Proyecto Final Proceso de Gestion Documental

Proceso gestión documental
Proceso de gestión Documental Batallón de Ingenieros N° 3 Agustín Codazzi
Franklin Alexander Fernández Ruano

Adriana Lucia Embuelos Manquillo
Sebastián Jiménez Salazar
Edwin Giovanny Herrera Bucheli
Universidad Pontificia Bolivariana

Ingeniería Industrial
Introducción a la Ingeniería
Palmira 2019
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TABLA DE CONTENIDO
Pág
RESUMEN 2
1. BATALLON DE INGENIEROS AGUSTIN CODAZZI 4
1.1 MISIÓN 4
1.2 VISIÓN 4
2. PROCESO PRODUCTIVO 4
2.1 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA TALENTO
HUMANO, BICOD 5
2.1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5
2.1.2 PARA DOCUMENTOS PRODUCIDOS ACTUALMENTE. 5
2.1.3 REVISIÓN COMUNICACIONES OFICIALES 5
2.1.4 RECEPCIÓN 6
2.1.5 RECIBO DE DOCUMENTACIÓN 6
2.1.6 ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS 6
2.1.7 UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 6
2.1.8 REGISTRO SISTEMÁTICO 6
3. INCONSISTENCIAS AL MOMENTO DE ARCHIVAR O CONSULTAR
UN ARCHIVO 11
4. DIAGRAMA ISHIKAWA 11
4.1 MANO DE OBRA 11
4.2 MÉTODO 12
4.3 MAQUINARIA 13
5. CONCLUSIONES 16
3
Resumen
El presente trabajo está encaminado a realizar la verificación del proceso de Gestión
documental que se lleva a cabo en la sección de Talento Humano del Batallón de Ingenieros
N° 3 Coronel Agustín Codazzi, en la ciudad Palmira (Valle). Es importante para cualquier
entidad tener en claro cuáles son los procesos que debe desarrollar para lograr excelentes
resultados y concluir su producto final de la mejor manera posible, evitando el desgaste de
personal y material al máximo.
El Batallón de Ingenieros N° 3, Coronel Agustín Codazzi, y su sección de Talento Humano
ha permitido hacer un estudio acerca de su proceso de gestión documental, en vista que
presenta algunas falencias.
Para llevar a cabo el seguimiento al proceso se investigó con el personal de la dependencia
de forma verbal cómo ellos realizan la labor de archivo de la documentación, así mismo se
retomó la norma que rige la gestión de archivo y de acuerdo a ello se produjo un diagrama
Ishikawa para mejorar las deficiencias encontradas y obtener mejores resultados frente a este
proceso.
Palabras clave: Proceso, gestión documental, diagrama Ishikawa.
Abstract
The present work is aimed at carrying out the verification of the document management
process that is carried out in the Human Talent section of Engineers Battalion N ° 3 Coronel
Agustín Codazzi, in the city of Palmira (Valle). It is important for any entity to be clear about
the processes that must be developed in order to achieve excellent results and to conclude its
4
final product in the best possible way, avoiding the personnel and material wear to the
maximum.
The Battalion of Engineers N ° 3, Colonel Agustín Codazzi, and his section of Human
Talent has allowed to make a study about his process of documentary management, in view
that presents some flaws.
In order to carry out the follow-up to the process, the staff of the dependency was
investigated verbally how they perform the work of filing the documentation, likewise the
rule that governs the management of the file was resumed and accordingly an error occurred.
Ishikawa diagram to improve the deficiencies found and get better results against this process.
Keywords: Process, document management, Ishikawa diagram.

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1. Introducción.
El presente escrito tiene por objetivo adentrar al estudiante en uno de los múltiples
procesos que puede llevar a cabo cualquier empresa o institución con el fin de lograr su
objetivo final de producción, sea este con o sin ánimo de lucro.
Se realizó una investigación acerca del proceso de gestión documental de la Ofician de
talento humano en el Batallón de ingenieros N°3 Agustín Codazzi en Palmira, Valle; con el
fin entender y aplicar algunas herramientas de calidad y estudiar la elaboración de procesos
dentro de cualquier institución.
Primero que todo se va a realizar una visita de presentación del proyecto a la institución,
explicar al personal lo que se pretende con esta y así lograr su atención y poder contar con su
ayuda. Luego, en forma de entrevista y la vez como si fuese una revista del proceso, se tratará
de adentrar en lo que es en sí el proceso de gestión documental y la manera como ellos lo
operan dentro de su oficina.
Como principal limitación dentro de la elaboración del trabajo cabe resaltar el tiempo de
disponibilidad de parte del personal de la oficina, como de nosotros, ya que la mayor parte de
este es dedicada a estudiar tanto en el día, como en la tarde.

