CS 316-SGI-PO-02 Toma de Inventario

Código CS 316-SGI-PO-02
PROCEDIMIENTO TOMA DE Revisión N° 1

INVENTERIO Fecha Elaborac. 28-03-2018
ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN Página N° 12
BODEGA PMCHS N° Contrato CS-316
TABLA DE CONTENIDOS
1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Responsabilidades
5. Personal requerido, Equipos, Materiales y Herramientas, EPP
6. Descripción de la Actividad (Metodología de Trabajo)
7. Referencias
8. Registros
9. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
10. Anexos
Nota: Los ítems de la estructura del procedimiento pueden variar de acuerdo con los
requerimientos del documento
CONTROL DOCUMENTOS INTERNOS
DATOS PREPARADO REVISADO APROBADO
NOMBRE Daniel Albornoz Clara Maulen Pablino Paredes

CARGO Supervisor Prevención de Riesgos Jefe de Bodega
FECHA 28-03-2018 28-03-2018 28-03-2018
REVISIÓN 06-04-2018 06-04-2018 06-04-2018
FIRMA
Código: SC 316-SGI-PO-02
“ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN Revisión: 00
BODEGA DE PMCHS” Fecha Elab.: 28.03.2018
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Procedimiento Toma de Inventario
1.0 Objetivos
Establecer los pasos esenciales para poder llevar un control de todos los materiales
almacenados en Bodega Codelco División Chuquicamata para el Proyecto Mina
Chuquicamata Subterráneo a partir de Inventarios.
Promover la trazabilidad entre la información de los materiales de terreno con la estipulada

en los Inventarios de Bodega y Patios de Proyecto Mina Chuquicamata Subterráneo.
2.0 Propósito y Alcance.
Establecer los procedimientos para la toma de inventarios de los insumos, equipos y

mercaderías que se almacenan en Bodega y Patios de Proyecto Mina Chuquicamata
Subterráneo, con el fin de realizar una actividad que cumpla con todas las normas de
calidad, seguridad y ambiental relacionadas con la manipulación de los materiales de
acuerdo a las políticas de PMCHS
3.0 Campo de Aplicación.
Todo el personal de RFP Logística que participe en los trabajos de toma de Inventarios en
Bodega y Patios de PMCHS.
4.0 Responsabilidades
Administrador de Hacer los chequeos correspondientes en el cumplimiento

Contrato de cada uno de los servicios contratados por el mandante,
así como realizar las observaciones correspondientes para
el desarrollo del proyecto en ejecución.
Velar por el cumplimiento de lo pactado en el contrato.
Jefe de Bodega Controlar que los inventarios se mantengan actualizados y

acordes a lo almacenado en bodega.
Da aviso a la Jefatura y Prevención de Riesgos de
incidentes ocurridos en los patios.
Escrito por: Ha sido revisado por: Ha sido aprobado por: SGI PO-02 7.5.5
RFP Logística Representante de la Dirección Administrador Contratos
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Supervisor de Bodega Coordina la toma de inventario en patios, asignando

recursos y personal capacitado.
Tomar inventario según listado diario a inventariar.

Recepcionista Revisar diferencias de información de Inventario con la
Despachador/Ayudante documentación y la información de terreno.
de Patio Analizar las diferencias y revisar la trazabilidad del sistema
y operación en búsqueda de errores.
Revisar los criterios de Almacenamiento.
Manejar la información de cambio de ubicación de
materiales dentro de bodega.
Informar al mandante respecto a las diferencias
encontradas.
Gestionar ajustes y cuadraturas de Inventario con el
mandante.
Informa cualquier incidente ocurrido en los patios.
Prevencionista de La responsabilidad del Prevencionista de Riesgos al

