y 25046 Resolución Suprema 218040) la correspondencia
corriente. Los expedientes de asunto y la documentación contable, que
son trasferidas por archivos de oficina o gestión.
La característica de esta fase documental es que la documentación se

encuentra en una fase semi – activa, es decir que su consulta y uso es de
carácter ocasional.
Al término del plazo establecido los Archivos Centrales de los Comandos

de Fuerza transferirán el patrimonio documental al Archivo intermedio
8 - 18
dependiente de la Institución Armada de más alto rango (Comando en

Jefe de las Fuerzas Armadas de la Nación).
C.- Fase Del Archivo Intermedio.
Es donde se procesa mediante las operaciones de archivo toda la

documentación transferida por los Archivos Centrales de los Comandos
de Fuerza. Conserva los documentos hasta 35 Años para fines de
valoración y expurgo antes de ser transferidos al archivo histórico, según
el articulo uno del decreto supremo 5758.
La característica de esta fase documental es que la documentación se

encuentra en transición a la fase inactiva, es decir que su consulta y uso
es de carácter esporádico.
D.- Fase del Archivo Histórico.
Es la que realiza operaciones archivistitas en la documentación transferida

por el Archivo Intermedio. Conserva, mantiene y restaura para uso
indefinido la documentación con valor histórico.
Toda la documentación que llega a instancias del archivo Histórico tiene

valor del carácter permanente para su consulta con fines de investigación
por historiadores.
III.- PROHIBICION DE DESTRUCCION O DESCARTE EN EL ARCHIVO DE

OFICINA Y EN EL ARCHIVO CENTRAL
El decreto Supremo 22144 declara de máxima utilidad y necesidad nacional toda

documentación publica, por constituir bien y recurso indispensable para la
administración publica, establece la prohibición extrema de efectuar cualquier
operación de expurgo y/o eliminación de los expedientes y/o correspondencia en
los archivos de oficina y en el archivo central. Por tanto los documentos de
archivo (originales de la oficina productora, copias originales de los remitentes)
deben conservarse íntegros en dichos archivos.
9 - 18
CAPITULO TERCERO
NORMAS PARA ELABORACION DE CORRESPONDENCIA MILITAR
Todo documento Militar debe ser elaborado con el cuidado y atención que requiere,
para el efecto se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos.
I.- DE LAS NORMAS PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS.
A.- Elaboración de documentos.
La elaboración de documentos Militares requieren, especial cuidado,

principalmente con la ortografía, prolijidad y sintaxis de acuerdo al tipo de
documento a redactar, considerando o que establéese la Real Academia
de la lengua de España.
B.- Idioma.
Toda la documentación y correspondencia que se utiliza en las Fuerzas

Armadas de la Nación deben ser redactadas en el idioma español, cuando
sea necesario utilizar otros idiomas, se deberá adjuntar la traducción del
texto correspondiente donde se debe incluir el nombre de la Institución y/o
el responsable de la traducción.
C.- Tipo de letra.
De acuerdo con el procesador de texto de Windows (Word de Microsoft) el

tipo de letra que se debe utilizar es Arial y/o Times New Román N° 12;
para las Unidades que no cuenten con equipo de computación, se
autoriza el uso de maquina de escribir, debiéndose cumplir y/o adecuar
las normas tipográficas establecidas en el presente reglamento.
D.- Grado, especialidad nombre(s) y apellidos.
Toda la documentación que se elabora en las Unidades, Institutos o

Reparticiones Militares deberán llevar el grado, especialidad, nombre(s) y
apellidos completos de las personas que se nombran en el mismo para
evitar futuras observaciones, los cuales deberán coincidir con los
documentos de identificación personal como “Certificado de Nacimiento”
“Cedula de Identidad” y otros.
Ejemplo:
Sgto. Incl. Tec. Jorge Carlos Alvestegui Porto.
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E.- Autenticación.
Todo documento Militar de acuerdo a sus características, debe llevar al

pie de pagina en la parte inferior izquierda, en forma horizontal, las
iniciales en letras mayúsculas de los responsables de la elaboración del
mismo, quienes deberán estampar su rubrica donde les corresponde
(Original y copias respectivamente).
Ejemplo:
CAL/ SAR/SOC/jjac.
F.- Distribución.
De acuerdo a las características de los documentos, cuando sea

necesario su difusión a otras Unidades Institutos o Reparticiones Militares
debe llevarla distribución correspondiente después de la autenticación, en
la parte superior izquierda en forma vertical.
Ejemplo:
Distribución.
Original : Comando de división.

