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Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar de la

Administración de Castilla y León

TEMA 5
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 2 2
de la Administración de Castilla y León

TABLA DE CONTENIDO

1. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO ............................................................................................................. 3

2. ANÁLISIS DOCUMENTAL: LOS DOCUMENTOS OFICIALES ..................................................................... 4

3. FORMACIÓN DEL EXPEDIENTE ............................................................................................................... 8

4. DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO .................................................................................... 10

5. EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS .................................................................... 11


5.1. EL CICLO VITAL ............................................................................................................................. 11
5.2. CONCEPTO DE ARCHIVO .............................................................................................................. 13
5.3. EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ............................................................. 14
5.3.1. Concepto y funciones del archivo de oficina ........................................................................... 14
5.3.2. Instrumentos del archivo de oficina. ....................................................................................... 15

6. CLASES DE ARCHIVOS Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN ......................................................................... 16


6.1. CLASES DE ARCHIVOS ................................................................................................................... 16
6.2. CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN (CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN) ............................................... 18
6.2.1. La clasificación. ........................................................................................................................ 18
6.2.2. La ordenación. ......................................................................................................................... 19

7. EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: SUS LIMITACIONES Y FORMAS DE ACCESO . 22


7.1. CONCEPTO ................................................................................................................................... 22
7.2. EVOLUCIÓN HISTÓRICA ................................................................................................................ 22
7.3. LIMITACIONES LEGALES AL ACCESO ............................................................................................ 26
7.4. FORMAS DE ACCESO .................................................................................................................... 27
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EL CONCEPTO DE DOCUMENTO. ANÁLISIS


DOCUMENTAL: DOCUMENTOS OFICIALES.
FORMACIÓN DEL EXPEDIENTE.
DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO.
EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS. CLASES DE ARCHIVOS Y
CRITERIOS DE ORDENACIÓN. EL ACCESO A
LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. SUS
LIMITACIONES Y FORMAS DE ACCESO.

1. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO

Los documentos están indisolublemente ligados a la historia del hombre y según las épocas son
apreciados y valorados por alguna de sus características. La palabra documento deriva de la raíz
latina “docere”, que significa enseñar o mostrar algo. Con carácter amplio es todo testimonio de la
actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información, es decir: toda
información registrada en un soporte mediante un medio de fijación.
La Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León en su
artículo 2 define documento como “… toda expresión en lenguaje natural o convencional, incluidas
las de carácter gráficos, sonoro o audiovisual, recogida en cualquier tipo de soporte material,
incluido el informático, que constituya testimonio de los hechos que afectan a los individuos o a los
grupos sociales”.
Primer ámbito: el documento de archivo.
Pero no todos los documentos son documentos de archivo, es necesario restringir esta definición
teniendo en cuenta el ámbito institucional en el que nos movemos.
Documento de archivo, según el Diccionario de Terminología Archivística es “El testimonio material
de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal“.
Las características del documento de archivo son:
- Su origen o génesis derivado de un proceso natural: los documentos de archivo surgen en el marco
del proceso natural de una actividad. Son producidos por una persona o institución en el curso de
su gestión para el cumplimiento de unos fines. Reflejan las relaciones y actividades de la sociedad y
de los hombres. No son producto de la imaginación o creación literaria. Esto diferencia las fuentes
documentales de los archivos de otras fuentes narrativas.
- Su carácter seriado. Los documentos de archivo rara vez aparecen sueltos. Generalmente se
integran en agrupaciones documentales mayores fruto de la actividad para las que han sido
creados. Como veremos, los documentos forman parte de los expedientes administrativos y estos
dan origen a las series documentales:
- Expedientes de contratación
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- Expedientes de licencias de obras


- Expedientes de subvenciones, etc.
- Su exclusividad. La información que contiene un documento rara vez se encuentra en otro
documento con la misma extensión e identidad. Es una información exclusiva.
- Su interrelación. Viene marcada por el carácter seriado del que ya hemos hablado. Como principio
general, los documentos aislados tienen escaso o nulo sentido, su razón de ser viene dada por su
pertenencia a un expediente o agrupación documental superior.
- Su unicidad. Los documentos de archivo no tienen sólo valor informativo sino que también tienen
un valor probatorio frente a tercero. Para justificar este valor probatorio tiene que tener signos de
validación (sellos, firmas etc.) que diferencian unos documentos de otros. No es lo mismo una copia
simple que una compulsada ni que el documento original.
Segundo ámbito: el documento administrativo.
Y se restringe aún más el concepto si hablamos sólo de las actividades que realizan las
Administraciones Públicas, así el Manual de Documentos Administrativos del MAP define así su
objeto de estudio: “El documento de Archivo administrativo es el soporte en el que se materializan
los actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos”.
De esta forma llegamos al concepto algo más restrictivo de documento administrativo para
quedarnos sólo con aquellos que son válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones
Públicas en cualquier soporte. En definitiva, todos los documentos administrativos son, en principio
y salvo que se trate de documentación de apoyo, documentos de archivo.
Sus características diferenciadoras son:
- Produce efectos. Las actuaciones de la administración que se plasman en estos documentos
siempre producen efectos, no sólo frente a terceros sino también en la propia organización
administrativa. Estos efectos son de carácter jurídico, pero también pueden ser informativos o de
comunicación.
- Son emitidos por un órgano administrativo. Aunque la autoría sea de una persona física, siempre
se actúa en representación de un órgano administrativo. El Autor del documento no es la persona
sino el cargo.
- Su emisión es válida. Tiene que cumplir con unos requisitos formales y sustantivos exigidos por las
normas del procedimiento administrativo. Por ejemplo, un Acuerdo sólo podrá ser emitido por un
órgano determinado o un contrato sólo puede estar firmado por las partes autorizadas, etc.
Los documentos administrativos cumplen dos funciones: función de constancia en tanto que
asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material; y
función de comunicación, ya que sirve como medio de comunicación de los actos de la
Administración.

2. ANÁLISIS DOCUMENTAL: LOS DOCUMENTOS OFICIALES

Los caracteres de los documentos.


En un archivo podemos encontrar gran variedad de documentos: textos manuscritos, impresos,
mapas, dibujos, fotografías, discos… El teórico de la Archivística T. H. Shellemberg estableció en su
obra Técnicas descriptivas de Archivos que los caracteres de los documentos pueden ser de dos
tipos: internos, aquellos que se refieren a su contenido y externos, los que se refieren a la
estructura física.
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Los caracteres internos son:


- La entidad productora. Es el autor del documento. En el caso de los documentos administrativos
siempre hablaremos de documentos producidos por Organismos públicos.
- Los orígenes funcionales. Son las razones por las que se ha producido un documento, tomando en
consideración la función, la actividad y el trámite.
- Fecha y lugar de producción. Sitúan a los documentos en el tiempo y en el espacio.
- El contenido. Asunto o tema que trata el documento.

