Procedimiento para la participación y consulta de los trabajadores en materias

de SST

1 OBJETIVO
Este procedimiento tiene como objetivo, respecto de los temas de Salud Ocupacional,
Seguridad, Medio Ambiente, Comunidad y Calidad:
• Regular las comunicaciones internas y externas de la empresa
• Establecer la forma de consulta e involucramiento de los empleados y las partes
interesadas.

2 ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todo el personal INSTALFRIO CHUQUICAMATA.

3 RESPONSABILIDADES
El GERENTE PREV. RIESGOS es responsable de:
• Aprobar las incorporaciones al listado de partes interesadas.
• Debe estar informado de toda comunicació n externa con cualquiera de las partes
interesadas.
• Elaborar y gestionar el programa de Difusió n Específico del Sistema de Prevenció n
de Riesgos y mantener el registro de observaciones y sugerencias internas y externas
asociadas.

El Representante de la Gerencia, es responsable de:

• Formular propuestas relacionadas a la temá tica Prevenció n de Riesgos que
requieran difusió n y comunicació n, para ser incorporadas en el Plan de
comunicaciones de la empresa.

Todo el personal, es responsable de:

• Ejecutar las comunicaciones requeridas de acuerdo a lo definido en este
procedimiento.

4 DEFINICIONES
• Partes Interesadas: Son todas las organizaciones o entes particulares que se vean
afectados significativamente en las actividades de INSTALFRIO SpA. Pueden ser: La
Empresa y sus trabajadores, Accionistas, Clientes, Autoridades, Empresas Contratistas
y Relacionadas, Instituciones, Empresas vecinas, Comunidad, Bancos, etc.
Comunicación Externa: es la transmisió n de informació n desde o hacia las partes
interesadas externas a la organizació n, en temas relacionados con PREVENCIÓ N DE
RIESGOS.
• Comunicación Interna: es la transmisió n de informació n dentro de la organizació n,
ya sea para registro, toma de decisiones o para difusió n del personal.
• Emergencia: Un incidente físico que amenaza con poner en peligro la estabilidad
física del sistema: la vida, el medio ambiente, la propiedad, o el proceso productivo
pero el cual no afecta la capacidad a largo plazo de INSTALFRIO SpA para realizar sus
negocios y que por lo tanto requiere inmediata acció n para controlar la situació n.
Estas emergencias pueden ser: un derrame de sustancias peligrosas, incendio,
explosió n, derrame de grandes cantidades de agua, sismos, etc.
• Incidente: evento que dio lugar a un accidente o tuvo el potencial de conducir a un
accidente.
• Tipos de Comunicación: Los tipos de comunicació n podrá n ser:
Reclamos – Denuncias – Consultas – Sugerencias – Informació n.

5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1 IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS PARTES INTERESADAS
Se considerará parte interesada a quienes cumplan con los siguientes aspectos:
• Quienes podrían ser impactados positivamente.
• Quienes podrían ser impactados negativamente.
• Grupos considerados como potencialmente vulnerables o marginales (comunidades
indígenas, minorías étnicas, juntas de vecinos, mujeres, niñ os, etc.).
• Relaciones existentes entre partes interesadas.
• Sus expectativas relacionadas al proyecto.
• Beneficios/impactos hacia partes interesadas.
• Intereses que pudieran afectar los objetivos de la empresa.
• Influencia y estatus (político, social, econó mico) Grado de organizació n.
• Control de recursos estratégicos (agua, energía).
• Influencia informal.
• Relaciones de poder con otra parte interesada.
• Otra informació n relevante.

5.2 PROCESO DE COMUNICACIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS

Todas las comunicaciones que se reciban en forma verbal o vía telefó nica, deben ser
orientadas a hacerse por escrito vía correo electró nico. En caso contrario, la persona
que reciba la comunicació n, deberá traspasarla por escrito mediante correo
electró nico a su superior directo, quienes será n los responsables de definir las
acciones a seguir.

5.2.1 Proceso de Comunicación PREVENCIÓN DE RIESGOS Interna

El Correo Electró nico será el medio de comunicació n preferido dentro de INSTALFRIO
SpA, así debe priorizarse su uso. En el caso de aquellas personas que no tienen acceso
a correo, deberá n canalizarla a su superior para que pueda realizar la comunicació n
en forma escrita vía correo a quién corresponda.
Las comunicaciones hacia los trabajadores en temas relacionados a PREVENCIÓ N DE
RIESGOS será n canalizadas a través de correo electró nico a las jefaturas
correspondientes quienes deberá n publicar en paneles informativos y dar a conocer
en charlas diarias.
Las comunicaciones desde los trabajadores se podrá n canalizar de diferentes vías:
• A través de la aplicació n del Toma 5 que se aplica diariamente en donde realizan la
detecció n de riesgos y se debe determinar las acciones correspondientes.
• A través de los representantes de Comité Paritario, quienes representan a los
trabajadores en temas PREVENCIÓ N DE RIESGOS.
• Directamente a su superior.
Quiénes recepcionen un comunicado deberá n hacerlo llegar a su Jefe de
Á rea, para que éste la derive a quien corresponda y se tomen las medidas
necesarias si las hubiese.

