«Para que los ERP funcionen bien, también deben estar

bien diseñados y ejecutados los procesos de negocio de las

entidades.»
Uno de los sectores de la economía más afectados por la pandemia y la restricción
de movilidad por el Covid 19 han sido las Pymes. Una parte, porque no estaban
preparadas para asumir los retos de una economía sobre la base la virtualidad, el
comercio en línea y el teletrabajo; además de los protocolos sanitarios establecidos
por los gobiernos para poder operar.

Desde la perspectiva de la tecnología la mayoría de las Pymes se encuentran

bastante atrasadas, con procesos manuales, poca automatización de los procesos
productivos y administrativos; de otro lado, sus sistemas de información están
desarticulados, por un lado, van los sistemas comerciales, por otro los sistemas
financieros y por otros los sistemas de costos que la mayoría son llevados en hojas
de cálculo. Ni qué decir de la ausencia de sistemas de análisis de rentabilidad y de
inteligencia de negocios, con tableros de mando, simuladores y predictivos, que les
permitan la toma decisiones acertadas y oportunas.

Ahora bien, hablemos de los sistemas ERP. Es común que las decisiones de
tecnología en las Pymes, no las tomen los gerentes o la alta dirección, sino que estas
decisiones son delegadas en los jefes de tecnología, que saben mucho de tecnología,
pero que poco conocen de los procesos de negocio y de la estrategia organizacional
y la mayoría de su tiempo es consumido por las actividades de soporte y
sostenibilidad de las plataformas tecnológicas. Por lo anterior, en los procesos de
compra de los ERP se enfocan en las bondades de la plataforma tecnológica, el
software base, los sistemas operativos, las bases de datos, pero no de la alineación
que los ERP deben tener con la estrategia, la planeación, los procesos de negocio, la
calidad de los datos y la analítica que permita la toma decisiones asertivas y
oportunas.

Por lo anterior, la mayoría de las Pymes han adquirido sistemas tipo ERP, pero que
en la realidad no lo son, sino que son simplemente sistemas contables mejorados e
integrados con otros módulos de nómina, costos, presupuestos, tesorería, cartera,
etc., que no cuentan con la integralidad y la unicidad de datos maestros que
garanticen la calidad de la información y que se pueda contar con instancia que
garantice una única fuente de la verdad, puesto que estos módulos separados
funcionan como los auxiliares de las cuentas contables del sistema financiero, lo que
genera problemas adicionales de conciliaciones y de ajustes por la no sincronización
natural entre los módulos y el Core financiero, generando problemas adicionales de
razonabilidad de las cifras de los estados financieros.
El anterior escenario es bastante desalentador para las Pymes frente a los retos que
deben afrontar en la era Coronavirus y en la era pos-pandemia, en la que la nueva
normalidad será la virtualidad, el teletrabajo, la automatización de procesos, el
comercio en línea, los recaudos y pagos a través de plataformas electrónicas y lo que
ahora llamamos industria 4.0. Lo anterior sumado al cumplimiento de los protocolos
de sanidad para evitar el contagio del coronavirus y los que vengan, lo que también
requiere del uso del Internet de las cosas IoT para garantizar el cumplimiento de los
controles para evitar sanciones, cierres o cancelaciones de las licencias de operación.

Cuales serían las características que debiera tener un

ERP
Comencemos por la definición o traducción del acrónimo para Enterprise Resource
Planning ERP, que en español sería Planificador de Recursos Empresariales; en este
orden de ideas, un ERP no es sólo un sistema de información, sino que es un
escenario tecnológico que permite llevar a cabo o ejecutar a través del sistema los
procesos de negocio de las organizaciones (Estrategia, producción, distribución,
recursos humanos, etc.). Esto quiere decir que para que los ERP funcionen bien,
también deben estar bien diseñados y ejecutados los procesos de negocio de las
entidades; de igual forma, los ERP deben garantizar que en la medida que se
ejecutan los procesos de negocio se deba ir dejando la trazabilidad y registro de los
hechos económicos que garanticen la calidad de los datos que sirvan de fuente para
la generación de los diferentes reportes gerenciales internos para la toma decisiones,
como los reportes externos o estados financieros, con destino a los accionistas, la
DIAN y los entes de vigilancia y control.