Riesgos momento de Recepción y Despacho de material es velar
que se cumplan con todos las normas y estándares de
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de Codelco
VP para PMCHS, las cuales apliquen a la actividad a
realizar, haciendo cumplir dicho procedimiento
rigurosamente.
Fiscalizar que toda la documentación sea válida antes de

empezar los trabajos, Charla de 5 minutos, Análisis de
Riesgos de la Tarea (ART). Y comprobación de las
competencias de los trabajadores para las actividades,
será esencial en velar por la integridad, seguridad y la
salud de todas las personas involucradas en terreno.
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5.0 Equipos
Según la muestra de materiales a inventariar.
6.0 Metodología de Trabajo
6.1 Definiciones
Inventario: Registro de una cantidad de bienes que una empresa mantiene en existencia
en un momento determinado.
Bizagi (Material Manager): Software utilizado para la gestión de toda la información

relacionada a los materiales que se recepción, inventariados y despachados por Bodega,
manejado por personal de RFP Logística Ltda.
6.2 Generación de Inventario
Los Inventarios analizarán los materiales que el mandante desea mantener bajo control
debido a su criticidad u otras condiciones. Estos inventarios se realizarán periódicamente
por el personal de RFP Logística.
Los Inventarios son canalizados por Cliente a Administrador de Bodega de RFP-Logística

con el fin de desarrollar un trabajo que garantice a la parte interesada, una completa
conformidad y seguridad de los informes recibidos.
El personal de toma de inventario deberá efectuar la toma de datos con la mayor prolijidad
y responsabilidad que el cargo y la situación lo amerite. Estos pueden ser parciales,
generales o enfocados a determinados productos.
Las directrices empleadas en la generación de los Inventarios son las siguientes:
1. El Recepcionista/Despachador se dirige al frente de trabajo con un Ayudante de Patio,

este último tiene la misión de realizar el conteo y/o registro en directa armonía con el
Inventariador. Este último definirá y delegará los trabajos a desarrollar en la toma de
datos.
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2. El Recepcionista/Despachador toma los datos en planilla entregada por Administrador
de Bodega.
3. Los materiales se identifican por el Ítem Code, N° Tag, N° de Orden de Compra, N°

Guía de Despacho. Si no se contara con ninguna de las identificaciones antes
señaladas, se recurrirá a las inscripciones o “Golpes” que traen los materiales
generalmente impresos.
4. Las directrices deben ser claras y con la mayor información de lo solicitado por el
mandante, con el objetivo de evitar malos entendidos y/o diferentes apreciaciones en la
lectura del Inventario.
5. Posteriormente se procede a revisar la información del Inventario en comparación con

la Guía de Despacho, y Orden de Compra. En caso de ser necesario, se deben aclarar
las diferencias en el conteo.
6. Estando la información ya analizada, y chequeadas las posibles diferencias, se procede

a llenar el Itinerario según el Anexo 1 (ejemplo Anexo 2). Las ubicaciones indicadas en
el inventario se basan en las entregadas por el programa Bizagi que gestiona el
personal de RFP Logística Ltda. Dichas ubicaciones están codificadas y se detallan en
el (Anexo 3)
7. En caso que se realice un cambio de ubicación de materiales dentro de los patios de la

Bodega o Patios, se deberá llenar el formato Cambio de Ubicación en Bodega (Anexo
4)
8. El Inventario luego se envía de forma electrónica y/o física al Supervisor, quién

posteriormente entregará al personal de que maneja la información. El documento
debe indicar fecha en la cual se efectuó el Inventario; sea en el informe y/o identificada
en el archivo electrónico (nombre del archivo).
9. Posteriormente se guardará un registro físico y electrónico de los inventarios enviados,

así como de las regularizaciones realizadas.
6.3 Control de Inventarios
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Con el fin de mantener el control de los stocks se implementará un régimen de Toma de
Inventarios Cíclicos (TIC).
Los TIC se realizarán diariamente, donde será verificada una cantidad mínima de 50
productos según su Ítem Code.
Los TIC tienen como finalidad mantener los inventarios, detectar y corregir debilidades de
la operación, retroalimentación de los errores, mantener una bodega cuadrada, mejorar la
productividad del servicio.
Los TIC seguirán los formatos según ubicación o Ítem Code de los materiales a controlar,
dichos documentos y corresponden al Bizagi. En este documento el Inventariador deberá
llenar la columna correspondiente a “Cantidad” con la información observada en terreno y
posteriormente verificar la diferencia entre esta información con la entregada por el
sistema (columna “Cantidad Sistema”), en caso de existir diferencias se deberá anotar en
la columna “Diferencias”.
Uno de los puntos a evaluar es la comparación de las descripciones de los materiales con
la información de los Inventarios, de tal manera de coincidir con la cantidad y descripción si
es el caso.
También se pueden producir dualidades en algunos materiales, lo cual conlleva a error y

