Universidad Galileo.

Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales.

Sexto Trimestre.
Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

ENTREGABLE 1: TAREA NO.1

Tema: DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA ADMINISTRATIVO. (DEPTO. DE
RECURSOS HUMANOS)

Pasos a Seguir Descripción

Síntomas del problema.
Explicar qué es el problema.
Explicar por qué es un problema
y dar una razón de
importancia.
Explicar que ha hecho por
resolver el problema.
 Desconocimiento de la estructura organizacional
 Comunicación inadecuada
 No se respeta la jerarquía de puestos
 No se delegan responsabilidades
 Falta de equipo y sistemas de información que
permitan llevar mejores controles en os procesos
administrativos.
El problema es la falta de organización, comunicación
de parte del departamento de Recursos Humanos, ya
que no han implementado métodos en los cuales tengan
en orden los procedimientos adecuados en el personal
de la empresa.
De los anteriores problemas encontramos que el
departamento de Recursos Humanos posee una gran
responsabilidad dentro de la empresa, por lo que no solo
afecta al departamento si no que a otras áreas dentro de
su
la empresa.
El departamento de Recursos Humanos es una de las
áreas más importantes ya que esta se encarga del
personal y asignarles sus atribuciones para que todo
esté debidamente organizado.
Para la solución del problema se ha implementado
diversas acciones para mejorar las funciones erróneas y
el mal funcionamiento dentro de la empresa, para
nosotros es muy importante que seamos sólidos y que
podamos plantearnos métodos alternos para la solución
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de nuestro departamento.
Lo primero que hay que hacer es reconocer que hay un
problema, por tanto, reconocer, que tenemos un
problema es parte de la solución. Analizar que
alternativas encontramos para combatir el mal manejo
del departamento, corregir errores desde principio para
poder dar un mejor seguimiento a cada uno de los
métodos seleccionados.
Con eso también necesitamos el personal a cargo de las
mismas funciones que tengan la capacidad de transmitir
sus conocimientos y de realizar una buena ejecución de
lo planteado.
 Métricas para medir la productividad del
departamento y el personal a cargo
 Debate entre equipo de Recursos Humanos y
altos mandos (para un mejor acuerdo conjunto)
 Encontrar un punto inicial para poder partir desde
allí
 Implementar una cultura corporativa para
fomentar la innovación y las ideas de mejora en
toda la fuerza laboral
Cómo podrían atacarlo.
 Mejorar los niveles de calidad tales como de
salud y de seguridad
 Motivaciones para mejorar la labor de los
trabajadores
 Fomentar las charlas informativas a los
trabajadores para que conozcan más la
organización y su jerarquía
 Poner en práctica iniciativas tipo Kaizen con el
feedback
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La importancia de resolver estos problemas nos servirá
para poder obtener buenos resultados para la empresa y
poder corregir los errores de una manera más efectiva,
Determinar la importancia del
para garantizar el crecimiento no solo de la empresa si
problema.
no de nuestros empleados.
Con esto tendríamos un mejor manejo en el
departamento de Recursos Humanos y del personal.
Para nuestra empresa es importante el resolver los
malos manejos del departamento y del mecanismo que
Consecuencias de resolver el
se maneja, para seguir creciendo como empresa y para
problema.
poder aportar mejores conocimientos a los trabajadores
y ganar un mejor reconocimiento.
Si ignoramos todos estos problemas que nos afectan en
el departamento no solo no estamos avanzando a ser
mejores si no que estamos generando errores en otras
Determinar las consecuencias de
áreas e interrumpiendo el buen funcionamiento de
la no acción.
producción y productividad en la empresa y en nuestros
trabajadores, no obstante, la empresa tendría problemas
mucho más serios por no solucionar las cosas a tiempo.
 Los empleados no pudieran colaborar con las
nuevas medidas implementadas
Determinar de antemano las  Llevaría un poco de tiempo la nueva organización
dificultades que pueden planteada
presentarse y cómo sugiere que  Las personas a cargo no pudieran ponerse de
se resuelvan. acuerdo con los métodos seleccionados
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ENTREGABLE 1: (TAREA NO.2) Tema: ANÁLISIS SITUACIONAL FODA Y
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

