Cómo elegir un

portal de Gobierno
Corporativo

Guía con los temas principales

para elegir un portal de
Gobierno Corporativo
Introducción
Con el aumento del trabajo remoto y de reuniones por
videoconferencia, durante la pandemia de la Covid-19,
muchas organizaciones adoptaron diferentes herramientas
y metodologías para garantizar la continuidad de sus
actividades en medio de restricciones de movilidad y
distanciamiento social.

Con la estructura de gobierno corporativo ocurre lo mismo.

En muchos casos, la necesidad de digitalizar las actividades
de gobernanza, como la preparación y realización de las
reuniones del Directorio y de sus comités, se hizo más
evidente con esta nueva realidad.

Sin embargo, la decisión de adquirir un portal de gobierno

corporativo debe ser muy informada y planificada, incluso
ante la urgencia de digitalización de procesos provocada
por las reuniones remotas. Es necesario evaluar el costo y el
beneficio de la herramienta, además de las funcionalidades,
la seguridad, la reputación y el soporte del proveedor durante
y tras la implementación.

Este eBook tiene como objetivo abordar los puntos más

importantes al momento de elegir un portal,  destacando
los puntos que precisan ser analizados y que serán decisivos
en la elección del software para una transformación
digital y optimización de la estructura de gobernanza de tu
organización.

¡Buena lectura!
Sumario
¿Qué es un portal de
1 gobierno corporativo?

¿Por qué tener un portal

2 de gobierno corporativo?

3 ¿Qué contenidos se pueden almacenar

en un portal de gobierno corporativo?

4 ¿Cualquier organización
puede usar un portal de
gobierno corporativo?

5 Disponibilidad de
diferentes planes

6 ¿Qué se debe evaluar al

momento de elegir un portal
de gobierno corporativo?
Preguntas que deben hacerse
sobre un portal de gobierno 7
corporativo

Inteligencia artificial: un
recurso presente solo en los 8
portales más modernos

Gestione las reuniones

de forma centralizada y 9
automatizada

Acciones para la aprobación

de la adquisición de un portal
de gobierno corporativo
10
Por último, ¡la pregunta
más importante! 11
¿Qué es un portal
de gobierno
corporativo?
Un portal de gobierno corporativo es un desempeño y de forma
software que automatiza y centraliza más segura.
los procesos y actividades alrededor del
Directorio y de todos los demás organismos Los portales más
de gobierno corporativo de una organización. modernos poseen
recursos de Inteligencia
Con el uso del portal, las actividades y los Artificial (IA) para una
procesos de gobernanza que antes se hacían serie de beneficios.
de forma manual, descentralizada, con poco
control y seguridad, pasan a ser digitalizados.
Todo pasa a realizarse con una mejora de

Los portales de gobierno

corporativo ayudan a:

Controlar de forma centralizada las

reuniones de todos los organismos;

Organizar los materiales de la

agenda en un único lugar, con controles
de versiones;

Preparar las actas de reunión de

forma automatizada y digital; Desbloquear

Solicitar y recoger las firmas

electrónicas de los directores;

Hacer el seguimiento de la evolución

de asuntos pendientes y proyectos
estratégicos aprobados por el Directorio;

Distribuir y compartir documentos

con seguridad y auditoría.
4
¿Por qué tener un
portal de gobierno
corporativo?
Con el uso del portal, la organización realiza
la transformación digital de su gobernanza,
obteniendo beneficios claros que son También es
evidentes desde el primer día, principalmente importante destacar
por el Directorio y sus comités. que el trabajo del
profesional de
El uso del portal optimiza el flujo de gobernanza gana
información y comunicación, contribuyendo mucho en calidad y
para que los procesos de tomada de en tiempo con el uso
decisiones y de control tengan una del portal.
mejor calidad y un nivel más elevado de
transparencia y rendición de cuentas.

A continuación, conozca 05 beneficios que

la plataforma digital aporta a las principales
actividades del profesional de gobernanza:

Entrar
******

****
Entrar

Desbloquear

5
 ¿Por qué tener un portal de gobierno corporativo?