Los caracteres externos son:


- La clase: Viene determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información.
Pueden ser:
- Textuales. Transmiten la información mediante texto escrito, manuscrito, mecanografiado,
impreso... Son el producto por excelencia de las administraciones y los más abundantes en los
archivos.
-Iconográficos. Emplean la imagen, el color, signos no textuales etc. para representar la
información: mapas, fotografías, etc.
- Sonoros. La información se transmite a través de la grabación de sonidos, en el caso de los
archivos, lo normal es que sean siempre palabras. Discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.
- Audiovisuales. Combinan la imagen en movimiento y el sonido. Filmes, cintas de video,
videodiscos, etc.
- Informáticos. Son los generados por ordenadores. Sólo son legibles a través de un entorno
informático. Han cambiado con gran rapidez, desde las fichas perforadas, hasta los CDROM o DVD
pasando por las cintas magnéticas, disquetes, etc.
- La forma. También conocida con el nombre diplomático de Tradición Documental. Indica la
relación de cada documento con su original. Por su forma, los documentos pueden clasificarse en:
- Originales. Son los realizados por voluntad directa de su autor y conservados en la forma primera
en la que se emitieron. Lleva implícita la autenticidad diplomática y jurídica, pero no la veracidad
del contenido. Originales pueden considerarse tanto los documentos autógrafos (escritos por su
autor), los como heterógrafos (escritos por otra persona) y los originales múltiples.
- Borradores. Borrador es el documento previo a la redacción definitiva del original, destinado a
sufrir las correcciones precisas desde la primera intención hasta la información definitiva. Entre el
borrador y el original existió otra forma documental muy utilizada durante el siglo XIX y
prácticamente hasta nuestros días, la minuta. No llevaban la firma completa, sólo rubrica y era el
documento que permanecía en la oficina emisora en sustitución del original. En la actualidad la
minuta es sustituida por un documento idéntico al original que queda en el expediente de la unidad
emisora, de ahí que en algunos Manuales haya pasado a denominarse “copia administrativa”.
- Copias. Las copias nacen con la finalidad de reproducir originales existentes y sustituir originales
perdidos. Son necesarias como constancia testimonial e informativa de sus productores, se han
producido siempre en diferente formato y con distinta validación según sus fines. Con el empleo de
los nuevos sistemas de reproducción, hoy en día las copias se elaboran fotocopiando el original sin
los signos de validación (rúbrica, sellos, registros) y validando a continuación ambos.
- El Formato: está en función de la manera en que se reúnen los documentos y de su soporte. Si se
trata de papel pueden ser legajos, volúmenes encuadernados, DIN A4, A3, etc.; si son cintas
magnéticas, el tamaño de la cinta expresado en pulgadas (½ pulgada); si son disquetes, su tamaño
también en pulgadas (5 ¼, 3 ½, etc.).
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- La Cantidad. Es el número de unidades y el espacio que ocupan.


- El tipo. Va más allá de lo meramente físico o externo porque revela tanto el contenido como su
estructuración en el documento. Los tipos documentales han ido cambiando y aumentado con el
paso del tiempo y la modernización de las administraciones. La clasificación más útil del tipo de
documentos es la que se realiza en función del tipo de declaración que contienen. Nosotros
recogemos la aportada por el Manual de Documentos Administrativos del Ministerio de
Administraciones Públicas.
- Documentos de decisión. Contienen una declaración de voluntad de un Órgano Administrativo
sobre materias de su competencia
*Acuerdo: recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y las
cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento con carácter previo a la
resolución del mismo.
*Resolución: recoge las decisiones del órgano competente que ponen fin a un procedimiento,
resolviendo todas las cuestiones planteadas por éste. *Puede ser positiva o negativa.
- Documentos de transmisión. Son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas, órganos o entidades. Pueden ser internos o externos.
Comunicaciones internas: cuando el emisor y el receptor tienen la condición de órgano o unidad
administrativa (aunque sean de Administraciones Públicas diferentes)
*Oficio: entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Públicas, entidades,
departamentos o diferentes órganos superiores.
*Nota interior: entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior o entidad.
Comunicaciones externas: documentos administrativos dirigidos a ciudadanos o entidades privadas.
*Notificación: es el trámite por el que el órgano competente comunica al interesado o interesados
una resolución o acuerdo. Se puede hacer efectiva a través del correo postal, fax, correo
electrónico, etc.
*Publicación: es una actuación material consistente en la inserción de un acto administrativo en un
diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación con el fin de comunicarlo. Se puede
hacer efectiva a través del Boletín Oficial, de un anuncio en un periódico, etc.
- Documentos de constancia. Contienen una declaración de conocimiento de un órgano
administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos.
*Acta: documento que acredita hechos, circunstancias, juicios o acuerdos.
*Certificación: acredita actos o situaciones de carácter administrativo cuyo destinatario es una
persona, órgano o entidad que pretende la producción de efectos en un procedimiento
administrativo o en el marco de las relaciones jurídicas privadas.
- Documentos de juicio. Contienen una declaración de juicio de un Órgano Administrativo, persona
o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un
procedimiento administrativo.
*Informe (otras denominaciones: dictamen, análisis, estudio, nota informativa, etc.): la finalidad de
estos documentos es proporcionar a los órganos competentes, valoraciones y opiniones necesarios
para la formación de su voluntad y la adopción de las correspondientes decisiones (acuerdos y
resoluciones). Pueden ser: preceptivos, facultativos, vinculantes, no vinculantes, internos, externos,
etc.
- Documentos de los ciudadanos. Se definen como el instrumento por el que el ciudadano se
relaciona con la actividad de las Administraciones Públicas.
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*Solicitud: documento que contiene una o varias peticiones de un ciudadano dirigidas a promover
la acción del órgano administrativo al que se dirige.
*Denuncia: documento por el que cualquier ciudadano, en cumplimiento o no de una obligación
legal, pone en conocimiento de un órgano administrativo la existencia de un determinado hecho
que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo.
Alegación: documento por el que el interesado en un procedimiento administrativo aporta a los
órganos responsables de éste datos o valoraciones de carácter fáctico o jurídico para su
consideración.
*Recurso: documento por el que el ciudadano impugna un administrativo que afecta a sus derechos
o intereses, demandando su anulación por incurrir en alguna de las causas de invalidez previstas en
el ordenamiento jurídico. Puede ser: recurso ordinario, recurso de revisión o recurso contencioso-
administrativo.
*Carta: - Carta. En ocasiones existen comunicaciones de personas particulares recibidas por las
Administraciones Públicas sin vínculo preciso a trámite administrativo alguno. Es habitual que los
Presidentes, Consejeros, Alcaldes, Concejales, etc. reciban documentos de este tipo junto con
invitaciones, “saludas” y otros escritos que podríamos agrupar en esta categoría de carta o misiva
particular.

