PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUÍA DE APRENDIZAJE
IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnología en Gestión Documental

 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto: Organización de archivos aplicando PGD de acuerdo a los requerimientos
empresariales de empresas públicas y privadas de Cartagena
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Aplicar los principios y técnicas archivísticas en la organización del archivo de
central, archivo de gestiónl, y fondos acumulados teniendo en cuenta la normatividad vigente.

Competencia:. CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA

NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar los procedimientos, tendientes al control de los

documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas técnicas, de seguridad y salud ocupacional,
las institucionales, las de gestión de la calidad y la legislación vigente.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar controles sobre la utilización de tecnologías para la

seguridad y conservación de los documentos de acuerdo con las normas de la organización y la
legislación vigente.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Verificar los sistemas y procedimientos archvísticos de

acuerdo con las normas establecidas y la legislación vigente.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Evaluar la gestión documental de acuerdo con los

resultados estadísticos y la normatividad vigente.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Presentar los resultados de la verificación de los procesos

de gestión documental de acuerdo con las normas técnicas y los lineamientos del sistema de
gestión de la calidad.

Duración de la Guía: 120 horas

2. PRESENTACIÓN

 Estimado aprendiz, es momento de reconocer y apropiar las herramientas necesarias para

Organizar los Archivos de Gestión en las empresas.
 Aprenderàs a ejercer control sobre los documentos de archivo.
 Identificaràs las edades de los documentos, su inicio y su fin.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

SEMANA 1
3.1 Actividad de reflexión inicial

3.1 Actividad de reflexión inicial

3.1.1 Descripción de la actividad: ¿Què Medidas de cuidado y de control documental se

llevan a cabo en tiempos de Covid-19?¿Què es el Control? ¿Para què se deben controlar los
documentos en una empresa? ¿Còmo controlarìas los documentos producidos en una empresa?
…los documentos que ingresan y se envían…los prèstamos de los mismos…

3.5.1 Actividad de trasferencia de conocimientos: COMITÉ INTERNO DE ARCHIVOS

1. Piensa en esto…Què es?, importancia?, para què sirve?, quiènes lo integran?, funciones?, què
actividades se llevan a cabo en él?, Què papel juega el Archivista en el Comité?, què papel juega
el Comitè en la empresa?, entre otros.

2. Consulte la normatividad (Decreto 1080 de 2015) que establece las funciones y los integrantes
del Comitè Interno de Archivo, como también las diferentes denominanciones que el mismo
puede tener de acuerdo al tipo de entidad.

3. Crea un Comitè de Archivo para la empresa que trabajas (consulta còmo hacerlo)

 Actividad: Grupal
 Duración: 6 horas

Evidencia de Producto 1: Documento en el cual se creò el Comitè Interno de Archivo de

tu entidad.

Requisitos: Bien presentado, Realizarlo en Word y convertir a pdf, que sea legible,
enviarlo en UN SOLO DOCUMENTO PDF.
SEMANA 2

3.2 Actividad de contextualización

CASO DE ESTUDIO: PLAN DE COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

Te felicito por haber promovido la Creación del Comité Interno de Archivo de tu

entidad.

Ahora bien, antes de que llegue la fecha en que se realizará el Comité Interno de
Archivo No. 5 de la empresa donde laboras, deberás realizar una Planeación del
mismo, con el fin de no convertirlo en una reunión más de la empresa, es decir
una reunión improductiva, o que los demás lo vean como una pérdida de tiempo.
(El Comité No. 1 lo trataremos el próximo mes con la Competencia Organizar el
Archivo Central)

Por lo tanto, deberás determinar de antemano asuntos a tratar en el Plan de

Comité de Archivo No. 5, hay 3 temas que debes sugerir que no debes pasar por
alto:

a) Crear o Actualizar 11 Formatos de Control para la Creación de la Unidad de

Correspondencia o Ventanilla única en la Institución donde laboras.

b) ¿Còmo se van a manipular los documentos en tu empresa en tiempos de

Covid-19?
Ver video: Medidas de cuidado y control documental – AGN
https://www.youtube.com/watch?v=nQk8Dn_LgIM&t=14s

c) Tema Libre: Debes escoger un tema adicional a los demás para tratarlo
también en el Comitè .
 (Recuerda que tù eres Gestor Documental de la empresa y en el Comitè
debes ser muy claro y explicar los 3 temas, al igual que redactarlos en el
Acta)

El siguiente es el Formato del Plan de Comité Interno de Archivo que te sugiero …

PLAN DE COMITÉ DE ARCHIVO

ÁREA O PROCESO RESPONSABLE DEL COMITÉ DE ARCHIVO:

Colocar aquí el nombre del área o proceso (o ambos) responsable de Convocar el

Comité de Archivo.