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Para lograr abordar las herramientas de calidad y algo de la elaboración de procesos es
bueno entrar un poco en materia así, antes de poder realizar la investigación a la oficina de
talento humano del Batallón N° Agustín Codazzi hay que tener en cuenta las siguientes
definiciones:
Herramientas de calidad: son opciones o elementos que las empresas tienen a su mano
para poder revisar, detectar, controlar y a su vez mejorar los procesos que se llevan a cabo
dentro de su organización, entre otras se tiene: diagrama causa efecto, graficas de control,
diagrama de flujo, histograma, diagrama de Pareto, diagrama de dispersión. (López, 2016)
Elaboración de procesos: los procesos dentro de toda empresa son un medio para poder
obtener de manera organizada la realización o ejecución de un ejercicio, el cual debe contener
unas entradas, un proceso de desarrollo y una salida que genera para esta el aprovechamiento
eficaz de los recursos. (López, 2016)
Gestión documental: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a
la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación. (funcionpublica.gov.co, sf).
2. Batallón de Ingenieros N° 3, Coronel Agustín Codazzi.
Esta es una entidad de tipo militar, que puede realizar operaciones militares independientes
de un mando superior como Brigada o División, que son las unidades inmediatamente
superiores en jerarquía.
Esta institución posee una Misión, visión y unos objetivos para poder desarrollar sus
operaciones y contribuir a la misión general del Ejército, así:

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2.1 Misión.
Realizar tareas de movilidad y contra-movilidad, supervivencia y trabajos generales de
ingenieros para apoyar la maniobra militar y el desarrollo nacional. (ejercito nacional,
sf)
2.2 Visión.
A 2020 los Ingenieros Militares constituyen un cuerpo profesional con capacidad para
garantizar el apoyo ante cualquier tipo de amenazas y contribuir de manera integral al
desarrollo estratégico del Estado. Misión y Visión Batallón Codazzi (ejercito
nacional, sf)
Además de lo anterior el batallón es una unidad totalmente dependiente de otras
instituciones, de mayor grado en jerarquía militar, todos dependen a su vez de los
ordenamientos del comando del Ejército y siguen sus directrices. La parte documental
y demás tienen su origen de reglamentación en las normas que emita el ministerio de
Defensa Nacional.
Para la realización de la investigación se llevó a cabo el siguiente planeamiento:
Primero se escogió el batallón por la cercanía que hay con uno de los integrantes del grupo,
quien trabajó varios años en el Ejército.
Se tomó el proceso de gestión documental con base en que este es un aspecto bastante
descuidado por parte de la gran mayoría de las entidades.
Se procedió a abordar el tema de la investigación con el comandante del Batallón en
primera instancia, ya que todo lo que se haga debe estar autorizado por él.
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Luego de obtener la autorización se procedió a ubicar la oficina y el personal que en ella
labora. Un suboficial de grado Sargento Vice-Primero, una secretaria y un soldado estafeta o
patinador.
Se realizó primero que todo una ligera entrevista al personal, exponiéndoles primero lo que
se realizaría en la oficina y luego una serie de preguntas para abordar como se encontraba la
documentación en general.
Luego se comenzó a hacer una ligera inspección del material como tal. Documentación
archivada, documentación en trámite, procesos llevados a cabo por la oficina, entre otros.
3. Proceso productivo.
Teniendo en cuenta que se pretende analizar un proceso productivo dentro de una entidad
se decidió escoger el proceso de gestión documental en la sección de Talento Humano, del
batallón de Ingenieros Agustín Codazzi.
La gestión documental es una actividad de vital importancia para cualquier entidad, sea
cual fuere lo que esta produzca, ya que es el archivo quien da cuenta a través del tiempo de lo
que se haya hecho o dejado de hacer dentro de la entidad.
3.1. Proceso de Gestión documental Dependencia Talento Humano, Batallón de
Ingenieros N° 3 Agustín Codazzi.
Este es el proceso por el cual la dependencia logra la utilización y preservación de la
documentación de la entidad para posteriores investigaciones, esto lo hace mediante el uso de
técnicas y leyes específicas, como lo es la ley 594 del 2000, que es la expedida por el archivo
general de la nación y muchas otra leyes como las emitidas por el ministerio de las TIC y
algunos artículos consignados la Constitución.

