Gestión de almacenes

Curso LOGISTICA EMPRESARIAL

Compilación Gloria Teresita Huamaní
Huamaní (primera parte)
Diagnóstico: ¿La cadena se encuentra en
el grado de Integración de Entidades
Independientes.?

Integración de la Cadena

Provee dor Compr as ProducciónCir culaciónDistri bución Clientes

Nov 2006
http://www.alvisoft.net/index.php?option=com_content&task=view&id=40&Ite
mid=84
Función de Almacén
Almacén es el lugar físico donde se guardan
los materiales para desarrollo y producción
para proporcionarlo cuando se necesite

•Almacenamiento
•Manipulación de productos
•Custodia y conservación de
inventarios
Objetivos básicos:

Maximizar el volumen disponible en

términos de metros cúbicos
Minimizar las operaciones de
manipulación y transporte interno
Optimización del servicio
Las técnicas de Técnicas de
organización y normalización de
racionalización de empaquetado,
almacenes tienden a sistemas de
reducir espacio y contención de
aumentar tiempo de productos como
respuesta; pallets
Contenedores,etc.
Localización
Principios de organización
Layout
Ubicación
 LAYOUT DE ALMACENES
Layout o Se distinguen las siguientes
disposición áreas:
física de las  Area de almacenaje
diferentes  Area de manipulación del
áreas del producto
almacén  Area de carga y descarga de
vehículos
 Areas de servicio internos
 Areas de servicio externos
Areas de almacenaje
Esta área representa el espacio físico
ocupado por los artículos y estanterías
o cualquier otro medio

30 metros
Estantes
Tener en cuenta:
•Niveles de ubicación utilizadas (alturas)
•Dimensiones de pasillos
• Reglamentación contra incendios
Areas de manipulación del
producto (*)

Area reservada para la clasificación y

preparación de pedidos, empaquetado,
etiquetado, plastificación en su caso,
etc.
Areas de carga y descarga
Las áreas de carga y descarga deberán
ser lo suficientemente amplias para
conseguir un trabajo fluido en los
procesos de expedición.
Se debe evitar la congestión de
productos
Areas de servicio
Areas de servicio Areas de servicio
interno externo
Oficinas del almacén
Archivo
Zona
Actividades del Almacén

Recepcionar
Almacenamiento en sí
Despachar
Recepción
1.Recibe y verifica artículos que ingresan por
compra, devolución, servicio,
canje o donación.
2.Consolida un informe de recepción, estado
cantidad, calidad, procedencia.
3.Descarga material con medios adecuados
4.Proceso de desembalaje
5.Inspección y verificación. Documentos,
transp. Faltantes/excedentes.
6.Ingreso en almacenes.
Almacenamiento en si
1.Catalogación,Codificación.
Actualización del kardex manual o
electrónico.
2.Define el mejor lugar de ubicación.
Protección
3.Almacena insumos, materiales, prod.
Terminados e intermedios, muestras,
mat. Obsoletos
Despacho y Distribución

Objetivo: Hacer llegar al usuario

materiales requeridos para producción o
venta.
Trabajo principalmente documentario
Documento importante: LA NOTA DE
SALIDA
Proteger material despachado. Rotular
Preparar guías de remisión. Transporte
Control
•Es la función mas importante desde el
punto de vista financiero.
Importancia de la tarjeta kardex.
Determina ítems sin movimiento, ritmo
de consumo, identifica artículos
obsoletos ( baja )
Problemas y soluciones
Existen negocios en los que se han
implementado el uso de cámaras, vigilantes,
costosos sistemas de cómputo, etc.
El mejor control sin lugar a duda es aquel que
le llamaremos "democrático": el costo del
material faltante se reparte entre las personas
que tengan acceso al área de bodega y/o
preparaciones, resultando ser prácticamente
todo el personal.

