UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA
CEI: Villa Nueva
Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración
Curso: Automatización de Procesos Administrativos, Casos Empresariales
Horario: 12:00pm a 1:00pm
Tutor: Lic. Jorge Mario Pérez

Caso de Estudio Empresa

“Textiles H & A”
Entregable 1: Parte 1,2 y 3
Entregable 2: Parte 4 y 5

Carné, Apellidos, Nombre del Alumno:

19003462 – Carrillo Aquino, Luis Fernando
19003052 – Lemus Pérez, Juan Carlos
19000659 – Paredes Ruiz, Karla Paola
19002521 – Pérez Poou, Mayra Noemi
16003583 – Santos Monroy, Katherine Paola
Fecha de Entrega: sábado 23 mayo 2020
Semana a la que corresponde: Semana 6
 Antecedentes

La empresa Textiles H&A, se dedica a la comercialización y exportación de productos

textiles, es una empresa guatemalteca con una estructura de mercado conformado por la
industria maquilera a nivel internacional, siendo su público objetivo la demanda de Estados
Unidos.

Se tomó en cuenta, la determinación del análisis del entorno que puede afectar el mercado
global, tanto externamente como internamente apoyándose de herramientas que ayuden a
medir los índices de aceptación, para ello se utilizó la matriz de los índices de factores
internos y externos.

A raíz del análisis situacional, se pudo llegar a la determinación de distintos problemas a

nivel operativo, producción y administrativo, así como también las estrategias que serán
necesarias para elaborar un plan de acción.

Determinación y Selección del Problema Administrativo

El Problema a resolver es la mala organización en la dirección de Producción consiguiendo

mayores nivel de eficiencia en los procesos, métodos y procedimientos productivos, es
posible mejorar los procesos en términos de tiempo, precio y condiciones de compra la cual
se reflejan en el comportamiento del cliente ante la empresa y sus productos, ya que esto ha
afectado a la empresa Textiles H&A por la mala organización de esta área la cual depende
que toda la producción tenga los procesos y procedimientos definidos para las demás áreas
para que funcionen de forma adecuada ya que esto hace que se entorpezca la logística,
ocasione perdidas y descontrol, así mismo en los empleados no se delegan
responsabilidades.

Insumos:
Se necesita en la empresa insumos según los términos siguientes: RRHH capacitado,
materiales, capital, crédito, etcétera, a fin de que pueda funcionar efectiva y eficazmente en
consonancia con la cultura organizacional (finalidad, visión, misión, valores y marca).

Procesos:
Los procesos ayudan a utilizar los insumos de forma creativa. Hacen que los insumos
tengan sentido, combinándolos de forma creativa para crear algo que no existía antes.
Representan las áreas operacionales fundamentales de un negocio: el marketing, las
finanzas, los RR.HH., la producción, la administración, etcétera. Son los departamentos
tradicionales de una organización empresarial.

Productos:
Son los bienes que un negocio vende o el servicio que presta a miembros del público. El
producto sirve como forma de retroalimentación que permite la evaluación del sistema en
su conjunto de Textiles H&A.

Determinación y Selección del Problema Administrativo

PASOS A SEGUIR DESCRIPCIÓN

Se ha detectado que hay un descontrol de asignación de puestos

Síntomas que ocasiona que no sepan quiénes son sus jefes inmediatos,
mala organización, poco conocimiento en los procesos.

Descontroles en la estructura organizacional no se respeta

Explicar qué es el problema
jerarquía de puestos.
 No se tiene control de los puestos en la estructura
Explicar por qué es un problema y dar una organizacional requerida que provoca el mal manejo de
razón de su importancia procesos y órdenes necesarias para la elaboración de los
productos.

Dosificar las jerarquías debido a la alta distorsión de

Explicar qué han hecho otros al respecto de
comunicación en la empresa, implementar la introducción de
este problema
metodologías ágiles para la mejora en su eficacia y eficiencia

Se necesita mejorar en la estructura organizacional y la

Como podrían atacarlo (Inicialmente)
mejora de la efectividad de los procesos jerárquicos.

Si no se soluciona la estructura organizacional seguirán

Determinar la importancia del problema teniendo un descontrol de los puestos, la cual seguirá
ocasionando un mal manejo de los procesos y procedimientos.

Definir las consecuencias de la resolución Se produce un descontrol internamente, se produce una baja en
del problema la producción, pérdida de tiempo con duplicidad de tareas.

Determinar las consecuencias de la NO Se produce una baja en la producción, problemas a nivel

acción operativo y administrativo.

Determinar de antemano las dificultades

Incremento del desconocimiento de la estructura
que puede presentarse y cómo sugiere que
organizacional. No delegando las responsabilidades.
se resuelva

Cuadro de Análisis del Problema

Prioridad Problema Objetivo Recursos Necesarios Limitantes

Falta del Implementar el área de despacho

Infraestructura para el área
departamento de y empaque para mejorar los
10 a implementar, maquinara y Presupuesto
Despacho y controles y Minimizar trabajos
equipo a utilizar
Empaque en otras áreas
 Minimizar errores, mejorar Implementar Equipo de
Malos Controles en controles y llevar acabo Computo, software,
10 Presupuesto
producción procedimientos estandarizados y maquinaria innovadora,
sistematizar procesos mano de obra capacitada
Referencia
Alta 8 A 10
Media 5A7 Disposición de parte
4 Baja Conflicto 0 Aen4 el Capacitar constantemente e Programas de incentivos y
del personal para
talento Humano integración de personal actividades extra oficina
participar

8 Tecnología Obsoleta Actualizar programas compra de nuevo software Costos bajos

Proveedores para Falta de repuestos y

Maquinara En Mal Optimizar cada máquina para
8 mantenimiento de las proveedores a un
Estado mejorar la producción
misma costo bajo

Personal apto para el

7 Control en Logística
Llevar mejores controles para
puesto, y equipo de
minimizar robos y llevar control Presupuesto
computo para llevar
de ventas
reportes
 Solución del Problema

La solución que se implementara será la creación de perfiles de puesto a cada área.