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3.1.1 Descripción del proceso.
3.1.2 Para los documentos producidos actualmente: se debe cumplir con la Ley 594/2000,
Acuerdo 060/2001, Resolución 5237/2008 Manual de Correspondencia y
Comunicaciones Oficiales, y toda otra aquella expedida por parte del proceso de
Gestión Documental.
3.1.3 Revisión de las comunicaciones oficiales: SI. La unidad de correspondencia será la
encargada de realizar la revisión de todos los documentos que ingresan para
verificar si es de su competencia, los anexos el destino y los datos de origen del
ciudadano o entidad que los remite y procederé a la recepción del documento: una
vez se verifique la correcta aplicación de la normatividad expedida por el proceso
de gestión documental.
NO. Se devolverá al remitente o se re-direccionará a la entidad competente.
3.1.4 Recepción: Conjunto de Operaciones de verificación y control que la institución
deberá realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.
3.1.5 Se recibirá la documentación la cual deberá cumplir con lo exigido dentro de la
normatividad emitida por el proceso de gestión documental y toda la normatividad
vigente.
3.1.6 Análisis de los documentos: la unidad de Gestión Documental, una vez analizada
la documentación con base a las directrices y procedimientos establecidos será la
encargada de direccionar y consignar mediante la planilla de registro y radicación
los datos (asunto del documento, número de radicaci6n, fecha y Hora de recibo) así
mismo comunicaciones de carácter informativo (libros, revista, folletos periódicos,
invitaciones, tarjetas). Que no hayan sido remitidos mediante comunicación oficial.

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3.1.7 Ubicación de los documentos: se sitúan los documentos en las unidades de
conservación temporal (Casilleros) para cada una de las dependencias.
3.1.8 Registro Sistemático: se registrara dentro del aplicativo o sistema, la
documentación. Teniendo en cuenta los siguientes parámetros.
3.1.9 Fecha, hora, nombre de la persona o dependencia para donde el documento,
asunto, nombre o cargo del funcionario remitente o unidad y se registraran los
respectivos anexos.
4. Caracterización de Proceso
4.1 las entradas: para este caso las entradas están constituidas por toda la
documentación recepcionada, producida, radicada y archivada. Planilla de entrega de
comunicaciones oficiales. Inventario Documental (FUID) (ejercito nacional, sf)
4.2 las actividades: recepcionar, contestar, crear, radicar y distribuir las
comunicaciones oficiales internas y externas. Realizar el proceso de microfilmación de
acuerdo a lo estipulado en las tablas de retención. Autoevaluar los controles y gestión de
proceso. (nacional, sf)
4.3 las salidas: respuesta a todos y cada una de las comunicaciones llegadas,
creación de los documentos de contestación a los requerimientos llegados, radicación,
envío de los mismos y archivo de estos. Culminación del (FUID) formato único de
inventario documental. Documentación lista para archivar y poder ser consultada.
5. Flujograma proceso gestión documental
Flujograma Descripción de la Actividad Responsable

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Producción
SI Devolu
El ción del
documento
es de docum
competenc
ia de la
ento
entidad
NO
Recepción
Análisis de los
documentos
1. Para los documentos producidos actualmente: se debe cumplir con la Ley

594/2000, Acuerdo 060/2001, Resolución 5237/2008 Manual de Correspondencia y Comunicaciones
Oficiales,
Ubicación de y toda otra aquella
expedidalos por parte del proceso de Gestión Documental.
documentos
2. Revisión de las Comunicaciones Oficiales:

SI. La unidad de correspondencia será la encargada de realizar la revisión de todos los documentos que ingresan para
verificar si es de su competencia, los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que los remite y
procederé
Registro a la recepción del
document: una vez se verifique la correcta aplicación de la normatividad expedida por el proceso de gestión
sistemático
documental.
NO. Se devolverá al remitente o se re -direccionará a la entidad competente.
A
3. Recepción: Conjunto de Operaciones de verificación y control que la institución deberá realizar para la admisi6n de los
documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.
a. Se recibirá la documentación la cual deberá cumplir con lo exigido dentro de la normatividad emitida por el
proceso de gestión documental y toda la normatividad vigente.
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4. Análisis de los documentos: La unidad de Gestión Documental, una vez analizada la documentación con base a las
directrices y procedimientos establecidos será la encargada de direccionar y consignar mediante la planilla de
registro y radicación los datos (asunto del documento, número de radicaci6n, fecha y Nora de recibo) así mismo
comunicaciones de carácter informativo (libros, revista, folletos peri6dicos, invitaciones, tarjetas). Que no
hayan sido remitidos mediante comunicación oficial.
5. Ubicación de los documentos: Se sitúan los documentos en las unidades de conservación temporal (Casilleros) para
cada una de las dependencias.
6.
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Registro Sistemático: Se registrara dentro del aplicativo o sistema, la documentación. Teniendo en cuenta los siguientes
parámetros.
Unidades de Gestión
➢Fecha, hora, nombre de la persona o Documental de todas las
dependencia para donde el documento, asunto, Unidades Operativas
nombre o cargo del funcionario remitente o Mayo -es, Menores, Tácticas
unidad y se registraran los respectivos anexos. y especiales, Dependencias
del Comando del Ejercito
Funcionarios de Registro
Funcionarios de Registro.
Funcionarios de Registro.

