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Identificación y Selección de Sistemas de Información Administrativa

Unidad I:
Reconocimiento del Sistema de Información Administrativa (S.I.A.)

Actividad 1:
No todo es escritorio
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 Introducción

El acrónimo "ERP" significa planificación de recursos empresariales. Se refiere


a un conjunto de software que las organizaciones utilizan para administrar las
actividades comerciales diarias, como contabilidad, adquisición, administración
de proyectos, administración de riesgo y cumplimiento y operaciones de la
cadena de suministro. Una suite ERP completa también incluye enterprise
performance management, software que ayuda a planificar, presupuestar,
predecir e informar sobre los resultados financieros de una organización.

Los sistemas de ERP se unifican, definen una variedad de procesos de


negocios y habilitan el flujo de datos entre ellos. Al recopilar los datos
transaccionales compartidos por una organización desde diversas fuentes, los
sistemas de ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan la integridad
de los datos con una sola "fuente de verdad".

En la actualidad, los sistemas de ERP son fundamentales para administrar


miles de negocios de todos los tamaños y todas las industrias. Para estas
empresas, la ERP es tan importante como la electricidad que mantiene las
luces encendidas.

1. Análisis objetivo sobre el Sistema de Información empleado por tu


organización.

Contpaqi

Contpaqi es un programa de contabilidad muy usado en México y que cumple


con las disposiciones de Contabilidad Electrónica y con las Normas de
Información Financiera (NIF), incluyendo los reportes financieros básicos.
Permite cargar, verificar la validez, almacenar, detectar duplicados y consultar
los Comprobante Fiscal Digital por Internet – CFDI; agiliza la contabilización de
los comprobantes de gastos, ingresos y documentos bancarios, se adapta de
forma fácil y dinámica al manejo de la contabilidad en cualquier organización y
es muy eficiente al momento de realizar el cálculo y control del IVA, DyP y
DIOT. Se puede llevar la contabilidad de 999 empresas sin costo adicional y su
catálogo de cuentas es multinivel. Es una herramienta muy potente para
realizar búsquedas y rastreos de datos, versátil para generar reportes y útil
para la consulta de información contable y financiera.

2. Toma en cuenta el tamaño de tu organización, la complejidad de las


operaciones y el costo del sistema existente, para dar respuesta a las
siguientes preguntas y enseguida envíalas a tu asesor mediante el portafolio:

a) ¿Cuál es el ERP con el que actualmente trabaja tu organización?


Contpaqi

b) ¿Está tu organización actualmente considerando migrar a otro ERP?, ¿a


cuál y por qué?
No se ha considerado migrar a otro sistema ya que el se usa actualmente ha
sido idóneo para la empresa ya que permite acceder a ella desde cualquier
lugar y dispositivo, ya que la información está en la nube. Garantiza la
seguridad de los datos ya que los mismos están alojados en los servidores
especializados y utiliza adelantados sistemas de seguridad. Envía recordatorios
de pago por las facturas emitidas, manda reportes mensuales vía correo
electrónico y permite exportar la información a Excel y a otros programas
contables. El software, al encontrarse en la nube, permite mantener una
actualización constante, estando disponible en su versión más reciente cada
vez que se ingresa a sistema. Tiene un plan de pagos mensual de acuerdo a
las características requeridas.

c) Tomando en cuenta los costos de un nuevo ERP, ¿consideras conveniente


proponer un nuevo ERP para tu organización?, ¿cuál propondrías?, ¿por qué?

Tampoco considero conveniente proponer un nuevo ERP ya que con el se


trabaja llena de manera completa las necesidades administrativas, ya que
permite procesar, integrar y mantener actualizada toda la información contable
y fiscal de la organización de una manera segura. Está desarrollado de acuerdo
a las especificaciones necesarias para la aplicación de la contabilidad
electrónica de una manera fácil y cumple con todas las disposiciones vigentes
en materia fiscal. Es especialmente útil para emitir reportes, informes,
resúmenes y gráficos que facilitan el análisis financiero de la empresa. Es
compatible con hojas de cálculo, controla los ingresos, egresos y el
presupuesto de diferentes entidades en diversas monedas para un manejo
eficaz de los recursos, y emite, en el momento oportuno, las declaraciones
fiscales necesarias como son el IVA, ISR, la Declaración Informativa de
Operaciones con Terceros DIOT y la Declaración anual de personas Físicas y
Morales.

d) ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades que reconoces del ERP en tu


organización?