COMITÉ DE ARCHIVO NÚMERO:

Colocar aquí el número de reunión del Comité de Archivo para el que se está
elaborando este plan.

1. PROPÓSITO:
 ¿Por qué se va a celebrar el Comité de Archivo?
 ¿Qué se quiere lograr con la reunión del Comité?
 ¿Qué pasaría si no hace el Comité de Archivo?
2. PRODUCTO:
 ¿Cuál será el resultado que se espera del Comité?
 ¿Cómo ayudará al propósito?
 ¿El producto será un documento como un reglamento por ejemplo? o
¿será una decisión? o ¿la construcción de un prototipo para un
procedimiento?
3. PERSONAS:
 ¿Quién es necesario que esté y cuál será su participación?
 ¿Cuáles son sus nombres y cargos?
 ¿Cuáles serían las posibles preguntas que se generarían en la
reunión y quienes son las personas adecuadas para contestarlas?
4. PROCESO:
 ¿Cómo vamos a lograr el propósito u obtener el resultado?
 ¿Qué actividades ser realizarán en el comité de Archivo?
 ¿Cuál será la agenda de la reunión?
5. PROBLEMAS:
 
¿Qué riesgos implica esta reunión y cómo nos enfrentaremos a
ellos?
 ¿Qué problemas o dificultades se podrían presentar durante la
reunión que entorpezca el logro del propósito?
 ¿Cómo podemos prevenir estos riesgos?
6. PREPARACIÓN:
 ¿Cuáles temas se deben de preparar de forma anticipada? ¿a
quienes le corresponde?
 ¿Cuáles tareas previas deben de realizar los integrantes o asistentes
del Comité de Archivo?
7. PREOCUPACIONES PRÁCTICAS:
 ¿Cuándo y dónde se celebrará el comité?
 ¿Qué se necesita llevar a la reunión?
 ¿A quién de los integrantes le corresponde llevar algún elemento?

EVIDENCIA EN EQUIPOS DE 3 0 4 APRENDICES:

1) Plan de Comité de Interno de Archivo No. 5 diligenciado de acuerdo al Caso
Planteado.
2) Acta de Comité Interno de Archivo No 5 en el cual se aprobó el Plan
mencionado.

Requisitos: Bien presentado, Realizarlo en Word y convertir a pdf, que sea legible,
enviarlo en UN SOLO DOCUMENTO PDF
SEMANA 3

3.2 Actividad de contextualización EDADES DE LOS DOCUMENTOS Y SUS MOMENTOS

Los Documentos al igual que los seres humanos tienen un Ciclo Vital y edades, por lo tanto realice
lectura del tema Edades de los Documentos de la página 35 a la 42 del Libro Introducciòn a la
Archivologìa.

¿El Ciclo Vital debe plantearse desde la Vigencia o por el uso/actividad de los doctos?

3.2.1 Descripción de la actividad: Identifica las edades de los documentos y sus momentos

1ra. Edad 2da. Edad 3ra. edad

Momento de: Momento de: Fase Permanente o
Planificaciòn Vigencia Històrica

Tramitaciòn Plazo Precaucional

  Actividad: Individual
 Duración: 6 horas

Evidencia 2: Diligencie la siguiente tabla comparativa

TABLA COMPARATIVA

Momento ¿Què es? ¿Caracterìsticas? ¿Dònde ¿Dònde

Inicia? Finaliza?