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7. Distribución: Actividades tendientes a

A garantizar que los documentos lleguen a su Funcionarios de Registro
destinatario. Este documento se entrega al
funcionario autorizado de acuerdo a la planilla
generada por el aplicativo donde es
Distribución verificada.
SI SI: Se entrega a la dependencia el documento
El
documento devuelto para confirmar, realizar ajustes y volver
fue devuelto a enviar.
NO NO: La unidad de correspondencia da por

terminado el proceso de distribución,
8. Verificación de Planillas: Se verifica que las planillas de
entrega sean
firmadas por el funcionario que recibe la
documentación, posteriormente se archivan por Unidad
Dependencias
a Jefatura, (sección) ya sea de Llegada c de salida; de
de las
Unidades
acuerdo a la TRD (LEY 594/2000).
Operativas
Mayores,
9. Trámite: Recorrido del documento desde su producción Menores.
o recepción Tácticas,
hasta el cumplimiento de su función administrativa. Especiales y
Esta tarea es desarrollada para cada una de las dependencias
dependencias las cuales se encargan de dar respuesta a del Cuartel
cada uno de los documentos. General del
Comando del
10. Archivo: una vez la dependencia le del trámite Ejército.
correspondiente e a
toda la documentación, procederá a realizar el proceso
de archivo de. La documentación que produzca de
acuerdo a lo establecido dentro de: la respectiva TRD
de la sección siguiendo los pasos y directrices emitidas
para este proceso.
11. Clasificaci6n: toda la documentación producida por

cada una de las
dependencias se clasificara por anos, series y sub series
teniendo en cuenta lo estipulado dentro de las Tablas de
Retención Documental, de la Sección, identificando que
la documentación a archivar no sea de consulta y no sea Administrador
toda aquella que no ha sido producida por la respectiva de Archivo de
dependencia. cada Jefatura,
Dirección,
12. Organizaci6n: La documentación se organizara Dependencia
cronológicamente donde el primer documento y Unidades
corresponderá a enero y el ultimo a diciembre.
13. Depuración: Se eliminaran copias, papel químico o de Administrador

fax, de igual manera se deben retirar todo material de Archivo de
ganchos y grapas y legajadores procurando no ocasionar cada Jefatura,
deterioros de tipo físico a la documentación. Dirección,
Dependencia
14. Archivar en carpeta: una vez se tenga organizada y y Unidades
depurada la documentación se Llevara a las unidades be
conservación carpetas 4 aletas 200 folios que es la
cantidad recomendada para evitar r deformaciones en
las carpetas.
A
15
15. Foliación: Una vez Ia documentación repose dentro de Administrador

la respectiva carpeta se foliara documento per de Archivo de
A documento en el ángulo superior derecho y fuera de cada Jefatura,
cualquier información del documento, utilizando lápiz Dirección,
de mina negra y blanda. Dependencia
(Véase boletín de archive No 4 y 6 del 2012) y Unidades
Foliación
Inventarios
Documentales 16. Inventarios documentales: una vez realizado el
Administrador
respectivo proceso de foliación se elaboraran los de Archivo de
respectivos inventarios. cada Jefatura,
Individual: donde se debe registrar documento per Dirección,
documento que reposan dentro de la respectiva carpeta. Dependencia
General: se registrara la documentación carpeta per y Unidades
carpeta
17. Stickers ( carpetas ): se procederá a elaborar los Administrador

Stickers respectivos stickers de cada una de las carpetas los de Archivo de
cuales deben registrar los siguientes datos: cada Jefatura,
Dirección,
Dependencia
Carpeta No. ______de ____Caja No. ___
y Unidades
Nombre de la sección o dependencia
Rotulo de la Código de is dependencia (Línea de mando )
Caja
Código y nombre de la serie
Código v nombre de la subserie
Tipo documental si lo requiere
FECHA EXTREMAS:________A__
Recepción
Cantidad de folios:
Transferencia
Administrador
de Archivo de
18.Rotulo de la caja: Se procederá a elaborar los cada Jefatura,
respectivos rótulos de las cajas los cuales deberán Dirección,
registrar los siguientes datos: Dependencia
y Unidades
• Numero de la caja.
• Fondo
• Línea de Mande
• Serie
• Sub serie
• Tipo Documental ( si lo requiere )
NO • Numero de Carpetas
La
• Fechas Extremes
Transferencia • Numero Consecutivo
Fue 19. Recepción transferencia primaria: Se elabora el

cronograma para el recibo de la transferencia de Funcionario área
acuerdo a los tiempos establecidos en las tablas de Comando Ejercito y unidades
retención documental (TRD) para cada dependencia. Se Operativas Mayores
verifica la información contenida en el Formato Único
de Inventario ario Documental (FUID), confrontando
les soportes físicos y magnéticos enviados por las
SI dependencias. Una vez revisada la información se
firman los inventarios y se da entrada para ubicarlos en
los respectivos estantes establecidos per el Archive
Central.
SI: Se entregan los inventarios firmados y se precede a
enviar las documentos al archive central.
NO: Se devuelven los documentos con los inventarios