Cuadro: Tipologías documentales según el Manual de Documentos Administrativos


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3. FORMACIÓN DEL EXPEDIENTE

La documentación administrativa puede clasificarse en tres grandes grupos: Expedientes,


Correspondencia y Registros. En su mayor parte, los documentos administrativos deben formar
parte de un expediente.
El expediente administrativo.
La práctica totalidad de los documentos administrativos forman parte de un expediente. Es la forma
natural que tiene la documentación administrativa de agruparse. Expediente es la materialización
documental de determinadas actuaciones administrativas. Pueden ser reglados, si están sometidos
a un procedimiento administrativo (por ejemplo: expediente de contratación administrativa) o no
reglados, cuando el asunto no está regulado en un procedimiento específico o se trata de una
acumulación de varios procedimientos unidos por un elemento integrador que establece una unión
entre ellos (por ejemplo los expedientes de personal).
Recomendaciones:
- Los expedientes en tramitación se archivarán individualizados en carpetillas, en cuya parte visible
deben aparecer los datos del expediente:
Oficina, Unidad
Tipo de expediente (Serie documental),
Fechas (inicio y fin),
Asunto
*Es muy práctico incluir en la carpeta externa un resumen de los documentos que contiene (ficha
de seguimiento), así podremos de un solo vistazo y sin abrirla, conocer el estado de la tramitación.
*No olvidemos que antes de abrir una carpeta de expediente es necesario comprobar si ya existe.
- La ordenación interna de los documentos debe responder a las actuaciones llevadas a cabo.
Aunque en el curso de los trámites influye la cronología, el orden en que deben estar los
documentos no siempre responde a este criterio, porque puede haber documentos que acompañen
a otros incorporados al procedimiento que tengan fechas anteriores. De ahí que sea necesario
establecer el orden lógico (procedimental o no) más que el cronológico.
*Los documentos (oficios o cartas) de remisión deben ir unidos a la documentación que adjuntan.
- A los expedientes en tramitación se les irán añadiendo los documentos en el orden en que se
produzcan, que será el que se haya establecido en una norma de procedimiento o aquel en que se
vayan formalizando las distintas actuaciones.
*Cuando un documento se refiera a varios asuntos (algo que conviene evitar) se realizarán
fotocopias para que se pueden integrar en los distintos expedientes abiertos.
- Sobre el orden interno de los expedientes conviene hacer una aclaración importante. Lo normal es
que veamos al abrir la carpeta el documento de inicio, sin embargo es verdad que suele ser habitual
ir introduciendo los documentos en la carpeta según van llegando como si fueran “capas”, de forma
que veremos el último trámite al abrir la carpeta. Si bien lo ideal es seguir el primer criterio, esta
forma “inversa” de ordenar tampoco será incorrecta si se realiza de forma coherente (siempre
igual) en la práctica diaria de la Unidad Administrativa, por lo que no será necesario “reordenar”
toda una remesa antes de transferirla en este último caso.
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- En caso de contener documentación cuyo formato exija que sea archivada aparte (planos, cintas
de video, carteles…) habrá que indicar mediante una diligencia en el expediente la existencia de ese
documento haciendo referencia al lugar donde se ubica (armario, planero, archivador…).
- No sacar documentos originales de los expedientes y si se tiene que hacer, dejar siempre un
testigo en color con indicación del documento, fecha y firma de quien se ha hecho responsable de
su custodia.
- Los expedientes “en trámite” deben ser archivados con aquel procedimiento que sea más
adecuado tanto al desarrollo temporal de su tramitación como al volumen que pueda ir adquiriendo
la carpeta. Un expediente que sabemos que va a seguir activo durante muchos años no es
conveniente que pase a una caja de archivo definitivo, sobre todo si se prevén voluminosas
incorporaciones de documentos.
- Los expediente cuya tramitación haya finalizado deben ser archivados independientemente del
plazo establecido (o acordado) para su remisión al Archivo Central/Territorial, como veremos en el
bloque 7. Este trabajo ha de hacerse de manera habitual y ordenada. Una vez finalizada la
tramitación también es el momento de realizar una primera limpieza: eliminar elementos auxiliares
(borradores, notas, fotocopias de apoyo) y materiales ajenos (carpetillas de plástico, posti-it,
gomas). Lo mejor es que pasen a cajas de archivo definitivo indicando en el lomo, al menos, los
datos sobre el Organismo, el nombre de la serie y los expedientes que contienen.
- Hay que evitar que aparezca información sobre datos personales.
La correspondencia.
Aquella documentación que no dé lugar a la formación de un expediente o no tenga relación con un
asunto en trámite se puede considerar dentro de esta categoría de Correspondencia,
documentación “de relación” o “documentación no reglada”.
Recomendaciones: Hay que evitar el uso indiscriminado de esta categoría para archivar aquello que,
simplemente, no ha sido incluido en su respectivo asunto. Todo aquello que se emite o recibe en el
contexto de un trámite abierto, debe será archivado en la carpeta correspondiente, de igual forma
si un intercambio de comunicaciones da lugar a un trámite pasará a formar parte de un Expediente.
Forma de archivar la correspondencia. Los escritos no deben tratarse de manera aislada ni ser
incluidos en agrupaciones artificiales como “Entrada” y “Salida” (aunque lleven sello de registro),
sino que cada comunicación debe ser archivada con su respuesta. La organización posterior puede
realizarse con el criterio que se considere más adecuado: emisores/destinatarios; materias o
asuntos, etc. Estas agrupaciones llevarán internamente un orden cronológico.
Hay que evitar el uso indiscriminado de la categoría “varios” para archivar aquello que,
simplemente, no ha sido incluido en su respectivo asunto. Todo aquello que se emite o recibe en el
contexto de un trámite abierto, debe será archivado en la carpeta correspondiente, de igual forma
si un intercambio de comunicaciones da lugar a un trámite pasará a formar parte de un Expediente.
Los registros.
Son instrumentos de control administrativo, en ellos se procede a reseñar acciones, movimientos
de personas; entrada y salida de documentos; identificaciones materiales; llamadas telefónicas… El
ejemplo más significativo en el ámbito Administrativo es el Registro de correspondencia (entrada y
salida) tradicionalmente llevado en libros y, en la actualidad, mediante procedimientos
informáticos.
Los registros administrativos tienen carácter probatorio. El registro único de la Junta de Castilla y
León o el Catastro son registros administrativos.
Registro de la Propiedad, Mercantil y Civil tienen carácter de registro público jurídico.
Documentos en nuevos soportes.
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No hay que olvidar que la implantación de los procedimientos informáticos implica una mayor
presencia de documentos electrónicos en las oficinas.
Hasta ahora teníamos ciertos documentos en disquetes, CD-ROM, DVD, etc. que podían acompañar
a los originales en papel. También listados de ordenador sin validación cuya conservación sólo era
necesaria en tanto tenían utilidad para la oficina. La implantación de la firma electrónica permite la
validación de documentos en soporte informático. Se realizan solicitudes “on-line”. Es evidente que
la transformación de los soportes obligará a modificar los procedimientos de transferencia de la
custodia, así como el control de los documentos en aquellos Depósitos Electrónicos en que se
encuentren archivados.
La Junta de Castilla y León ha creado su propio repositorio digital único de documentos
electrónicos, llamado Depósito de Originales Electrónicos (DOE), en el que se custodian los
documentos con firma electrónica.
La nueva Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas establece la existencia de un “Archivo único de documentos
electrónicos”, aunque este apartado no entrará plenamente en vigor hasta 2018.
“Artículo 17. Archivo de documentos.
1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos
electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la
normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la
autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del
tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los
datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La
eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa
aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de
seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos
almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así
como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos”.

4. DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO

¿Toda la documentación que encontramos en las oficinas es documentación de archivo? La


respuesta es no. Es necesario establecer una diferenciación clara respecto a otro tipo de
materiales que son frecuentes en las oficinas.
Además de Expedientes, correspondencia y registros, puede aparecer un tipo de
documentos a los que denominamos documentación de apoyo informativo y son todos
aquellos documentos recopilados o recogidos para servir de ayuda a la gestión, pero que,
en ningún caso, forman parte de lo que hemos denominado documentación administrativa
y, por tanto, no deben transferirse al Archivo intermedio (central o territorial)
correspondiente, sino que se conservarán en las oficinas mientras sean necesarios y luego
se procederá a su eliminación. Se trata de recopilaciones de textos normativos, boletines
oficiales, publicaciones, folletos de casas comerciales, listados de proveedores, de
destinatarios, directorios, plantillas, modelos de documentos, fotocopias de otros
expedientes que sirven como modelo para la tramitación y un largo etcétera.
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Estos documentos no forman parte del patrimonio documental y se pueden destruir sin
ningún procedimiento específico, como sucede con los documentos administrativos.

