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G_ISO21500_Adq_P01_V1

PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES

TITULO DEL PROYECTO

INSTALACIN DE UN SISTEMA GPS A LA FLOTA DE VEHCULOS


DE LA EMPRESA FRUTALETAS S.A DE C.V
Edicin /versin

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Cdigo Proyecto
1

Fecha

FRUGPS-005
03/11/2015

DESCRIPCIN DE LOS TIPOS DE CONTRATOS QUE SERN UTILIZADOS


El tipo de contrato que se utilizara para todos los productos ser el de precio fijo con ajuste econmico de precio, al igual que para los servicios, con la
diferencia que en los productos, lo precios podran cambiar segn los trminos de garanta y el desempeo a largo plazo del vendedor y en los servicios
cambiaran segn la duracin pactada de el servicio.

PROCEDIMIENTOS ESTNDAR A SEGUIR (Procedimientos de adquisicin que se deben seguir)


1. Cada departamento debe solicitar la compra (llenar solicitud de compra) y entregar al departamento de compras.
2. El encargado de compras debe gestionar las cotizaciones generalmente con tres proveedores, realizando las evaluaciones pertinentes.
3. El gerente de compras debe evaluar las cotizaciones junto con las solicitudes de compra y autorizar si comprar o no comprar los productos y/o
servicios.
4. Elaborar orden de compra, que establezca claramente la fecha, nombre del proveedor, persona de contacto, nmero de telfono, descripcin
completa del producto o servicio a pedir, cantidad, precio y monto total.
5. Las ordenes aprobadas con la cotizacin anexa aprobada, se deben archivar, se ha de contactar con el proveedor, se establecern los trminos
contractuales.
6. Gestionar cheque o quedan para pago del proveedor segn los trminos del contrato. Si la compra excede los $1000, deber ser evaluada por el
gerente general.
7. Las compras urgentes se harn por medio de la caja chica, si estas no sobrepasan los $250.
8. Al recibir la compra se ha de revisar lo comprado con lo solicitado, si cumple con las especificaciones se firmara el contrato, sino cumple se
devolver para realizar los cambios pertinentes.
9. Entregar los productos y/o servicios al rea pertinente para registro de inventarios (en el caso de los servicios el registro de inventarios lo lleva el
departamento de compras y de los productos la bodega).

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10. Se archivara los documentos de la compra.

FORMATOS ESTNDAR A UTILIZAR (Formatos de adquisicin que se deben seguir)


1. Solicitud de compra
2. Orden de compra
3. Contrato de compra

PROCEDIMIENTOS DE COORDINACIN CON OTROS ASPECTOS DE LA GESTIN DEL PROYECTO (Coordinacin con el cronograma del proyecto,
informacin del rendimiento, cambios en las decisiones de Hacer o Comprar, coordinacin de fechas contractuales con la planificacin del proyecto, etc.)
1. El equipo de proyecto, llenara la solicitud de compra, con tiempo anticipado segn se haya establecido en el cronograma, y la entregara al director
del proyecto para revisiones.
2. Las decisiones de hacer o comprar sern coordinadas por el Sponsor y se enviara un informe al gerente de operaciones.
3. Las compras urgentes se solicitaran por escrito va correo electrnico.
4. Las compras que sobrepasen los $1000 y que no estn dentro del presupuesto deben aprobarse con previa modificacin del alcance, ajustando
todos los dems planes afectados.
5. El departamento de compras informara al director del proyecto cuando la compra ya est aprobada y el tiempo de recepcin de la misma.
6. En la recepcin de las compras, se enviara el contrato a el director del proyecto para que revise los trminos contractuales, lo firmara de autorizado,
recibir las compras y entregara una copia del contrato al departamento de compra.
7. El director de proyectos realizara informes de rendimiento por situaciones de productos que en la ejecucin no estn funcionando de acuerdo al
contrato, haciendo uso de la garanta pactada y para el caso de los servicios de igual manera; se entregara este informe al sponsor y al gerente de
compras.

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PROCEDIMIENTOS DE COORDINACIN CON LA GESTIN DE PROYECTOS DEL PROVEEDOR (Coordinacin con la gestin de proyectos de los
proveedores, enlaces a procesos, procedimientos, formatos y/o metodologas)
1. El director de proyecto tendr una plantilla de los proveedores y los criterios de aceptacin.
2. La seleccin y evaluacin de los proveedores las realizara el departamento de compras segn la plantilla de los proveedores.
3. Los contratos y trminos contractuales los revisara y aprobara el director del proyecto.
4. Los proveedores debern llenar un formulario de precalificacin, anexando descripcin de la oferta de los productos y servicios que ofrecen.
5. El departamento de compras tendr un registro de los proveedores actuales, los que hayan sido calificados y los que no calificaron para posteriores
evaluaciones.
6. La compra se cierra cuando se firma el contrato con el proveedor.