Grado de organizació n
• Control de recursos estratégicos (agua, energía)
• Influencia informal
• Relaciones de poder con otra parte interesada
• Otra informació n relevante
5.2 PROCESO DE COMUNICACIÓN PREVENCIÓN DE RIESGOS
Todas las comunicaciones que se reciban en forma verbal o vía telefó nica,
deben ser orientadas a hacerse por escrito vía correo electró nico. En caso
contrario, la persona que reciba la comunicació n, deberá traspasarla por
escrito mediante correo electró nico a su superior directo, quienes será n los
responsables de definir las acciones a seguir.
5.2.1 Proceso de Comunicación PREVENCIÓN DE RIESGOS Interna
El Correo Electró nico será el medio de comunicació n preferido dentro de Joy
Global, así debe priorizarse su uso. En el caso de aquellas personas que
no tienen acceso a correo, deberá n canalizarla a su superior para que pueda
realizar la comunicació n en forma escrita vía correo a quién corresponda.
Las comunicaciones hacia los trabajadores en temas relacionados a
PREVENCIÓ N DE RIESGOS será n canalizados a través de correo electró nico a las
jefaturas
correspondientes quienes deberá n publicar en paneles informativos y dar a
conocer en charlas diarias.
Las comunicaciones desde los trabajadores se podrá n canalizar de
diferentes vías:
• A través de la aplicació n del Toma 5 que se aplica diariamente en donde
realizan la detecció n de riesgos y se debe determinar las acciones
correspondientes.
• A través de los representantes de Comité Paritario, quienes representan
a los trabajadores en temas PREVENCIÓ N DE RIESGOS.
• Directamente a su superior.
Quiénes recepcionen un comunicado deberá n hacerlo llegar a su Jefe de
Á rea, para que éste la derive a quien corresponda y se tomen las medidas
necesarias si las hubiese.

Para esto el responsable del á rea enviará un comunicado a la directiva del

Comité Paritario, indicando los alcances del cambio y los efectos que se prevé
tenga en la salud, seguridad y/o medio ambiente del lugar de trabajo.
El Comité Paritario como representante de los trabajadores en temas HSECQ,
será el encargado de transmitir la informació n y decidir determinar la mejor
manera de como recoger las dudas o consultas de los trabajadores afectados,
las cuales se analizará n con el responsable del á rea y, si fuese necesario, con
el representante de la Gerencia.
5.4.2 Consulta Externa
Cada vez que exista o se produzca algú n cambio que afecte la salud,
seguridad y/o medio ambiente las partes interesadas apropiadas deberá n ser
consultadas.
El PREVENCIÓ N DE RIESGOS Manager deberá determinar quién es la persona má s
adecuada
para realizar consultas a partes interesadas externas en caso de requerirse.
6 REGISTROS
Nombre del registro Registro de Comunicaciones con Insistencia
Có digo del registro REG-06-01-01
Elaborado o emitido por Secretaria Gerencia de Operaciones
Distribuido por Gerente de Operaciones
Guardado por Secretaria de Gerencia Operaciones
Medio físico Papel, electró nico u otros medios.
Lugar físico Oficina de la Secretaria de Gerencia de Operaciones
Tiempo de
almacenamiento
1 añ o
7 REFERENCIAS
• NPG-11-01-00 “Procedimiento de Emergencia”
• Norma ISO 9001:2008, Sistemas de Gestió n de la Calidad – Requisitos.
• Norma ISO 9000:2008, Sistemas de Gestió n de la Calidad – Fundamentos y
Vocabulario.
• Manual de Gestió n Integrado PREVENCIÓ N DE RIESGOS – Capítulo 4

Norma 14001:2004 Sistemas de Gestió n Ambiental – Especificació n con Guía para

el uso
• OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestió n en Seguridad y Salud Ocupacional –
Especificació n
8 MODIFICACIONES AL DOCUMENTO
Punto
Modificado Descripción de la Modificación Fecha
5.3.2
Se establece la obligació n de reporta a la
Secretaria de Gerencia de Operaciones cuando
reciban o envíen una comunicació n externa
17-11-2004
5.7
Se incorpora este punto que establece la
manera de hacer consultas internas y externas 17-11-2004
6
Se agrega Registro de Comunicaciones
Externas 17-11-2004
9
Se agrega Anexo 3, formato de Registro de
Comunicaciones Externas 17-11-2004
Se hace una actualizació n general del
procedimiento 29-09-2005
5.1 Se elimina el registro de partes interesadas 14-11-2007
Se hace una actualizació n general del
procedimiento 14-11-2007
7
Se actualizan las referencias del documento a
las nuevas normas. 14-01-2009
6
Cambio de có digos al procedimiento y sus
registros. 13-09-2010
Revisió n General, cambio de logo JOYGLOBAL.
04-03-2013
Revisió n General.
15-03-2014
9 ANEXOS
• Anexo 1: Registro de Comunicaciones con Insistencia