posterior confusión.
Las directrices empleadas en la generación de TIC son las siguientes:

1. El Inventariador prepara la planilla TIC con los 50 productos según Item Code a
inventariar.
2. Se dirige al frente de trabajo con un Ayudante de Patio, este último tiene la misión de
realizar el conteo y/o registro en directa armonía con el Inventariador. Este último
definirá y delegará los trabajos a desarrollar en la toma de datos.
3. El Inventariador confirma los datos en planilla TIC y anota las cantidades presentes en
terreno para posteriormente comparar con las entregadas por el sistema bizagi.
4. Una vez realizado el Inventario procederá a corroborar las diferencias existentes

entre el conteo y la base de datos del sistema. En caso de encontrar diferencias se
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realizarán los análisis pertinentes para determinar las causas de esto y regularizarlas
en el Inventario.
5. El TIC luego se envía de forma electrónica y/o física al Supervisor, quién

posteriormente entregará al personal de Cliente. El documento debe indicar fecha en la
cual se efectuó el TIC; sea en el informe y/o identificada en el archivo electrónico
(nombre del archivo).
6. Posteriormente se guardará un registro físico y electrónico de los TIC’s enviados, así

como de las regularizaciones realizadas. La copia física debe ir con firma del
Inventariador.
6.3.1 Inventarios Ciegos

Durante los inventarios Cíclicos (TIC) se realizará la toma inicial del inventario de carácter
ciego, para corroborar y verificar el correcto uso de ubicaciones y estiba de los elementos
dentro de la bodega.
6.3.2 Mantenimiento y alimentación del sistema informático

La realización de los TIC y los inventarios ciegos puede arrojar durante su ejecución
problemas con la actualización de los códigos de productos, así como del registro de estos
en el sistema. Estos problemas se registraran en un informe, el cual se presentará al
personal de Cliente. La revisión y aprobación de este permitirá realizar las modificaciones
respectivas al sistema para mantenerlo actualizado.
7.0 Referencias
- Procedimiento de Recepción y Despacho de Materiales.

- Procedimiento Almacenamiento de Materiales.
8.0 Registro
No Aplica
9.0 Análisis Seguro de Trabajo
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SECUENCIA DE RIESGOS
CONTROL DE RIESGOS
TRABAJO POTENCIALES
1.- Dar a conocer el  No conocer los  El Supervisor o la persona a cargo,
trabajo y los riesgos riesgos del antes de comenzar cualquier trabajo
asociados a cada una trabajo. debe dar a conocer a los
de las etapas. Lectura trabajadores el Procedimiento de
de Procedimiento.  Desconocimiento Trabajo y los riesgos a los que están
Evaluar entendimiento del trabajo a expuestos los trabajadores y
de procedimientos. realizar. confeccionar el, ART, Charla de 5’.
 El supervisor debe verificar que el
 No conocer los personal que realizará el trabajo es
planes de el idóneo y el calificado para este
emergencia y las trabajo, con esto podemos controlar
vías de cualquier riesgo por falta de
evacuación. conocimiento o habilidad de las
personas.
 Todo el personal debe estar
capacitado en los planes de
emergencia de la empresa y a la vez
conocer los planes de las áreas
donde se encuentra y de las vías de
evacuación.
 Nunca debe trabajar una persona
sola siempre deben trabajar en
grupo o por lo menos 2 personas,
para así poder actuar ante alguna
emergencia.
2.- Transito del personal  Posibles  Transitar por caminos permitidos al