05 beneficios que la plataforma

digital aporta a las principales
actividades del profesional de
gobernanza:

1. Automatización de las tareas diarias generando

un ahorro extraordinario de tiempo y dejando
al profesional disponible para atender con
mayor frecuencia las demandas estratégicas,
principalmente con el Directorio y sus comités;

2. Evaluación de desempeño y control eficaz de los

procesos de gobernanza corporativa, dado que
todo es registrado y centralizado en la misma
plataforma digital;

3. Soporte mucho más ágil y práctico al Directorio y

a los demás organismos de gobierno corporativo,
especialmente en la búsqueda de documentos y
materiales de forma indexada y más organizada;

4. Mejora de la comunicación con los miembros de

los grupos de trabajo a medida que se familiarizan
con el uso del portal, lo que facilita bastante el
trabajo del profesional de gobernanza;

5. Ahorro de tiempo en la preparación de las reuniones.

6
¿Qué contenidos se
pueden almacenar en
el portal de gobierno
corporativo?
En el portal se pueden almacenar
digitalmente todo tipo de documentos
importantes para tu organización:

Materiales de la reunión: propuestas de

deliberación, slides de presentación, alcance
de proyectos, informes, planillas, etc.

Documentos societarios: estatuto social,

contrato social, reglamentos internos de los
colegiados, actas, acuerdos de accionistas
y otros;

Documentos corporativos: políticas,

contratos, documentos diversos,
comunicados, convocatorias, código
de ética y conducta, informe anual y de
administración, informe de sustentabilidad,
informe integrado, estados financieros y
contables, pólizas de seguro y otros.

Todo se almacena en la misma

plataforma digital, donde los
usuarios acceden de forma rápida
y práctica a todo lo que necesitan
para realizar sus actividades.

7
07
¿Cualquier
organización puede
usar un portal de
gobierno corporativo?
La respuesta es SÍ. Aunque, naturalmente, Es indiferente si tu
el nivel de madurez de la organización organización cuenta con
determinará si tiene mayor o menor un Directorio, un Consejo
necesidad de un portal. Por esta razón, Familiar, un Comité
los mejores portales del mercado poseen Consultivo o una reunión
distintos planes, con diferentes valores de mensual de mentoría,
inversión, que atienden desde a startups o asesoría y acompañamiento.
pequeñas y medias empresas hasta a las El portal centralizará e
más grandes organizaciones nacionales y indexará el historial de su
multinacionales. gobierno corporativo, lo
que le permitirá desarrollar
Cualquier organización puede beneficiarse y generar resultados
con el uso de un portal, incluyendo aquellas relevantes para todas
que están estructurando su gobernanza las partes interesadas
en la actualidad. Solo elige el plan más (stakeholders) de tu
adecuado para no gastar dinero con organización.
funcionalidades que no utilizarás.

8
Disponibilidade de
diferentes planos
Al momento de comprar un par de zapatos, Las mayores compañías
elegirás el tamaño que mejor se adecue a de software del mundo
tu pie. Con la compra de un software, es normalmente ofrecen
similar. Los portales que venden un «tamaño al menos tres planes
único» suelen ser más caros para las y recursos adicionales
organizaciones que están en el desarrollo que se pueden adquirir
de su gobernanza. También poseen más por separado. Así, la
funcionalidades de las que usará la empresa organización paga un valor
y, por tanto, el uso se vuelve más complejo. justo, considerando solo
el uso que hará del portal.
Los mejores portales de gobierno Las nomenclaturas varían,
corporativo colocan siempre al cliente en pero los planes Basic,
el centro de sus acciones y es por esto que Professional y Enterprise
suelen ofrecer más de un plan para que la ya están disponibles en el
organización decida cuál se adecuará más a mercado.
ella (y no el proveedor).
Pregunta al proveedor del
portal qué planes ofrece y
cuáles son las diferencias
de precio.

Importante:

El plan no informa
sobre la cantidad de
usuarios, sino las
funcionalidades y
precio por usuario.

9
¿Qué se debe evaluar
al momento de elegir
un portal de gobierno
corporativo?
Elegir un portal debe ser una decisión bien
evaluada, teniendo en cuenta si el software
adquirido es el más moderno del mercado
y cuál es el plan que mejor se adecua a las
necesidades de tu organización.

