SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ACTIVIDAD: ACTIVIDAD PROCESO ADMINISTRATIVO Y SUS

FASES
Fecha:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
04/12/2020
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

1. IDENTIFICACIÓN DEL TALLER DE APRENDIZAJE

PROGRAMA DE FORMACIÓN: TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

PROYECTO ASOCIADO:
MODALIDAD DE FORMACIÓN:
ACTIVIDAD DEL PROYECTO:
RESULTADOS DE
APRENDIZAJE:
DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD:
122901 V 1
Diseño e implementación de un programa de transferencias
documentales primarias y secundarias en las entidades
públicas y empresas privadas.
PRESENCIAL - VIRTUAL
FASE ANÁLISIS: Diagnosticar el estado de las transferencias
documentales primarias y secundarias en la Organización.
Despachar la correspondencia de acuerdo con el manual de
implementación de un programa de gestión documental y
políticas de distribución
5 horas

2. CARACTERIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

2.1 Introducción

El despacho de documentos es la operación de verificación y control que realizan las organizaciones

para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despacho sucede
lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben
el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.

Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

- Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas,
tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
- Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente
errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre
otros.
- Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.

2.2 Actividad de Aprendizaje

Competencia: Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa .

Identificar la importancia de las normas internas y su repercusión directa en el despacho de
documentos.

2.3 Proceso

Competencia: Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa .

Argumente cada una de las respuestas de acuerdo con las preguntas que encuentra a
continuación:

1. Explique la importancia del procedimiento de radicación y registro de documentos

recibidos en una empresa.
2. ¿Cómo se aplica la numeración para radicar los documentos recibidos?
3. ¿Qué procedimiento se debe realizar para el trámite de documentos para trámites internos?
(Artículo 6. Acuerdo 042 de 2002)
4. ¿Qué clase de documentos no se radican?
5. ¿Qué datos debe llevar el sello radicador?
6. Cuando una comunicación que llega sin el anexo anunciado. ¿Qué debe establecer el
manual de correspondencia?
7. La ley 594 de 2000 es muy importante en el área archivística, explique por qué razón.
8. Describa la misión de la Unidad de Correspondencia.
9. ¿Cuál es el procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales (Artículo 5 del Acuerdo
060)?
10. Según la Norma Icontec, el espacio destinado para la impresión del sello radicador en las
comunicaciones es:
11. ¿Cuál es el procedimiento a seguir para asegurar el recibo de documentos por las dependencias?
12. ¿Para qué se envía el recordatorio de correspondencia a las dependencias?
13. ¿A qué se refiere el servicio ALERTA en la Unidad de Correspondencia?
14. Evidencie la estructura de los elementos clasificación, ordenación y organización y argumente
cada uno en el proceso de distribución de correspondencia
15. ¿Cuál es el objetivo del decreto 019 de 2012?
16. Enumerar 10 trámites que se suprimieron a partir del decreto 019 de 2012
17. Elaborar los flujogramas de acuerdo con cada procedimiento enumerado a continuación:

✓ Producción documental de su empresa

✓ Recepción de documentos externos de su empresa
✓ Recepción de documentos internos de su empresa
✓ Distribución de documentos recibidos de su empresa
✓ Distribución de documentos internos
✓ Distribución de documentos enviados de su empresa

18. Elaborar un Comic cuál es el trámite de documentos que se hace en su empresa cuando se reciben
y distribuyen las comunicaciones.

Registre todas las actividades en un documento Word.

2.4 Ambientes de Aprendizaje.

Ambientes de Formación
Ambiente de Informática
Biblioteca
Aula virtual: LMS de http://senasofiaplus.edu.co

MATERIALES

✓ Material textual
✓ Material audiovisual
✓ Marcadores
✓ Tablero
2.5 Evaluación del aprendizaje

DE CONOCIMIENTO

Responde a preguntas sobre:

• Procedimientos de trámite de documentos
• Despacho de documentos
• Objetivo y contenido decreto 019 de 2012

DE DESEMPEÑO.

• Verificación de paso a paso en referencia al recibo, trámite y despacho de documentos.

DE PRODUCTO.

Elaboración de un informe del trabajo asignado.

2.6 Conclusiones
Con el desarrollo de esta guía el Aprendiz conseguirá desarrollar sus conocimientos, habilidades y
destrezas en todos los procedimientos asociados al trámite de documentos.

2.7 Recursos Bibliográficos

AGN. (2008). Legislación Archivística Colombiana. Relación de normas sobre archivos. Archivo
General de la Nación, Bogotá-Colombia.

AGN. (2003). Ordenación Documental. Archivo General de la Nación, Bogotá-Colombia

AGN. (2007). Manual de procedimientos de la Unidad Central de Correspondencia. Archivo General

de la Nación, México.

AGN, A. G. (31 de octubre de 2002). Criterios para la organización de archivos de gestión.

Acuerdo 42 . Bogotá D.C., Colombia: AGN.

Alvarado, M. (2007). Administración de la Información. Librería de la U. México.

República, C. d. (5 de febrero de 2002). Código Disciplinario Único. Ley 734. Bogotá,
Colombia: Congreso de laRepública.

República, C. d. (14 de julio de 2000). Ley General de Archivos. ley 594. Bogotá, Colombia:
Congreso de la República.

Walne, P. (1985). La Administración Moderna de Archivos y la Gestión de Documentos: El

Prontuario RAMP. París: Oficina Regional de Ciencia y Tecnología de la Unesco
para América y el Caribe.