Cuadro: Diferencias entre documentación de archivo y de apoyo informativo

5. EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

5.1. EL CICLO VITAL

Teoría de las edades y valores de los documentos.


Los documentos van pasando por distintas fases, como si de organismos vivos se tratase, en los que
su uso y su valor van cambiando a medida que pasa el tiempo. Es lo que se conoce como ciclo vital
de los documentos, contemplado expresamente en el artículo 25. 2 del Reglamento del Sistema de
Archivos de Castilla y León (Decreto115/1996, de 2 de mayo). Esto determina que existan archivos
de gestión, archivos intermedios y archivos históricos.
El ciclo vital son las etapas por las que atraviesan desde que se producen hasta que se eliminan o
conservan en un archivo histórico de manera definitiva.
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Cuadro: El ciclo vital de los documentos

- Una primera fase o primera edad del documento. Se inicia con la creación del documento y su uso
intensivo para la resolución de los asuntos propios de la institución productora. Es un documento
activo, que tiene un valor primario, que es el que va unido a la finalidad inmediata para la que fue
creado. Permanece en el Archivo de Gestión y es muy utilizado por la oficina productora.
Corresponde con la documentación activa.
- Una segunda fase o segunda edad del documento. Hay un uso menos intenso por parte de la
Administración. El documento pierde valor primario y adquiere progresivamente uno secundario,
que es aquel que obedece a otras motivaciones que no son la finalidad inicial del documento.
Permanece en el archivo central/territorial (intermedio).
- Una tercera fase o tercera edad. Es un documento inactivo. Ya no tiene valor para las oficinas,
pero puede llegar a alcanzar un valor secundario, como fuente de investigación histórica. Se plantea
su destrucción o conservación en un Archivo Histórico.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 13
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Los valores del documento dependen de la finalidad por la cual ha sido creado y de la utilidad que
se pueda generar posteriormente. Con el paso del tiempo el documento puede ir adquiriendo un
nuevo valor (llamado “secundario” o “permanente”) y servir como fuente para la investigación
histórica y para la cultura.

Cuadro: Usos, edades y valores de los documentos

5.2. CONCEPTO DE ARCHIVO

La citada Ley de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León señala, en su artículo 3,
que archivos es “… el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos
por cualquier entidad pública o privada, persona física o jurídica y conservados como garantía de
derechos, como fuente de información para gestión administrativa y la investigación o con
cualquier otro fin”. También “… aquella institución cuya función primordial es la de reunir,
organizar, conservar, comunicar y difundir por medio de técnicas apropiadas dichos conjuntos de
documentos…”.
Encontramos tres acepciones del término archivo:
- Lugar donde se guardan los documentos: arca, caja, edificio.
- Una Institución Cultural.
- El contenido documental.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 14
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Los archivos tienen una triple función:


- Recoger. Es la primera función del archivo y tiene lugar en dos momentos:
Preparación Activa: la visión global que tiene sobre la documentación el archivero le faculta para
poder participar en la génesis de la documentación simplificando y normalizando los tipos
documentales.
Recepción: traslado de la documentación del archivo de oficina al central o de éste al histórico. Se
realizará mediante la formalización de un documento, acta o relación de entrega en que ha de
reflejarse el contenido y el volumen de la documentación que se transfiere. El archivo receptor
comprobará la veracidad de los datos y procederá a registrar de entrada la documentación en el
archivo.
- Organizar. Un archivo sólo puede dar este servicio si se encuentra organizado. Este concepto de
organización es lo que diferencia a los archivos de meros depósitos de papel.
- Conservar. Se compone, por un lado, de una faceta preventiva y, por otro, de la restauración una
vez que se ha producido el daño. En el ámbito de los archivos de gestión se refiere principalmente a
la adecuada instalación y a la observación de unas condiciones mínimas de tipo ambiental
dependiendo de los materiales: papel, fotografía, vídeo, soportes informáticos.
- Servir la documentación que se custodia en los archivos tiene una finalidad: servir a los
ciudadanos, la Administración, la investigación, la difusión cultural, etc.

5.3. EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

5.3.1. Concepto y funciones del archivo de oficina

El artículo 37 del Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León (aprobado por Decreto
115/1996, de 2 de mayo) define los archivos de gestión en estos términos:
“… 1. Las entidades pertenecientes a la Administración Institucional, así como los servicios
administrativos o unidades de nivel similar pertenecientes a la Administración General de la
Comunidad, deberán mantener los archivos de gestión que sean necesarios para el tratamiento de
su documentación, de acuerdo con el volumen y características de ésta.
2. Los archivos de gestión conservarán y organizarán la documentación activa desde su creación o
recepción hasta su eliminación o transferencia. La conservación y custodia de los documentos será
responsabilidad del jefe de la unidad, sin perjuicio de las funciones que correspondan a la Consejería
de Educación y Cultura…”
El archivo de oficina o de gestión se define como el conjunto de documentos de una unidad
administrativa compuesto tanto por los documentos emitidos como por los recibidos, de acuerdo al
desarrollo de sus actividades y funciones, que debe encontrarse reunido de forma organizada para
garantizar la consulta y gestión tanto de la institución a la que sirve como del administrado.
Estos documentos están en fase de tramitación o su uso por parte de la unidad administrativa es
muy frecuente. Conservarán y organizarán la documentación desde su creación o recepción hasta
su eliminación o transferencia al Archivo Central / Intermedio.
- Impedir la dispersión o eliminación de los documentos.
- Formación correcta de los expedientes, evitando el fraccionarlos según pasos en el trámite o
la agrupación de distintos tipos documentales por referirse a un asunto común, y de las
subsiguientes series documentales.
- Asegurar la correcta instalación física de los documentos.
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de la Administración de Castilla y León

- Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un registro de


préstamos.
- Facilitar la información que tanto los ciudadanos como la Administración solicite respecto a
los documentos que custodia.
- Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la documentación
(ficheros manuales o informáticos).
- Preparar la transferencia de acuerdo con las normas existentes y formar un registro de
transferencias realizadas al Archivo Central.
- Estar en contacto con el Archivo Intermedio correspondiente, para solicitar y devolver
correctamente los documentos, que aun habiendo sido ya transferidos, sea necesario consultar
por la Unidad Administrativa.
Hay que insistir en que:
- Los documentos se producen naturalmente de forma organizada y estructurada, es
importante que siempre se guarde el rigor necesario en los procedimientos de archivo y
custodia. Evitar la acumulación de documentos sin incluir en su expediente o carpeta de
correspondencia.
- Es esencial llevar a cabo una adecuada organización de la documentación en oficina, porque
ello determinará su tratamiento en las diferentes fases de conservación por las que pase
posteriormente.
- Una mala organización (clasificación, ordenación e instalación) de los documentos dificulta su
adecuada transferencia al Archivo Central / Intermedio y las posteriores búsquedas y consultas
que sean necesarias.
Una adecuada gestión en el archivo de oficina contribuirá a facilitar muchas de nuestras tareas.