Si los beneficios son incuestionables y existe

un claro cumplimiento de la digitalización de
los procesos de gobernanza, la decisión de
adoptar un portal será percibida como una
inversión (y no como un gasto) que traerá
aumento de desempeño a la estructura de
gobierno corporativo de la organización.

Por lo tanto, antes de elegir un portal es

necesario evaluar y cuestionar:

¿Es la tecnología más reciente?

En tecnología, lo más nuevo es casi siempre mejor.

Las tecnologías más recientes son más intuitivas,
más simples y más seguras que las antiguas.
La innovación tecnológica en seguridad de la
información, junto con un amplio conocimiento en
transformación digital de la gobernanza, es clave
para un mejor portal.

10
 ¿Qué se debe evaluar al momento
de elegir un portal de gobierno
corporativo?

¿Dónde está hospedada tu información?

Un data center local suele tener un mejor

desempeño que uno extranjero. Esto es
porque tus datos deben recorrer un camino
más corto para llegar a tu dispositivo. Al
mismo tiempo, es muy importante entender
cuánto este data center invierte en seguridad.
El data center de Microsoft, por ejemplo,
invierte alrededor de USD 1.000 millones al
año solo en ciberseguridad.

¿La interface del software es amigable?

Aprovecha la demostración de los portales

para ver cuál es más amigable, tanto en la
versión web en el navegador, como en la
aplicación. Trabajarás intensamente con este
portal y, por esta razón, es importante que
sea fácil de usar.

¿El software tiene movilidad real?

Algunos softwares antiguos necesitan

instalar módulos en el laptop para que el
administrador del sistema pueda realizar
sus tareas. Los softwares más modernos
son 100% móviles y en nube, lo que permite
el acceso desde cualquier navegador o
aplicación, siempre utilizando dos factores de
autenticación para garantizar la seguridad.

11
 ¿Qué se debe evaluar al momento de elegir un
portal de gobierno corporativo?

¿Hay un límite de capacitaciones?

Muchos directores tienen poca familiaridad

con la tecnología. Por ese motivo, es
necesario capacitarlos individualmente y,
en algunos casos, más de una vez. Para
una implementación y un uso de éxito, es
importante que el proveedor del portal
proporcione capacitaciones individuales
ilimitadas. Después de la implementación
y de las capacitaciones previstas,
también debes entender cómo se hace el
acompañamiento continuo en relación con
las necesidades de tu organización.

¿El portal tiene muchas actualizaciones?

Verifica con qué frecuencia el desarrollador

del portal ofrece actualizaciones de la
tecnología con nuevos recursos. Comprueba
cuáles fueron las actualizaciones realizadas
en los últimos 6-12 meses.

¿El servicio y la cultura son locales?

La gobernanza corporativa y las relaciones

son diferentes en todos los lugares del
mundo. Los latinos son bastante diferentes
de los norteamericanos en ambos aspectos.
Averigua qué estructura te va a atender y a
cuántas personas ha contratado la empresa
en tu país.

12
 ¿Qué se debe evaluar al momento
de elegir un portal de gobierno
corporativo?

¿El proveedor tiene un área sólida de

Éxito del Cliente en Latinoamérica?

Para que tu organización tenga éxito en la

implementación y en el uso del portal, es
fundamental entender qué estructura tiene
el proveedor en el área de éxito del cliente
¿Cuántas personas trabajan en Latinoamérica
en esta área? ¿Cómo son valoradas y cuál es
la rutina de acompañamiento?

¿Quiénes son los clientes de este proveedor?

Verifica qué organizaciones ya utilizan el

portal y si existen testimonios o casos de
éxito sobre el uso de la plataforma digital. Si
lo deseas, pide el contacto de clientes para
conversar directamente, pues este tipo de
testimonio es más honesto que el escrito.

Para hacer que el processo de selección

sea más simple, en el próximo capítulo
vamos a ayudarte con algunas
preguntas fundamentales que deben ser
hechas antes de invertir en un portal de
gobierno corporativo.

