CONCEPTOS BASICOS DE LAS INTRANETS

I. A. Vargas Villanueva
092-03-6006 Universidad Mariano Gálvez
092504 Intranet y Aplicaciones Avanzadas
ing.ivargas21314@gmail.com

Resumen
Una intranet es una herramienta lo suficientemente poderosa al utilizarse de manera adecuada dentro de
la organización, ya que brinda rapidez, agrega valor a las actividades de los empleados, la misma
organización se beneficia en varios aspectos relevantes para que la empresa pueda competir en un
mundo globalizado. Así mismo se ve como un sistema, ya que está compuesta de varios elementos que
actuando en conjunto dan resultados, cada uno por separado, para cumplir un objetivo como
organización. El objetivo del presente es conocer a que se refiere el término “intranet”, el por qué es
importante el uso de la misma, como también los beneficios que ésta brinda a la organización que la
implemente. El recurso monetario en éste aspecto debe ser utilizado y aprovechado de la mejor manera,
ya que al poder ponerlo a disposición de la implantación de una intranet, agregará mucho valor a la
toma de decisiones de las altas gerencias, teniendo que confirmar el hecho que éste recurso se convierte
en una inversión importante y no en un gasto o capricho, como muchos especialistas económicos lo
ven.

Palabras Claves
Intranet, eficiencia, beneficio, internet.

Desarrollo del Tema

Concepto
Una intranet es un sistema realizado y creado de tal manera que sus elementos, al interactuar entre sí,
brindan los servicios necesarios y análogos a internet, pero dentro de la misma organización. Así
mismo ésta se puede considerar con un sitio web que se encuentra dentro de la organización, con el
objetivo de poder manejar, la información privada de la empresa, para luego procesarla o manipularla,
y de esta manera dar valor a la toma de decisiones de la empresa.

¿Por qué una Intranet?

Un alto porcentaje de la información diaria de una empresa para realizar un trabajo no se encuentra
dentro de los sistemas transaccionales que se tengan, además para encontrar o consolidar la
información que se necesite los empleados necesitan cierto tiempo, esfuerzo y recursos para poder
obtenerla; lo que conlleva a que las acciones de la misma durante ese tiempo sea improductiva, ya que
las mismas no generan valor para la organización y en términos económicos se catalogan como
pérdida.

Diariamente las empresas generan una cantidad de información que al aplicar el dicho “la información
da poder”, sabemos que la empresa será fuerte contrincante con la información que posea, ante
cualquier competencia. Pero en la mayoría de empresas, ésta información proveniente de
memorándums, oficios, cartas, notificaciones, estadísticas, etcétera, no se tiene ordenada y tratada de la
manera adecuadamente posible, que de ese valor agregado que la misma empresa necesita para ser
invencible, y éste valor es “el conocimiento”.

Una intranet serviría para que toda ésta información se disponga de tal manera que se encuentre
disponible todos los días y a cualquier horario, ya que al estar ordenada, clasificada y procesada, se
traduce en aprovechamiento del espacio lógico que se tiene, rapidez al encontrar la información que se
necesita, no existen duplicidades de información, eficiencia de los datos para la toma de decisiones,
etcétera, incluso si los mismos empleados no se encuentran físicamente dentro del perímetro de la
misma empresa, también pueden hacer uso de la misma, agregando valor a sus actividades aún fuera de
la empresa o del mismo país geográficamente hablando.

He ahí la importancia de la implantación adecuada y el uso correcto de la misma intranet dentro de una
empresa, cabe mencionar que hay un factor que la organización deberá sacrificar, cuando muchas veces
hacen caso omiso al potencial de poder implementar algo de ésta magnitud, y es que el costo de una
intranet a veces será alto para la empresa, si se ve en el momento inicial, pero si el análisis de éste costo
se realiza hacia futuro; seguramente las autoridades no lo verán como un gasto más, sino como una
inversión que les brindará productividad y retorno económico a las actividades de la empresa.