por patios bodega Atropellos costado de los caminos internos de
los Patios de Bodega
 Exposición a  Aplicación de bloqueador solar
Radiación UV dispuestos en las estaciones, uso de
cubre nucas tipo legionarios y todos
los EPP que eviten la absorción
directa de radiación UV
 Exposición a  No conducir a más de 10 Km./hrs. en
Polvo en caminos internos de Bodegas.
Suspensión  El porte de mascarilla de medio
rostro con filtros para polvo, es
obligatorío y su uso dependerá de
 Deshidratación. las condiciones del lugar donde se
encuentre trabajando y las
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instricciones que le entregue el
 Posibles Caídas a supervisor y Dpto. SSO.
Mismo Nivel  Consumir bastante agua durante la
jornada en los diferentes puntos de
accesos en patios.
 Concentración al caminar, verificar
vías de transito expeditas (No
caminar en terrenos desnivelados)
 Interacción  Respetar áreas segregadas con

Hombre conos y cadenas. Nunca ingresar o
equipo/Carga traspasar las áreas delimitadas.
suspendida Respetar la señal ética de equipos
(trabajos en patios operando, no ingresar a áreas de
empresa DHL) trabajo con equipo pesado si no se
encuentran segregadas. Nunca
pasar bajo la carga suspendida. No
ingresar o pasar por el radio de giro
de una grúa. No se podrán tomar
inventarios a menos de 5 metros de
las áreas delimitadas de izajes o
trabajos con otros equipos pesados.
3.- Toma de Inventarios

(sólo bultos)  Exceder la  Para cualquier levantamiento manual
capacidad de se debe adoptar una postura
carga del individuo adecuada y no exceder la capacidad
física y física de cada persona, si es
legalmente. necesario solicitar ayuda a demás
compañeros o seguir utilizando el
levantamiento mecanizado, Ley
20.001 (25 Kg de levante para
Hombres y 20 Kg para mujeres).
Para mover materiales mayores, se
debe realizar con apoyo mecánico.
 Posibles heridas  Utilización de guantes de cabritilla si

corto punzantes es necesario mover un bulto menor.
 Chequeo e Inspección de
Herramientas Manuales.
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 Caídas a mismo  Verificar material almacenado en

nivel piso. Atento a las condiciones de
almacenamiento.
 Plataforma fuera  Uso de plataformas estándares y

de estándar autorizadas en el proyecto.
5. Consideraciones  Desconocimie  Capacitación de la Clasificación

Generales de Medio nto. de los residuos de acuerdo estándar
Ambiento.  Contaminació PMCHS
n con desechos  Orden y Mantenimiento de los
domésticos Patios de Almacenamiento
industriales  Para los trabajos en terreno
 Impacto quedará estrictamente prohibido
visual. ingerir alimentos.
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10. ANEXOS
ANEXO 1: Formato Inventario. (Ejemplo)
OC ITEM SUB ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD BODEGA UBICACIÓN STOCK FÍSICO FECHA COMENTARIOS

ANEXO 2: Ejemplo de Inventario.
Item Item Code Bulk Size Abbrev_descr UNIDAD BODEGA UBICACIÓN Stock Fisico Fech. Inv. Comentarios
PCV-001: PRESSURE REDUCER 04-10-2011

1
5001466 10 130 300# CS A216-WCB EA CB3 PASILLO
FL-001: PILOT FLOAT VALVE 04-10-2011
1
5001467 20 15 150# CS A216-WCB EA CB3 PASILLO
BA-024: BALL 2000# SW STL, 3-P 2
5114800 10 56 316 HNDL OP EA CB11 C12 04-10-2011
BU-039: BUTTERFLY 600# LUG 1 retira montec PT-
5309460 60 30 STL GO EA CB3 D19 04-10-2011 100428 cant.(1)
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ANEXO 3: Códigos Ubicación ( Ejemplo)
Warehouse Location Remarks

