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INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL DOCUMENTO

Una auditoría es una inspección o examen que se realiza en una empresa u organización para
verificar el correcto funcionamiento de la misma en distintos aspectos.

En el caso de la auditoría interna de calidad, es la que se lleva a cabo en las empresas para
controlar la perfecta implantación de la norma ISO 9001 en la organización. La realización de estas
auditorías internas de un modo periódico es un requisito dentro de la propia norma ISO 9001 y se
entiende como un componente básico para comprobar el grado de desempeño de la norma.

La auditoría interna se suele llevar a cabo por un trabajador o trabajadores de la propia empresa.
Lo relevante es que no pueden auditar la parte del proceso en el que ellos desarrollan su trabajo de
forma cotidiana. Esto es debido a que, al estar familiarizados con estas actividades o partes del
proceso, es más fácil que pasen por alto alguna deficiencia por considerarla normal.

Para poder realizar la auditoría interna, la empresa debe formar a estos trabajadores para que
sean capaces de evaluar con los conocimientos necesarios e identificando el correcto cumplimiento
de los procedimientos dentro de la organización según la norma ISO 9001.

En el apartado 3 de este documento se deben indicar quienes son los auditores internos de la
empresa.

En el documento se pueden observar palabras subrayadas de amarillo, estas indican periodos de

tiempos estimados, en caso de estimar tiempos diferentes estos deben ser modificados, en caso
de estimar el mismo tiempo se dejará igual, únicamente se debe quitar el subrayado.
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AUDITORÍAS INTERNAS
1. Propósito y Alcance

1.1 Propósito
Planificar, establecer, implementar y mantener un programa de Auditorías Internas, así como,
definir los lineamientos, criterios y actividades para la realización de éstas en el Sistema de Gestión
de Calidad

1.2 Alcance
Aplica a las auditorías que se realizan en todos los procesos que conforman el SGC

2. Definiciones, Terminologías y Siglas:

Auditoría Proceso sistemático independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoría.
Auditor líder Auditor Interno asignado para coordinar a un equipo auditor.
Auditor interno Persona que lleva a cabo una auditoría.
Auditado Organización que es auditada.
Acción correctiva Acción para eliminar una no conformidad detectada.
Información Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
documentada evidencia de actividades realizadas

3. Responsables

4. Desarrollo

3.1 DESIGNAR AL AUDITOR LÍDER

El ____________ puesto, designa auditor líder.
Solicita al auditor líder que realice el programa de auditorías internas.

Nota 1. El Auditor Líder es la persona que:

a. Tiene educación formal media superior.
b. Cuenta con constancia de conocimiento en la norma ISO 9001:2015.
c. Cuenta con constancia de Auditor
d. Que haya participado como mínimo en una auditoría interna.
e. En caso de que el Auditor Líder sea una persona externa al SGC o a la
Institución, el responsable del SGC deberá verificar que se cuente con las
competencias establecidas en éste procedimiento y que lo siga tal y como
está establecido.
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4.2. ELABORAR, REVISAR, AUTORIZAR Y DIFUNDIR EL PROGRAMA DE

AUDITORÍAS INTERNAS.

4.2.1. Elaborar el Programa de Auditorías Internas

4.2.1. En la primera quincena del año se elabora el Programa de
Auditorías Internas con base en:
a. La importancia del proceso.- Se auditan los procesos clave del
SGC considerando su importancia.
b. El estado del proceso.- Se auditan los proceso de apoyo que
no logren su indicador o donde se presente reincidencia de
salidas no conformes.
c. Resultado de auditorías previas.
d. La viabilidad para llevarla a cabo.
e. Cambios en los procesos. Se programan los procesos donde
haya cambios en: actividades, equipos, software, regulaciones
/ estatus y personal, que de no aplicarse o realizarse
correctamente, dichos cambios comprometan la eficacia de su
operación.
f. Nuevos productos y servicios o modificaciones a los
existentes.- Se auditan los procesos donde se generan o
modifican productos o servicios. Así como a modificaciones a
cambios en la normatividad o registros de las partes
interesadas aplicable a los procesos, productos, servicios.
g. Rotación de personal.- Se audita el proceso que en su plantilla
refleje una rotación de personal igual o mayor que el 25%, una
vez que termine su tiempo de entrenamiento.
h. Al terminar, presenta el programa a la Alta dirección para su
revisión.

Nota 1. Los procesos se auditan como mínimo una vez al año.