Se detallara, las responsabilidades y labores que tendrá cada empleado.

En el área de producción se darán manuales de procesos que ayudaran a utilizar insumos de
forma proactiva.

Se capacitarán los empleados para realizar dichas tareas en los procedimientos de la

producción, a los empleados encargados de las diversas maquinas textiles, ser dará conocer
el sistema organizacional implementando un medio de información por medio de pantallas
que contenga la información de los cambios que se realizan dentro del departamento esto
ayudara a que la comunicación tanto en áreas como empleados sea efectiva llevando
buenos resultados para alcanzar la metas ya que un capital humano capacitado genera
mayores resultados.

A los empleados encargados de las diversas maquinas textiles, se les brindara

mantenimiento a cada una, con fecha específica para que no sucedan errores a la hora de
producción.

También se aplicara un sistema en el cual pueda registrar la materia prima que utilizamos
para cada artículo que se produce, también nos mostrara la perdida de materia prima el
costo, y así mismo nos ayudara a darnos el reporte de la materia prima en existencia para
que no existan robos, ni perdidas de materia prima.

Se implementara un sistema de inventarios para generar reportes ya sea semanal, quincenal

o mensual, esto con el fin de saber y dar conocer el status de la mercadería existente
vendida, anulada a todos los integrantes de la empresa.
 Beneficios que tendrá la Empresa

Estamos en busca de un nuevo modelo que permita mantener a la empresa, así como que
ésta tenga viabilidad con vistas hacia el futuro. Por tanto, el proceso de reestructuración
para la empresa, aunque sea largo, aporta beneficios a la organización.

La empresa podrá tener una mejor eficacia en el área de producción, siendo mucho más
rápida y ordenada las ordenes de trabajo, así como todos sus empleados conocerán las
responsabilidades y labores que tendrán que hacer, en el área de producción, los empleados
conocerán mejores las formas en las cuales funcionan las maquinarias, y no existirán
errores, como duplicidad o perdida.

Se mantendrán las maquinas en excelentes condiciones ya que se realizaran los

mantenimientos necesarios al día de cada una, el sistema de materia prima, nos ayudara a
saber cuánto estamos usando en el área de producción por artículo que se hace, y el conteo
de lo que tenemos en existencia, para la reducción de los robos dentro de la empresa.

Es una buena oportunidad para mejorar los procesos de la empresa. Se trata de estandarizar
procesos, automatizar otros, casi como la simplificación o reducción de tareas. Para
conseguir los retos estratégicos que se establezcan. Con la reestructuración se redefinirán
los perfiles necesarios para cada puesto de trabajo, así como las responsabilidades de cada
uno. Esto asegurará la calidad del trabajo.

Este tipo de procesos se redefinen las responsabilidades, se definirán los acuerdos y las
competencias. Esto hará que las tomas de decisiones sean las más adecuadas en cada
momento.
 Análisis Situacional FODA y Estructura Organizacional

  ÚTILES PELIGROSOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
1.       Se cuenta con maquinaria y equipo 1.       No se cuenta con control de
sofisticado. inventarios.
2.       Materiales 100% de alta calidad. 2.       Falta de conocimiento de procesos
INT administrativos.
ER 3.       Alta calidad de clientes satisfechos. 3.       Conflictos laborales.
NO
S
4.       Solides en el mercado 4.       Falta de supervisión en los
internacionalmente. empleados.
5.       Conocimiento de exigencias en el 5.       Alta informalidad en la estructura
mercado. organizacional.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1.       Alta calidad de productos en la 1.       Demasiada competencia en el
industria. extranjero.
EX 2.       La adquisición de materia y equipo 2.       Aumento de precios en la industria.
TE sofisticado de alta calidad.
RN 3.       Innovación de nuevos productos. 3.       Los cambios de moda pueden afectar
OS la producción.

4.       Incremento de clientes en el extranjero. 4.       Contrabando.

ÚTILES PELIGROSOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
 1.       Existen variedades de algodones que permiten 1.       Otros grandes competidores de textiles en el
diseñar nuevos modelos y obtener mayores mercado.
rendimientos.

2.       Crecimiento de la industria textil y
posicionamiento generar mayor demanda en el
extranjero.
3.       Utilizar los eventos para poder establecer
mayores contactos futuros de negocios.
2.       El poder de negociación que puedan llegar a
obtener nuestros compradores.
3.       Alta calidad en publicidad de otras
empresas.

4.       Generar mayor atracción a clientes 4.       Industrias con capacidades más amplias.
potenciales tras incrementar el prestigio de la
empresa.
5.       Sacar mayor provecho de los estilos de moda y 5.       Copia de diseños y los productos pueden ser
tendencias. imitados y presentado con nuestro logo.

FORTALEZAS DEBILIDADES
1.       Producto 100% materia prima de la mejor 1.       La competencia se toma mucho más
calidad. competitiva por la aparición de nuevas industrias.

2.       Presenta una alta competitividad en lo que 2.       Los sectores textiles no cuentan con mucha
respecta calidad, a comparación de otras empresas. innovación tecnológica, con lo que hace lenta la
producción.
3.       Variada y moderna gama de productos. 3.       Sin control de inventarios.

