PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnología de Gestión

Administrativa
 Código del Programa de Formación: 122115

 Nombre del Proyecto: IMPLEMENTACIÓN DE SERVICIOS DE LOGÍSTICA EMPRESARIAL

EN 4 MIPYMES DE LA CIUDAD DE VALLEDUPAR
 Fase del Proyecto: N/A
 Actividad de Proyecto: N/A

 Competencia: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA

LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

1. OPERAR LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS REQUERIDOS PARA EL

RECIBO, EL DESPACHO Y LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS,
DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

2. CONSERVAR Y PRESERVAR LOS DOCUMENTOS (SOPORTE PAPEL O

ELECTRÓNICO) PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DE
ACUERDO CON LAS NORMAS, LAS TÉCNICAS, LA TECNOLOGÍA
DISPONIBLE Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

 Duración de la Guía: 5

2. PRESENTACION

La normatividad y legislación documental surge de la necesidad de velar por la

documentación que hace parte del patrimonio documental de un país y también de la
documentación histórica, institucional y empresarial de los países y debe ser usada de
esta manera, para los fines que ha sido creada.
Durante el desarrollo de la presente Actividad de Aprendizaje, que consistente en
Reconocer la política archivística en Colombia, como lo establecen la normatividad
vigente difundida por el Archivo General De La Nación (AGN). Ente rector en lo
relacionado a la gestión documental del país.

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Es necesario conocer las normas y técnicas; la legislación vigente y la metodología para
la organización de los archivos tanto para las entidades públicas como para las privadas
que cumplan funciones públicas.

Es indispensable conocer las herramientas básicas para manejar la documentación en

las entidades y aprender las consecuencias que acarrean no hacerlo como lo ordena la
normatividad. Por lo anterior, se hace indispensable profundizar en el tema, a través de
los conceptos básicos y así poder interpretar de manera adecuada los lineamientos para
la gestión documental.

En este proceso, se cuenta con el acompañamiento del Instructor para el desarrollo de

las actividades y evidencias, que se deben enviar oportunamente, a través de los enlaces
establecidos para tal fin, en la plataforma Territorio/ Carpeta Gestión Documental,
evidencia. En caso de presentar informes escritos, es indispensable hacer uso de las
fuentes bibliográficas, realizar las correspondientes referencias y citas de autores según
normas APA. Es obligatorio usar como mínimo dos referencias bibliográficas de la
plataforma http://biblioteca.sena.edu.co/

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.3 Evidencia de producto

Cuestionario: Foliación de Documento – Archivos

Fuente: http://www.digitalizacionperu.com/foliacion-de-expedientes-documentos.php

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Documentos Obligatorios

 Cartilla “Foliación en Archivos”

 Cartilla “Sistemas de Ordenación Documental”

Una de las actividades obligatorias en el proceso de ordenación, justamente corresponde

a la foliación, y para apoyar en el desarrollo de esta actividad, el Archivo General de la
Nación publicó el folleto "Foliación en Archivos" el cual explica el paso a paso para
realizar la foliación, además de resolver de manera puntual las diversas situaciones que
pueden presentarse durante su desarrollo. El citado documento se puede obtener a
través de la plataforma Territorio, asimismo del sitio web www.archivogeneral.gov.co.

Instrucciones: Averigüe como debe realizarse la foliación en los documentos de archivo

y en los diferentes soportes, teniendo en cuenta lo anterior responda las siguientes
preguntas:

1) ¿Explique que es foliación?

2) ¿Cuál es la diferencia entre foliación y foliar?
3) ¿Para que se realiza la foliación?
4) ¿Cuál es la diferencia entre foliar y paginar?
5) ¿Qué es la Ordenación Documental?
6) ¿Por qué es importante ordenar la documentación, antes de foliar?
7) ¿Cuál es la herramienta que se debe utilizar para foliar los documentos?
8) ¿Uno de los fines o propósito de foliar es controlar la calidad, integridad y
originalidad explique lo que significa?
9) ¿Explique por qué la foliación es requisito ineludible e inevitable, entre otros, para
transferencias primarias?
10) ¿Cuál es el procedimiento para foliar fotografía de tamaño o formato pequeño,
ejemplo 3cm X 4cm?
11) ¿Cuál es el procedimiento para foliar mapas?
12) ¿Cuál es el procedimiento para la foliación de radiografías?
13) ¿Qué se debe realizar si me equivoco al foliar?
14) ¿Qué debo hacer si me equivoco en la radicación de un documento?
15) ¿Explique con una buena argumentación, como se deben foliar las unidades
documentales simples y plasme ejemplos?

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 16) ¿Explique con una buena argumentación, como se deben foliar las unidades
documentales compleja y plasme ejemplos?

Nota1: este taller debe de adjuntarlo en la plataforma Territorio, en el espacio asignado

para adjuntar esta evidencia. (El taller es individual). Si quiere puede adjuntar
imágenes relacionadas para algunas preguntas, no olvide colocar la fuente de las
imágenes.

Nota2: Después de haber desarrollado todas las preguntas elabore un mapa de telaraña,
donde clasifique los procesos y procedimientos que deben desarrollarse en la foliación
documental.

Nota3: esta actividad es calificable.

Nota: la guía de aprendizaje se guardará en un solo documento ya establecido con

anterioridad (Formato del Sena), la manera de guardarlo y enviarlos será la siguiente:
Ej: Jair_Gutierrez_Cuello_Guia N° 1 Ficha N° XXXXXX_TecnologoGA
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de

Desarrollo Curricular

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

Aprendizaje de Evaluación

Evidencias de
Conocimiento:

Cuestionario: Foliación de Efectúa el procedimiento

Técnica: Cuestionario
de Cartilla de “La Foliación
Gestión Documental - Instrumento:
en Archivos AGN”
Archivo

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5. GLOSARIO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos

para su almacenamiento y preservación.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades

productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder
al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de
orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro
de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película,
microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en

un país.

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la

aplicación de la práctica archivística.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

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6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Colombia, Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones. (Julio 4 de 2000) 14 Jul, 2000

Colombia, Acuerdo 060 del 2001, Por el cual se establecen pautas para la administración
de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas. (octubre 30 de 2001)

Colombia, Acuerdo 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,
22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 (octubre 31 de 2002)

Colombia, Acuerdo 027 de 2006, “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994”

Colombia, Acuerdo 005 de 2013, “Por el cual se establecen los criterios básicos paro la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”. (marzo 15 de 2013)

migracióncolombia.gov.co (s.f). Gestión Documental. Recuperado de

http://www.migracioncolombia.gov.co/phocadownload/archivo/presentacion_capacitacion.pdf

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https://www.youtube.com/watch?v=t_G9pO5wKSc
https://www.youtube.com/watch?v=zQqEl18p76I
https://prezi.com/
http://biblioteca.sena.edu.co/
https://www.youtube.com/watch?v=uixIsXdCN_k

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependenci Fecha

a

Autor JAIR ALBERTO GUTIÉRREZ Instructor COMM 01 Abril de 2019

(es)

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