4.2.2. Revisar y autorizar el programa de auditorías internas.

La Alta Dirección y el Auditor Líder, revisan conjuntamente el Programa de auditorías

internas y si es necesario lo adecuan a las necesidades de la operación. Lo firman a
efecto de oficializarlo

Definen el recurso: humano, financiero, tiempo, etc., necesario para la eficaz realización
del programa.

4.2.3. Difundir el programa de auditorías internas.

La Alta dirección, notifica, a los responsables de los procesos el Programa de auditorías

internas; para esto, dispone de cinco días hábiles siguientes a la fecha de autorización del
programa.

En el transcurso del año da mantenimiento al Programa de auditorías internas y se

asegura de que se cumpla.
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4.3. ELABORAR, REVISAR, AUTORIZAR EL PLAN DE AUDITORÍA E INTEGRAR EL

EQUIPO DE AUDITORES.

4.3.1 El Auditor Líder, inicia el proceso de auditoría, elabora el Plan de Auditoría donde
define:

a. Objetivo.- Resultado a lograr.

b. Alcance.- Qué procesos y actividades serán auditadas, basado ya sea en los
hallazgos encontrados en auditorías anteriores (internas o externas) o puntos
que considere importantes.
c. Criterios de auditoría.- Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la
auditoría.
d. Equipo de auditores internos.- Uno o más auditores que llevará a cabo una
auditoría.
e. Fecha de auditoría. Días en los que se realizara el ejercicio de auditoría.

Nota 2. El auditor interno es la persona que:

a. Tiene una educación formal media superior.
b. Cuenta con una constancia de auditor de Calidad y labora en la organización.

4.3.2. Entrega a Alta Dirección el Plan de auditoría; para su revisión y aceptación; y en

caso de haber modificaciones, se realizan de común acuerdo.

Nota 3. Lineamientos de auditoría:

a. El SGC debe ser conforme a las Normas ISO 9001:2015, y se debe
cumplir con los requisitos que en él se han incluido ya sean del servicio,
usuarios, regulatorio o de la propia Dirección Académica.
b. Las actividades se deben realizar como fueron planificadas y
documentadas en el SGC.
c. Cumplir con la normatividad aplicable a las distintas actividades que se
realizan en el SGC.
d. El personal entrevistado, de manera individual, es quien responderá las
preguntas.
e. Plan de auditoría puede sufrir cambios en el personal asignado para
entrevistar en la auditoría.
f. A la ausencia del responsable asignado para entrevistar, se debe
asignar a otra persona a efecto de dar cumplimiento al Plan de
auditoría.
g. Se debe cumplir el Plan de auditoría tal como está planificado. No es
válido omitir o agregar elementos sujetos a auditoría a efecto de no
alterar el alcance establecido.
h. El auditor no podrá auditar su propio trabajo.
i. Los hallazgos de auditoría se califican en:

No conformidad Mayor: Es cuando se presenta una condición que afecta a la capacidad del
sistema de gestión para lograr los resultados previstos; o cuando existe una duda significativa de
que se haya implementado un control eficaz de proceso, o de que los productos/servicios cumplan
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los requisitos especificados. Tres no conformidades menores asociadas al mismo requisito o

cuestión que demuestren una desviación sistemática constituyen una no conformidad mayor.

No conformidad Menor: Es cuando se presenta una condición que no afecta a la capacidad del
sistema de gestión para lograr los resultados previstos.

Observación: No se incumple ningún requisito, pero si no se atiende de forma adecuada, se

puede convertir en una no conformidad.

Oportunidad de Mejora: Es una apreciación que basada en la competencia técnica y la

experiencia del auditor podría redundar en oportunidades para fortalecer los procesos y/o el
sistema de gestión.

De ser conveniente algún criterio adicional, en la reunión de apertura, éste se asienta en

el propio plan de auditoría y se evalúa la pertinencia de ser documentado en este
procedimiento.

4.3.3. Revisar y autorizar el Plan de Auditoría.

4.3.3.1 La Alta dirección y el Auditor Líder, revisan el Plan de auditoría, para

detectar situaciones que pueden alterar el proceso. Si encuentran algún inconveniente,
establecen la forma de solventarlo, se hace el cambio establecido en el documento, se
imprime y lo firman de conformidad.

4.3.3.2 Establecen, de común acuerdo, la documentación a emplearse en el

proceso como formatos, procedimientos aplicables a los procesos sujetos de auditoría,
reportes de acción derivados de auditorías pasadas, etc.

4.3.4. Difundir del plan de auditoría

4.3.4.1. El Auditor líder difunde el Plan de auditoría en toda la organización, el día

programado para la reunión de apertura.

