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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FECHA DE VIGENCIA: 12/06/2017

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COLOCACION DE ORDENES DE COMPRA

(MATERIALES Y SERVICIOS)

ELABORADO: Emilio Angulo REVISADO: APROBADO:

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PROCEDIMIENTO PARA COLOCACION DE ORDENES DE COMPRA (MATERIALES Y SERVICIOS)

1. OBJETIVO.

Establecer los lineamientos a seguir en la interacción entre ANP y BUMI ARMADA relacionada con la emisión
y colocación de las órdenes de compra (materiales y servicios) en forma oportuna, apoyado en una
definición clara y precisa de las especificaciones del material y servicio a adquirir, a fin de optimizar la gestión
de compras.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todas las compras de materiales y servicios solicitadas por BUMI ARMADA y los
buques AT 84 y AT 85 realizadas por ANP, desde las órdenes de compras (PO), ordenes de trabajo (JO) y
solicitudes de cotización emitidas por los buques, selección y aprobación de proveedores y contratistas,
evaluación y aprobación de cotizaciones, recepción de productos y servicios, hasta el proceso de facturación
de ANP a BUMI ARMADA para fines de recobro.

3. RESPONSABILIDADES.

3.1. El Capitán es responsable de emitir las órdenes de compra (PO), ordenes de trabajo (JO) y/o
solicitudes de cotización de los materiales, provisiones o servicios para ser evaluadas y aprobadas por
BUMI ARMADA. Las características técnicas de los materiales y servicios deberán ser claras y
precisas.

3.2. BUMI ARMADA es responsable de analizar, evaluar y aprobar las órdenes de compra (PO) y/o las
ordenes de trabajo (JO) de materiales y servicio emitidas por los buques. En caso de no estar de
acuerdo con las PO y/o las JO las devolverá al Capitán para su modificación o eliminación. Una vez
aprobadas las PO y/o JO, notifica al Gerente de Operaciones de ANP para que proceda a licitar las
solicitudes de materiales o servicios. Evalúa las recomendaciones de ANP en proceso de licitación.
Aprueba el proceso de licitación y emite una requisición de compra y/o de servicio (PR) y la envía al
Gerente de Operaciones de ANP para su ejecución.

3.3. El Gerente de Operaciones de ANP es responsable de evaluar las PO y/o JO y enviarlas al

Coordinador de Compras y a los Gerentes respectivos (RRHH, SSAC y Técnico) para iniciar el
proceso de licitación. Una vez obtenidas las licitaciones las envía a BUMI ARMADA con sus
recomendaciones.

El Coordinador de compras es responsable de gestionar las compras o servicios con los proveedores y
contratistas, además solicitar y revisar las ofertas, efectuar análisis de precios para seleccionar las
mejores condiciones de pago, tiempo de entrega, calidad de material y servicio prestado. Igualmente
es responsable de elaborar la orden de compra, enviarla al proveedor y realizar el seguimiento

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correspondiente para la entrega de los materiales / servicios en los buques o instalaciones de la

empresa.
Asimismo, revisa que los datos de la orden de compra a emitir a los proveedores y contratistas
coincidan con los requisitos exigidos por los buques o BUMI ARMADA.

Nota: El jefe de compras no deberá emitir órdenes de compra de materiales y/o servicios a los
proveedores y contratistas, sin la previa autorización del Gerente de Operaciones, al menos de que se
trate de situaciones especiales o de emergencia.

4. PROCEDIMIENTO.

4.1. El Capitán del buque emite una orden de compra (PO) u orden de trabajo (JO) o solicitud de
cotización.

4.2. BUMI evalúa, analiza y aprueba orden de compra u orden de trabajo y envía al Gerente de
Operaciones de ANP para iniciar el proceso de licitación.

4.3. Gerente de Operaciones evalúa las (PO) y (JO) y las envía al Coordinador de Compras y a los
Gerentes correspondientes para el inicio del proceso de licitación.

4.4. Coordinador de Compras revisa en la solicitud de compra y orden de servicio los siguientes aspectos,
especificaciones técnicas completas, niveles de aprobación o firmas autorizadas, tiempo de entrega
requerido y posteriormente selecciona el panel de proveedores nacionales del registro de proveedores
de la empresa.

A) Solicita cotización a por lo menos 3 proveedores. Si se trata de la adquisición de materiales y/o

servicios críticos puede recomendar la adjudicación directa del proveedor.

La adjudicación directa de proveedores se efectuará en los casos de: (Coordinar con BUMI las
cantidades de BSF o $ menores o igual)

 Las compras sean menores o iguales a un monto de:

a) Servicios Bs. 4.300.000,00

b) Bienes materiales Bs. 2.150.000,00

 Se realicen solicitudes de emergencia (Prioridad 1)

 Cuando exista Convenio de materiales y/o servicios con el proveedor

B) Recibe todas las ofertas enviadas por los proveedores.