5.3.2. Instrumentos del archivo de oficina.

- Registro de control de entrada y salida de documentos


- Fichas de seguimiento y localización de expedientes, Son muchos los medios manuales
e informáticos mediante los que se puede llevar a cabo esta tarea. Evidentemente las
nuevas tecnologías nos ayudan. Programas como EXCEL nos servirán para establecer
un registro o base de datos más o menos compleja que nos permitirá recuperar la
información de aquellos expedientes en trámite o aquellos cuya tramitación ha
finalizado.
- Índices Los índices se hacen imprescindibles cuando en la ordenación e instalación
física de la documentación se ha elegido un criterio numérico (según el orden de
producción documental). Este sistema no es de localización directa y si no fuera por
los índices habría que saber el número de expediente para poderlo localizar, lo que no
siempre ocurre.

Es recomendable que cada expediente esté descrito en un instrumento (base de datos), con
indicación del nº de la caja y el nº de orden del expediente dentro de ella. Ello supondrá las
siguientes ventajas:

- Disponer de un sistema de información de la documentación producida.


- Facilidad de acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 16
de la Administración de Castilla y León

- Facilidad de reintegración de la documentación extraída del expediente. La


devolución a su lugar original es algo simple y rutinario.

Obsérvese que uno de los elementos más importantes a la hora de realizar una adecuada
descripción de los documentos en el Archivo de Oficina es extraer y señalar de la manera más
certera posible cuál es el contenido de un expediente.
Debemos realizar y mantener actualizados los instrumentos de descripción necesarios para la
recuperación de la información del Archivo de Gestión. Podemos utilizar programas informáticos
como hojas de cálculo, bases de datos.
Es importante no confundir el procedimiento (trámite administrativo) con el contenido de los
documentos o expedientes.

6. CLASES DE ARCHIVOS Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN

6.1. CLASES DE ARCHIVOS

Tipos de archivo
Existen muchas clasificaciones tipológicas de los archivos en función de diferentes parámetros.
Analizaremos algunas de las más utilizadas teniendo presente que la clasificación más correcta
desde el punto de vista archivístico es la que hace referencia al ciclo vital de los documentos.
Cuadro: Tipos de archivos según diversos parámetros
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 17
de la Administración de Castilla y León

- Propiedad de los fondos: públicos y privados. Los públicos: militares, judiciales, municipales, etc.
Regulados por el derecho público. Los privados: nobiliarios, eclesiásticos, de empresa, etc.
Regulados por el derecho privado.
- Ámbito geográfico: municipales, provinciales, regionales, estatales… Los archivos de corporaciones
locales: son archivos muy completos ya que pueden conservar desde los documentos fundacionales
hasta el archivo administrativo actual. En ello se funde completamente el carácter administrativo e
histórico. Los archivos históricos provinciales surgen en 1931 para recoger los protocolos notariales
de la provincia que tuvieran una antigüedad superior a los 100 años. A este primitivo fondo notarial
se irán sumando la documentación depositada en las Delegaciones de Hacienda, no sólo la de
carácter económico sino también la que quedó allí depositada fruto de las desamortizaciones del
siglo XIX y no se trasladó a Madrid, documentación judicial de las antiguas audiencias provinciales y
desde el decreto de 8 de mayo de 1969 de creación del archivo general de la administración se les
otorga el mismo carácter de archivos intermedios en el ámbito provincial. Desde este momento
empezarán a recibir la documentación de la administración periférica del estado. Y, en Castilla y
León, recogen también la documentación de la administración periférica de la junta.
- Soporte: cartográficos, digitales, fotográficos, etc. Constituye la clasificación menos científica ya
que, como hemos visto, el soporte documental no confiere un carácter distintivo a los documentos
desde el punto de vista de la archivística. En muchos casos, más que archivos en sí, se integran en
fondos de archivo.
o Archivos fotográficos. Destacan las colecciones fotográficas del centro
documental de la memoria histórica, del archivo general de la administración
y de algunos archivos histórico provinciales como el de Soria.
o Archivos audiovisuales. Como ejemplos se pueden reseñar los archivos del
congreso y del senado y de radio televisión española.
o Archivos electrónicos. En plena formación y definición. La ley está obligando a
la creación de “archivos electrónicos únicos” (sólo contienen documentos de
este tipo).

- Dependencia administrativa: administración central, autonómica, local… España ha pasado de un


sistema de archivos muy centralista anterior a la constitución a un sistema descentralizado.
o Administración central
o Administración periférica
o Administración autonómica
o Administración local

- Ciclo vital: gestión, centrales/intermedios, históricos. Es la clasificación esencial y la más visible en


el ámbito de las Administraciones Públicas.

Cuadro: Transferencias entre archivos


Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 18
de la Administración de Castilla y León

6.2. CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN (CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN)

Ya hemos hablado de la importancia que tiene la organización en los archivos para que puedan
servir para los fines que fueron creados. Consta de dos tareas fundamentales: la clasificación y la
ordenación.
Para que un archivo no se convierta en un mero almacén de documentos, tiene que estar
organizado. Hay dos pilares en los que se asienta la buena organización de un Archivo de oficina u
corresponden a dos tareas necesarias e inseparables:

6.2.1. La clasificación.

Ya hemos indicado que los documentos de archivo se agrupan de forma natural, por el hecho de
producirse de manera repetida, de ahí que tengamos que detenernos en el concepto de Serie
Documental. Varios expedientes del mismo tipo, generados por un órgano o unidad como resultado
de la misma actividad y tramitados a lo largo de un tiempo, originan una serie documental.
Si no se establece un procedimiento a través de una norma es fácil que se diluya la idea de
expediente y, por tanto, de Serie documental.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 19
de la Administración de Castilla y León

Uno de los principales problemas a la hora de identificar la serie viene dado por la no creación de
expedientes, el engrosamiento de falsas series o el recurso indiscriminado a su denominación como
“Correspondencia”.
Otra mala práctica es agrupar documentos simplemente por su tipología o asunto sin tener en
cuenta su pertenencia a una serie derivada de cierta actividad administrativa.
- Por ejemplo, en el Servicio de Atención Integral de Consumo:
*No se formará una serie de Actas de inspección, sino una de Expedientes de inspección, que
contendrán, además de las Actas, las otras actuaciones relativas a esa actividad inspectora de la
Administración.
Hay que evitar utilizar coletillas del tipo “varios” para describir conjuntos de documentos cuyo
contenido sea heterogéneo.
Esta acumulación se produce porque no se archiva con regularidad o por malas prácticas de archivo.
Par clasificar hay que analizar cuál es el órgano o unidad productor de los documentos.
- ¿Cuáles son sus funciones y las actividades implícitas en su ejercicio?
- ¿Qué actividades desarrolla el órgano productor para cumplir las funciones respecto de las
competencias que tiene atribuidas?
- ¿A qué tipo documental pertenece?
-¿Qué normas regulan los procedimientos?
Hay tres tipos de clasificación empleada en archivos:
- Orgánica. La estructura intelectual de organización del Fondo documental (o parte del mismo)
responde a la que posee el organismo productor de los documentos.
Es la más sencilla de establecer aunque tiene como inconveniente el estar sometida a
constantes cambios en virtud de los avatares político-administrativos.
- Funcional, las series se integran en actividades, éstas en funciones todas en grandes áreas
competenciales. Es más complejo de realizar, aunque las funciones tienen más permanencia.
También hay que destacar su flexibilidad a la hora de presentar la información a personas que
no conocen exactamente las estructuras administrativas.
- Orgánico-funcional, también se pueden combinar ambos criterios. En las agrupaciones
superiores criterios orgánicos y en las inferiores las distintas funciones y actividades. Permite
recoger la evolución de las oficinas administrativas.
- Por materias, no es la más adecuada para los documentos de archivo, pero hay ciertos tipos
de colecciones documentales y dosieres generados artificialmente que pueden clasificarse por
materias o asuntos, por ejemplo los Dosieres temáticos o Dosieres de prensa.