Por lo anterior, hoy lo gerentes deben pensar de manera más estratégica y tomar la
responsabilidad a la hora de adquirir e implementar el ERP que será la columna
vertebral para la apalancar los procesos de negocio que les permita operar y ser
competitivos en el nuevo escenario mundial y la nueva normalidad.

Entonces lo primero que deben hacer, es aprender a seleccionar y adquirir el ERP

adecuado a sus necesidades. También es cierto que se va a tener que operar en un
escenario de crisis económica, en la que deben ser competitivos, pero con
restricciones presupuestales, por lo que también deben buscar los modelos de
negocio más adecuados, que les permita obtener y usar las nuevas tecnologías, entre
ellas sus sistemas ERP sin el requerimiento de grandes sumas de dinero CAPEX,
sino que deben buscar modelos OPEX de negocio vía suscripciones de licencias y
software como servicios (SAAS).

Finalmente, hoy están de moda los conceptos de transformación digital e industria

4.0, lo que en resumen estaríamos hablando de Empresas Inteligentes, donde se
combinan los conceptos de Internet de las cosas IoT que acompañan la
automatización de los procesos comerciales, productivos, logísticos, etc.; el Big
Data que recoge la mega cantidad de datos de los dispositivos y de los procesos; la
analítica de esos datos para generar valor; el aprendizaje de maquina (machine
learning) para reducir la interacción humana y tener mayor capacidad de respuesta;
la inteligencia artificial (AI) para dejar que lo sistemas tomen decisiones más rápidas
que los humanos, de acuerdo a unos parámetros pre establecidos por los humanos.

Mis disculpas con los gurús de estos términos, pero lo hago para hacer el esfuerzo
para que me entiendan esta jerga tan de moda. Llegar a tener toda esta maravilla sólo
es válido si se logra monetizar y mejorar el desempeño financiero de las Pymes, y es
ahí donde volvemos a los números y las responsabilidades de los gerentes de generar
utilidades para los socios; y es, en este escenario donde vuelven a la palestra los
sistemas ERP, que por tener la capacidad de recopilar la información financiera y no
financiera para la toma de decisiones, podemos decir que los sistemas ERP se
pueden considerar como el “Core Digital” que puede orquestar los componentes de
la transformación digital y de la Empresa Inteligente.

En conclusión, los gerentes de las Pymes deben hacer un esfuerzo muy importante
para responsabilizarse de la decisiones estratégicas como la adquisición de las
tecnologías que ejecutaran sus procesos de negocio; también entender los conceptos
de transformación digital, la industria 4.0 y la empresa inteligente; y como los
sistemas ERP pueden apalancar y orquestar el logro de estas estrategias necesarias
para afrontar de la mejor manera los retos del nuevo orden mundial y la nueva
normalidad, en un mundo digital y con aislamiento social.