Usos de la Intranet
La intranet no solamente sirve para compartir documentos, el potencial de éste sistema va más allá de
solamente trasladar un paquete informático de un lugar a otro; también promueve formas de colaborar
entre los empleados, ya que simple y sencillamente realizar una junta de personas, que provienen de
todo el país y que la misma se realice en la ciudad capital, para la empresa es un cargo altísimo en
concepto de viáticos, gasolina, alimentación, hospedaje, que será recurrente si ésta actividad como
tradicionalmente se realiza se sigue haciendo periódicamente; el cambio de paradigma o la misma
resistencia al cambio hacen cegar muchas veces a las autoridades, ya que con una intranet el costo es
mínimo, porque cada quien se conecta desde su escritorio de trabajo por medio de un usuario y
contraseña, y se pueden realizar todas las discusiones necesarias según el tema que se esté tratando, se
puede compartir un proyecto en línea y todos aportar sobre el mismo documento por medio de una
junta virtual, audio-conferencia o videoconferencia.

Ésta práctica aumentará increíblemente la eficiencia en el trabajo de la organización, donde

anteriormente se tomaba tres días movilizar a todo el personal a un punto, ahora nadie se mueve de su
oficina y ese tiempo de viaje o movilización se convertirá en productivo en cada una de las sucursales o
puntos distantes que se estaba trabajando.

Actualmente en la era de la información y la comunicación, es mucho más fácil poder trabajar bajo el
sistema de una intranet, ya que con un teléfono celular inteligente (smartphone), una tableta o una
portátil con acceso a internet; podremos realizar transacciones a distancia cuando antes nos llevaba
mucho tiempo realizarla de manera presencial.

Beneficios de la Intranet
Los principales beneficios los resumiría en dos factores importantes para la empresa los cuales son el
costo y la eficiencia.

Si hablamos del costo, lo que la empresa busca en todo sentido es la reducción sustancial del mismo
ante cualquier situación que se dé dentro de la misma empresa, al lograr que las sucursales puedan
tener acceso a la información de bodegas centrales, de rutas de envíos, de tiempos de llegada de
productos, etcétera; los costos de operación, consulta y manejo de información se vienen abajo, lo cual
es inversamente proporcional a la eficiencia, ya que ésta aumentaría, al tener la información a la mano,
y no estar esperando mucho tiempo para saber qué productos se encuentran en qué tiendas o sucursales
de la misma organización, o al saber en cuanto tiempo llega un nuevo embarque, la eficiencia se
manifiesta en la atención al cliente, ya que los pedidos serán puntuales y exactos.
Otro beneficio importante del uso de la intranet es la optimización, ya que los mismos empleados de la
organización, tendrán una comunicación entre si más fluida, ya que la información estará a la mano, de
la manera que debe de estar y en tiempo real.

Para la empresa el beneficio es la información actualizada, porque al tener una intranet funcionando,
cada movimiento de información, producto, venta, compra, etc.; la misma información se actualizará en
el instante, para que el retorno de la misma se obtenga en tiempo real y de manera verídica.

Las intranets nos brindan la manera de tener la información que se necesita a tan solo un clic, las
distancias se acortan y los tiempos se vuelven mucho más eficientes para la organización.

Observaciones y Comentarios
El costo que se realiza dentro de una empresa en términos de tecnología no debe ser subestimado, ya
que el valor que retorna a la misma en el futuro es tan grande y lo suficientemente rentable como para
realizar dicha inversión.

La implementación de una intranet es tan necesaria, que su alcance es la interacción de todos sus
empleados y elementos de la organización a tan solo un clic, acortando o eliminando fronteras físicas
que entorpezcan la labor de la misma organización.

Conclusiones
La intranet vino para quedarse, actualmente las organizaciones deben apostarle a la eficiencia en el
manejo de la información que se posee, ya que si ellas desean ser competitivas, será un factor que les
hará perder la batalla, es necesario concientizar sobre todos los beneficios que se obtienen con la
implementación de una intranet adecuada a la organización, ya que solamente de ésa manera estarán en
la jugada y en el futuro no les costará actualizarse hacia las mejoras que podrán venir con mucho más
potencial para dichas empresas.

Bibliografía / E-grafía

 Gretter, G., 21 de Mayo de 2014, http://www.innovaportal.com

 Gretter, G., 21 de Mayo de 2014, http://www.innovaage.com

 Zurita, I., (2014), Comunicación Personal