4.3.4.2 Archiva el Plan de auditoría, como parte de la información documentada,

del proceso de auditoría.

4.4. AUDITORÍA INTERNA

4.4.1 Antes de la auditoría

4.4.1.1. Solicitar Recursos y enviar citatorios para realizar la auditoría.

El auditor líder solicita a los vehículos, gasolina, y viáticos como alimentos y hospedaje
(en caso de ser necesario) o los recursos necesarios para realizar la auditoría.

Elabora los citatorios de reunión de apertura y de cierre de auditoría y verifica que se

envíen 15 días antes de la fecha de auditoría.
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4.4.1.2. Planear y asignar recursos para auditoría interna.

El auditor líder convoca a reunión al equipo auditor (por medio de oficio, teléfono o correo
electrónico) con la finalidad de coordinar la auditoría, en donde se ven los siguientes
puntos:

a. Elabora Minuta de reunión con los temas a tratar.

b. Da a conocer el Plan de auditoría autorizado y entrega
copia a cada integrante.
c. Revisa el Procedimiento de auditoría.
d. Asigna procesos a auditar, además de indicarles si se les asignará un
observador o guía.
e. Elabora en conjunto con el equipo las preguntas que se harán durante la
auditoría en la Lista de verificación.
f. Solicita al equipo que reúna las evidencias necesarias para dar soporte a los
hallazgos encontrados, ya sea en fotografía o copia de listas de verificación,
formatos, etc., en caso de no tener evidencia física, la observación directa
bastará.
g. Notifica al equipo auditor, que los documentos de trabajo deberán retenerse
hasta que finalice la auditoría.
h. Conmina a los auditores a sostener una pequeña reunión al término de cada
día de auditoría con el fin de conocer los detalles del ejercicio.
i. Solicita al auditor interno que elabore el Informe de auditoría interna y lo
entregue (impreso o digital) con los hallazgos encontrados sin calificar su tipo,
esto al término de la entrevista con el auditado.
j. Establece la fecha para la reunión de elaboración del Informe de auditoría.

Las metodologías empleadas por los auditores para la preparación y realización de la

auditoría comprende:

a. La revisión documental
b. La toma de notas para la realización de su Lista de verificación.
c. Observación directa de la realización de las actividades que constituyen los
procesos.
d. Entrevista al personal que interviene en los procesos y usuarios de los mismos.
e. Muestreo para verificar que la información referida es veraz y que las
actividades se realizan de la forma en que fueron planeadas. Además para
establecer si los requisitos, metas y objetivos se logran en la medida
planificada.

Cada uno de los auditores del equipo hace la revisión de los procedimientos que le fueron
asignados a efecto de preparar su Lista de verificación. Al término de la auditoría entrega
su documentación al Auditor líder, quien lo retiene 5 días hábiles, posteriores a la
auditoría para aclaración de dudas.

El auditor líder, en caso de considerarlo necesario, coordina la segunda junta con el

equipo auditor.
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4.4.2. Durante la auditoría

4.4.2.1. Realizar la junta de apertura con el equipo auditor y los auditados:

a. La Alta Dirección o el Auditor Líder, presentan al equipo auditor ante los

asistentes y solicitan sus firmas en la Minuta de reunión.
b. Informa el alcance y objetivo. Hace ajustes al Plan de auditoría si aplica.
c. Proporciona un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las
actividades de auditoría.
d. Confirma los canales de comunicación.
e. Proporciona a los auditados la oportunidad de realizar preguntas.
f. Informa el día, hora y lugar en la que se realizará la reunión de cierre.

4.4.2.2. Revisar los procesos

Los auditores internos ejecutan la auditoría recabando mediante entrevistas, observación
directa, revisión documental y lo que consideren necesario. La evidencia objetiva que les
permita establecer la conformidad o no conformidad de los requisitos del SGC. Los
hallazgos se revisan con los auditados para asegurar su comprensión y obtener el
reconocimiento de la evidencia que lo soporta. Así mismo, dan el derecho de replica a los
auditados y en caso de que haya una opinión divergente, relativa a las evidencias, los
auditores internos, solicitan el apoyo del auditor líder para clarificarla.

Los auditores internos, solicitan al auditor líder la clarificación de dudas o interpretaciones

cuando lo consideren prudente, durante el ejercicio de la auditoría,.

Al término de la entrevista, los involucrados firman el Minuta de reunión de conformidad o

bien de enterados de lo observado.

El equipo auditor tendrá, si lo considera necesario al menos una reunión al término de las
actividades programadas, con los auditores que el Auditor líder considere pertinentes,
para cada día con el fin de revisar los hallazgos de la auditoría encontrados en ese
momento.