A para su posterior corrección por parte del administrador
de archivo de la sección
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20. Consulta de documentos: Se solicita la consulta de los

A documentos Área de mediante oficio, dirigida al Funcionario área
Ayudante General del Comando del Ejército quien Comando Ejercito y unidades
autoriza su consulta y lo remite al encargado del Operativas Mayores
Consulta de Archive Central, quien ubica los documentos
solicitados y registra el préstamo de los
Documentos
documentos en el libro correspondiente pare hacer
entrega a la persona solicitante y en momento del
reintegro registra su devolución
Conservación
preventiva
21. Conservación preventiva: Realizar un diagnóstico Administrador

integral del Archivo Central, evaluando las condiciones Archivo central
en que se encuentran actualmente los archivos.
Revisar el almacenamiento de los documentos, la
Disposición final de señalización y adecuación del área de archive,
asimismo se debe diseñar un Sistema integrado de
Documentos Conservación que conlleve a su corrección.
Administrador
22. Disposición final de documentos: Se realizara Archivo central
teniendo en cuenta la disposición que figura en las
Tablas de Retención documental, tarea que será
Fin realizada por el Archivo Central.
Figura 1. Flujograma de actividades del proceso de gestión documental. Macroproceso de
gestión de apoyo y soporte administrativo del Ejercito Nacional. Ejército Nacional.
(ejercito nacional, sf)
6. Entrevista:
Dentro de la elaboración de la investigación se realizó una entrevista el día 10 de Abril, al
personal de la dependencia, se entrevistó jefe de la sección, Sargento vice- primero Rosas
Gutiérrez Gerardo, suboficial del Ejército, quien se encuentra laborando en la dependencia
alrededor de 6 meses. En el grado como suboficial tiene 2 años aproximadamente y aduce es
la primera vez que recibe un cargo administrativo. Fue asignado al cargo por haber presentado
excelentes resultados operacionales y sobresaliente disciplina en el desarrollo de actividades
tácticas.
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Al ser indagado sobre el conocimiento acerca del proceso de la gestión documental, afirma
tener poco conocimiento, pero tiene toda la firme decisión de aprender sobre el tema.
De igual forma agrega que con la ayuda de la secretaría y el soldado puede lograr que la
documentación tenga un debido proceso.
Se le solicitó verificar la documentación y se encontró que no se estaba llevando a diario el
(FUID). Se le preguntó al respecto y aduce que se realiza semanalmente por motivos de falta
tiempo.
Observando alrededor se pudo detectar que faltaba estantería para alguna parte de la
documentación, se le hizo la observación, a lo que contestó que al igual que en el área de
operaciones, también en la parte administrativa en ocasiones faltan recursos para poder lograr
la misión. De igual forma él piensa que es algo muy común a nivel de toda institución y que el
Ejército no es la excepción.
Se le preguntó si tenía conocimiento sobre el plan de entrega de la documentación de
archivo y respondió no tener conocimiento acerca del tema.
En fin aunque el suboficial tiene muchas ganas de realizar de la mejor forma su trabajo,
tiene bastante desventaja porque se encuentra en una etapa de conocimiento de todos los
procesos de la oficina, entre ellos el de la gestión documental. Además afirma que hay
procesos mucho más importantes y que requieren de mayor atención que el mencionado.
Por parte de la secretaria, la señora Lina Marcela Grajales Lara, es la persona que tiene el
mayor conocimiento de todos los procesos de la oficina y es quien lleva más tiempo en el
batallón, pero afirma que los múltiples procesos que se llevan a cabo en la oficina requieren
mucho tiempo y en muchas ocasiones detrás de tanta documentación que ellos elaboran y
reciben se le dificulta tener al día toda la parte de la gestión documental que se genera en ella.
18
Con la ayuda de estas dos personas se pudo concluir que existen demasiadas
inconsistencias en la documentación archivada al momento de ser requerida para una
posterior consulta.
8 Inconsistencias al momento de archivar o consultar un archivo.
Luego de haber entrevistado a los dos miembros de la sección se realizó un seguimiento a
esta, durante aproximadamente 8 días de labor, para poder establecer cómo realizaban el
proceso, lo que arrojó como resultados lo siguiente:
 El archivo de gestión y de consulta no cuenta con las normas de archivo.
 No se ha realizado el traslado del archivo, al archivo general de la unidad.
 No se cuenta con el espacio suficiente, ni organizado en la oficina para albergar el
respectivo archivo de la dependencia.
 No se cuenta con la persona idónea y capacitada con respecto al proceso.
 Los archivos de gestión no están organizados de acuerdo con criterios técnicos ni
inventariados en su totalidad, lo que requiere de grandes esfuerzos a la hora de
consultar información. Es así como los documentos esenciales no se identifican
fácilmente lo que le impide a la organización la continuidad del negocio en casos
de siniestro, vandalismo, sabotaje o problemas de orden público.
 No hay un sistema adecuado y eficiente que integre la parte física de la
documentación con los archivos planos.