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C) Revisa la oferta del proveedor y en el caso de solicitudes de servicio técnico evalúa con el Gerente
Técnico la capacidad del proveedor para cumplir con los criterios de evaluación establecidos para el
servicio o producto adquirido y el tipo y alcance del control a ejercer sobre el proveedor o el producto.
Para ello se apoya en los criterios indicados en la tabla siguiente:

Criterio de evaluación Tipo y alcance del control a ejercer sobre el

proveedor o el producto
- Capacidad para cumplir con el tiempo de entrega - Inspección de recepción del producto
- Costos / precios - Liberación final del servicio (Acta de Aceptación)
- Confiabilidad en el suministro del servicio / - Evaluación continua del desempeño del
producto proveedor, en relación al cumplimiento de los
requisitos
- Trayectoria y tiempo de relación con el proveedor
- Condiciones crediticias
- Suministro de certificados de calidad
- Certificación de procesos, recursos humanos y/o
equipos
- Calidad del producto
- Disponibilidad del producto y/o servicio
- Certificación del sistema de gestión de la Calidad

D) Efectúa análisis comercial utilizando el formato MCO-F-005: Análisis de cotizaciones y selecciona la

mejor oferta de acuerdo a los criterios de evaluación.

E) Registra el resultado de la evaluación en el formato MCO-F-005: Análisis de cotizaciones, y notifica al

Gerente de Operaciones, el resultado de la evaluación y selección del proveedor.

F) Elabora orden de compra y asegura en los casos en que aplique, se establezca con el proveedor el tipo y
alcance del control a ejercer sobre el producto / servicio y según sea el caso; tomando como referencia
los métodos adscritos en la tabla anterior.

G) Envía la orden de compra al Gerente de Operaciones o al Gerente General para su aprobación, de

acuerdo a los niveles financieros de aprobación. Copia al Gerente de área respectivo.

4.5. Recibe orden de compra y la envía al proveedor para su ejecución.

4.6. En el caso de materiales, repuestos y provisiones, el buque los recibe del proveedor y firma la nota de
entrega. El Proveedor envía las facturas con las notas de entrega firmadas a la Gerencia de
Administración para el recobro a BUMI.

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4.7. Si se trata de un Servicio: estos son suministrados directamente por el proveedor de servicio al buque,
una vez que hayan sido ejecutados, el Capitán o el Jefe de Máquinas debe registrar la conformidad del
mismo a través del Acta de Aceptación, MFL-F-042, y una vez que firme el Acta debe suministrar una
fotocopia de la misma al Proveedor del servicio correspondiente. Igualmente, el proveedor debe enviar
la factura y el Acta de Aceptación a la Gerencia de Administración para el pago respectivo al
proveedor.

Nota: La Gerencia de Administración no cancelará al proveedor de servicio hasta que no tenga el Acta
de
Aceptación firmada por el Capitán o Jefe de Máquinas.

4.8. La Gerencia de Administración envía las facturas a BUMI ARMADA para su recobro.

5. REFERENCIAS.

6. REGISTROS.

Registro Forma de archivo Permanencia en Distribución Responsable

archivo

Registro de De 1 a 3 años - Gerentes - Jefe de Compras

Proveedores de ANP
- Computador - Asistentes

Permanente - Cualquier usuario

de la carpeta Public

- Gerentes
MCO – F – 005: - Computador De 1 a 2 años - Jefe de Compras Jefe de Compras
Análisis de
Cotizaciones
De 1 a 2 años

MCO – F – 006: - Computador De 1 a 2 años Comprador

Orden de Compra

De 1 a 2 años

MFL – F – 042: Acta - A bordo: Carpeta de 1 año - Gerente Técnico - Capitán / Jefe de
de Aceptación histórico de - Gerente Máquinas

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Mantenimiento Administración

- Carpeta del usuario 1 año - Proveedor de

en tierra servicio

7. LINEAMIENTOS.

SOLICITUD DE COTIZACION.

- Solamente deben solicitar cotizaciones a aquellos proveedores y / o fabricantes inscritos en el Registro

de Proveedores de ANP.

- Cuando se requiere anular una orden de compra (ya aprobada) y el material es aún requerido, el
Comprador procede a emitir una nueva orden de compra.

- Si se requiere realizar alguna modificación a la orden de compra ya aprobada (precios, tiempo, lugar de
entrega, etc.), el Comprador emite una nueva orden de compra con el mismo número , indicando el
motivo del cambio.

- Al momento de solicitar las cotizaciones, el Comprador se debe regir de acuerdo al siguiente esquema:

. Emergencia: se solicita una (1) cotización vía telefónica y puede ser recibida por la misma vía, pero
debe ser confirmada por escrito posteriormente.