4.       Comercialización y exportación de productos 4.       Sin control de puestos de trabajo.

por la industria maquilera a nivel internacional.

5.       Distribuidores directos. 5.       Sin control de órdenes de pedidos.

  FORTALEZA DEBILIDADES
1. No contar con controles de inventarios de
  1. Calidad en el Producto
Mercadería
 
 
 
 
OPORTUNIDADES
1. Accionistas extranjeros dispuestos
a invertir Capital en la empresa
2. Influencias extranjeras para
adquirir materias primas a precios
sumamente bajos
3. Crear convenciones Semestrales donde 3. Diseñar un plan de crecimiento de
3. Introducción de nuestros productos se den a conocer nuestro producto y poder personal para satisfacer las necesidades de
atraer tanto cliente como accionistas
4. Capacitación de Personal
5. Mejorar costos de ingresos con la
misma calidad
AMENAZAS
1. Globalización y competencia
extranjera
2. Mejor atención a los clientes por
parte de la competencia
3. Impuesto Altos
4. Cambios en los hábitos de
consumo
5. Aumento en precio de materia
prima
2. Variedad de Producto
3. Capacidad de Producción
4. Amplia cartera de Clientes
5. Buen conocimiento del mercado
ESTRATEGIA (FO)
1. Capacitaciones constantes sobre
servicio al cliente para atraer nuevos
mercados
2. Crear productos que se acoplen a la
necesidad y presupuesto del cliente con la
mejor calidad
los empleados
4. Crear Encuestas de satisfacción para
adaptarnos a las necesidades de los cliente y cuidar de la seguridad de los empleados
ESTRATEGIA (FA)
1. Realizar revisiones periódicas de los
procesos
2. Creación de un plan de mercadeo para
aprovechar la inversión.
3. Establecer mejores relaciones con
nuestros clientes utilizando los nuevos
estilos en productos.
4. Mantener la calidad de los productos
5. Mejorar la calidad del servicio con
atención personalizada.
Nueva Estructura Organizacional
2. Falta de Tecnología
3. Procesos no Sistematizados
4. Falta de métodos de implementación de
seguridad
5. No existe un departamento de despacho
ESTRATEGIA DO
1. Invertir en tecnología para facilitar los
procesos para mejorar los controles
2. Diseñar un plan de controles de
inventario de mercadería.
4. Diseñar Proceso que sean estandarizados
ESTRATEGIA (DA)
1. Mejorar la comunicación con los clientes
sobre la distribución de nuestros productos.
2. Realizar pruebas en los diversos sistemas
para evitar fallas.
3. Gestionar por varios medios de
comunicación o redes sociales la publicidad
de nuestros productos para combatir la
competencia directa y extranjera.
4. Revisión Constante de procesos para
detectar a tiempo cualquier ventaja que
pueda estar teniendo la competencia
 Nueva Estructura Organizacional

A medida que la estructura de la empresa crece y aumenta el número de empleados, es

necesario diseñar el organigrama y las distintas gerencias. El organigrama, se utiliza para
organizar las tareas y responsabilidades de los integrantes de la organización. También
establece los flujos de comunicación, entre los distintos sectores de la estructura
organizacional.

Es muy importante para alcanzar los objetivos y lograr la famosa división y especificación
de las tareas.

Realizando el cambio de la estructura organizacional ofrece un alto nivel de

especialización. Cada área opera como una mini empresa auto contenida encargada de
llevar sus responsabilidades especificas. Los empleados se desarrollan con conocimiento
especializado mientras avanzan dentro de la jerarquía. Se convierten en expertos dentro de
su área funcional, y la compañía se beneficia de su experiencia y especialización con el
tiempo.

Después de un análisis realizado al organigrama mostrado por la empresa, se determino que

no estaba bien conformado, ya que algunos puestos no estaban bien identificados de la
manera correcta, por lo que se procedió a reestructurar el mismo y se procedió a
identificarlos, mejorando la efectividad con la implementación de procedimientos en los
procesos internos y distribuir el trabajo efectivamente, a continuación se detallan las
modificaciones.

Junta Directiva: Es el órgano que dirigirá la asociación cuando la asamblea no esté

reunida, ha de coordinar el funcionamiento ordinario de la entidad

Gerencia General: Sera la encargada de coordinar los recursos internos, representar a la

compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos.

Asistentes: Asistir en las tareas diarias dentro de la organización según la necesidad de

cada gerencia.

Las 4 gerencias se desglosan de la gerencia general ya que dependerán de esta, y cada una
de las gerencias tendrá a su cargo las áreas detalladas:

1. Gerencia Administrativa: Sera la responsable de la administración de los

recursos humanos y la administración de materiales y servicios generales,
 incluyendo las funciones de compras y suministros y de administración y
custodia de los bienes a su cargo.
Tendrá a su cargo las siguientes áreas: Asistente Administrativa, Jefe de
RRHH, Soporte IT, Compras y Mantenimiento.

2. Gerencia Financiera: Se encargará del flujo de dinero y los activos que entran
y salen de la empresa, manejando la información financiera, documentar y
levantar informes, analizar tendencias y evaluar el desempeño de la empresa.
Tendrá a su cargo: Asistente de finanzas, Contador Genera y Jefe de Créditos y
Cobros.

3. Gerencia de Operaciones: Será la encargada de abarca tanto servicios de

manufactura manejando eficientemente la productividad. Desempeñando un rol
estratégico en el éxito competitivo de una organización.
Tendrá a su cargo: Asistente de Operación, Jefe de Producción y Supervisor de
Control de Calidad.

