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INFORME DOCUMETOS ORGANIZACIONALES

FECHA: Bucaramanga, 18 de enero del 2016

ELABORADO POR: SANDRA MILENA GOMEZ GALAN

CONTENIDO

Página
INTRODUCCION

1. GESTION DOCUMENTAL
         
1.1 IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.
         
1.2. OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
         
2. CONSIDERACIONES BÁSICAS
         
1. Administrativo.
2. Económico.
3. Archivístico.

3.PLANEACIÓN.

3.1 Diagnóstico.
3.2 Requisitos técnicos
3.3Requisitos administrativos.

4. PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.

4.4 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

4.4.1 Actividades.

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4.5 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.          

4.5.1Actividades.

4.6 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.

4.6.1 Actividades.

4.7 TRAMITE DE DOCUMENTOS.

4.7.1 Actividades.

4.8 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

4.8.1 Actividades.

4.9 CONSULTA DE DOCUMENTOS.

4.9.1Actividades.

5. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
5.1.1 Actividades.

6. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.

6.1.1 Actividades.

7. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAN

7.1.1 IMPORTANCIA DE LA TRD.

CONCLUSIONES.

INTRODUCCIÓN

El siguiente informe describe el proceso de gestión documental, establecido por

el archivo general de la nación. Dicho procesos son: producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de
los documentos de archivo.
Dentro de este informe se darán a conocer los objetivos y la importancia de la
gestión documental.
Con el objetivo de dar a conocer la importancia de la gestión documental en la
administración de documentos, teniendo en cuenta sus objetivos y las
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consideraciones básicas para elaborar un programa de gestión documental.

Mediante la Socialización del tema  gestión documental de una forma dinámica
y creativa ante mis compañeros teniendo en cuenta la claridad del tema.
Este informe será guía y apoyo para los estudiantes que necesiten información
sobre gestión documental y su proceso.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión documental se define como el conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final facilitando su utilización y su conservación.

1. . IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Detalla las operaciones al interior de una entidad, tales como

producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.

2. . OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

 Resaltar  la importancia que tiene los documentos de archivos dentro
de cualquier institución pública o privada.
 Normalizar la utilización de materiales, utilizando equipos y
materiales ecológicos.
 Facilitar la recuperación  de la información en forma rápida y
oportuna.
 Controlar el uso y la circulación de los documentos.
 Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la
presencia de versiones caducadas.
 Simplificar los procedimientos.
 Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su
adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de
decisiones.
 Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en
situaciones de crisis o emergencia.
 Permitir la recuperación de información de una forma mucho más
rápida, efectiva y exacta.

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 Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización

como verdaderas unidades de información útiles no solo para la
administración sino también para la cultura.

3. . CONSIDERACIONES BÁSICAS
Los siguientes aspectos son considerados para  elaborar un programa de
gestión documental:
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1.3.1. Administrativo: aspectos de trasparencia, la rapidez y  eficiencia  de la
administración.
1.3.2. Económico: reducción de costos derivados de la conservación de
documentos innecesarios.
1.2.4. Archivístico: Ley 594 de 2000. El concepto de archivo total, el ciclo vital
del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
4. . PLANEACIÓN
1.4.1. Diagnostico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión
documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su
implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas,
oportunidades y objetivos. Debe corresponder a un plan discriminado a corto,
mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de
documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se
definan las políticas generales de la gestión documental. Se debe implementar
la elaboración de tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental.
1.4.2. Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos
técnicos previos como:
 manuales de procesos y procedimientos
 tablas de retención documental
 tablas de valoración documental
 normas técnicas y normatividad en general
 archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de
Correspondencia
Para lo anterior, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes
condiciones:
 Centralización de la recepción y envío de los documentos.
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 Definición de procedimientos de distribución de documentos internos

y externos.
 Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación.
 Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener
definido su   reglamento y funciones.
 Disponer de un reglamento de archivos para la entidad basados en el
archivo general de la nación.

1.4.3. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar

el programa de gestión documental  con todas las funciones administrativas de
la entidad. Teniendo en cuenta las siguientes condiciones:
 Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad
(centralizado, o descentralizado).
 El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado
a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha
labor.
 La entidad deberá contar con un programa de capacitación que
permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus
conocimientos en aspectos de la gestión documental y la
organización de los archivos.
 La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa
estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
 Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones
mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las
recomendaciones del Archivo General de la Nación, teniendo en
cuenta las condiciones arquitectónicas y medioambientales.

2. PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La ley 594 de 2000. Establece que la gestión de documentos dentro del
concepto de archivo total, comprende ocho (8) procesos tales como la
producción, recepción,  distribución, tramite,  organización, consulta,
conservación y la disposición final de los documentos, los cuales se
desarrollaran durante las etapas del ciclo vital del documento (archivo de
gestión, archivo central y archivo histórico).

2.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

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Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus

funciones.

2.1.1. ACTIVIDADES

La producción documental: Comprende los aspectos de origen, creación y

diseño de formatos y  documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o dependencia. Se desarrollan funciones específicas
tales como:
 Creación y diseño de documentos.
 Medios y técnicas de producción y de impresión.

 Determinación y selección de soportes documentales.

 Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje,
tintas.
 Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
 Determinación de uso y finalidad de los documentos.
 Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo
de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas
autorizadas.
 Adecuado uso de la reprografía.

Normalización de la producción documental

 Identificación de dependencias productoras.
 Definición de tipologías documentales, conforme a  formatos y
formularios regulados en los manuales de la tabla de retención
documental.
 Control de la producción de nuevos documentos.
 Determinación de la periodicidad de la producción documental.

2.2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Son el Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

2.2.1. ACTIVIDADES

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Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos,  que

correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de
su  radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades:
 Identificación de medios de recepción.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y  confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (legalidad).

Radicación de documentos
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los
términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radicación.
 Registro impreso de planillas de radicación y control.
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Registro de documentos
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y  confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Asignación de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad
Remitente o destinataria, Nombre o código de la Dependencia
competente, Número de radicación, Nombre del  funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta según el
Acuerdo AGN 060 de 2001
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales
despachadas.
 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación
de documentos recibidos y enviados.

2.3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
2.3.1. ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al
exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos,
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se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío

de los mismos. Este proceso se realizan actividades como:
Distribución de documentos externos
Se realiza la identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia, la clasificación de las comunicaciones, la organización de
documentos en buzones o casilleros, el enrutamiento de documentos a
dependencia competente, la reasignación de documentos mal direccionados y
el registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos
Dentro de esta actividad se realiza la identificación de dependencias, el
enrutamiento de documentos a dependencia competente y registro de control
de entrega de documentos internos.

Distribución de documentos enviados

Dentro de esta actividad se realizan tareas:

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional,

correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web,
otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y  embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.

2.4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Comprende el curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
2.4.1. ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos  objeto de  trámites administrativos, dichos documentos integran
sus respectivas series documentales.

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En este proceso se señalan las actividades de:

Recepción de solicitud o trámite
 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del
trámite.
 Identificación del trámite.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta
 Análisis de antecedentes y compilación de información.
 Proyección y preparación de respuesta.
 Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta
finalizar del asunto.

2.5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es el Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los
procesos archivísticos.

2.5.1. ACTIVIDADES

Clasificación   documental. Comprende  las actividades de:

 Identificación de unidades administrativas y funcionales.
 Aplicación de la tabla de retención y valoración de la dependencia.
 Conformación de series y subseries documentales.
 Control en el tratamiento y organización de los documentos.

Ordenación documental. Comprende la ubicación física de los documentos

dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, tales como:
las relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos
documentales, la conformación y apertura de expedientes, la determinación de
los sistemas de ordenación, la organización de series documentales y la
foliación.

Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de

archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y
recuperación, para la gestión o la investigación. Comprende las siguientes
actividades:
 Análisis de información y extracción de contenidos.

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 Diseño de instrumentos de recuperación (Guías, Inventarios,

Catálogos e Índices).
 Actualización permanente de instrumentos.

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los

expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas,
contar  con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar
los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Donde se
realizan actividades como:
 Elaboración de inventarios documentales.
 Organización y entrega de transferencias documentales.
 Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.

2.6. CONSULTA DE DOCUMENTOS

Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la
información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a
obtener copia de los
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mismos. Dicha consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita
dirigida al jefe del área, o al  funcionario responsable del Archivo de Gestión,
Archivo Central o Histórico.
2.6.1. ACTIVIDADES
Las actividades básicas en esta fase son:
Formulación de la consulta: donde se realizan las siguientes actividades:
 Determinación de la necesidad, precisión y competencia de la
consulta.
 Condiciones de acceso.
 Disponibilidad de información en términos de restricciones por
reserva o por conservación.
 Reglamento de consulta.

Estrategia de búsqueda
 Disponibilidad de expedientes y fuentes de información.
 Establecimiento de herramientas de consulta.
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 Ubicación de los documentos.

Respuesta a consulta
 Atención y servicio al usuario.
 Infraestructura de servicios de archivo.
 Sistemas de registro y control de préstamo.
 Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
 Implantación de medios manuales o automáticos para localización de
información.