www.mailxmail.com
Procedimiento
1. Una vez recibida la mercancía se
procederá a ponerla en el lugar asignado
para ella en el almacén.
2. Se ingresará en el sistema toda la
mercancía recibida en el almacén.
3. Se revisará constantemente el acomodo
de la mercancía para prevenir accidentes y
deterioro del producto.
.
www.mailxmail.com
Procedimiento
4. Semanalmente se hará un conteo selectivo
de mercancía para verificar que todo esté en
orden (checar la mercancía que más se utiliza).
5. Se hará un inventario físico semanal
del almacén cotejándolo con el que
tenemos en sistema
6. Se revisarán semanalmente las caducidades
de los productos dándole prioridad y salida a
los de más cercana caducidad.

www.mailxmail.com
Procedimiento
7. Se harán conteos diarios de la mercancía más
costosa para llevar un control de esta.
8. Las salidas de almacén a los diferentes
departamentos se deberán realizar mediante el
formato correspondiente y ser firmado por el
encargado de almacén y por la persona que realiza
el pedido de mercancías.
9. Toda salida de mercancía hacia los demás
departamentos deberá ser registrada en el sistema,
esto es darle salida de almacén y entrada en el
departamento al que se haya hecho la
transferencia.

www.mailxmail.com
 Indicadores de almacén

http://www.webpicking.com/hojas/indicadores.ht
UBICACION
La designación de los lugares en la zona de
almacenaje se conoce como SISTEMA DE
UBICACIÓN
Finalidad : cualquier persona puede
encontrar los artículos aún sin conocerlos
Ubicar los materiales requiere dividir la zona
de almacenaje en áreas fácilmente
reconocibles. Para ello se requiere de un
código de ubicación.
Sistema de ubicación
El sistema de ubicación consta de dos
partes :
 Activo transitorio o inventarios
 Bienes de activo fijo
 Ventajas y desventajas
de sistemas de posicionamiento

Posición En sistemas manuales, facilita la

localización e identificación del producto.
fija
Permite asignar al artículo un código
para facilitar la identificación,
localización y control del producto.
Requiere más espacio disponible en el
almacén ( si hay alto nivel de stock)
Dificultad de mantenimiento del sistema
y falta de flexibilidad.
Ventajas y desventajas de sistemas de posicionamiento

Posición Reducción del espacio necesario

aleatoria Con sistemas automatizados se
consigue un alto rendimiento del
almacén (optimización de ruta escogida)
Mayor flexibilidad y facilidad de
mantenimiento
Muy recomendable en sistemas
automatizados y poco eficiente en
sistemas manuales.
Principios de organización
Principio de Sistemas de
popularidad posicionamiento y
Se utiliza principio localización de
de Pareto (ABC) productos
Frecuencia de Picking
Hay dos formas

(cantidad de veces que
se solicita al año)
 Posición fija
 IRI indice de rotación de
inventario  Posición aleatoria
 Layout del almacén, área
pequeña donde se
movilizan los productos
Procesos operativos
Flujo de entrada Flujo de salida
1. Recepción de camiones 1. Venta de productos
2. Control de recepción 2. Devoluciones
3. Emisión del documento de 3. Entrega a talleres
entrada al almacén
de producción
4. Control de calidad del
producto 4. Consignaciones
5. Reacondicionamiento físico 5. Regalos
del producto 6. Consumo propio
(despaletización,paletización,etiquetaj
e,codificación,etc.) 7. Destrucción de
6. Ubicación física productos
7. Actualización de registros obsoletos
(comunicación de datos)
Picking (*)

Picking del producto representa todo el

proceso inherente a la localización
física del artículo, selección de la
cantidad requerida según la guía de
remisión hasta su traslado al área de
preparación de pedidos
Proceso de picking
Proceso de picking
1. Traslado a la estantería
correspondiente para localizar
físicamente el producto
2. Reconocimiento del artículo bien
sea físicamente o a través de un
código
3. Extracción de la cantidad retirada
4. Traslado al próximo punto de
recogida para repetir la operación
5. Transporte de los artículos a la zona
de preparación de pedidos
6. Descarga de la mercancía
7. Regreso con el equipo al lugar de
origen
Catalogación y Almacenes
CATALOGACION
VENTAJAS DE LA CATALOGACIÓN
Simplifica inventarios reduciendo el número de
artículos y su variedad. (Disminuye costos)
Emplea mejor el espacio en almacenes.
Mejora el cálculo de las necesidades.
Elimina los obsoletos, mejorando el índice de
rotación de los inventarios y el control sobre los
materiales de importancia.
Mejora el control de las operaciones logísticas.
ETAPAS DE LA CATALOGACIÓN