. Normal: se solicita al menos tres (3) cotizaciones por escrito.

ORDEN DE COMPRA.

- Toda orden de compra debe ser revisada para verificar la exactitud de lo solicitado y aprobada por el Gerente
de Operaciones antes de enviarla al proveedor.
-
- En caso que el material requiera certificado de calidad, el Comprador debe estampar el sello: “REQUIERE
CERTIFICADO DE CALIDAD”, en la orden de compra de dicho material o indicarlo en las observaciones.

- Cuando los materiales no cumplan la calidad y especificaciones exigidas, ANP C.A. tiene el derecho de
devolverlos por cuenta del proveedor. De presentarse conflictos o disputas en la aceptación del material,
la Empresa debe manejarse según los siguientes pasos:

. Demostración de no conformidad, soportada con los análisis y las inspecciones realizadas por
ANP., C.A.

. Negociar con el proveedor sobre un basamento de precios, descuentos,

compensaciones y/o devoluciones del material.

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. En última instancia, acordar entre ambas partes la utilización de un ente externo, o en los casos
que aplique (materiales), la contratación de una inspección independiente.

- Los únicos entes dentro de ANP, C.A., autorizado para emitir, colocar, negociar y procesar órdenes de
compra, son Gerencia de Procura y Logística .

- Para obtener el pago respectivo, el proveedor debe presentar la factura ante la Gerencia de
Administración, Sección de Cuentas por Pagar, indicando en la misma el número de la orden de compra
y anexar una fotocopia de la Orden de Compra, así como una (1) copia de la nota de entrega y el acta de
aceptación de servicios.

- La firma del Acta de Aceptación (MFL-F-042) y/o nota de entrega no exime al proveedor / contratista del
servicio, de su responsabilidad ante el trabajo realizado.

- Las compras realizadas por caja chica, no requieren de órdenes de compra impresas y deben ser
aprobadas por el Nivel de Autoridad Financiera y Administrativa correspondiente y establecida en el
DAFA.

- En general, para la adquisición de bienes se debe negociar líneas de crédito con los proveedores del
ramo, anexando para ello los recaudos y garantías exigidas por éstos.

- Las órdenes de compra por materiales o insumos importados, deben indicar las instrucciones que debe
seguir el proveedor relativas al manejo, dirección de envío, consignatario, número de copias de los
documentos comerciales, entre otros.

- La emisión de una orden de compra puede realizarse bajo las siguientes modalidades:

. Orden de Compra de Entrega Total: Aquellas que contienen uno o más productos que
deben ser despachados en una sola fecha de envío.

. Orden de Compra de Entregas Parciales: Aquellas que cubren varios envíos parciales.
Deben indicar en su texto las instrucciones de envío y las fechas parciales de entrega. Una
vez colocada, la unidad solicitante debe llevar un balance continuo de lo recibido contra el total de
la orden de compra.

. Orden de Compra Abierta: Es emitido previo acuerdo entre las partes, en el cual el proveedor
garantiza un suministro de materiales y/o equipos en forma oportuna y ANP, C.A. emite una orden
de compra que ampara todos los bienes suministrados durante el período acordado en la
orden, Por lo general, esta modalidad es otorgada a proveedores que frecuentemente obtienen
asignación de Buena Pro, o son suplidores exclusivos, o que por la vía de un proceso de
compra normal o licitatorio se ha logrado un acuerdo de suministro a largo plazo, bajo la figura
de convenio.

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- El Jefe de Compras debe mantener un seguimiento constante a las órdenes de compra emitidas y velar
porque se cumplan las condiciones de entrega negociadas.

- En situaciones de emergencia que se presenten fuera de las horas normales de oficina, se puede
autorizar la ejecución de compras, pero en el siguiente día hábil debe el Capitán debe elaborar la (PO) /
(JO) y obtener la aprobación de BUMI ARMADA.

8. DEFINICIONES

- Materiales y /o servicios críticos: Se refiere a aquellos materiales y/o servicios que por su naturaleza y
características, ejercen un impacto significativo en el resultado de las operaciones o servicios que presta
ANP a los clientes, es decir, que el uso de dichos materiales o servicios puede afectar la calidad y la
seguridad del servicio final que ofrece la empresa. Ejemplos de estos materiales y/o servicios, se tiene:

- Materiales: cabos, pintura, soldadura, acero, ánodos, equipo de protección personal, entre otros.

- Servicios: buceo, reparaciones mayores y menores a bordo de los buques asociadas con los equipos
críticos: generadores, maquinas principales, sistemas contraincendio , sistema de gobierno entre otros.

9. FLUJOGRAMA

10 ANEXOS

N/A.

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