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Con referencia a lo anterior y en aras de llevar al éxito el proceso de la gestión
documental en la dependencia, el estudio considera hacer un diagrama de Ishikawa
para dar algunas soluciones pertinentes.
9 Diagrama Ishikawa
a. Mano de obra.
 El encargado de la gestión documental no tiene el perfil adecuado
¿Por qué?
Porque los jefes de las secciones son personal con instrucción militar, en su mayoría
suboficiales u oficiales.
¿Por qué?
La misión principal del Ejército es defender la soberanía, la independencia y la
integridad territorial y proteger a la población civil y los recursos privados y estatales
para contribuir a generar un ambiente de paz, seguridad y desarrollo, que garantice el
orden constitucional de la nación y para ello son formados los oficiales y suboficiales
de la fuerza.
b. Método
 Poco se dictan capacitaciones a cerca del proceso.
¿Por qué?
Existe poco personal capacitado frente al tema.
¿Por qué?
No se ha realizado una convocatoria de personal con esta perfil para ser dado de alta
en la fuerza.
¿Por qué?
20
No existe una cultura de preservación de la documentación como patrimonio dela
empresa.
 Se archiva de manera empírica o de acuerdo a lo poco que aprende el funcionario
¿Por qué?
Porque los relevos de personal en la fuerza se realizan cada dos años
aproximadamente.
¿Por qué?
El plan de relevos viene estrictamente ordenado por el comando de la fuerza y no se
puede modificar, lo cual genera que alguien nuevo llegue a ocupar un cargo y en
muchas ocasiones no tiene conocimiento de todos los procesos que se lleva a cabo.
¿Por qué?
En muchas ocasiones hay personal que llega del área de operaciones y nunca han
tenido cargos administrativos lo que causa traumatismos en ciertos tramites.
¿Por qué?
Desconocen la gestión documental y mientras que aprenden se pierde tiempo y
organización en la documentación.
c. Maquinaria.
 El material de cómputo de la sección no es funcional para llevar a cabo el proceso
de gestión documental.
¿Por qué?
Porque la oficina no cuenta con una impresora multifuncional que pueda escanear la
documentación.
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¿Por qué?
No se ha visto la necesidad de mejorar esta situación debido a la falta de
conocimiento, frente a la importancia que tiene el archivo de la documentación, tanto
en forma física como en archivo plano.
¿Por qué?
No existe un funcionario con conocimiento de la norma que haga ver la real
importancia que tiene la gestión documental para la entidad.
 No existe una aplicación que permita el registro y control de los documentos
¿Por qué?
Aunque la hay en Ejército, Divisiones y Brigadas, todavía no se ha certificado las
unidades tácticas en la utilización de la misma.
¿Por qué?
Por falta de personal con el perfil adecuado y por la alta rotación de este mediante el
proceso de traslados cada dos años.
Por qué?
Es necesario que el personal que se encuentra en las áreas de orden público tengan un
descanso y pueden desempeñar labores administrativas para cambiar de ambienta
laboral.
Medio ambiente
 La dependencia no cuenta con la estantería adecuada para mantener el archivo de
consulta.
¿Por qué?
22
Como no hay una cultura de protección de la documentación, no se ha visto la
necesidad de implementar la estantería adecuada para mantener el archivo en buen
estado.
¿Por qué?
Uno por falta de presupuesto y otro por que no se le ha dado la verdadera importancia
que este proceso tiene.
 Desorganización en la documentación
¿Por qué?
Si no hay personal calificado la organización no se puede realizar de acuerdo a la
norma.
¿Por qué?
Cada funcionario archiva de acuerdo a lo que le han explicado o ha visto, no utilizan
las normas de archivo.
¿Por qué?
Por desconocimiento o por facilidad.
¿Por qué?
Esto genera un falso orden, pero a la final resulta siendo un caos total.
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Figura 2. Diagrama Ishikawa inconsistencias en la documentación archivada al momento de ser solicitada para consulta.
MAQUINARIA MANO DE OBRA
M ATERIAL DE COM PUTO NO NO HAY LA POSIBILIDAD QUE HAYA PERSONAL