13
¿Qué se debe
preguntar sobre un
portal de gobierno
corporativo?
Seguridad
Seguridad es uno de los temas que
despierta más atención a la hora de adquirir
un portal de gobierno corporativo. Esto se
debe a la digitalización de los procesos de
gobernanza que implican el tráfico en una
plataforma digital de datos, información
y documentos que, en su mayoría, son
confidenciales y estratégicos.

Seguridad

Importante saber:
1. ¿El proveedor del portal
tiene un área de ciberseguridad
en Latinoamérica? ¿Qué
procedimientos ejecuta
mensualmente esta área?
¿Puedes solicitar acceso a
los informes del área para
corroborar la ejecución de estos
procedimientos en caso lo
desees?
14
 ¿Qué se debe preguntar sobre un
portal de gobierno corporativo?
2. ¿Cuáles son los recursos
de seguridad del portal? (Por
ejemplo: múltiples factores
de autentificación, marca de
agua en todos los documentos,
autorización y gestión de
sesiones, autorización y gestión
de dispositivos, criptografía
en base de datos, bloqueo en
download de documentos,
permiso granular, etc).

3. ¿Hay tests de intrusión y

seguridad y con qué frecuencia
se realizan? Solicita verificar el
último test realizado. CODIGO

4. En caso de pérdida o robo

del equipo, ¿es posible eliminar
el acceso de la sesión o del
dispositivo de forma remota?

5. Sobre el data center, ¿qué

valor invierte anualmente en
ciberseguridad?

6. ¿El data center está localizado

en territorio latinoamericano?

7. Si hay un problema de
ciberseguridad ¿hay personas
disponibles para atender a tu
organización inmediatamente
desde un punto de vista técnico?

15
 ¿Qué se debe preguntar sobre un
portal de gobierno corporativo?

Facilidad de Uso
Tener un portal que presente un
ambiente de uso y navegación
suficientemente amigable marca la
diferencia en la vida de los usuarios.
A menudo, es lo que define el éxito
de la implementación y el uso. Para
los miembros del Directorio, por
ejemplo, la facilidad de uso significa
un ahorro de tiempo en sus agendas
y esto impacta positivamente, incluso
en una mejor preparación para las
reuniones y demandas que surgen
todo el tiempo.

Facilidad de Uso

Importante saber:

1. La Experiencia del Usuario algún programa más complejo

(UX) e Interface del Usuario (UI)
están muy relacionadas con el
momento en que se desarrolló
el portal y con las tecnologías
y metodologías disponibles
(mientras más recientes, mejor).
Pregunta al proveedor en qué
año se desarrolló el portal y cuál
fue el último cambio relevante
en el lenguaje de programación o
recursos de interface gráfica.
2. ¿Todos los usuarios pueden
acceder de forma directa a través
de la nube o es necesario instalar
en el laptop?
3. ¿El proveedor del portal
entrevista con frecuencia
clientes nacionales y evalúa
los cambios sugeridos por
ellos?
4. Si estás interesado,
solicita conocer al equipo
de UX y al Product Owner
del software. Les encanta
escuchar sugerencias y
recomendaciones de clientes y
potenciales clientes.

16
16

Interactividad
El portal proporciona a los
directores y a los demás usuarios
igualdad de acceso a la información,
documentos y materiales,
permitiendo una mejor interactividad
con el profesional de gobernanza.
Los usuarios se pueden comunicar
de manera fácil y segura, incluso por
videoconferencia.
Además de comunicarse de manera
remota y en cualquier momento, es
Interactividad
Importante saber:
1. Si un director actúa en más de
una organización, ¿debe tener
logins diferentes o el sistema
le entregará la información de
ambas empresas en la misma
pantalla?
2. Además de chat/mensajería
(básica), ¿cuáles son las formas
de comunicación e interacción
entre los usuarios del portal?
¿Es posible trabajar de forma
colaborativa en la preparación
de reuniones, en la resolución
de pendencias y en la gestión de
proyectos estratégicos?
¿Qué se debe preguntar sobre un
portal de gobierno corporativo?
posible compartir materiales,
incluir anotaciones y
comentarios realizados en un
documento. Eso proporciona
una mejora importante en la
interactividad, especialmente
en el caso de reuniones
previas de alineamiento,
comunes en algunas
organizaciones.
3. ¿Es efectiva la integración
con herramientas de
videoconferencia y cuenta
con un amplio soporte del
desarrollador del portal?
4. ¿Existe la posibilidad
de interactuar con otras
organizaciones del grupo
si todas poseen el mismo
portal?
17
 ¿Qué se debe preguntar sobre un
portal de gobierno corporativo?