NORMALIZACIÓN
IDENTIFICACIÓN
CLASIFICACIÓN
CODIFICACIÓN
NORMALIZACIÓN
1º etapa del Proceso de Catalogar

FINALIDAD: Disminuir la variedad de

materiales existentes en almacén.
Las normas o pautas son las que
comprueban la existencia de los
materiales guardados y utilizados en
una empresa
 NORMALIZACIÓN

Las normas proporcionan criterios para

seleccionar:
los materiales que deben emplearse
| Equipos - maquinarias y
los productos que fabricará la empresa.

Previamente a la selección se juzgará y

comprobará la necesidad de cada material.
NORMALIZACIÓN
CRITERIOS DE SELECCIÓN:
Marcas.
Denominaciones.
Características.
Dimensiones.
Propiedades físicas o Químicas.
Acabado.
Embalaje
Usos
NORMAS – TIPO DE NORMAS
Técnicas Gerenciales
Reglas de Operación,
Tamaño, forma, prácticas contables,
propiedades físicas y procedimientos, etc..
químicas, y
características de
ejecución.
¿Quién se encarga de la
normalización?
La Administración Logística define las normas
y las pone en práctica.

Para las Normas Técnicas:

Personal especializado.
Ejecutivos de compras.
Los compradores del área de logística.
Los proveedores.
¿Quiénes deben participar en
la normalización?

Ejecutivos Proveedores
de compras
Y compradores.
Ejecutivos de compras y
compradores.
Por que manejan información de los
requerimientos de los usuarios por materia prima,
repuestos, piezas y partes, y operaciones de
abastecimiento.
Por la Experiencia en problemas con los
proveedores: Productos, especificaciones y
precios.
Por que están informados sobre el mercado de
los materiales utilizados por la empresa: fuentes
de abastecimiento confiables, practicas de
comercio en uso y sus normas, etc
¿Por qué deben participar los
proveedores?

Por la experiencia que tienen los

fabricantes y proveedores sobre la
normalización de productos y su
aprovisionamiento a diferentes y
variadas empresas.
Interrogantes frecuentes en
normalización
¿Se está usando el mejor material, más moderno y
cuya adquisición permite una fácil renovación?
¿Se emplea el número mínimo de tipos y
tamaños? Y ¿se mantienen los inventarios de
acuerdo a las necesidades reales?
¿El material empleado tiene normas reconocido
por la industria? ¿Si no es así por qué se usa?
¿La disponibilidad, entrega y precio de los
materiales es consistente a través del tiempo?
¿ La calidad es uniforme y aceptable y facilita el
empleo de mano de obra sin problemas con los
materiales?
¿ Los materiales que se usan, requieren
medidas extras de seguridad o control especial
para evitar riesgos en la planta o en la
fabricación de nuestros productos?
¿ Es posible manipular y procesar los materiales
sin problemas ni dificultades? ¿Cuales son
estos, en caso de presentarse, y Qué incidencia
tienen en producción?
 IDENTIFICACIÓN
2º Etapa de la catalogación de
Materiales.
Es la etapa donde se precisan las
características primarias y particulares de
cada artículo en relación con las
características generales.(diferencias con
otros materiales del mismo grupo).
La empresa elegirá una denominación para el
material.
IDENTIFICACIÓN
Identificar cada material para agruparlos
por similitud o clases, las que pueden ser
subdivididas a su vez en subclases o
secciones.
¿Cuál es la naturaleza específica del
material?
¿Qué diferencia existe entre este material
y otros similares del mismo grupo?
¿Cuántos materiales están identificados?
 IDENTIFICACIÓN
¿Cómo describir correctamente este artículo en
relación con los otros de la misma familia ?
¿ Cuáles son las características principales de
ese material?
¿ Se puede eliminar este artículo, de acuerdo
con las normas establecidas ?
¿Se ajusta a alas normas? ¿ es una similar?
¿En que otra forma puede encontrarse este
artículo? ¿ con qué otra descripción?
CLASIFICACIÓN