RESTRICCIONES Y SUPUESTOS (Que puedan afectar a las adquisiciones planificadas y por tanto al logro de los objetivos del proyecto)
Restricciones:

Problemas aduanales en la importacin de los GPS.

Tiempo de respuesta por devolucin y/o cambio de GPS por defectos fsicos o de utilidad.

Cambio de precios durante el proceso de compras.

Trminos contractuales no definidos con claridad.

Supuestos:

Se solicito todos los productos y/o servicios planificados.

Tiempo de respuesta de proveedores justo a tiempo.

Precios de los productos y/o servicios a adquirir poco variables.

Proveedor con experiencia para dar los servicios y productos de calidad requeridos.

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RIESGOS Y RESPUESTAS (Principales riesgos de las adquisiciones, y respuestas que han sido consideradas en la gestin de riesgos)

Tiempo de Entrega: si el producto no se entrega a tiempo hay riesgo que las actividades se demoren y por ende el proyecto no se termine a tiempo.
Respuesta: Mitigar

Funcionalidad del producto y/o servicio al 100%: Partiendo de las especificaciones, si los GPS no funcionan correctamente se corre el riesgo de
devolverse para cambio, lo que generara un tiempo adicional para realizar este proceso, por otro si alguno de los servicios requeridos son malos la
funcionalidad de la operacin del proyecto se ver afectado. Respuesta: Mitigar.

Instalacin de equipos: Si los GPS no estn instalados correctamente se corre el riesgo de recibir las alertas de monitoreo. Si el equipo de computo
no se ha instalado correctamente, no se podrn hacer los monitoreo. Respuesta: Hacer plan de contingencia.

CRITERIOS DE EVALUACIN

Experiencia del Proveedor

Capacidad de respuesta en los servicios ante fallas.

Cumplimiento de requisitos solicitados.

Garanta de productos de al menos1 ao.

Tamao y prestigio de la empresa proveedora.

Referencias de otras empresas.

BIENES Y SERVICIOS POR ADQUIRIR


PAQUETE
CONTRACTUAL

DETALLE

Dispositivos GPS.

PROVEEDOR

UN

PRECIO
UNIDAD

VALOR
TOTAL
C/IVA

MES
PROYECTADO
A CONTRATAR

MES
PROYECTADO
FN ENTREGA

%
INVERSIN
TOTAL

JAH Corporacin, S.A.

12

$115.00

$1,559.40

Enero 2016

Febrero 2016

23.13%

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Sensores de
Temperatura.
Cmara para GPS.
Tarjetas SIM.
Computadora.
Impresora.
Servicio de internet
residencial.
Servicio de paquetes de
datos SMS/GPRS.
Servicio de Alquiler de
Plataforma de
monitoreo.
Servicio de capacitacin
de uso de plataforma.
Servicio de
mantenimiento de
plataforma y soporte
tcnico.
Servicio de instalacin
de GPS.

de C.V.
JAH Corporacin, S.A.
de C.V.
JAH Corporacin, S.A.
de C.V.
CTE Telecom, S.A. de
C.V.
R.G. Nieto S.A de C.V.

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12

$75.00

$1,017.00

Febrero 2016

Febrero 2016

15.08%

12

$113.00

$1,532.28

Enero 2016

Febrero 2016

22.73%

12

$1.25

$16.95

Mayo 2016

Mayo 2016

0.25%

$550.00

$621.50

Mayo 2016

Mayo 2016

9.22%

R.G. Nieto S.A de C.V.


CTE Telecom, S.A. de
C.V.
CTE Telecom, S.A. de
C.V.

$135.00

$152.55

Mayo 2016

Mayo 2016

2.26%

18

$36.28

$737,94

Mayo 2016

Mayo 2016

10.95%

12

$0.50

$600.00

Mayo 2016

Mayo 2016

8.90%

JAH Corporacin, S.A.


de C.V.

18

$15.00

$305.10

Mayo 2016

Mayo 2016

4.53%

JAH Corporacin, S.A.


de C.V.

$30.00

$33.90

Mayo 2016

Mayo 2016

0.50%

JAH Corporacin, S.A.


de C.V.

$15.00

$152.55

Mayo 2016

Mayo 2016

2.26%

JAH Corporacin, S.A.


de C.V.

$10.00

$11.30

Abril 2016

Mayo 2016

0.17%

TOTAL $ 6,740.47

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ADQUISICIONES

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ANEXO Referencias y conceptos


USO
El plan de gestin de adquisiciones describe cmo se gestionarn los procesos de adquisicin
de bienes y servicios para el proyecto desde la elaboracin de los documentos de adquisicin
hasta el cierre del contrato.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, un plan de gestin de las adquisiciones puede
ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general. El plan de gestin de las
adquisiciones es un componente subsidiario del plan para la direccin del proyecto.
RESPONSABLE
Aunque la responsabilidad final de la gestin de las adquisiciones recae en el director del
proyecto, puede designarse un responsable especfico para las adquisiciones del proyecto.