FACTORES INTERNOS

FORTALEZAS DEBILIDADES

Mercado mayoritariamente comprometido La efectividad en los procedimientos en la

por la industria maquilera
Materiales de alta calidad en el mercado suficiente para satisfacer las necesidades
Innovación en los productos
Costos accesibles para nuestros clientes
Producción incremento consideradamente
actualidad es muy lenta
la maquinaria y el personal no era
de los clientes.
no conocer las atribuciones de los
empleados
No Poseer mecanismos de seguridad
actualizados
Falta de organización

FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Mejores ventas por la aceptación en el No contar con medios para poder

mercado textilero comercializar productos
Variedad de productos en la empresa Una gama de competidores en el mercado
Descontrol en la empresa, en distintas
Niveles de aceptación de los clientes áreas

Buena posición en el mercado Pagos excesivos de impuestos

Presiones económicas, legales y sociales
Influencias extranjeras
que se encuentra en el país.

MATRIZ FODA
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FORTALEZAS DEBILIDADES
 Materiales de alta  Efectividad en
calidad procedimientos muy
 Innovación de lenta
productos  Personal y
 Costos accesibles maquinaria
 Incremento de insuficiente
producción en la  Falta de actualización
empresa de seguridad
 Falta de organización
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS
MAX (F) / MAX (O) MIN (O) / MAX (D)
 Aceptación en el OFENSIVAS ADAPTIVAS
mercado  Obtener aún más  Solucionar la falta de
 Variedad de materiales para seguridad para poder
productos seguir aceptado en brindar una mejor
 Aceptación por parte por nuestros clientes atención a nuestros
de los clientes  Variedad de clientes
 Buena posición en el productos de la más  Entrenamiento a
mercado alta calidad e nuestro personal
 Influencias innovación  Establecer una mejor
extranjeras  Incrementación de organización dentro
demanda por nuestra de la empresa para
buena posición llegar a un mejor
posicionamiento del
ya establecido
AMENAZAS ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS
MAX (F) / MIN (A) MIN (D) / MIN (A)
 Problemas para DEFENSIVAS SUPERVIVENCIA
comercializar  Gracias a nuestro
productos incremento de  Desarrollo de nuevos
 Competidores en el producción combatir sistemas de
mercado los problemas de seguridad
 Desorganización comercialización  Evaluar la
dentro de la empresa  Nuestros productos organización para
 Pagos excesivos de accesibles nos hacen plantear y agilizar el
impuestos ser aceptados en el personal
mercado por nuestros
consumidores
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DIRECCION GENERAL

ASSESOR CONTABLE

DIRECCION DE DIRECCIÓN DE
DIRECCIÓN DE VENTAS DIRECCIÓN DE SITEMAS
PRODUCCION RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DESPACHO Y MANTENIMIENTO DE

DE COMPRAS DE LOGISTICA MANUFACTURA DE CAPACITACIÓN RECLUTAMIENTO DE VENDEDORES EMPAQUES SISTEMAS

SECCION DE SECCION DE SECCION DE

SECCION ALMACEN PRODUCTO EN ORIENTACIÓN
SECCIÓN DE BUSQUEDA
PROCESO SECCIÓN DE
COMPRAS FACTURACIÓN SEGURIDAD
SECCION DE SECCION EN SECCIÓN DE
INVENTARIO PRODUCTO PERFECCIONAMIENTO
TERMINADO

Elaborado por: Revisado por:

Autorizado por: Lic. Jose Rodolfo Guillén Última fecha de revisión:
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 Explicación de Organigrama

El diagrama tiene las siguientes características:

Especifico ya se desglosan las áreas a cargo de los departamentos

Funcional porque es un diagrama vertical que configura la estructura

organizativa a partir de las funciones.