Consiste en ordenar sistemáticamente todas las

existencias similares identificadas, de acuerdo a
sus características comunes, su uso y
naturaleza, y su separación por clases según sus
diferencias fundamentales.
Ventajas debido a la clasificación:
➢ _Facilita la detección de los artículos duplicados.
➢ _Se evita la inclusión de materiales existentes.
 Ventajas debido a la clasificación:

_Permite que en cada clase exista un lugar para

cada artículo, en función de sus características
principales.
_Se tiene presente los reemplazos que se tiene en
almacén.
_Facilita la agrupación de artículos misceláneos.
Da lugar a una colaboración mas estrecha entre el
personal de logística y los usuarios. Etc.
Ejemplo de Clases y Subclases
Clases:
_Material de Ferretería en general
_Rodamientos, repuestos y accesorios
_Pinturas barnices y otros
revestimientos de protección, equipos
para pintar, repuestos y accesorios.
_Productos básicos de Metal.
_Material para Instalaciones Eléctricas.
_Vehículos, automóviles. Repuestos y
accesorios.
 Ejemplo de Clases y Subclases
Clase Herramientas de Mano y
portátiles mecanizadas
Sub Aseguradores: Clavos tachuelas
clase pernos, prisioneros,
tornillos, etc..
Cerrajería: Cerrojos, picaportes,
chapas, aldabas,
bisagras, etc
…
 Ejemplo de clasificación
grupo
clases secciones Materiales sueltos
Artículos varios no Grifería
clasificados
Articulos para subclases Juntas
Materiales varios
comercialización ( mayor) Varios
Lavabos
Artículos para hidráulica Tubos metálicos
Lampistas
(mayor) Bañeras
Instalaciones sanitarias Porta cepillos
Bazares
Instalaciones para grandes Adornos
cocinas calentadores
Depositarios
Instalaciones para Ferreterías
lavanderías semi - industriales Grifería calefacción
Depósitos de
Articulos
Materiales de plástico agua
agrícolas Recipientes
Armarios
Baldosas (para pavimentos y Tiendas de Estopa
Hidráulica
paredes) artesanos
Sifones
Artículos de goma Cooperativas de
Recipientes para líquidos construcción
Tubos de grés
(bidones, depósitos,etc.

HUANANI GLORIA TERESITA 55

CODIFICACIÓN

Etapa Final de la Catalogación.

Consiste en asignar números, letras u otros
símbolos, de manera de distinguir cada artículo
por la características que le pertenecen.
Se tiene que definir el numero de elementos que
tendrá el código, teniendo en cuenta las clases,
subclases, ordenamiento e ítems.
Preguntas que nos ayudaran
a codificar/1

¿Qué información se requiere para evaluar

resultados y tomar decisiones inteligentes.?
¿Qué información debe ser proporcionada
en relación con los materiales.?
¿Cuántos detalles es necesario considerar.?
¿En qué forma puede presentarse dicha
información.? ¿Cuál es la utilidad de los
datos a proporcionar?
 Preguntas que nos ayudaran
a codificar/2

¿ Con qué frecuencia se requiere la

información?
Es la información adecuada para futuros
requerimientos como cambios en el equipo de
procesamiento de datos.
¿Qué dice el jefe de Procesamiento de Datos de
los elementos del código ?
Tipos de Códigos a emplear
Numéricos Alfabéticos Nemónicos
Numeración Letras del Símbolo significativo

decimal alfabeto
0-9 26/28 Ayuda a la memoria

Las características
principales de los
artículos

Normalmente se utiliza una combinación

Ejemplo de Codificar
Código: Descripción:
18 Materiales Eléctricos
Lámparas Incandescentes
1806
Lámparas Incandescentes de 20 Watt
18060020 Lámparas Incandescentes de 25 “
18060025 Lámparas Incandescentes de 40 ”
18060040 Lámparas Incandescentes de 100 “
18060100 Lámparas Incandescentes de 250 “
18060250
FACTORES QUE AFECTAN LA
CODIFICACIÓN