https://revistaempresarial.com/empresas/pymes-empresas/los-erp-en-tiempos-de-pandemia/
 Beneficios de implementar un ERP
de manera remota
Por Pedro Soto
Director Regional de Consultoría Softland
La nueva realidad nos ha llevado a aprender a hacer las cosas de forma remota. Y
esto no es ajeno a los proyectos de implementación de software tipo ERP, CRM
o HCM, entre otros.
Al ser proyectos de gran envergadura y transformación para las empresas, existen
cuestionamientos como: ¿es posible hacerlo con todo el equipo trabajando de
manera remota? ¿Cuándo y cómo deberíamos empezar este proceso?
Tenemos varios paradigmas que romper y continuar confiando en que las
diferentes plataformas tecnológicas, particularmente la basada en la nube, son la
solución para resolver problemas de accesibilidad, flexibilidad, conectividad,
obsolescencia de hardware y hasta disponibilidad de los equipos de trabajo.
Por ejemplo, ¿es siempre necesaria la presencialidad para garantizar supervisión
y control de lo que un consultor realiza? La experiencia nos dice que no y ahora lo
hemos reafirmado al desarrollar proyectos 100% de forma remota.
Desde luego, existen retos importantes como garantizar que los cronogramas se
cumplen a cabalidad, que las tareas desarrolladas tanto por el consultor como su
contraparte, el usuario de la empresa, logren los objetivos trazados. Para esto se
debe contar con una serie de documentación digital e indicadores clave de gestión
que permitan asegurar los avances a paso firme.
Definitivamente el manejo de los proyectos a través de entregables es una forma
de asegurar el adecuado avance. Estos entregables deben marcar la pauta en
términos de los hitos importantes que la empresa requiere y que los usuarios
deben validar a los consultores: deben ser concretos, realistas en tiempo y bien
ejecutados. Todo entregable se debe firmar cuando se está satisfecho con el
producto recibido: una carga de datos, un reporte u otra actividad dentro del plan
de trabajo.
Otro paradigma importante que se debe romper es que no se pueden realizar
inicios de proyectos, seguimiento y control o hasta la finalización. Una vez más
hemos logrado comprobar que con las herramientas disponibles en la
actualidad, la videoconferencia es el mejor aliado para poder tener una interacción
lo suficientemente adecuada para poder desarrollar un proyecto sin mayor
inconveniente. Inclusive, en nuestra experiencia, es cada vez más común que
estemos llevando a cabo proyectos de carácter regional, es decir, múltiples países
en los que se debe implementar las soluciones, tanto la implementación como la
gestión se hacen de forma remota, aunque los consultores sean locales.
Desde luego y como se sabe, un proyecto es de las dos partes, por lo que es
siempre importante que haya una constante comunicación y supervisión, que se
dedique el tiempo, por ambas partes, enfocados en realizar las actividades
pactadas para la jornada laboral.
Beneficios al implementar soluciones de manera remota
A continuación, se mencionan varios de los beneficios que, en nuestra
experiencia, hemos logrado tener con mucho éxito:

 Mejora en la productividad al no haber esplazamientos. En lugar de

gastar una, dos, cuatro o hasta más horas en ir y venir a la empresa cliente,
este tiempo se dedica para iniciar temprano las sesiones de trabajo y
terminarlas cumpliendo la planificación.  No hay desgaste de las personas
por traslado.
 Comodidad en la realización de las tareas. Al habilitar un espacio de
trabajo remoto en la casa, se trabaja de forma más cómoda, teniendo mejor
disposición para las tareas del día.
 Grabación de las sesiones de capacitación o trabajo para garantizar su
aprovechamiento. Con el consentimiento de las partes, se graba toda la
sesión de manera que, en lugar de crear manuales operativos exhaustivos
y pesados de leer, se puede crear una biblioteca de videos que, si se
cuenta con una plataforma de e-Learning, se pueden capitalizar
disponiéndolos para la autocapacitación o la reafirmación del conocimiento.
 Para aquellas empresas que estén fuera de la zona metropolitana o de
cobertura, es decir, que se debe incurrir en dietas y viáticos, no hay tal
gasto. Se eficientiza el tiempo y se ahorra una cantidad importante de
dinero que podría invertirse en más soluciones, horas de capacitación u
otras actividades importantes.
 Adaptabilidad y flexibilidad. Dos elementos que no pueden faltar en los
entornos remotos, ya que ambas partes deben buscar adaptar sus agendas
y ser flexibles, pactando horarios ajustados a las necesidades del proyecto.
 Herramientas en la nube para la gestión del proyecto. Dejamos el papel
atrás, minimizamos el desperdicio y la necesidad de guardar papeles en
espacios cada vez más reducidos. Una parte muy importante para el éxito
de los proyectos en esquema remoto es contar con una herramienta para la
gestión, pero que sea en la nube, donde permita la colaboración entre las
partes.