Vertical (arriba abajo)

 Cambios realizados en la estructura organizacional propuesta.

1) Se agrego un nuevo departamento en la dirección de ventas, ya que
era muy importante ya que de ellos depende que todos los clientes
queden satisfechos tanto del servicio como de la entrega exacta de
la mercadería y anteriormente no se había tomado en cuenta en la
empresa.
2) También se agregó una nueva dirección llamada ¨Dirección de
sistemas¨ el cual fue pensada ya que en la empresa se tiene
problemas de seguridad tanto como dentro de la empresa como
también seguridad tecnológica (sistemas operativos), esta dirección
tiene a su cargo al mismo del mantenimiento de maquinaria.
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ENTREGABLE 1: (TAREA NO.3) Tema: ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS
(DIAGRAMA DE CASO DE USO)

IDENTIFICACIÒN
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Formas de interactuar con el

Usuarios Rol
sistema

 Fomenta junto a
otros mandos de
RRHH las
Plantea un plan de soluciones que se
Gerente General tiene que tomar
mejoramiento.
dentro de la
organización.

 Realiza charlas
informativas sobre
la organización.
 Encargado de
Encargado de fomentar
Gerente Recursos reclutamiento de
soluciones para la
Humanos nuevo personal.
empresa y los empleados.
 Implementa nuevas
métricas para mejor
funcionamiento del
área.
 Encargado de
mejorar el
mantenimiento de
maquinaria de otras
Analiza el mantenimiento y
Dirección de Sistemas áreas de la
seguridad del sistema.
empresa.
 Encargado del
sistema y
seguridad.

ENTREGABLE 2: (TAREA NO.4) Tema: PLANIFICACIÓN DE PROCESOS GANTT Y CPM_PERT

LISTA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN PREDECESOR TIEMPO RESPONSABLE
Analizar junto a los altos
Gerente
A mandos solución a los - 6
General
problemas
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Encontrar un punto o área Gerente

B A 6
inicial por el cual iniciar General
Implementar una cultura
corporativa para fomentar la
Gerente de
C innovación y las ideas de A 8
RRHH
mejora en toda la fuerza
laboral
Fomentar las charlas
informativas a nuestros
Gerente de
D subordinados para que A 4
RRHH
conozcan más la
organización y su jerarquía
Métricas para medir la
Gerente de
E productividad de los B 3
RRHH
departamentos
Creación de nuevas normas
Gerente de
F dentro de cada área o C 5
RRHH
departamento
Mejorar los niveles de
Dirección de
G calidad en los sistemas C 4
Sistemas
operativos
Motivaciones para mejorar Gerente de
H E,F 8
la labor de los trabajadores RRHH
Integrar nuevas directrices
para el mejoramiento de los Gerente de
I D,G 5
departamentos y sus RRHH
problemas
Mejorar la contratación y
selección del nuevo Gerente de
J H 5
personal que requiere la RRHH
empresa
Mejorar el ambiente laboral Gerente de
K I 2
dentro de la empresa RRHH
Se define las acciones Gerente de
L J,K 3
realizadas por altos mandos RRHH

DIAGRAMA DE GANTT

DESCRIPCION
ACTIVIDAD A B C D E F G H I J K L RESPONSABLE

Analizar junto a los altos mandos Gerente

A -
solución a los problemas General
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Encontrar un punto o área inicial por Gerente