Causa 1 ES EL ADECUADO PARA
Causa 1
CON CAP ACIDAD EN GESTION DOCUM ENTAL
REALIZAR EL P ROCESO. EN EL EJ ERCITO
ANQUE HACE FALTA, TODAVIA NO SE HA
INCLUIDO ESTE PERSONAL EN LAS TABLAS DE
NO SE LE DA LA IM PORTANCIA QUE TIENE EL PROCESO Causa 3 ORGANIZACIÓN Y EQUIPODE LA FUERZA.
Causa 3
NO EXISTE UN SCANNER QUE FALTA DE PERSONAL QUE
PERM ITA DIGITALIZAR LOS CONDUZCA LOS SOLDADOS
NO SE UTILZA UNA
DOC M ENTOS DEL AREA DE OPERACIONES
APLICACIOIN QUE PERM ITA Causa 2
Causa 2 Causa 1
ARC HIVAR EN UN SERVIDOR EL PERSONAL NO TIENE EL PERFIL ADECUADO
AUNQUE EJ ERCITO TIENE UNS OFWARE, LOS J EFES DE DEPENDENCIA SON SUBOFICIALES Y OFICIALES
Causa 3 TODAVIA NO SE HA IM PLEM ENTADO PARA CAPACITADOS PARA CONDUCIR UNIDADES DE M ANIOBRA EN
TODAS LAS UNIDADES . EL AREA DE OPERACIONES
Causa 3
POR LA FALTA DE P ERSONAL CAPACITADO Y NO TIENEN LA CAP ACITAACION ADECUADA
LA ALTA ROTACION DEL M IS M O DEBIDO A LOS CON RESPECTO AL PROCECSO DE GESTION
Causa 2
TRASLADOS
Causa 2 DOCUM ENTAL
Inconsistencias en la
documentación
Causa 1 DESORGANIZACION EN LA DOCUM ENTACION archivada al
LAS CAPACITACIONES SOBBRE EL TEM A SON POCAS momento de ser
Causa 1
requerida para
SI NO HAY PERSONAL CAPACITADO NO SE
Causa 3 PUEDE ARCHIVAR DE ACUER DO A LA NORM A

consulta.
SE LE DA M AYOR IM PORTANCIA A LA CAPACITACION M ILITAR
Causa 3
LA M ALA GESTION DOCUM ENTAL GENERA UN
Causa 2 POR QUE NO HAY P ERSONAL IDONEO
Causa 2 FALSO ORDEN QUE A LA FINAL RESULTA
SIENDO UN CAOS TOTAL COM O ARCHIVO
NO SE HA HECHO UNA CONVOCATORIA DE LA DEPENDENCIA NO CUENTA CON LA
Causa 1 PERSONAL CON CONOCIM IENTO DE GESTION ESTANTERIA ADECUADA PARA EL ARC HIVO
DOCUM ENTAL Causa 1 DE CONSULTA
NO EXISTE UNA CULTURA DE PRESERVACION DE LA
DOCUM ENTACION COM O PATRIM ONIO DE LA
COM O NO HAY UNA CULTURA DE
INSTITUCION
Causa 3 Causa 3 PROTECCION DE LA DOCUM ENTACION, NO SE
HA VISTO LA NECESIDAD DE SU PROTECCION.
LA FORM A COM O SE ARCHIVA POR LA FALT ADE PRESUPUESTO Y POR QUE
NO SE LE HA DADO LA IM PORTANCIA
NO ES LA M AS APROPIADA NECESARIA AL PROCCESO.
Causa 2 Causa 2
METODO MEDIO AMBIENTE

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10 Conclusiones.
 De acuerdo a lo visto en el desarrollo del diagrama de Ishikawa, frente al proceso
de gestión documental llevado a cabo por la dependencia de talento Humano de
Batallón de Ingenieros N° 3 Agustín Codazzi, cabe destacar que aunque hay una
diagrama de flujo bien desarrollado y de acuerdo a un estudio a fondo del tema, no
se está aplicando.
 Falta ante todo comprometimiento de los entes superiores con el fin que se lleve a
cabo una incorporación de personal con capacitación en Gestión documental.
 Igual manera por parte de la unidad en cuestión falta diligencia ante entidades
como el SENA u otras, para que por medio de ellos se brinde la capacitación
necesaria al personal que labora en la unidad.
 Es vital la revisión continua de este proceso para evitar la pérdida de la
documentación de importancia en la historia de la entidad, sobretodo en este caso
que es la dependencia lleva a cabo toda la gestión de personal del batallón.
 Hay que dar la importancia que requiere el proceso de la gestión documental antes
que suceda algo que pueda causar demandas que vayan en detrimento del
patrimonio del estado por causa de la negligencia en el proceso de gestión
documental.
 Hace falta la guía de un ingeniero industrial dentro de batallón para que pueda
realizar un seguimiento a fondo, no sólo a este proceso, sino, a todos los procesos
en general que realiza el batallón.
 Para un ingeniero industrial es de vital importancia tener conocimiento acerca de
las herramientas de calidad para poder aplicarlas efectivamente cuando logre
detectar un proceso deficiente.