Copia N°1 : Sección I-Pers.
Copia N°2 : Seccion III-Op.
Copia N°3 : Grupo….
G.- Leyenda de cierre.
Algunos documentos militares (Oficios, Órdenes del día, Directivas y

otros) deberán llevar al final del texto en letras negritas y mayúsculas
cursivas N° 12 en la parte central la leyenda:
“EL MAR NOS PERTENECE POR DERECHO

RECUPERARLO ES UN DEBER”
H.- Registro del lugar y fecha
Toda correspondencia Militar de rutina, debe contener el lugar y la fecha

de elaboraron del documento, de acuerdo al siguiente formato:
La Paz, Mar 14 del 2006

(LUGAR: La Paz; MES: Marzo; DIA: 14; AÑO: 2006)
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La correspondencia operativa registrara en sus primeros seis dígitos la

fecha y hora seguidamente las primeras letras del mes (mayúsculas) y
finalmente los últimos dos dígitos del año.
140810-MAR-06
(DIA:14; HORAS: Ocho y diez; MES:Marzo;AÑO:2006
I.- Dimencionoficial de las hojas.
Para poder regular el intercambio de documentos y correspondencia de

trámite rutinario, se establece el tamaño oficial de hoja para la elaboración
de correspondencia Militar en:
Tamaño Carta: 21.59 x 27.94cm. 68.5 x 11 pulg.
J.- Documentos originales y copias.
La documentación deberá elaborarse en un original y dos copias, el

original será entregado al destinatario, las copias deberán ser archivadas
en el archivo de oficina que emite el documento hasta el momento de la
transferencia el Archivo Central de la Institución.
K. Tabulación de márgenes
Para uniformar la documentación de correspondencia militar que se

intercambian físicamente o en soporte magnético, se establecen los
siguientes márgenes:
- Borde superior membrete 1,5 cm.

- Borde superior texto 2 cm
- Borde Inferior 2 cm.
- Borde izquierdo 3 cm
- Borde derecho 2 cm.
- Pie de página 1,5 cm.
L. Clasificación de Seguridad.
Toda documentación de correspondencia militar que contenga

clasificación de seguridad, deberá ir en el borde superior e inferior central
a 1,5 cm. del margen de la hoja.
RESERVADO
12 - 18
M. Numeración de páginas.
1. La numeración de páginas para la correspondencia de rutina

será la siguiente:
En la parte inferior central del documento.
1-3
2-3
3-3
2. La numeración de páginas, para la correspondencia de carácter

Confidencial, Secreta y Reservada de documentos operativo es la
siguiente:
En la parte superior al centro de la página la clasificación del
documento y la inferior central, derivando sistemáticamente del
número total de hojas, de acuerdo al siguiente ejemplo:
SECRETO
SECRETO
10 - 20
3. Para la información preliminar de un documento (prologo, índices,

dedicatoria, etc.) se debe utilizar números romanos en letras
minúsculas, derivando sistemáticamente del número total de hojas
de acuerdo al siguiente ejemplo:
Parte inferior central del documento
CONFIDENCIAL
i - vi
13 - 18
N. Espacio interlineal.
El espacio interlineal a utilizar en la elaboración de los diferentes

documentos: será el “sencillo”; de acuerdo con el programa informático
Microsoft Word.
Ñ. Membrete.
El membrete de acuerdo a reglamento, se debe ubicar en el borde

superior izquierdo de todo documento oficial, con la finalidad de identificar
a la Unidad, Instituto o Repartición Militar donde se ha elaborado el
documento.
El membrete debe contener las siguientes características:
1.- Parte superior la identificación de la unidad superior; en letras

mayúsculas negritas Arial o Times New Roman Nº 10 (Para
maquinas de escribir letras mayúsculas).
2.- A continuación la identificación de la unidad que envía el

documento, de acuerdo con el paquete computarizado de Microsoft
Word en letras mayúsculas negritas de tipo Arial o Times New
Roman Nº 10 (Para maquinas de escribir letras mayúsculas)
3.- Finalmente la identificación del país en esta situación “Bolivia” en

letras mayúsculas negritas Arial o Times New Roman Nº 10
subrayadas (Para maquinas de escribir letras mayúsculas
subrayadas)
Ejemplo:
FUERZAS ARMADAS DE LA NACION

FUERZA NAVAL BOLIVIANA
BOLIVIA
COMANDO GENERAL DEL EJÉRCITO

SEPTIMA DIVISION DEL EJÉRCITO
BOLIVIA
GRUPO AEREO “21”