CB1 A01 CONTAINER B1
GB1 A01 GALPON BODEGA 01
JOB SITE TERRENO
P01 A01 PATIO 01
P02 A01 PATIO 02
P03 A01 PATIO 03
P04 A01 PATIO 04
P05 A01 PATIO 05
P06 A01 PATIO 06
P09 A01 PATIO 09
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Anexo 4
Registro. Toma conocimiento del procedimiento.
Nombre Trabajador Rut Cargo Firma
RELATOR:
CARGO:
FIRMA:
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PROCEDIMIENTO TOMA DE Revisión N° 1

CONTROL DOCUMENTOS INTERNOS

DATOS PREPARADO REVISADO APROBADO

NOMBRE Daniel Albornoz Clara Maulen Pablino Paredes

Procedimiento Toma de Inventario

Promover la trazabilidad entre la información de los materiales de terreno con la estipulada

2.0 Propósito y Alcance.

Establecer los procedimientos para la toma de inventarios de los insumos, equipos y

3.0 Campo de Aplicación.

Administrador de Hacer los chequeos correspondientes en el cumplimiento

Velar por el cumplimiento de lo pactado en el contrato.

Jefe de Bodega Controlar que los inventarios se mantengan actualizados y

Procedimiento Toma de Inventario

Supervisor de Bodega Coordina la toma de inventario en patios, asignando

Tomar inventario según listado diario a inventariar.

Prevencionista de La responsabilidad del Prevencionista de Riesgos al

Fiscalizar que toda la documentación sea válida antes de

Procedimiento Toma de Inventario

Según la muestra de materiales a inventariar.

6.0 Metodología de Trabajo

Bizagi (Material Manager): Software utilizado para la gestión de toda la información

6.2 Generación de Inventario

Los Inventarios son canalizados por Cliente a Administrador de Bodega de RFP-Logística

Las directrices empleadas en la generación de los Inventarios son las siguientes:

1. El Recepcionista/Despachador se dirige al frente de trabajo con un Ayudante de Patio,

Procedimiento Toma de Inventario

3. Los materiales se identifican por el Ítem Code, N° Tag, N° de Orden de Compra, N°

5. Posteriormente se procede a revisar la información del Inventario en comparación con

6. Estando la información ya analizada, y chequeadas las posibles diferencias, se procede

7. En caso que se realice un cambio de ubicación de materiales dentro de los patios de la

8. El Inventario luego se envía de forma electrónica y/o física al Supervisor, quién

9. Posteriormente se guardará un registro físico y electrónico de los inventarios enviados,

6.3 Control de Inventarios

Procedimiento Toma de Inventario

También se pueden producir dualidades en algunos materiales, lo cual conlleva a error y

Las directrices empleadas en la generación de TIC son las siguientes:

4. Una vez realizado el Inventario procederá a corroborar las diferencias existentes

Procedimiento Toma de Inventario

5. El TIC luego se envía de forma electrónica y/o física al Supervisor, quién

6. Posteriormente se guardará un registro físico y electrónico de los TIC’s enviados, así

6.3.1 Inventarios Ciegos

6.3.2 Mantenimiento y alimentación del sistema informático

- Procedimiento de Recepción y Despacho de Materiales.

9.0 Análisis Seguro de Trabajo

Procedimiento Toma de Inventario

2.- Transito del personal  Posibles  Transitar por caminos permitidos al

Procedimiento Toma de Inventario

 Interacción  Respetar áreas segregadas con

3.- Toma de Inventarios

 Posibles heridas  Utilización de guantes de cabritilla si

Procedimiento Toma de Inventario

 Caídas a mismo  Verificar material almacenado en

 Plataforma fuera  Uso de plataformas estándares y

5. Consideraciones  Desconocimie  Capacitación de la Clasificación

ANEXO 1: Formato Inventario. (Ejemplo)

ANEXO 2: Ejemplo de Inventario.

PCV-001: PRESSURE REDUCER 04-10-2011

Procedimiento Toma de Inventario

Warehouse Location Remarks

Procedimiento Toma de Inventario

Nombre Trabajador Rut Cargo Firma

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