25
11 Bibliografía
ejercito nacional. (sf). ejercito nacional. Obtenido de https://www.ejercito.mil.co/
funcionpublica.gov.co. (sf). funcionpublica.gov.co. Obtenido de

http://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental
López, I. B. (2016). ingenieriaindustrialonline.com. Obtenido de

https://www.ingenieriaindustrialonline.com/
nacional, e. (sf). ejecito nacional. Obtenido de https://www.ejercito.mil.co/

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Proceso gestión documental

Proceso de gestión Documental Batallón de Ingenieros N° 3 Agustín Codazzi

Franklin Alexander Fernández Ruano

Universidad Pontificia Bolivariana

El presente trabajo está encaminado a realizar la verificación del proceso de Gestión

N° 3 Coronel Agustín Codazzi, en la ciudad Palmira (Valle). Es importante para cualquier

resultados y concluir su producto final de la mejor manera posible, evitando el desgaste de

personal y material al máximo.

El Batallón de Ingenieros N° 3, Coronel Agustín Codazzi, y su sección de Talento Humano

ha permitido hacer un estudio acerca de su proceso de gestión documental, en vista que

presenta algunas falencias.

Para llevar a cabo el seguimiento al proceso se investigó con el personal de la dependencia

Palabras clave: Proceso, gestión documental, diagrama Ishikawa.

that presents some flaws.

Keywords: Process, document management, Ishikawa diagram.

objetivo final de producción, sea este con o sin ánimo de lucro.

Se realizó una investigación acerca del proceso de gestión documental de la Ofician de

fin entender y aplicar algunas herramientas de calidad y estudiar la elaboración de procesos

dentro de cualquier institución.

de adentrar en lo que es en sí el proceso de gestión documental y la manera como ellos lo

operan dentro de su oficina.

este es dedicada a estudiar tanto en el día, como en la tarde.

Para lograr abordar las herramientas de calidad y algo de la elaboración de procesos es

diagrama de flujo, histograma, diagrama de Pareto, diagrama de dispersión. (López, 2016)

obtener de manera organizada la realización o ejecución de un ejercicio, el cual debe contener

eficaz de los recursos. (López, 2016)

Gestión documental: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a

la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

conservación. (funcionpublica.gov.co, sf).

2. Batallón de Ingenieros N° 3, Coronel Agustín Codazzi.

operaciones y contribuir a la misión general del Ejército, así:

Realizar tareas de movilidad y contra-movilidad, supervivencia y trabajos generales de

ingenieros para apoyar la maniobra militar y el desarrollo nacional. (ejercito nacional,

garantizar el apoyo ante cualquier tipo de amenazas y contribuir de manera integral al

desarrollo estratégico del Estado. Misión y Visión Batallón Codazzi (ejercito

Además de lo anterior el batallón es una unidad totalmente dependiente de otras

instituciones, de mayor grado en jerarquía militar, todos dependen a su vez de los

y demás tienen su origen de reglamentación en las normas que emita el ministerio de

Para la realización de la investigación se llevó a cabo el siguiente planeamiento:

quien trabajó varios años en el Ejército.

descuidado por parte de la gran mayoría de las entidades.

Se procedió a abordar el tema de la investigación con el comandante del Batallón en

Luego de obtener la autorización se procedió a ubicar la oficina y el personal que en ella

labora. Un suboficial de grado Sargento Vice-Primero, una secretaria y un soldado estafeta o

se decidió escoger el proceso de gestión documental en la sección de Talento Humano, del

batallón de Ingenieros Agustín Codazzi.

que se haya hecho o dejado de hacer dentro de la entidad.

3.1. Proceso de Gestión documental Dependencia Talento Humano, Batallón de

Ingenieros N° 3 Agustín Codazzi.

Este es el proceso por el cual la dependencia logra la utilización y preservación de la

documentación de la entidad para posteriores investigaciones, esto lo hace mediante el uso de

algunos artículos consignados la Constitución.

3.1.1 Descripción del proceso.

Acuerdo 060/2001, Resolución 5237/2008 Manual de Correspondencia y

3.1.3 Revisión de las comunicaciones oficiales: SI. La unidad de correspondencia será la

encargada de realizar la revisión de todos los documentos que ingresan para

verificar si es de su competencia, los anexos el destino y los datos de origen del

vez se verifique la correcta aplicación de la normatividad expedida por el proceso

NO. Se devolverá al remitente o se re-direccionará a la entidad competente.

3.1.4 Recepción: Conjunto de Operaciones de verificación y control que la institución

persona natural o jurídica.

3.1.5 Se recibirá la documentación la cual deberá cumplir con lo exigido dentro de la

normatividad emitida por el proceso de gestión documental y toda la normatividad