4. Gerencia Comercial: Será la responsable de dar a conocer los productos que

comercializa la empresa a través de acciones publicitarias y de promoción, de
actualizar los productos en función de las necesidades y cambios en el mercado
y gestionar las relaciones con los clientes, pero sobre todo tiene el cometido de
lograr vender cuanto más mejor.
Tendrá a su cargo: Asistente Comercial, Jefe de Mercadeo y Supervisor de
Ventas.

Se detecto que algunos puestos no correspondían y no estaban en el are correcta, por lo que
se realizo la implementación de las siguientes áreas:

 Soporte IT
 Mantenimiento
 Gerente Financiero
 Contador General
 Jefe de Créditos y Cobros
 Jefe de Producción
 Jefe Control de Calidad
 Confección
 Empaque
 Gerente de Operaciones
 Jefe de Mercadeo
 Supervisor de Ventas
La importancia del organigrama en la estructura de una empresa funciona para que al
planificar la comunicación interna y el flujo de trabajo.

Estructurar un organigrama es fundamental para agilizar los procesos. Tiene como objetivo
presentar de forma clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa.

A continuación se detalla la clasificación del organigrama con sus características, siendo

más amigable y compresible:

 Por su alcance se estableció un organigrama general que muestra la

estructura total de la organización, llegando a ciertos niveles en la jerarquía.
 Por su contenido la información que deseamos transmitir en forma integral,
ya que muestra la forma en que está integrada la estructura de la
organización, las áreas y la relación entre estas.
 Por su presentación se presentan las jerarquías de forma vertical, de esta
manera las jerarquías se representan de de mayor a menor grado y de arriba
hacia abajo.

Estructuración de Procesos (Diagrama de Caso de Uso)

Análisis de la Solución Propuesta:

La solución que se implementará será la creación de perfiles de puesto a cada área, la cual
el operador técnico implementará en el sistema y se detallará, las responsabilidades y
labores que tendrá cada empleado, se les brindará usuario y contraseña de acceso a los
departamentos.
En el área de producción se darán manuales de procesos que ayudarán a utilizar insumos de
forma proactiva. Se capacitará a los empleados para realizar dichas tareas en los
procedimientos de la producción.
 A los empleados Encargados de Maquinaria y Equipo, se le brindara el manejo de fechas y
horarios para el mantenimiento a cada una de las diversas maquinas textiles con fecha
específica para que no sucedan errores a la hora de producción.

El departamento Administrativo se dará a conocer el sistema organizacional

implementando un medio de información, por medio de pantallas que contenga la
información de los cambios que se realizan dentro del departamento esto ayudara a que el
monitoreo y la comunicación tanto en áreas como empleados sea efectiva llevando buenos
resultados para alcanzar la metas ya que un capital humano capacitado genera mayores
resultados.

Al Encargado de Producción también se aplicará un sistema en el cual pueda registrar la

materia prima que utilizamos, para cada artículo que se produce, también nos mostrara la
perdida de materia prima el costo, y así mismo nos ayudara a darnos el reporte de la materia
prima en existencia para que no existan robos, ni perdidas de materia prima.

Al Departamento de Contabilidad se le implementará un sistema de inventarios para

generar informes ya sea semanal, quincenal o mensual, esto con el fin de saber y dar
conocer el estatus de la mercadería existente.

Actores:

 Operador técnico
 Sistema textilera
 Empleado
 Encargado de departamento administrativo
 Encargado de maquinaria y equipo
 Departamento de contabilidad
 Encargado de Producción

Identificar los casos de uso:

 Actualización de registro de materia prima

 Elabora orden de accesos
  Verificación de requerimientos para las áreas tanto de materiales como de
mantenimientos en las diversas maquinas textiles.
 Verificación de la funcionalidad y Monitoreos de las diversas áreas.
 Generar autorización de cambios
 Verificación de cumplimiento de procesos.
 Verificación de informes de inventarios.

Diagrama de Caso de Uso

FORMAS DEL
USUARIOS ROL INTERACTUAR CON EL
SISTEMA
Verifica la funcionalidad de
El operador técnico genera un usuario y Verifica que ingresen los datos
las áreas en los diversos
contraseña para el empleado. correctos al sistema
departamentos
El empleado solicita usuario de creación Verifica datos para generar
Activar perfiles
de perfiles. claves de acceso al sistema.
El empleado obtiene un usuario y Verifica requerimientos para el
Puestos y Labores
contraseña para acceso de puesto. área
El departamento Administrativo verifica
Generar autorización de Verifica en el sistema los
el monitoreo de cambios de los
cambios cambios registrados
departamentos.

El encargado de producción verifica en Verifica que descarguen bien

Verifica requerimientos de
el Sistema de registro de materia prima los datos en el sistema y en el
materiales
para cada área requerida. área de despacho
 El encargado de maquinaria y equipo
verifica el área de mantenimiento y Activar fechas y horas Verificación de cumplimiento.
agenda fechas y horarios.

El Departamento de producción se darán Verificación de procesos Verifica que los procesos estén
manuales de procesos. en la producción. implementados

El Departamento de Contabilidad genera Verificación de datos en El departamento de

informes de inventarios en el sistema inventario ya sea semanal, contabilidad genera informes
para el control de mercaderías. quincenal o mensual. de mercadería.
 Planificación de Procesos Gantt y CPM_Pert

Se planifico la solución al problema encontrado y para ello se definieron las actividades

más importantes, el orden en que se ejecutaran (predecesores), y se estimaron los tiempos
óptimos (menor) tiempos medios (tiempo normal) y tiempos pesimistas (si en el peor de los
casos no se cumple con los tiempo normales y óptimos), para este efecto se estimaron los
tiempos de cada actividad basado en la experiencia de las personas responsables quienes
determinaron el tiempo en días de trabajo y así mismo se asigno las responsabilidades de
cada actividad.