6.2.2. La ordenación.

Los expedientes se deben ir ordenando entre sí de una forma que vendrá determinada por el propio
carácter de la documentación. “la ordenación es el proceso por el cual se unen y relacionan los
elementos constitutivos de cada serie documental (documentos simples y expedientes) de acuerdo
a un criterio preestablecido”.
Debemos tener en cuenta que los criterios de ordenación de los documentos dentro de sus
agrupaciones están muy relacionados con su instalación. Si queremos encontrar un antecedente es
necesario que los documentos estén adecuadamente colocados en su ubicación.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 20
de la Administración de Castilla y León

Sistemas de ordenación:
- Orden cronológico. En general el criterio de ordenación es el cronológico (fecha de producción
y/o tramitación de los documentos), de hecho suele superponerse o coexistir con los demás.
- Orden alfabético. Se ordenarán de forma alfabética por nombres de personas (ej.: expedientes
personales, expedientes académicos de alumnos, por lugares, por nombres de entidades u
organismos (Expedientes de beneficiarios de subvenciones) por asuntos o materias (ej.:
expedientes informativos, informes).
Los criterios de ordenación no han sido siempre iguales a lo largo del tiempo. Si vemos un
índice onomástico en un legajo del siglo XVI comprobaremos que el término que se empleaba
para la ordenación era el nombre de pila. La normalización ha partido del mundo bibliotecario.
Principios generales:
- Se sigue el orden del alfabeto español.
- En la ordenación alfabética, las consonantes dobles “ch”, “ll” y “rr” se consideran
como dos letras aisladas;
- La ordenación alfabética se realiza palabra por palabra y letra por
letra.

Tipos de ordenación alfabética:


- Alfabético-onomástico. La ordenación alfabética de nombres de persona se realiza
por los apellidos seguidos del nombre.

ÁLVAREZ NUÑEZ, Juan


Los apellidos compuestos se pondrán al final del apellido correspondiente:
LOMAS VENTURA, Lara
LOMAS-RUIZ PERALES, Amalia
LUZÓN MARTÍNEZ, Juan
o
GARCÍA MONTERO, Luís
GARCÍA DE LOS MONTEROS ÁLVAREZ, Juan

- Alfabético-geográfico, reglas básicas. Por lugares. Es conveniente utilizar un


nomenclátor oficial para denominar correctamente las distintas localidades y
provincias.

Como regla básica: si el nombre va precedido de artículo, éste se une al nombre


EL BURGO DE OSMA
LA BAÑEZA
y no
BURGO DE OSMA, El
Los nombres de los lugares se indicarán en la lengua oficial de la Administración
de que se trate.
*Alfabético por organismos. Por nombres de instituciones, organismos, oficinas,
etc.
Como regla básica:
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 21
de la Administración de Castilla y León

Cuando llevan artículos, se mantendrán:


LA HULLERA VASCO-LEONESA
y no
HULLERA VASCO-LEONESA, LA
Si los organismos son más conocidos por sus siglas, aparecerán tal y como estén
escritas, sin tener en cuenta la puntuación:
ACNUR,
AEG,
Los acrónimos se escriben sin puntos: RENFE.

- Alfabético por materias. Por el asunto o temática de que contienen los


documentos. Aunque es un procedimiento en que influye mucho la subjetividad
en la conformación del término de ordenación, no es infrecuente que se emplee
en dossieres, expedientes informativos, incluso en correspondencia oficial.

Señalamos algunas reglas básicas:


-Elegir nombres y no adjetivos, si se elige un adjetivo hay que sustantivarlo:
CAPACITACIÓN
-Elegir formas en plural de nombres comunes
ARCHIVOS
-En singular de nombres abstractos:
FORMACIÓN
-Pueden combinarse distintos términos y frases aceptadas comúnmente:
FORMACIÓN CONTÍNUA
JORNADA DE PUERTAS ABIERTAS
- Orden numérico. Los expedientes se ordenan entre sí por un código numérico asignado (manual o
mecánicamente) al expediente (expedientes de gasto, documentos contables). Este código suele
darse cuando se inicia la tramitación y se mantendrá cuando se proceda a su ordenación en el
depósito del Archivo de Gestión.
Es muy habitual en ciertas oficinas administrativas otorgar a cada expediente de un mismo tipo que
se tramita una numeración anual, sobre todo si son expedientes cuyo asunto es muy específico: por
ejemplo Expedientes de contratación administrativa. En este caso habrán de ordenarse
numéricamente, pero será necesario acceder a los datos del contenido de los distintos expedientes
mediante un instrumento intermedio (registro o índice), este instrumento habrá de ser también
transferido al Archivo Central anexo a la Relación de Entrega.
-Ordenación mixta. También es posible combinar dos o más de los criterios citados, entonces
estaremos utilizando un tipo de ordenación mixta o combinada.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 22
de la Administración de Castilla y León

7. EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: SUS


LIMITACIONES Y FORMAS DE ACCESO

7.1. CONCEPTO

El acceso es el derecho que tienen los ciudadanos a la consulta de los documentos producidos por
la administración de acuerdo a la normativa vigente. El grado de accesibilidad estará condicionado
en primer lugar por la legislación y en un segundo término por el grado de organización en el que se
encuentre la documentación objeto de consulta.
Como ya hemos visto los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los
actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos y pueden estar custodiados por
las instituciones administrativas productoras o haberse ya depositados en los archivos. En este
concepto de documentos administrativos debemos incluir el de Información pública según lo
establece la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y
Buen Gobierno, al incluir en el concepto de información tanto al contenido como a los documentos.

7.2. EVOLUCIÓN HISTÓRICA

La política de acceso a los documentos ha evolucionado desde la absoluta restricción, limitando la


consulta a la propia administración o a los eruditos estudiosos de los documentos históricos, hasta
el libre acceso actual salvo las limitaciones marcadas por la ley.
El derecho de acceso a la documentación administrativa constituye una manifestación del estado
social y democrático de derecho y garantía de la transparencia de las sociedades democráticas. En
este sentido, la reciente legislación promulgada en materia de transparencia ha supuesto un
importante paso adelante en la accesibilidad a los documentos administrativos, pero hasta
entonces han existido un conjunto de normas que han legislado en torno al acceso a los
documentos.
En esta evolución se pueden distinguir dos etapas bien diferenciadas:
El derecho de acceso preconstitucional. El reconocimiento del derecho de los ciudadanos a los
documentos públicos es relativamente reciente ya que hasta el establecimiento de la democracia
hay que hablar de un acceso restringido y limitado debido, entre otras razones, a que el Estado
consideraba la documentación como algo de su pertenencia y que servía para legitimar su poder.
La accesibilidad a los archivos estaba restringida a un grupo de eruditos que contaban con permiso
para estudiar las instituciones ligadas al poder.
Hasta el establecimiento de la España democrática se puede afirmar que la política sobre acceso
presenta las siguientes características:
-Tendencia a limitar el acceso
-Dar importancia a la documentación histórica
-Omisión de la documentación de carácter administrativo

El derecho de acceso en la España Democrática. Hasta la promulgación de la ley 13/2015 de


Transparencia y Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, no existía una legislación
específica que regulara el acceso a los documentos.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 23
de la Administración de Castilla y León

Las normas más significativas han sido:


La Constitución Española de 1978. La Constitución de 1978 supuso la consideración explicita de
derecho de acceso a la documentación de carácter administrativo, el Art. 105.b) señala: La ley
regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos salvo en lo que afecte
a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.
Del articulado se desprende:

- -Titular del derecho: el ciudadano en sentido amplio (frente a interesado o investigador).