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Ventajas/desventajas Contpaqi

Ventajas:

 Permite cumplir con la disposición de Contabilidad Electrónica mediante


un nuevo administrador de documentos digitales que permite cargar,
verificar validez, detectar duplicados, almacenar y consultar los CFDI.
Relaciona XML emitidos y recibidos a los movimientos contables.
 El programa te permite emitir los reportes financieros básicos para
cumplir con las normas de Información financiera.
 También permite clasificar la información de comprobantes en papel y
los XML. Genera automáticamente la póliza a partir de las cuentas de
gastos de proveedores. El registro del control de IVA es automático a
partir de los comprobantes para la Declaración de la DIOT y DyP.
 Se puede llevar la contabilidad de muchas empresas, el catálogo de
cuentas es multinivel, es multi moneda y cuenta con control de activos
fijos.
 Cuenta con listados de pólizas y listados de saldos de cuentas, filtros
tipo Excel y vistas con filtros configurables.
 Permite diseñar cédulas en Excel, generar e imprimir reportes en HTML,
TXT, PDF y Excel. De hecho, trabajar con Excel resulta muy amigable,
algo que simplemente no sucede en COI.
 Pueden obtenerse estados financieros comparativos de saldos contra
presupuestos, conocer al momento el resultado del mes y la utilidad o
pérdida del ejercicio y cuentas con múltiples reportes como catálogo de
cuentas, balance general, estado de resultados, balanza de
comprobación, libro de diario, libro de mayor, anexos del catálogo, etc.
 Cuando realizas una consulta a tus estados financieros, puedes ver
cómo está conformado el saldo de cada una de las cuentas haciendo
solo clic en ellas, algo bastante útil cuando se analizan estados
financieros y que COI simplemente no tiene.
 Puedes enumerar las pólizas a tu gusto. Por ejemplo, si quieres que las
pólizas de ingresos inicien desde 1 y las de egresos desde la 1000, lo
puedes hacer. Esto que pareciera mal, en realidad te permite tener un
mayor control en las pólizas.
 Puedes obtener un reporte de estados financieros de todos los periodos,
algo que resulta muy pero muy útil cuando deseas comparar los avances
o simplemente los saldos mes a mes.

Desventajas:

 Se necesitan configurar algunos programas antes de instalar


CONTPAQi, lo que supone una carga más para la computadora.
 Contpaqi funciona a partir de una base de datos que todo el tiempo está
funcionando, el problema es que cuando esta parte sufre conflictos, todo
el trabajo también se ve afectado y en muchas ocasiones hasta se
pierde lo que se había avanzado.

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 Los servidores de Contpaqi se saturan en momentos de mucha
demanda
 Es tardado configurar el sistema para que envíe las declaraciones de
operaciones con terceros si se tienen muchos proveedores, ya que se
tiene que hacer uno por uno.
 Configurar el sistema para la preparación de la contabilidad electrónica
es algo complicado. Esto se puede resolver con una póliza de
asistencia, pero conlleva un gasto más.

e) ¿Consideras que las debilidades se deben a la falta de capitación en el uso


del sistema o a que los módulos no están diseñados para satisfacer las
necesidades de tu organización?

Es una combinación, muchas veces las “fallas se presentan por que los
usuarios no saben manejar bien los programas y no están bien capacitados
para la interacción con este sistema, otras veces es culpa de los programas ya
que tienen fallas internas en la que los usuarios no tienen que ver.

 Conclusión

Con el acceso a estas nuevas tecnologías, las organizaciones pueden mejorar


rápidamente las prácticas recomendadas del negocio a medida que el software
ERP evoluciona. Ellos pueden automatizar procesos que solían requerir una
intervención manual pesada, como la conciliación de cuentas financieras.
Además, los usuarios obtienen una comprensión completa y en tiempo real de
las actividades comerciales de la empresa, no solo en la oficina principal, sino
también en los almacenes, en los pisos de las fábricas y en cualquier otro lugar
de la empresa. Este conocimiento está disponible para todos los empleados
apropiados en sus dispositivos móviles, incluidos teléfonos inteligentes y
tabletas. Construido para la era digital, la nube de ERP de hoy abarca
dispositivos móviles, sociales, analíticos y las últimas tecnologías emergentes.
Cualquier otra solución no va a hacer que una organización avance

Fuentes:

- www.contpaqi.com/productos

- https://blog.contpaqi.com/

- https://blog.contpaqi.com/tag/gesti%C3%B3n-de-tu-empresa

- https://blog.contpaqi.com/impulsar-tu-contabilidad-desde-la-
n%C3%B3mina

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- https://blog.contpaqi.com/tag/innovaci%C3%B3n

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