Modelo IPO ELEMENTO HUMANO SISTEMA DE REG ISTRO DE

MATERIA PRIMA

C O NTEO DE
MATERIA MATERIA
PRIMA PRIMA

PRO C EDIMIENTO S ENERG IA ELEC TRIC A

RETRO ALIMENTAC IO N
(FEEDBAC K)
 Cronograma de Actividades

A continuación se estará utilizando el cronograma de actividades esencial para la gestión

del tiempo, ayuda en la planificación para adecuar la distribución de tareas, secuencias las
actividades y así lograr la estimación de tiempos para cada una de ellas.

DURACIÓ N
ACT. DESCRIPCION PREDECESOR SUCESOR INICIO FINAL RESPO NSABLE
DIAS
A La insta la c ió n d e lo s siste ma s NING UNA B, C , D, E 3 01/ 06/ 2020 03/ 06/ 2020 SO PO RTE IT
En tre g a d e p e rfil d e Pue sto s a
04/ 06/ 2020 05/ 06/ 2020
B c a d a e mp le a d o A D 2 JEFE RRHH
En tre g a d e M a n u a le s d e G ERENTE
04/ 06/ 2020 10/ 06/ 2020
C p ro c e so s A F 5 ADM INISTRATIVO
C a p a c ita c ió n imp le me nta d a
08/ 06/ 2020 12/ 06/ 2020
D h a c ia lo s e m p le a d o s B NING UNA 5 JEFE RRHH
El M a nte n imie nto a c a d a un a
d e la s d iv e rsa s m a q u in a s 04/ 06/ 2020 17/ 06/ 2020
E te xtile s A NING UNA 10 M ANTENIMIENTO
Siste ma d e re g istro d e ma te ria
p rim a p a ra c a d a a re a 11/ 06/ 2020 15/ 06/ 2002
F re q u e rid a C G 3 JEFE DE PRO DUC C IO N
Pru e b a s d e lo s siste ma s
16/ 06/ 2020 22/ 06/ 2020
G imp le me nta d o s F H 5 TO DAS LAS G ERENC IAS
G ERENTE
23/ 06/ 2020 29/ 06/ 2020
H Re su lta d o s d e lo s siste ma s G FIN 5 ADM INISTRATIVO

Recursos Económicos (Costos)

 Este detalle consiste en realizar una aproximación de los recursos monetarios necesarios
para completar las actividades de implementación del proyecto.

COSTO DE LA
ACTIVIDAD DESCRIPCION
ACTIVIDAD
C o st o d e Im p le m e n t a c io n
A
d e Sist e m a Q 12,473.57
Ma n t e n im ie n t o d e Eq u ip o s
B
y Pro t e c c io n Q 9,782.69

C a p a c it a c io n e s a l p e rso n a l
C
y Ma n u a le s d e Pro c e so s
Q 3,570.76
D Re su lt a d o s d e lo s Sist e m a s Q 2,321.98
In v e rsio n In ic ia l Est im a d a Q 28,149.00
Estimación de Tiempos

Este paso tiene como propósito la gestión de tiempos de todos los procesos necesarios para
asegurar el correcto desarrollo de las distintas tareas, dentro de los plazos especificados, así
como de las herramientas para el control y seguimiento de la planificación temporal y la
programación de la implementación del nuevo proyecto.

TIEMPO TIEMPO TIEMPO TIEMPO

ACTIVIDAD DESCRIPCION PREDECESOR
OPTIMO MEDIO PESIMISTA TOTAL
A La in sta la c ió n d e lo s siste ma s NING UNA 2 3 4 3 d ia s
Entre g a d e p e rfil d e Pue sto s a c a d a
B e mp le a d o A 1 2 3 2 d ia s
C Entre g a d e M a n u a le s d e Pro c e so s A 3 5 7 5 d ia s
C a p a c ita c ió n imp le me nta d a ha c ia
D lo s e mp le a d o s B 3 5 7 5 d ia s
El M a n te n imie n to a c a d a u n a d e la s
E d iv e rsa s ma q uin a s te xtile s A 8 10 13 10 d ia s
Siste ma d e re g istro d e ma te ria p rima
F p a ra c a d a a re a re q u e rid a C 2 3 4 3 d ia s
Pru e b a s d e lo s siste ma s
G imp le me n ta d o s F 3 5 7 5 d ia s
H Re su lta d o s d e lo s siste ma s G 3 5 7 5 d ia s

Diagrama de Gantt
 Utilizaremos la herramienta para planificar y programar las actividades propuestas a
realizar en secuencias de tiempo concretas a lo largo del periodo determinado. El plan de
trabajo dará comienzo el 01 de junio del 2020 y terminara el 29 de junio, solo se puede
elaborar de lunes a viernes (sábados y domingos días no laborales) queda estructurado por
medio del cronograma de actividades, siendo el siguiente:

DIAGRAMA DE GANTT
DIAS DEL MES DE JUNIO 2020

10 Mie rc o le s

17 Mie rc o le s

24 Mie rc o le s
21 Do m in g o
14 Do m in g o

28 Do m in g o
3 Mie rc o le s

7 Do m ing o

12 Vie rn e s

19 Vie rn e s

26 Vie rn e s
13 Sa b a d o

20 Sa b a d o

27 Sa b a d o
11 Ju e ve s

16 Ma rte s

18 Ju e ve s

23 Ma rte s

25 Ju e ve s

30 Ma rte s
5 Vie rn e s
6 Sa b a d o

15 Lu ne s
2 Ma rte s

4 Ju e ve s

9 Ma rte s

22 Lu n e s

29 Lu n e s
1 Lu n e s

8 Lu n e s
Du ra c io n Fe c h a Fe c h a
Ac t. De sc rip c io n Ac tiv id a d Pre d e c e so r
Dia s In ic io Fin

La in sta la c ió n d e lo s
A Ning u na 3 01/ 06/ 2020 03/ 06/ 2020
siste ma s
Entre g a d e p e rfil d e Pu e sto s
B A 2 04/ 06/ 2020 05/ 06/ 2020
a c a d a e mp le a d o
Entre g a d e M a n u a le s d e
C A 5 04/ 06/ 2020 10/ 06/ 2020
p ro c e so s
C a p a c ita c ió n
D imp le me n ta d a h a c ia lo s B 5 08/ 06/ 2020 12/ 06/ 2020
e mp le a d o s
El ma nte n imie n to a c a d a
E u n a d e la s d iv e rsa s A 10 04/ 06/ 2020 17/ 06/ 2020
ma q u in a s te xtile s
Siste ma d e re g istro d e
F ma te ria p rima p a ra c a d a C 3 11/ 06/ 2020 15/ 06/ 2002
a ré a re q ue rid a
Prue b a s d e lo s siste ma s
G F 5 16/ 06/ 2020 22/ 06/ 2020
imp le me n ta d o s
H Re sulta d o s d e lo s siste ma s G 5 23/ 06/ 2020 29/ 06/ 2020

# SABADOS Y DOMINGOS DIAS NO LABORALES

 Diagrama de RED

 Con este gráfico se lograra visualizar la secuencia de actividades del proyecto y las
relaciones de dependencia entre cada una ellas, de manera que faciliten y ayuden a los
gerentes y/ jefes a supervisar y controlar los proyectos a implementar.

E5 E10
D
2 4
5
L5 L10
E0 E3 E8 E11 E16 E21
A C F G H
0 3 1 5 3 3 6 5 7 5 8
L0 L3 L8 L11 L16 L21
E13

5
L13
Matriz de actividades
Oc urre nc ia s Ho lg ura s
ACT.
Detalle de actividades
DESCRIPCION
predecesoras, sucesoras,
PREDECESOR SUCESOR
Dura c ioocurrencias
n tempranas, ocurrencias tardías,
Ruta
ruta crítica, y holguras. Dia s Ei Ej Li Lj To ta l Lib re Inde p e ndie nte
Critic a
A La insta la c ió n d e lo s siste ma s NING UNA B, C , D 3 0 3 0 3 V 0 0 0
Entre g a d e p e rfil d e Pue sto s a
B c a d a e mp le a d o A D 2 3 5 3 5 V 0 0 0
Entre g a d e M a nue a le s d e
C p ro c e so s A F 5 3 8 3 8 V 0 0 0
C a p a c ita c ió n imp le me nta d a
D ha c ia lo s e mp le a d o s B NING UNA 5 5 10 5 10 V 0 0 0
El Ma nte nimie nto a c a d a una d e
E la s d iv e rsa s ma q uina s te xtile s A NING UNA 10 3 13 3 13 V 0 0 0
Siste ma d e re g istro d e ma te ria
F p rima p a ra c a d a a re a re q ue rid a C G 3 8 11 8 11 V 0 0 0
Prue b a s d e lo s siste ma s
G imp le me nta d o s F H 5 11 16 11 16 V 0 0 0
H Re sulta d o s d e lo s siste ma s G FIN 5 16 21 16 21 V 0 0 0
 Evaluación Financiera

Análisis Financiero

Se implementará será la creación de perfiles de puesto a cada área.

Se detallará, las responsabilidades y labores que tendrá cada empleado.

En el área de producción se darán manuales de procesos que ayudarán a utilizar insumos de
forma proactiva.

A los empleados encargados de las diversas maquinas textiles, se le brindara

mantenimiento a cada una, con fecha específica para que no sucedan errores a la hora de
producción.

Se aplicará un sistema en el cual pueda registrar la materia prima que utilizamos para cada
artículo que se produce, también nos mostrara la perdida de materia prima el costo, y así
mismo nos ayudara a darnos el reporte de la materia prima en existencia para que no
existan robos, ni perdidas de materia prima.

Se implementará un sistema de inventarios para generar reportes ya sea semanal, quincenal

o mensual, esto con el fin de saber y dar conocer el status de la mercadería existente
vendida, anulada a todos los integrantes de la empresa.

ACTIVIDA DESCRIPCION COSTO DE LA ACTIVIDAD

D
A COSTO DE IMPLEMENTACION DEL Q12.473.57
SISTEMA
B MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y Q9,782.69
PROTECCION.
C CAPACITACIÓN AL PERSONAL Y Q.3,570.76
MANUALES DE PROCESOS.
D RESULTADO DE LOS SISTEMAS Q.2,321.98
 INVERSION INICIAL ESTIMADA Q.28,149.00

Tabla de Inversión

El departamento financiero proporciona los datos con los costos de operación, que incluyen
todos los costos en que ha incurrido la empresa para emprender el proyecto.