PRIMERA COMPAÑÍA
BOLIVIA
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O. Texto de saludo y de cierre
Como norma general de ética y cortesía se debe tener cuidado en la

utilización de términos y frases, especialmente con aquellas que pueden
elevar o degradar a la autoridad y jerarquía con quien se mantiene el flujo
de correspondencia; debiendo tomar en cuenta el cargo y la repartición
militar a la que representa.
En consecuencia la persona que recibe como la que despacha dicha

correspondencia militar, debe incluir frases y palabras cordiales tanto en el
saludo como en la despedida.
P. Color de las letras de los documentos militares.
Los documentos militares deben ser elaborados en su integridad con tinta

negra y con absoluta nitidez, ya que los mismos permitirán fotocopiar y
diseminar información sin problemas.
Q. Firmas y rúbricas del documento
Las Firmas y rúbricas, deberán ser estampadas con la utilización de

bolígrafos, micro-puntas, marcadores o lapiceros de tinta en colores
determinados de acuerdo a instrucciones impartidas a través de Directiva
del Comando en Jefe de las Fuerzas Armadas. Las mismas deberán ir en
los originales como en las copias.
Todo documento militar que revista un grado de importancia, debe llevar

la rúbrica o autenticaron en todas las hojas.
R. Sangría.
La sangría establecida es la siguiente:
1.- Para los capítulos y títulos de documentos militares, números

romanos en letras mayúsculas: I, II, III, IV,…, X; subrayado y con
negrita.
2.- Para los primeros incisos, en letras minúsculas: A, B, C, D,…, Z;

subrayado con negrita.
3.- Para el subsiguiente subtitulo, números arábigos: 1, 2, 3, 4,…10; en

minúsculas y negrita.
4.- Para el o los subsiguientes subtítulos, letras minúsculas: a, b,…, z;

en negrita
5.- Para los subsiguientes subtítulos, números arábigos entre

paréntesis: 1), 2), 3),…, 8); en letras minúsculas y negrita.
15 - 18
6.- Para el o los subsiguientes subtítulos, letras minúsculas negrita en

paréntesis: a), b),…, z).
7.- Finalmente para los subsiguientes subtítulos se utilizan guiones y

puntos respectivamente.
Ejemplo:
I.- ACCIONES PREVIAS A LA MANIOBRA
A.- Finalidad de las acciones.
1.- Cursos de acción.
a.- Desarrollo de las acciones
1) Condiciones de…
a) Primera acción.
- Partes de la…
. …
S. Utilización de letras negritas o subrayadas.
1. Se debe utilizar letras negritas para títulos, subtítulos y algunas

siglas o leyendas que necesariamente se deben resaltar.
2.- La utilización de letras subrayadas corresponde a documentos

elaborados con maquina de escribir.
T. Sellos.
1.- El sello de las Unidades Militares deben ser diseñados de acuerdo

a formas y dimensiones específicas en Directiva del Comando en
Jefe de la Fuerzas Armadas.
2.- Se estampara el sello en la parte inferior izquierda pegada al

nombre de la autoridad responsable del documento elaborado,
luego de la firma y autenticaciones respectivas.
Ejemplo:
FIRMA
SELLO
Grado, nombre (s) y apellidos

CARGO
16 - 18
U.- Sobres.
Para la rotulación de los sobres se deberán tomar en cuenta los siguientes

aspectos:
- Membrete en la parte superior izquierda
- En la parte superior derecha las iniciales de la unidad y numero

correspondiente del documento que se envía en el interior del
sobre.
- En la parte izquierda central, el grado, nombre(s), apellidos y cargo

del destinatario del documento.
Ejemplo:
FUERZA AEREA BOLIVIANA

DPTO. I – PERSONAL
BOLIVIA DPTO. I SECC. “A” No ………./06
Sr. Cnl. DEMA Ariel Burgoa Arce

JEFE DEPARTAMENTO IV – LOG. F.A.B.
Presente
II. DEL PROCESO DE TRÁMITE.
A.- Tramite de correspondencia en las FF.AA.
1. La correspondencia que ingresa a cualquier repartición militar debe

seguir su curso normal de trámite.
2. La duración de todo trámite estará en directa relación con la

importancia, el carácter o el tipo de documento.
3. Los documentos militares que se relacionan con planes, programas

y proyectos de corto plazo, se encuentran establecidos en los
Programas Operativos Anuales; los de mediano y largo plazo
establecen sus tiempos en los planes de fortalecimiento
institucionales
4. Los documentos militares que se relacionan con la parte operativa,

establecen sus plazos de entrega a través de directivas, instructivos
y resoluciones pertinentes.
17 - 18
5. Toda Correspondencia militar, que ingresa o sale de las Unidades,