- -Objetos del derecho:
- Archivos
- Registros
- Límites al acceso
- Defensa y seguridad del Estado
- Averiguación de los delitos
- Intimidad de las personas

El articulado constitucional supuso el instrumento de modificación de las relaciones entre la


administración y sus administrados e introduce los principios de publicidad, transparencia
administrativa y defensa de los derechos. Sin embargo, el artículo 105. b necesitaba de una
legislación posterior que lo desarrollase.
Hasta la ley de Patrimonio surgen otras disposiciones parciales en materia de acceso:

Ley 7/1985, de 2 de abril, de Régimen Local.


Recoge como beneficiarios del derecho al acceso a
- Los vecinos: el articulado es bastante impreciso pero del Art.70.3 parece deducirse el
interés por establecer una diferencia entre la documentación en trámite o con vigencia
administrativa y la documentación con la tramitación finalizada.
- Los concejales: se les otorgan más facilidades para que puedan desarrollar sus funciones
(derecho a conocer los asuntos que se vayan a tratar en el pleno)
- Otras administraciones: se les faculta para recabar información sobre la actividad
municipal.

Ley 16/85, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.


Es considerada como el desarrollo del artículo 105.b) de la Constitución.
En lo referente al acceso sus puntos más destacados son:
- Desaparece la división entre documentación Histórica y Administrativa al considerar
Patrimonio Documental a “…los documentos de cualquier época…”
- Posibilidad de autorizar la consulta de documentos hasta entonces excluidos:
- Referentes a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales.
- Los documentos cuyo conocimiento atañe riesgos para la Seguridad y Defensa del estado y
averiguación de delitos.
- Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o
de cualquier otra índole que afecten al honor o la intimidad de las personas sólo se podrán
consultar con el consentimiento de los afectados o hasta que hayan transcurrido 25 años
desde la fecha del fallecimiento si se conoce o 50 años si no se conoce la fecha.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 24
de la Administración de Castilla y León

Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y del Patrimonio Documental de Castilla y León. Amplía
estos plazos para la documentación producida por sus instituciones y restringe el acceso hasta los
50 años desde el fallecimiento de la persona, si se conoce el dato, o se alarga hasta los 100 desde la
fecha de los documentos si se desconoce la fecha de fallecimiento.
- La libre consulta queda restringida a la documentación ya depositada en Archivos
Centrales.
- No determina el plazo en el que un documento pasa a ser histórico y por tanto, de libre
consulta.

Ley 30/92, de 26 de noviembre, del Procedimiento Administrativo Común1.


Tiene como punto novedoso que introduce dentro del acceso a la documentación en trámite:
- Los ciudadanos tienen derecho a “…conocer en cualquier momento el estado de la
tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados…” siendo
estos los que los promuevan y los que tengan derechos que puedan resultar afectados por
la resolución, las asociaciones representativas de intereses económicos y sociales.

Reconoce el acceso a los archivos y documentos Administrativos:


- Los ciudadanos tienen derecho a “…acceder a los registros y a los documentos que, formando
parte de un expediente, obren en los archivos administrativos…siempre que tales expedientes
correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud”.

Ley 38/95, de 12 de diciembre, de derecho de acceso a la información en materia de Medio


Ambiente.
Se trata de una ley muy concreta en materia de derecho a la información y puede decirse que es la
que ha aportado una visión más completa. Sin embargo su temática es restringida: la información
medioambiental.
Sus mayores aportaciones son:
- No se exige ser parte interesada en el expediente ni razonar la necesidad de la consulta.
- El único límite al acceso a la información de medio ambiente es que el expediente esté
terminado en el momento de formular la solicitud.

Otra legislación a tener en cuenta:

Ley orgánica 15/99, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.


Señala como dignos de protección especial todos los datos referentes a:
- Origen racial
- Salud
- Vida sexual
- Ideología
- Afiliación sindical
- Religión y Creencias

1
Derogada a partir de la entrada en vigor de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de
las Administraciones Públicas, el 3 de octubre de 2016.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 25
de la Administración de Castilla y León

Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos2.
Garantiza el acceso de los ciudadanos a la documentación electrónica, de acuerdo a la normativa
vigente, no introduce ninguna novedad respecto a la amplitud o restricción del derecho.

Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen


Gobierno.
Tanto esta ley como su equivalente en Castilla y León marcan un antes y un después en la política
de acceso a los documentos y a la información en ellos contenidos y puede considerarse como la
primera ley específica en materia de acceso del estado a la información.
Su promulgación está motivada por una serie de factores entre los que podemos señalar: el retraso
legislativo en materia de transparencia con respecto al resto de países de la Unión Europea, motivos
socio-políticos de presión ciudadana por la proliferación de casos de corrupción y motivos
económicos por la necesidad de la administración de reutilizar los datos que obran en su poder.
Lo novedoso y característico es que:
- Reconoce y garantiza el acceso a la información regulado como un derecho.
- El acceso a la Información viene ya recogido en el preámbulo al indicar el alcance de la Ley
“…reconocer y garantizar el acceso al información…”.
- Define “información pública”: Contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o
soporte que obre en poder de alguno delos sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de
este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.
- Enumera las materias con limitaciones al Acceso.
- Crea el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno para salvaguardar el derecho del
ejercicio de acceso a la información.

Ley 3/2015, de 4 de marzo, de Transparencia y Participación ciudadana de Castilla y León.


Ya indica en el Título Preliminar que tiene por objeto, ente otros…”regular el derecho de acceso a la
información”.
Dedica el Capítulo II al Derecho de Acceso al Información Pública
Crea el Comisionado de Transparencia y atribuye sus funciones al Procurador del Común de Castilla
y León para salvaguardar el ejercicio del derecho de acceso al a información pública.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones


Públicas
Es concebida como una ley que permita sistematizar toda la regulación relativa al procedimiento
administrativo. Por lo que a la legislación en materia de acceso afecta, integra la Ley 30/92 y la ley
11/2007 profundizando en la agilización de los procedimientos con un pleno funcionamiento
electrónico.
En materia de archivos y acceso a la información las novedades más destacables son:
- Introduce la obligación de cada administración pública de mantener un archivo
electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados así
como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que
permita garantizar, la autenticidad, la integridad y la conservación del documento y su

2
-Derogada a partir de la entrada en vigor de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común
de las Administraciones Públicas, el 3 de octubre de 2016.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 26
de la Administración de Castilla y León

consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se deberá


garantizar el acceso a los datos desde diferentes aplicaciones.