Material que se codificará

Empleo que se dará a los datos del código
Ahorro en el trabajo de personal
Adaptabilidad al Personal
Se sugiere: Entrenar al personal y seleccionar a
los que se familiaricen con los códigos para
evitar errores , códigos cortos y simples.
 ÍNDICE ÍNDICE

UNIFICADO E L E M E N T O UNIFICADO E L E M E N T O

(IU) (IU)

A 01 Aceite L 40 Loseta

02 Acero de construcción liso M 41 Madera en tiras para piso

03 Acero de construcción corrugado 42 Madera importada para encofrado y carpin.

04 Agregado fino 43 Madera nacional para encofrado y carpin.

05 Agregado grueso 44 Madera terciada para carpintería

06 Alambre y cable de cobre desnudo 45 Madera terciada para encofrado

07 Alambre y cable tipo TW y THW 46 Malla de acero

08 Alambre y cable tipo WP 47 Mano de obra (Incluidos leyes sociales)

09 Alcantarilla metálica 48 Maquinaria y equipo nacional

10 Aparato sanitario con grifería 49 Maquinaria y equipo importado

11 Artefacto de alumbrado exterior 50 Marco y tapa de fierro fundido

12 Artefacto de alumbrado interior P 51 Perfil de acero liviano

13 Asfalto 52 Perfil de aluminio

Subsistema de control de
almacén
Gestión de almacenes
Objetivo del Subsistema de
control de almacén:
El Objetivo principal de un subsistema
de gestión de almacén es el control de
las existencias (stocks) almacenadas.
Se trata de ofrecer el mismo servicio a
los clientes minimizando la cantidad de
dinero que debe dejarse inmovilizado
en forma de existencias.
Subsistema de control de
almacén Nivel estratégico
Las decisiones de producción a largo
plazo provienen más de decisiones
estratégicas de la alta dirección general
que de análisis específicos de
producción.
El control de existencias se adapta a la
estrategia general de la empresa.
Subsistema de control de
almacén Nivel táctico (*)
La gestión y el control La planificación de la
de Materia prima capacidad de
(M.P), productos en
producción óptima.
proceso (P.P) y
Productos terminados  para no saturar el
(P.T) para conseguir almacén con una
importantes ahorros en cantidad de
costos. productos
 La cantidad de terminados
reaprovisionar se debe
optimizar.
Subsistema de control de
almacén Nivel operativo:
Las compras de materias primas o
componentes,mediante pedidos a los
proveedores, (cuando se descienda de una
cierta cantidad de existencias)
La recepción de M.P o componentes
verificando que coincide con lo pedido.(una
vez incorporadas estas existencias se debe
actualizar la cantidad registrada en inventario)
El envío de los productos fabricados a los
clientes que han formalizado un pedido,
actualizando el inventario, gestionando
documentos.
Sistema de almacenes
Alvisoft {1} Entre los diferentes procesos
que controla nuestro módulo de
Almacenes e Inventarios, tenemos:
• Movimientos de almacén (Nota de
ingreso y vales de salida).
• Kardex (consultas, búsquedas por
agrupaciones, categorías, fechas, etc.).
• Costo promedio y recálculos.
• Consulta de stock (simple y valorizado).
• Despacho de almacén.
http://www.alvisoft.net/index.php?option=com_content&task=view&id=40&Itemi
d=84
Sistema de almacenes
• Maestro de transacciones de almacén
(tipos de movimiento).
• Control de Guías de Remisión.
• Reportes de reparto y consolidados.
• Maestro de Transportistas.
• Manejo de choferes y vehículos.
• Tipos de vehículo.
• Creación y control de inventarios cíclicos.
• Reportes y consultas variadas
(Movimientos de almacén, reportes de stock,
reportes de kardex, rotación de productos,
reportes de inventarios cíclicos, etc.).
http://www.alvisoft.net/index.php?option=com_content&task=view&id=40&Itemi
d=84
Referencia bibliográfica
Anaya, Julio. Almacenes. Análisis,
diseño y organización. Madrid, ESIC,
2008
Valdez, PADE - ESAN 1994.
Otros referenciados en cada diapositiva