Para el primer trimestre será la cantidad de Q.7,900.00 y se aumentará el 12% cada

trimestre hasta el cuarto trimestre en el tiempo proyectado como fin del proyecto.

ACTIVIDA DESCRIPCION COSTO DE LA

D ACTIVIDAD
A COSTO DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA Q12.473.57
B MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y PROTECCION. Q9,782.69
C CAPACITACIÓN AL PERSONAL Y MANUALES Q.3,570.76
DE PROCESOS.
D RESULTADOS DE LOS SISTEMAS Q.2,321.98
INVERSION INICIAL ESTIMADA Q.28,149.00

Costos
A continuación, se presenta los cálculos para los trimestres correspondientes. Se toma como
base el monto anterior y se incrementa el 12%.

INVERSIÓN INICIAL PORCENTAJES

Q.7900.00 12
Q.8848.00 12
Q.9909.76 12

Cálculos Periodos
Q-7900*12/100= Q.948 + Q.7900 = Q.8848.00 PARA EL SEGUNDO PERIODO
Q-8848*12/100= Q.1061.76 +Q.8848= Q.9909.76 PARA EL TERCER PERIODO
Q-9909.76*12/100= Q.1189+Q.9909.76=Q.11098.93 PARA EL CUARTO PERIODO

Costos Acumulados
 PERIOD COSTOS COSTOS
O ACUMULADOS
0 Q.28149.37 Q.28149.37
1 Q.7900.00 Q.28149.37
2 Q.8848.00 Q.44897.37
3 Q.9909.76 Q.54807.13
4 Q.11098.93 Q.65906.06

Cálculos

Q.28149.37 + Q. 7900.00 = Q.36049.37

Q.36049.37 + Q. 8848.00 = Q.44897.37
Q. 44897.37+ Q. 9909.76 = Q.54807.13
Q. 54807.13+ Q. 11098.93= Q.65906.06

El departamento financiero realizó los pronósticos de los beneficios que se obtendrán como
producto al optimizar los costos, en el primer trimestre las ganancias serán del 20% en el
segundo 40% y en el tercero 60% y el 80% en el cuarto sobre los costos acumulados.

Porcentajes de ganancias en los trimestres estimadas por el departamento financiero.

% DE
PERIOD GANANCIAS
O Q. 36049.37*20/100= 7209.87 PERIODO 1
1 20% Q. 44897.37*40/100= 17958.95 PERIODO 2
2 40% Q. 54807.13*60/100= 32884.28 PERIODO 3
3 60% Q. 65906.06*80/100= 52724.85 PERIODO 4
4 80%

De acuerdo con el porcentaje estimado por el departamento financiero para cada período,
sobre los costos acumulados.

Costos Acumulados por Periodo

 PERIOD COSTOS COSTOS
O ACUMULADOS
0 Q.28149.37 Q.28149.37
1 Q.7900.00 Q.28149.37
2 Q.8848.00 Q.44897.37
3 Q.9909.76 Q.54807.13
4 Q.11098.93 Q.65906.06

Beneficios Calculados con el Porcentaje Estimado por Periodo

PERIOD COSTOS BENEFICIOS %

O ACUMULADOS BENEFICIO
ACUMULADO
0 Q.28149.37 0
1 Q.28149.37 Q.7209.87 20%
2 Q.44897.37 Q.17958.95 40%
3 Q.54807.13 Q.32884.28 60%
4 Q.65906.06 Q.52724.85 80%

Cálculo del Beneficio Acumulado

Q.7209.87 + Q.0 = Q.7209.87

Q.7209.87 + Q.17958.95 = Q.25168.82
Q.25168.82 + Q.32884.28 = Q.58053.10B
Q.58053.10 + Q.52724.85 = Q.110777.95

Retorno de la Inversión
(Montos Expresados en Quetzales)

X Y Y
PERIOD COSTOS COSTOS BENEFICI BENEFICIOS %
O ACUMULAD OS ACUMULAD BENEFICIO
 OS OS ACUMULAD
O
0 Q.28149.37 Q.28149.37 0 O
1 Q.7900.00 Q.28149.37 Q.7209.87 Q.7209.87 20%
2 Q.8848.00 Q.44897.37 Q.17958.95 Q.25168.82 40%

3 Q.9909.76 Q.54807.13 Q.32884.28 Q.58053.10 60%

4 Q.11098.93 Q.65906.06 Q.52724.85 Q.110777.95 80%

De acuerdo con la gráfica, el proyecto para la implementación del sistema de información

propuesto tiene un retorno proyectado de inversión de cuatro períodos, dado que es en este
período en que se intersecan los costos y los beneficios acumulados. Es decir que los
beneficios superan a los costos.

Análisis de Flujo de Efectivo

Se presenta el análisis de flujo de efectivo para un proyecto de mejora a través de la
automatización de procesos administrativos.
Se propone el reemplazo de los sistemas, para obtener de forma más eficiente los procesos
y mejorar la calidad productividad, para generar un mayor impacto a los ingresos.

Los argumentos en pro de implementar el nuevo sistema no se pueden basar únicamente en

el flujo de efectivo favorable. Se debe indagar minuciosamente y buscar beneficios
tangibles como el aumento en la velocidad de procesamiento, acceso a la información en
forma más oportuna.

Se muestra el presupuesto de gastos estimados anuales.