Trazabilidad
Toda la información, datos y
materiales colocados en el portal
son rastreados de forma eficaz y con
gran agilidad. Además, se registran
todas las actividades realizadas por
los usuarios.
información necesaria para
tener todo en conformidad
con las políticas, reglas y
normas de la organización y
la legislación vigente.

De esta manera, es posible saber,

por ejemplo, el origen de cada
material, su autenticidad y quién es
el responsable de su producción.
Con esto, el administrador del portal
efectúa un mejor control de los
plazos, contenidos y otro tipo de

Trazabilidad

Importante saber:

1. ¿El portal posee un recurso de con el uso de inteligencia

identificación de los documentos
descargados por cada usuario
(marca de agua)?
2. ¿El portal cuenta con
diferentes perfiles para permitir
el acceso a la información de los
usuarios?
3. ¿El portal indexa la información
y tiene una funcionalidad para
facilitar la búsqueda instantánea
e inteligente de esta información
artificial?
4. ¿El portal posee un log
(pista) de auditoría para el
acompañamiento de todo lo
hecho por los usuarios en el
portal?
5. ¿Es posible recuperar
documentos eliminados por
los usuarios?

18
 ¿Qué se debe preguntar sobre un
portal de gobierno corporativo?

Post reunión
Los portales más antiguos solo llegan
hasta la firma del acta, pero una parte
fundamental es garantizar la ejecución
de las deliberaciones del Directorio. Los
portales de porte medio poseen una gestión
de acciones y los portales más avanzados
poseen, además de una gestión de acciones, dias mês

una gestión de proyectos estratégicos. Esto

se debe a que usualmente una deliberación 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
se refiere a la publicación de un documento
y en otros casos se refiere a la adquisición
de una empresa de la competencia o a la
implementación de un sistema integrado.
Una acción es muy diferente de un proyecto
y los portales más avanzados gestionan
ambas cosas.

Post reunión

Importante saber:

1. ¿El portal posee un gestor de

proyectos con las herramientas
más usadas del mercado
(Kamban, Gantt, etc)?

2. ¿Los directores pueden

consultar el progreso de los
proyectos estratégicos que
aprobaron de forma integrada?

3. ¿La gestión de acciones y

proyectos es sencilla e intuitiva?

19
Inteligencia artificial:
un recurso presente
solo en los portales
más modernos
A excepción de los portales más antiguos,
los portales desarrollados en la última
década hacen uso intensivo de recursos
de inteligencia artificial. A continuación,
conoce las principales aplicaciones:

Procesamiento de Lenguaje Natural

(PLN): los softwares que cuentan
con PLN tienen la capacidad de leer
y comprender contenidos y realizar
análisis con conjugaciones verbales,
análisis de sinónimos, antónimos y salario de los directores

análisis sintácticos y morfológicos en

el contexto del contenido. Este recurso
remuneración de los directivos.pdf
es especialmente importante para
la indexación de la información y su
posterior búsqueda. En la práctica, si pagos.pdf
.pdf

buscas «salario de los directores» y en

el acta está escrito como «remuneración Documentos semelhantes:

de los directivos», el software entenderá

lo que estás buscando y te entregará
el resultado correcto, aunque
está escrito diferente.

20
 Inteligencia artificial: un
recurso presente solo en los
portales más modernos

Vision: Vision es un recurso de

inteligencia artificial que observa y analiza
imágenes. Tiene muchos usos, en especial
en la medicina para los análisis de imagen.
Los portales de última generación utilizan
Vision para leer e indexar el contenido de
documentos escaneados. A diferencia de un
OCR – Reconocimiento Óptico de Caracteres
–, que coloca en el contenido todo lo que
se pueda leer, Vision también utiliza PLN
y se asegura que el contenido «leído» esté
correctamente registrado.