1ra. Edad Planificaciòn

Tramitaciòn

2da. Vigencia
Edad
Plazo
Precaucional

3ra. Edad Permanente o

Històrica

Requisitos: Bien presentado, Realizarlo en Word y convertir a pdf, que sea legible,
enviarlo en UN SOLO DOCUMENTO PDF.
SEMANA 4

3.1 Actividad de reflexión inicial

3.1.1 Descripción de la actividad: ¿Què es una Historia laboral? ¿Còmo te imaginas físicamente?
¿Cuàles son los Tipos Documentales que la Integran? ¿Còmo se debe ordenar? ¿Cuàl es su
tiempo de Retenciòn y porquè? ¿Sabes què es la Hoja de Control y còmo diligenciarla?

3.2 Actividad de contextualización

CASO DE ESTUDIO: HISTORIAS LABORALES

Usted ha sido contratado para organizar el Archivo de Gestiòn de las Historias

Laborales de su empresa. Lo primero que debes saber es què es una Historia
Laboral y conocer muy bien cuàl es la normatividad vigente para su organización.

Cuestionario Circular 004 de 2003 del DAFP

1. Cuántas Historias Laborales deben archivar en la misma unidad de

conservación (Carpeta)?
2. Cuál es la normatividad relacionada con Historias laborales?
3. Cómo se ordena internamente una historia laboral?
4. Mencione 10 tipos de tipos de documentos que hacen parte de la Historia
Laboral?
 5. Cuántos folios Máximo debe tener la Hist Laboral (Unidad de
conservación)?
6. Documento principal? Anexos?
7. Cómo deben ser los espacios físicos destinados al archivo de las historias
laborales?
8. Cuál es el Objetivo de la hoja de control?
9. Cómo se registran los folios en la Hoja de Control?
10. Dónde va ubicada la hoja de control
11. Tiempo de retención documental de las Historias laborales? Justifique la
respuesta según lo aprendido
12. Describa el paso a paso para Ordenar Historias Laborales

EVIDENCIA EN PAREJAS en un solo documento pdf:

-Cuestionario Circular 004 de 2003 del DAFP (DILIGENCIADO)

-Hoja de Control diligenciada con 10 Tipos Documentales

Requisitos: Bien presentado, Realizarlo en Word y convertir a pdf, que sea

legible, enviarlo en UN SOLO DOCUMENTO PDF
.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: -Aplica los conceptos de archivo Técnica: Formulación de

de gestión, archivo central, preguntas.
Respuesta a preguntas sobre archivo histórico, de acuerdo
Control de Doctos, Formatos de con el ciclo vital de los Instrumento de evaluación:
documentos. Cuestionario.
Control, SGC, Comitè Interno de
-Interpreta el Programa de
Archivos
Gestión Documental, su
incidencia en las
Evidencias de Desempeño: Técnica: Observación.
Organizaciones y los
procedimientos de producción,
Diligencia Formatos de Control de Instrumento de evaluación: lista
recepción, distribución, trámite,
Dctos.. de chequeo.
organización, consulta y
disposición final de los
Evidencias de Producto: documentos.
-Aplica los principios y procesos
Documento de Creaciòn del archivísticos en la organización
Comitè Interno de Archivos de la sección documental: Técnica: Verificación.
Clasificación, Ordenación y
Descripción, teniendo en cuenta Instrumento de evaluación: lista
la depuración, foliación y de verificación.
almacenamiento de la
documentación en buen estado.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Semana 1

Decreto 1080 de 2015 Ministerio de Cultura

Semana 2
Paquete de formatos de la Ventanilla Única Documental
Tutorial (Video) para Paquete de formatos de la Ventanilla Única Documental

GFPI-F-019 V03
Trámite interno de PQRS RESOLUCIÓN No. 548-000324

Semana 3

Introducciòn a la Archivologìa. Manuel Vàsquez. AGN.

www.archivogeneral.gov.co

Semana 4

-Circular 004 de 2003 del DAFP “Organizaciòn de Historias Laborales

-Circular 012 de 2004 del DAFP “Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004
de 2003” (Organización de las Historias Laborales)

-Formato Hoja de Control

-Historias Laborales (pdf Videoconferencia AGN)

-Procedimiento para Organizar Historias Laborales

-36 criterios para evaluar el archivo de gestión de talento humano de tu entidad.

www.nosonpapeles.com

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Alexander Javier García Instructor Centro de 01/09//2021

Correa Comercio y
servicios

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

GFPI-F-019 V03
 Cambio

Autor (es)

GFPI-F-019 V03