Retorno de la Inversión
(Montos Expresados en Quetzales)

PERIOD COSTOS COSTOS BENEFICI BENEFICIOS %

O ACUMULAD OS ACUMULAD BENEFICIO
OS OS ACUMULAD
O
0 Q.28149.37 Q.28149.37 0 O
1 Q.7900.00 Q.28149.37 Q.7209.87 Q.7209.87 20%
2 Q.8848.00 Q.44897.37 Q.17958.95 Q.25168.82 40%

3 Q.9909.76 Q.54807.13 Q.32884.28 Q.58053.10 60%

4 Q.11098.93 Q.65906.06 Q.52724.85 Q.11777.97 80%

Presupuesto Anual Estimado

NO. DESCRIPCION DEL COSTO PERIODICIDAD MONTO

ESTIMADO ANUAL
1 Sueldos del personal TRIMESTRAL (4 AL 8990.63
administrativo AÑO)
2 Sueldo proporcional a auxiliares TRIMESTRAL (4 AL 9272.05
AÑO)
3 Soporte del nuevo sistema SEMESTRAL (2 AL AÑO) 7330.21
4 Sueldo proporcional área de TRIMESTRAL (4 AL 7582.56
 producción AÑO)
5 Costos de útiles necesarios SEMESTRAL (2 AL AÑO) 846.90
COSTOS ANUALES ESTIMADOS 34022.35

Establecer el período cubierto por el flujo de efectivo: En este proyecto el retorno de la

inversión en cuatro períodos (trimestres) para amortizar el costo de la inversión inicial.

Determinar cada rubro de egresos y sus montos: Para el flujo de efectivo del proyecto los
ingresos se toman los beneficios proyectados para el cálculo del retorno de la inversión.

PERIOD BENEFICIO
O S
0 0
1 Q.7209.87
2 Q.17958.95

3 Q.32884.28
4 Q.52724.85

Se realiza una proyección de ingresos con base en los beneficios esperados del proyecto. Se
realizan los cálculos de cada rubro, presupuesto anual, para cada uno de los trimestre.

Rubros 1,2 y 4. Trimestrales.

8990.63 / 4 = 2247.66 POR TRIMESTRE

9272.05 / 4 = 2318.01 POR TRIMESTRE
7582.56 / 4 = 1895.64 POR TRIMESTRE

Rubros 3 y 5. Pagos Semestrales.

7330.21 / 2 = 3665.11
846.90 / 2 = 423.45

Estimar los costos operativos:

Se establecerá un porcentaje fijo de incremento por periodo, que es incrementa en un 12%

trimestralmente hasta llegar al período final del proyecto.
 Periodo Costo trimestre 12% Proyección Costo operativo del
anterior trimestre
1 Q.7900.00
2 Q.7900.00 Q.948.00 Q.8848.00
3 Q.8848.00 Q.1061.76 Q.9909.76
4 Q.9909.76 Q.1189.17 Q.11098.93

Cálculo del saldo final del trimestre:

El total de egresos es la suma de los costos del proyecto más los costos operativos
proyectados.

TOTAL COSTOS DEL PROYECTO Q.10549.87

COSTOS OPERATIVOS PROYECTADOS Q.7900.00
TOTAL DE EGRESOS Q.18449.87

Saldo final:

TOTAL INGRESOS DEL PROYECTO Q. 7209.87

(-) TOTAL DE EGRESOS Q. 18449.87
SALDO FINAL DEL PERÍODO (-11239.90)

A continuación el flujo de efectivo con los cálculos realizados:

FLUJO DE EFECTIVO . TRIMESTRE 1 TRIMESTRE 2 TRIMESTRE 3 TRIMESTRE 4 TOTAL

1 2 3 4 Pro ye c ta d o Pro ye c to
SALDO INICIAL (-11239.999 (-8590.35) 3834.3
Ing re so s p ro ye c ta d o s Pre sup ue sta d o 7209.87 17958.95 32884.28 52724.85 110777.95
(-) Eg re so s p ro ye c ta d o s
1- Sue ld o s d e l p e rso na l
8990.63 2247.66 2247.66 2247.66 2247.66 To ta l
a d ministra tiv o
2- Sue ld o p ro p o rc io na l a a uxilia re s 9272.05 2318.01 2318.01 2318.01 2318.01 To ta l
3- So p o rte d e l nue v o siste ma 7330.21 3665.11 3665.11 Al inic io
4- Sue ld o p ro p o rc io na l a re a d e
7582.56 1895.64 1895.64 1895.64 1895.64
p ro d uc c ió n
5-C o sto s d e utile s ne c e sa rio s 846.9 423.45 423.45 Al inic io
To ta l C o sto s d e l Pro ye c to 34022.35 10549.87 6461.31 10549.87 6461.31 To ta l
C o sto s o p e ra tiv o s p ro ye c ta d o s 37756.61 7900 8848 9909.76 11098.93 To ta l
to ta l d e e g re so s 71779.04 18449.87 15309.31 20459.63 17560.24 71779.05
Sa ld o fina l d e l p e río d o 30998.91 (-11239.99) (-8590.35) 3834.3 38998.91 38998.91

Análisis del Flujo de Efectivo

De acuerdo con el flujo de efectivo la situación cambia en el tercer y cuarto trimestre en
donde el saldo final es positivo. De acuerdo con este resultado se interpreta que los ingresos
proyectados para el tercer y cuarto trimestre son suficientes y exceden los egresos
proyectados.

Si se compara el saldo final contra los ingresos se verifica que representan un 35% de los
mismos, lo cual es un porcentaje satisfactorio (38998.91 representa un 35% de los ingresos
totales 11077.95)

El sistema propuesto debe aumentar los ingresos juntamente con los desembolsos de
efectivo. Debe presentar cuando ocurrirán los egresos de efectivo e ingresos, no solamente
para cubrir la inversión inicial.