En el caso de que algún miembro del equipo auditor identifique una no conformidad, la
notifica al auditor líder quien la valora y reporta inmediatamente con la Alta Dirección

4.4.2.3 Elaborar informe

El equipo auditor celebra junta de trabajo antes de la reunión de cierre para:

a. Calificar los hallazgos.- El auditor interno consulta con el auditor líder los
hallazgos y con base en la evidencia presentada, se le asignará la categoría.
b. Acordar las conclusiones de auditoría.
c. Preparar recomendaciones, si se especifica en los objetivos de la auditoría.

El auditor líder es el responsable de la preparación del contenido del Informe de auditoría

interna; el cual proporciona un registro completo de la auditoría, preciso, conciso y claro,
incluyendo:
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a. Descripción y calificación de los hallazgos.

b. Conclusiones de auditoría
c. Recomendaciones para la mejora, si se especifica en los objetivos de la
auditoría.

Informa a la Alta Dirección sobre los hallazgos encontrados, le entrega el Informe de

auditoría interna para su aprobación y firma.

4.4.2.4 Realizar junta de cierre con el equipo auditor y los auditados.

El Auditor Líder, presenta y explica a los asistentes el Informe de auditoría interna.

Clarifica las situaciones que procedan y se establecen los siguientes acuerdos respecto
de los hallazgos:

a. La entrega de las acciones, se deberá realizar en un período

máximo de 10 días hábiles, a partir de la reunión de cierre de
auditoría, para su aprobación e implementación
b. Fecha límite para verificación de la implementación de las
acciones, será con un máximo de trece semanas, para su
atención y en caso de ser efectiva, cerrar el hallazgo. Para esto
se debe contar con la documentación completa o comentarios,
que avalen la acción de cierre.

Solicita a los participantes firmen la Minuta de reunión, al cierre de la auditoría. Agradece

el apoyo recibido para la realización de la auditoría.

El auditor líder solicita a los auditados que evalúen el desempeño del auditor mediante el
Evaluación al auditor interno y lo envíen vía correo electrónico, lo analiza y envía
retroalimentación a los auditores.

4.4.2.5. Difundir los resultados de auditoría

La Alta Dirección, difunde los resultados de la auditoría en toda la organización; para esto
se contemplan los dos días hábiles siguientes a la fecha de elaboración del Informe de
auditoría interna como parte de los registros de la auditoría.

Se resguarda el Informe de auditoría interna como parte de la información documentada

de la auditoría.

4.4.3. Después de la Auditoría

4.4.3.1 Determinar la causa raíz, generar e implementar el plan de acción.

La Alta Dirección cita a reunión al auditor líder y a los responsables del proceso, en un
período máximo de 10 días hábiles después de detectar el problema para determinar la
causa raíz, y en función del tipo de hallazgo, para generar el plan de acción y erradicarla.

El cual se documenta en el Reporte de Acción, y se entrega con la documentación de

soporte conveniente, al auditor líder para su aprobación. De aceptarse, se inicia el
proceso de implementación de la acción. En caso contrario, se clarifica con el auditor líder
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la discrepancia y procede a hacer la adecuación que aplique, reflejándola en la forma y

presentándola de nuevo para su revisión.

Una vez aprobado el Reporte de Acción, el auditor líder conserva el documento con el fin
de dar seguimiento a las acciones propuestas.

4.4.3.2 Verificar la eficacia de las acciones.

El auditor líder, junto con los auditores internos, revisan la documentación que se envía
como evidencia para cerrar los hallazgos y deja el registro.

3.4.3.3. Archivar los Reportes de Acción evaluación cerrados e informar:

El Auditor líder, archiva los Reportes de Acción cerrados como parte de la información
documentada del proceso de auditoría, e informa a la Alta Dirección, lo referente a los
resultados del ejercicio de auditoría.

4.4.3.4 Informar los resultados

Se informa en la revisión por la Dirección, lo referente a los resultados de auditorías.

PLAN DE CONTROL DE LAS ACTIVIDADES

Etapas Requisito Registro Control Resultado
de Criterios Frecuencia Responsable
actividades

5. Referencias

5.1 Procedimientos Relacionados

N/A

5.2 Documentos de Referencia

www

6. Formatos
Código Título Interno / externo
Programa de auditorías
Plan de auditoría
Lista de verificación
Informe de auditoría

7. Historial de Revisiones
No. de
Fecha de revisión
Revisió Descripción de la revisión
del procedimiento
n
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