B
el cual iniciar General
Implementar una cultura corporativa
para fomentar la innovación y las Gerente de
C
ideas de mejora en toda la fuerza RRHH
laboral
Fomentar las charlas informativas a
nuestros subordinados para que Gerente de
D
conozcan más la organización y su RRHH
jerarquía
Métricas para medir la productividad Gerente de
E
de los departamentos RRHH
Creación de nuevas normas dentro Gerente de
F
de cada área o departamento RRHH
Mejorar los niveles de calidad en los Dirección de
G
sistemas operativos Sistemas
Motivaciones para mejorar la labor de Gerente de
H
los trabajadores RRHH
Integrar nuevas directrices para el
Gerente de
I mejoramiento de los departamentos y
sus problemas RRHH
Mejorar la contratación y selección
Gerente de
J del nuevo personal que requiere la
empresa RRHH
Mejorar el ambiente laboral dentro de Gerente de
K
la empresa RRHH
Se define las acciones realizadas por Gerente de
L
altos mandos RRHH
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DIAGRAMA DE REDES

16/12 19/19 27/27

0/0 6/6
14/14
32/32 35/35

25/18 30/23
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HOLGURAS
ACTIVIDA OCURRENCIAS
EVENTO TIEMPO
D
TJ TEI D TOTAL LIBRE
6 0 6 0 0
0-1 A 6

25 6 4 15 8
1-2 D 6

14 6 8 0 0
1-3 C 8

16 6 6 4 0
1-4 B 4

14 18 4 0 0
2-3 G 3

30 18 5 7 0
2-5 I 5

25 14 4 17 0
3-2 G 4

19 14 5 0 0
3-6 F 8

19 12 3 4 4
4-6 E 5

32 23 2 7 7
5-8
K 5

27 19 8 0 0
6-7 H 2

32 27 5 0 0
7-8 J 3

35 32 3 0 0
8-9 L

ENTREGABLE 3: (TAREA NO.7) Tema: INFORME FINAL

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TABLA DE ANALISIS DE RIESGO

SUBSISTEMA: PLAN DE MEJORAMIENTO

SISTEMA: GERENTE GENERAL

FECHA: 11/06/2022

ANALISTA: PAOLA MORAGA

NOMBRE DEL CONTROL

DESCRPCIÒN CATEGORIA
RIESGO RECOMENDADO

Analizar problemas
que estén afectando
a la organización

Al no tomar cartas
en el asunto del Interactuar con el
mejoramiento de personal responsable
No analizar de los problemas
la empresa tiene
correctamente el analizados
como riesgo que
plan de BII
la empresa tenga
mejoramiento de
varios problemas
la empresa.
en sus distintas
áreas.

Idear un plan de
mejoramiento con
otros mandos a
cargo.

SUBSISTEMA: información errónea de la organización

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SISTEMA: RECURSOS HUMANOS

FECHA: 11/06/2022

ANALISTA: PAOLA MORAGA

NOMBRE DEL CONTROL

DESCRPCIÒN CATEGORIA
RIESGO RECOMENDADO

Implementar
actividades dentro de
la empresa que
ayuden a que os
empleados conozcan
más sobre las áreas.

Por falta de Que cada empleado

información por conozca las tareas
parte de los que tiene que realizar
empleados, no se en su área.
Información errónea
maneja un buen CII
de la organización
funcionamiento de
sus funciones o
tareas que deben de
realizar.

Fomentar el buen
funcionamiento de
la información que
el empleado posee.

SUBSISTEMA: SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO

SISTEMA: DIRECCION DE SISTEMAS

FECHA: 11/06/2022
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Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.
ANALISTA: PAOLA MORAGA

NOMBRE DEL CONTROL

DESCRPCIÒN CATEGORIA
RIESGO RECOMENDADO

Capacitar a los
empleados del área
para el bue n
mantenimiento de
maquinarias, para
que no tengan
errores o fallas.

Problemas graves
por falta de
mantenimiento de
El fallo de las Guardar información
las maquinarias de
maquinarias de la cada cierto tiempo.
la empresa, así CII
empresa, y la
como también la
seguridad de esta
invasión en el
sistema, robo de
información.

Alertas inmediatas
al detectar invasión