Otros: Aún hay una serie de recursos de

inteligencia artificial que se desarrollarán
en portales de última generación en los
próximos años. Esperamos ver mayor uso
de funciones como Speech to Text con PLN
(como transcripción de las videoconferencias
a texto), chatbots para la asistencia personal
de los usuarios, predicciones para fines
de seguridad de la información y machine
learning (aprendizaje de la máquina) en
rutinas y costumbres de los Directorios para
facilitar la vida del profesional de gobernanza.

Importante:

Pregunta al proveedor
de portales de
gobierno corporativo
cómo utiliza la
inteligencia artificial.

21
Gestiona las
reuniones de forma
centralizada y
automatizada
Bueno, hasta aquí hemos visto qué es un
portal de gobierno corporativo, cuáles son
las razones para adquirir uno, cuáles son los
tipos de organizaciones que pueden utilizarlo,
tipos de planes disponibles, qué documentos
se pueden almacenar y el uso de Inteligencia
Artificial (IA) en los portales más modernos,
facilitando considerablemente la vida de los
usuarios.

En esta parte, sabrás cómo el portal gestiona

por completo las reuniones de los organismos
de gobierno corporativo ¡Todo de forma
sencilla, segura y práctica!

1. Gestión de la agenda de los participantes

El portal almacena los datos de contacto

de cada miembro de los grupos. Esto
automatiza el proceso de gestión de la agenda
de los usuarios, ya que el portal identifica
alteraciones de fecha, hora y ubicación de
la reunión y actualiza todas las invitaciones
enviadas. Esto le ahorra tiempo al profesional
de gobernanza en la gestión de invitaciones
en softwares de correo electrónico y otros.

22
 Gestione las reuniones de forma
centralizada y automatizada

2. Gestión de las publicaciones

Los portales más modernos automatizan las

publicaciones. Cuando el profesional de gobernanza
termina de poner a disposición los documentos y
clasifica la reunión como «lista para realización»,
el portal automáticamente genera una publicación
de convocatoria para todos los participantes,
incluyendo todas las formalidades necesarias.
Asimismo, cuando el profesional de gobernanza
indica que el acta está finalizada, el portal emite
un comunicado de publicación del acta, avisando
a todos los participantes. Esto siempre por e-mail
y por push, es decir, solo para los usuarios que
instalaron la aplicación en el celular. Además de
estos ejemplos, el portal permite saber qué usuarios
leyeron el comunicado y en qué fecha y hora.

3. Distribución de materiales

Con el uso del portal, no es necesario esperar la

recepción de los materiales de las diferentes áreas.
El contenido se pone a disposición en tiempo real
para todos los miembros del grupo de trabajo,
además de presentar un formato consolidado
(libro) que facilita la preparación para la reunión.
Este libro se agrega automáticamente con una
marca de agua en cada página, con el nombre y
e-mail de quién descargó el documento y en qué
fecha//hora fue descargado. Esto garantiza mayor
seguridad y trazabilidad de este material. Para que
todo esto ocurra, el profesional de gobernanza debe
simplemente arrastrar todos los archivos para lo
puntos de la agenda que elija y el portal se encarga
de hacer el resto.

23
 Gestione las reuniones de forma
centralizada y automatizada

4. Votaciones y deliberaciones

Las deliberaciones son procesos simples y rápidos

cuando se realizan a través de un portal bien
estructurado. La votación no debe tomar tiempo de la
reunión, es decir, puede realizarse con anterioridad.
El profesional de gobernanza pone a disposición el
contenido que será deliberado y los participantes
registran su voto en una interface intuitiva y amigable
que permite incluso dejar comentarios si es
necesario. Optimizar los procesos es prioridad y, por
tal motivo, el tiempo de la reunión se puede utilizar
para los aspectos más relevantes de cada punto de la
agenda, en vez de preocuparse en recopilar los votos
de los participantes

5. Preparación de las actas

El acta es el documento más importante de la

reunión, y si aún no existe un patrón dentro de
la organización, los portales más modernos e
inteligentes pueden ayudar en esta tarea. Se pone
a disposición un modelo que también permite
al profesional gobernanza editar conforme sea
necesario. Si ya existe un modelo, ¡no hay problema!
Es posible arrastrar el acta para dentro del portal y
publicarla con apenas un clic.