Institutos o Reparticiones Militares, debe recorrer los canales
establecidos, de acuerdo al conducto regular y la competencia de
atención de los mismos. A continuación se grafica un patrón de flujo
de correspondencia como guía del proceso de tramite; pudiendo las
reparticiones militares aumentar o disminuir los pasos
preestablecidos. (VER CUADRO)
CUADRO
PROCESO DE TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA
CIDOC. O
SECRETARIA GRAL
(1) (10)
CMTES, JEFES
DEPARTAMENTO O
AYUDANTIA DIRECTORES
(2) (9)
CMTES, JEFES
DEPARTAMENTO O AYUDANTIA
DIRECTORES (8)
(3)
AYUDANTIA O J.E.M.G., 2DO CMDTE.,

SECRETARIA SUB-JEFE O SUB-
GRAL DIRECTOR
(4) (7)
J.E.M.G.., 2DO DEPARTAMENTOS,

CMDTE., SUB-JEFE O SECCIONES O
SUB-DIRECTOR RR.MM.
(5) (6)
18 - 18

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Colegio Militar del Ejército Documentación y correspondencia mil

I.- DE LA DOCUMENTACION Y LA CORRESPONDENCIA.

La elaboración de documentos en las fuerzas armadas de la Nación, requiere de

A.- DOCUMENTACION MILITAR.

Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de

B.- CORRESPONDENCIA MILITAR.

Es la relación de conformidad en la comunicación entre partes con el todo

C.- CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION MILITAR.

La documentación Militar por el tratamiento que se le aplique, se clasifica

1.- Por su origen.

Este tipo de documentación, se clasifica en: oficial y particular.

Pertenecen a esta clasificación todos los documentos y la

Son documentos y correspondencia particular que circulan

Armadas y que puedan o no tener relación con una actividad

2.- Por su contenido.

Este tipo de correspondencia, se clasifica en: Secreta, Reservada,

Son todos aquellos documentos relacionando con la

La correspondencia de carácter secreta es aquella a la que

Es toda aquella documentación relacionada únicamente

Esta correspondencia es utilizada en ámbitos Militares por el

Es aquella documentación remitida de persona a persona,

Los documentos de carácter público, son aquellos que se

Es toda información cuya divulgación no sea perjudicial y

implique que pueda trascender del origen a menos que la

3.- Tipos documentales.

Los siguientes tipos de documentos son los más usuales:

a.- Documentos y correspondencia ordinaria o corriente.

Es la documentación de correspondencia y relación y

b.- Correspondencia a través del correo electrónico (E –

Es la correspondencia que se transmite a través de las

c.- Documentos por asuntos específicos.

Son documentos i correspondencia que requiere la atención

En general el soporte documental es el papel. Se refiere a

e.- Soportes documentales.

Es todo materia físico en el cual se encuentra información

fotografías; diferentes objetos soportes magnéticos (discos

4.- Valores documentales.

Es el conjunto de parámetros administrativos legales, fiscales y

a.- Valor administrativo.

Es el valor que posee el documento para respaldar y

b.- Valor fiscal.

Es el valor que posee el documento para respaldar la

c.- Valor informativo.

A medida que los valores anteriores prescriben, surge el

5.- Obligatoriedad y ámbito de aplicación.

La aplicación de lo dispuesto por el presente reglamento será

El personal que incumpliera o aplicara incompleta o

- Constitución Política del Estado.

II.- DE LAS NORMAS.

A.- Normas para el manejo de documentos y correspondencia militar

1.- Toda documentación espedida por las Unidades, Institutos o

2.- Los documentos con el atributo de Secreto, Confidencial y

3.- Toda documentación clasificada no podrá ser fotocopiada,

4.- La correspondencia expedida y recibida debe ser manejada por

5.- El acceso a toda correspondencia clasificada, deberá ser

6.- El personal Militar o civil que viole las ordenes, normas,

B.- Registro de correspondencia.

1.- La correspondencia que se maneja del ámbito Militar, requiere un

2.- El “Libro de Correspondencia Militar” contendrá la siguiente casilla.

3.- Para el registro de documentación se podrá utilizar también

C.- Recepción de correspondencia militar.

1.- La documentación recibida será una función exclusiva del Centro