2.7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Es el Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para

garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido.
2.7.1. ACTIVIDADES
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del
Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
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 Diagnóstico integral.
 Sensibilización y toma de conciencia.
 Prevención y atención de desastres.
 Inspección y mantenimiento de instalaciones.
 Monitoreo y control de condiciones ambientales.
 Limpieza  de áreas y documentos.
 Control de plagas.
 Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
 Determinación de espacios y áreas locativas, determinación  de
mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y
almacenamiento).
 Apoyo a la reproducción.
 Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
 Establecimiento de medidas preventivas.
 Implantación de Planes de contingencia.
 Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

2.8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

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Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras
a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración
Documental.

2.8.1. ACTIVIDADES
 se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía
cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando la
manipulación del original y su deterioro.
 algunas series con el propósito de destruir los documentos originales
debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información
reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel,
accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán
hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en
cada caso.
 Después de  aplicar las  técnicas de reprografía válidas es
conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original  a
fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres
diplomáticos
La conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal. Dentro de esta
actividad se realiza:
 Recepción de transferencias secundarias.
 Organización de documentos para disponerlos al servicio de los
usuarios.
 Conservación y preservación de los documentos.

Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final

señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio
de conservar su información  en otros soportes. Se realiza:
 Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD.
 Valoración avalada por el Comité de Archivo.
 Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de
eliminación.

Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en  las

tablas de retención o de valoración documental y realizada  en el archivo
central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo, para su conservación permanente.
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 Aplicación de método elegido.

 Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en
otro medio.

Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener

pequeñas imágenes en película.
 Determinación de metodología y plan de trabajo.
 Fines en la utilización de la técnica.
 Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se

encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros)
en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
 Determinación de la metodología y plan de trabajo.
 Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
 Control de calidad durante todo el proceso.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAN

Listado de series y correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia a cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Éstas, deberán elaborarse y adoptarse para la implementación del Programa
de Gestión Documental, siguiendo las etapas:
PRIMERA  ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales.
Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales
relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama
vigente, resoluciones y  actos administrativos de creación de grupos de trabajo,
funciones y manuales de procedimientos. Y aplicar la encuesta a los
productores de los documentos con el fin de identificar las unidades
documentales  que producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información
recolectada.

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 Analizar  la producción y trámite documental teniendo en cuenta las

funciones asignadas a las dependencias y los manuales de
procedimientos.
 Identificar los valores primarios de la documentación o sea los
administrativos, legales, jurídicos, contables y  fiscales.
 Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos
documentales.
 Establecer  los tiempos de retención o permanencia de las series y
subseries documentales en cada fase de archivo.
 Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la
frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que
regulan su producción.
 Determinar el destino final de la documentación ya sea para su
conservación total, selección o eliminación.
TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención
Documental para su aprobación.
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental
de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra
cada dependencia.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus
veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los
archivos, remitirán a  la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de
Retención Documental  para su evaluación y aprobación.                       
CUARTA ETAPA: Aplicación
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el
representante legal  expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación
ante los servidores públicos de la Entidad.
 La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la
Entidad.
 Las transferencias documentales primarias y secundarias se
adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la
correspondiente  Tabla de Retención Documental, siguiendo, los
procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del
material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro.
 Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención
Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será
suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y
el de la dependencia respectiva.   

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QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención

Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de
seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención
Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo,
para atender  las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos,
reformas organizacionales  y funciones.
Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la
Unidad de Archivo de la Entidad y  aprobadas por el Comité de Archivo de la
misma.  

IMPORTANCIA DE LAS TRD

 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que
tienen carácter permanente.
 Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de
archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

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CONCLIUSIONES

La gestión documental aporta ventajas como ahorro de tiempo,

organizar y mantener correctamente los documentos de la empresa y es
una tarea clave que nos puede ahorrar muchísimo tiempo y dinero al
querer encontrar un documento o información, también permite
conservar documentos  teniendo como base la normatividad de la ley
general de archivos.
El reto de la gestión documental es buscar soluciones adecuadas,
funcionales y tecnológicas que garanticen su originalidad e integridad.
También debe cuenta con un buen sistema de administración de

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documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital

para la permanencia de cualquier organización, sin importar su tamaño.
Como recurso, la gestión documental provee información, y como activo,
proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para
archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en
una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o
fuera de ésta.
GLOSARIO
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la
información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados
por la Ley.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada
en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos
documentos que han perdido sus  valores primarios y secundarios, sin perjuicio
de conservar su información en otros soportes.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.

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