Incorpora la regulación del expediente administrativo y los documentos que deben


integrarlo.
- Refuerza las garantías y acceso a la información al establecer:

“La constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el


cumplimiento de las obligaciones de transparencia ya que permite ofrecer información
puntual, ágil y actualizada a los interesados”
- Los ciudadanos en su relación con la administración pública tienen derecho al acceso a la
información pública según lo previsto en la Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la
información pública y buen gobierno y al resto del ordenamiento jurídico.
- Mantiene las garantías a la protección de datos de carácter personal, en particular a la
seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y
aplicaciones de las administraciones públicas.

7.3. LIMITACIONES LEGALES AL ACCESO

Límites establecidos en el art. 14 de la ley 19/2013 de Transparencia y Buen Gobierno: Establece


limitaciones al acceso a la información cuando éste suponga un perjuicio para:

- La seguridad nacional.
- La defensa.
- Las relaciones exteriores.
- La seguridad pública.
- La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales administrativos o disciplinarios.
- La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva
- Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control.
- Los intereses económicos y comerciales
- La política económica y monetaria.
- El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.
- La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión
- La protección del medio ambiente.

Si estos límites no afectan a la totalidad de la información solicitada se puede conceder el acceso


parcial previa omisión de la información afectada por el límite.

Límites establecidos en el art. 15 de la ley 19/2013 de Transparencia y Buen Gobierno: Datos


Personales.

- Se necesitará el consentimiento expreso y por escrito del afectado cuando los documentos
contengan datos de carácter personal que revelen la ideología, la afiliación sindical, la
religión (Datos especialmente protegidos del apartado 2 del art. 7 de la Ley Orgánica
15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal).
- Se necesitará el consentimiento expreso del afectado o autorización por ley si la
información contiene datos referentes al origen racial, la salud y a la vida sexual (Datos
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 27
de la Administración de Castilla y León

especialmente protegidos del apartado 3 art. 7 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de


diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal).
- Con carácter general se concederá el acceso a la información que contenga datos
meramente identificativos relacionados con la organización o funcionamiento o actividad
pública de un órgano, salvo que prevalezca la protección de datos personales u otros
derechos protegidos sobre el interés público.

*Si la información no contiene datos especialmente protegidos se hará una


ponderación razonada entre el interés público en la divulgación de los datos y la
protección de los derechos de los afectados.

La ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Publicas.


Establece la protección de los datos de carácter personal, y en particular a la seguridad y
confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las
administraciones públicas.
Si los documentos objetos de consulta se encuentra depositados en archivos que se rigen por su
normativa específica en materia de Patrimonio, el acceso a los documentos estará además afectado
por:
- Limites cronológicos vistos en las leyes de patrimonio para los documentos que contengan
datos de carácter personal.
- Limitaciones derivadas del grado de organización de la documentación. Si los documentos
obrantes en los archivos carecen de la adecuada clasificación y ordenación pueden limitar
o incluso impedir el acceso a los documentos solicitados.
- El grado de conservación de los documentos puede impedir la consulta del documento
original proporcionándose la información solicitada en otro soporte.

7.4. FORMAS DE ACCESO

Pueden darse dos situaciones:


Solicitudes de acceso a la información realizadas a través de los portales de transparencia. Las
formas de acceso a los documentos vienen establecidas en la legislación específica en materia de
transparencia:
Ámbito estatal:
Requisitos formales:
- Las solicitudes se realizarán a través de los portales de Transparencia
- No es necesaria la identificación del solicitante
- No es necesario motivar la consulta
- Se otorga un mes de plazo para resolver la consulte ampliable a un mes más en
casos especiales
- Necesidad de motivar las resoluciones

Se crean las Unidades de Información para integrar la gestión de las solicitudes de los ciudadanos.
Recibirán y darán tramitación a las solicitudes de acceso y harán un seguimiento de su correcta
tramitación.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 28
de la Administración de Castilla y León

Se contempla la inadmisión de las solicitudes. Como causas de esta Inadmisión señala:


- Que se refieran a información que está en curso de elaboración.
- Información de carácter auxiliar o de apoyo (notas, borradores, opiniones,
informes internos etc.)
- La información que necesite una acción previa de reelaboración.
- Las dirigidas a un órgano que no contenga la información y desconozca el
competente.
- Las solicitudes manifiestamente repetitivas o tengan un carácter abusivo

Ámbito de la Comunidad Autónoma de Castilla y León.


El procedimiento de acceso se encuentra regulado en el Decreto 7/2016, de 17 de marzo, por el
que se regula el procedimiento para ejercicio del derecho de acceso a la información pública de
Castilla y León.
- Se inicia instancia de parte con la presentación de la correspondiente solicitud
que deberá contener:
Identidad del solicitante
Información que se solicita lo más detallada posible
Dirección de contacto, preferentemente electrónica
Modalidad que se prefiere para acceder a la información
Órgano al que se dirige
El modelo de solicitud electrónica será el que aparece en el portal de
Gobierno Abierto mediante enlace a la Sede Electrónica de la JCYL
Las solicitudes se dirigirán al titular de la Consejería en la que obre la
información del solicitante. Si obra en poder del resto de entidades u
organismos del sector público autonómico, al titular del órgano.

- Tramitación de las solicitudes:


- Para la tramitación de las solicitudes con una antigüedad de hasta cinco años que
obren en poder de la Administración General de la Comunidad y de sus
organismos autónomos y para los de más de cinco años no transferidos a los
archivos, se crearán Unidades de Información.
Si la información solicitada no está en poder del órgano al que se dirige
éste lo remitirá la competente en el plazo de diez días e informará al
interesado de esta circunstancia.
Si la información obra en poder de distintos órganos, la solicitud se
dirigirá a uno de ellos y este lo remitirá al resto en el plazo de diez días a
los restantes para que cada uno informe al solicitante.
Si la información obra en poder de personas físicas o jurídicas que
prestan servicios públicos serán requeridos para que presten dicha
información en el plazo de diez días.

- Resolución:
- Deberá notificarse en el plazo máximo de un mes, ampliable a otro más
atendiendo al volumen o la complejidad.
- La resolución contendrá alguno de los siguientes preceptos:
Inadmitir a trámite la solicitud.
Estimar la solicitud en su totalidad.
Estimación parcial.
Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 05 29
de la Administración de Castilla y León

Desestimación, denegando el acceso a la información.


Las resoluciones que denieguen el acceso o lo denieguen parcialmente
habrán de ser motivadas.

- Formalización:
- La información solicitada se servirá simultáneamente a la notificación de la
resolución.
- El acceso se realizará preferentemente por vía electrónica, salvo cuando no sea
posible o el solicitante haya indicado otro medio.
- El acceso será gratuito. La expedición de copias o la trasposición a un formato
diferente al original podrá devengar las cuantías económicas previstas en la Ley.
- Si la información solicitada ha sido objeto de publicación se informará al
solicitante de dónde se encuentra y cómo puede acceder a ella.

Cuando la consulta de los documentos se realiza directamente en los archivos las formas de acceso
viene marcada por las leyes específicas en materia de archivos y patrimonio documental:

- El acceso se realizará en las salas de investigadores habilitadas en los centros para


la consulta directa de la documentación previa identificación y se dirigirán al
responsable del archivo.

.
www.eclap.jcyl.es