Para poder lograr todo lo anterior, se requiere de soluciones confiables,

robustas y que no solo estén disponibles on premise sino también en la
nube. Además, se debe contar con una metodología que se adapte a diferentes
entornos y tipos de empresas confiando sus procesos en una empresa sólida, de
amplia trayectoria que ha finalizado múltiples proyectos en entornos 100%
remotos, de forma exitosa.
En Ofisis, una marca Softland, contamos con la experiencia, metodología,
soluciones y personal capacitado para brindarle seguridad y garantía de que los
proyectos se implementarán exitosamente de forma remota.
¡Lo dicen nuestros clientes! 📢
El proceso de implementación empezó justo en el estado de emergencia por
la pandemia, pero el soporte que recibimos por parte de los consultores de
Ofisis, nos ayudó a cumplir con los plazos y las metas del área. Lanzamos
el proceso en vivo y hemos tenido mucho éxito en todo el proceso».
Yanilú Murga, Head of Pride & Talent de Cabify

https://ofisis.com.pe/beneficios-de-implementar-un-erp-de-manera-remota/
El impacto de la COVID-
19 en el ERP
¿CÓMO HA AFECTADO COVID-19 A LA ENTREGA DE ERP?
Mientras el mundo sigue luchando contra la pandemia de coronavirus, este
artículo se centra en el impacto de las implantaciones actuales de ERP y en
cómo esto podría enmarcar la "nueva normalidad" de las formas de trabajo
tras la pandemia.
Desde marzo de 2020, hemos asistido a cambios monumentales en la gestión
de los proyectos de ERP en vuelo. Lamentablemente, varios de ellos se han
cancelado o retrasado, mientras que los que no se han iniciado se han
archivado indefinidamente. Principalmente, esto es consecuencia de que las
empresas han cambiado sus modelos de negocio para explotar nuevos
canales o han renunciado a continuar. Sin embargo, algunas empresas se han
esforzado por aplicar una metodología de despliegue principalmente
tradicional, con poco o ningún contacto humano.
"La mayoría de los seres humanos tienen una
capacidad infinita para dar por sentado las cosas".
Aldous Huxley

NUEVAS FORMAS DE TRABAJAR

A medida que la pandemia se fue apoderando de las empresas, éstas tuvieron
que adoptar rápidamente las formas de trabajo "New Normal" para mantener
cierto nivel de continuidad empresarial. Esta nueva normalidad ha provocado
cambios fundamentales en el funcionamiento y la interacción de nuestras
fuerzas de trabajo:
 Los trabajadores han pasado a trabajar principalmente en casa o en lugares
de co-working, con casi el 40% de los empleados del Reino Unido
trabajando a distancia en el pico de la primera ola en junio de 2020
 Los modelos de trabajo han cambiado significativamente, favoreciéndose
el trabajo flexible por encima de los horarios normales de oficina,
ampliando la jornada laboral típica
 Se han adoptado formas de trabajo más ágiles; las reuniones en persona
son ahora virtuales y los correos electrónicos han sido sustituidos en cierta
medida por la mensajería instantánea
 Los viajes de negocios han sido, en esencia, casi eliminados
 Estos cambios han supuesto nuevos retos en sí mismos:
 La falta de interacción cara a cara creó una barrera para la comunicación,
que ha sido parcialmente aliviada por el uso de tecnologías de
colaboración y eventos de equipo a distancia
 El hecho de ser invitado (virtualmente) a los hogares de las personas ha
provocado un aumento de la intimidad en comparación con los entornos
de trabajo tradicionales, difuminando los límites entre el trabajo y el hogar
y aumentando la dificultad de lograr un equilibrio entre la vida laboral y la
personal
 La capacidad de recuperación se ha visto afectada, no sólo por la gravedad
mental de la pandemia, sino por las expectativas de "estar siempre
conectado" para equilibrar la vida familiar y laboral en el mismo espacio
físico

https://helixr.com/es/insights/covid-19-impact-on-erp-delivery/