6. Recolección de firmas

La centralización de tareas e información es muy

importante dentro de una estructura de gobernanza.
Por lo tanto, con el uso del portal, no es necesario
solicitar y realizar la firma física de actas y otros
documentos en un papel ni utilizar diferentes
herramientas para concluir este proceso. Dentro del
portal, se puede solicitar la firma de los usuarios, tanto
electrónica como digital, sin límite de documentos
firmados y en cuestión de segundos.
24
 Gestione las reuniones de forma
centralizada y automatizada

7. Gestión de documentos

La seguridad, la centralización y la practicidad

son esenciales en una estructura de gobernanza.
Por esto, los portales más completos ofrecen una
Base de Conocimiento que funciona como un
directorio de archivos, donde el usuario visualiza
aquello que tiene la autorización para acceder.
La Base de Conocimiento permite el acceso a
documentos de forma rápida, segura y trazable,
todo en un único lugar.

8. Acompañamiento de las deliberaciones

Con el portal, las tareas y demandas que las

reuniones generan no quedan desatendidas y
sin seguimiento. El profesional de gobernanza
u otro usuario (un director, por ejemplo) define
personas especificas para llevar a cabo acciones
y proyectos dentro del portal, con un plazo para
su conclusión, follow up e incluso revisión si es
necesario. Todo de manera organizada y muy
práctica. Además, es posible acompañar todos los
asuntos pendientes a través de una sola pantalla.

25
Acciones para la
aprobación de la
adquisición de un portal 
de gobierno corporativo
La decisión final de la
adquisición de un portal de
gobierno corporativo es,
en la mayoría de los casos,
del Directorio. Sin embargo,
esto puede variar entre
organizaciones. Existe el
riesgo de que el Directorio u
otro organismo responsable
no apruebe la adquisición del
portal, por no ver la necesidad
y la utilidad de la herramienta
en ese momento.
Frente a esto, la organización
puede, si lo estima
conveniente, ejecutar
algunas acciones útiles para
aumentar las posibilidades
de aprobación de adquisición
del portal. Estas acciones
necesitan de un buen plan
para que las posibilidades
de éxito sean mayores. Si
fuese el caso, es posible
que se requiera la ayuda del
proveedor del portal para
tener una mejor orientación.
Las acciones son las
siguientes:
Investigación de casos de éxito
sobre el uso del portal;
Elaboración de una presentación
a el Directorio, que incluya: a)
justificación sobre la necesidad
del portal, b) casos de éxito en la
digitalización de los procesos de
gobernanza, c) beneficios generados
por el uso del portal y d) resultados
esperados con el uso del portal. Esta
presentación podrá hacerse para otro
organismo responsable;
Alineamiento con el Presidente del
Directorio para discutir la fecha más
adecuada para la presentación a los
directores;
Si es necesario, solicitar la
ayuda del área de Tecnología de
la Información (TI) para hacer la
presentación, principalmente la parte
sobre ciberseguridad;

Si el Directorio no aprueba la adquisición, la sugerencia es conversar

con el Presidente del Directorio para agendar reuniones individuales con
los directores, principalmente con aquellos que aún no han utilizado el
portal, para mostrar los beneficios.
26
Por último, ¡la
pregunta más
importante!
Todos los aspectos técnicos descritos en este
eBook son fundamentales para la elección del
portal. Sin embargo, dejamos por último la
pregunta más importante que se debe hacer al
proveedor del portal:

¿Cuántos clientes suyos migraron a un

portal de la competencia? ¿Y al contrario?

Intenta conversar con los usuarios de

organizaciones que ya utilizaron dos o más
portales y verifica cuál portal recomiendan. La
prueba real, con personas, es más importante
que la evaluación técnica.

27
¡Una característica
especial para usted!
Ahora que ya conoce los principales puntos a
evaluar antes de adquirir un portal de gobernanza,
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