CODIGO:AP/COMP/PT

VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

1. OBJETO

Garantizar que los productos y servicios suministrados cumplan con los requisitos,
estableciendo los mecanismos apropiados que permitan el cumplimiento de las
necesidades HSEQ determinadas por JE PROYECTOS SAS; Como la selección,
evaluación, seguimiento al desempeño de proveedores y contratistas externos
satisfaciendo así las necesidades

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para los proveedores y contratistas críticos (HSEQ) y
las compras de productos/servicios requeridos para el desarrollo de los
proyectos/procesos de JE PROYECTOS SAS.

3. DEFINICIONES

Requisición de compra: Documento en el cual se especifican detalladamente las

necesidades de compra.

Cotización: Documento a través del cual se realiza un sondeo de precios a varios

proveedores.

Orden de compra: Documento en el cual se especifica al Proveedor lo que se va

a comprar.

Proveedor crítico: Los que afectan directamente la calidad seguridad y salud en

el trabajo y medio ambiente:
 Proveedores de materia prima (acero, gases, tuberías)
 Proveedores de EPP
 Proveedores de servicios: alquiler de grúas, manlift, montacargas, proveedor
de fumigaciones, examen médico ocupacionales, disposición de residuos
peligrosos, sustancias químicas entre otros.
 Proveedores de servicios de tareas de alto riesgo: trabajo en altura, espacio
confinado, energías peligrosas etc.
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

y aquellos que puedan afectar indirectamente los criterios HSEQ (servicios de

mantenimiento, transporte, etc.

Remisión del proveedor: Documento soporte que el proveedor entregue junto

con la mercancía o servicio comprado evidenciando la entrega y características
del bien adquirido.

Remisión interna: Documento soporte que especifica la mercancía enviada.

Servicios: Resultado del desempeño de ciertas funciones u obligaciones, que se

estipulan y se generan a partir de una contratación.
Subcontratación: Proceso a través del cual el contratista de un servicio contrata a
otro para que éste realice sus actividades contratadas de manera parcial o total.

4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Formato de requisición de materiales y/o herramientas

El formato debe ser diligenciado indicando quien solicita, nombre del proyecto,
cargo y centro de costo.
En el ítem descripción del producto y/o servicio deben detallar las especificaciones
y cantidades requeridas. Además de la fecha en que lo requiere, teniendo en
cuenta el ítem 4.3 del presente procedimiento. Es importante hacer las respectivas
observaciones y evitar compras innecesarias.
El consecutivo se debe registrar para llevar un control de las requisiciones y la
firma del solicitante.

NOTA: En casos de extrema emergencia las solicitudes pueden ser efectuadas vía email ,telefónica
(verbalmente) y sin el diligenciamiento del formato, sin embargo, la RQ debe ser formalizada y
enviada en un plazo máximo de 24 horas siguientes a la solicitud.

4.2 Necesidades de Compra y/o contratación de servicios

Cuando se presente la necesidad de compras o servicios en los cualquiera de los

procesos de la empresa la persona autorizada realiza la solicitud al proceso
gestión logística compras.
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

Personal autorizado para emitir requisiciones:

Gerente General
Supervisor de proyecto u obra.
Líderes de proceso
Ingeniero de proyecto

Nota: coordinador, supervisores HSEQ podrán autorizar mediante el supervisor a

cargo del proyecto u obra necesitada por medio de un consecutivo, mediante
comunicación previa para gestionar la compra.

El supervisor de obra, luego de estudiar los planos del cliente y calcular las
cantidades aproximadas de material o servicio que se requiere, envía al
Coordinador de compras “Requisición de materiales y herramientas” con detalle de
especificaciones de los materiales y/o servicio que son requeridos para cada
orden de trabajo.

Cuando llega la requisición al proceso de compras, este verificara si tiene

existencia de lo solicitado en el almacén, de lo contrario este deberá solicitar al
proveedor el abastecimiento (proveedor/contratista externo seleccionado) o
cotización (en caso de que no se cuente con proveedor/contratista externo
seleccionado y/o de acuerdo a lo que determine la gerencia).

4.3 Recepción de requisiciones

El Coordinador de compras/auxiliar logístico reciben las requisiciones de
materiales y herramientas. El coordinador de compras es quién verifica que esté
completamente diligenciada y se asegura de la prioridad de la solicitud y de
informar si es aprobada o si la requisición requiere ser ajustada de acuerdo con
los requerimientos del proceso. Esto de manera inmediata, luego se esperan 3
días para dar entrega al producto requerido.
Una vez recibida la requisición y de acuerdo con la prioridad de la misma se debe
realizar gestión de compra dentro de 72 horas siguientes, en caso de que la
requisición se reciba después de la hora establecida se contará el tiempo a partir
del día siguiente.

4.4 gestión de compras.

el coordinador de compras al momento de recibir la requisición procede a realizar
las solicitudes de cotizaciones a los proveedores, con el fin de seleccionar al que
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

ofrezca las mejores opciones, evaluando precios, tiempo de entrega y

especificaciones solicitadas.
Toda la información que se desprenda de las anteriores etapas es manejada por el
coordinador de compras.
En el caso de que el material no cumpla con las especificaciones solicitadas en la
requisición, se informara a los ingenieros de proyectos las alternativas ofertadas
por los proveedores para su aprobación.

NOTA:

1.Sila RQ es recibida antes de las 2 pm del día hábil, esta empezara a ser gestionada el mismo día.

2.si la RQ es recibida después de 2 de la tarde, la gestión empezara a partir del día siguiente a las
7am.

4.5 Elaboración de orden de compra

El coordinador de compras emitirá “Orden de Compra” y enviará al proveedor (vía

e-mail, en físico etc.) de igual forma se debe canalizar y velar por que la Orden de
Compra cuente con todos los puntos establecidos para el buen desarrollo de la
compra, de igual manera se le comunicará al proveedor (cuando aplique) la
documentación soporte de acuerdo con el servicio o producto suministrado y
requisitos HSEQ. Esta orden de compra se manejará bajo un consecutivo por
directrices y buena práctica de nuestro sistema de gestión integral, lo cual nos
permitirá identificarlas y ordenarlas.

4.6 Recepción y Despacho

Una vez llegue el pedido será verificado por el auxiliar logístico teniendo en cuenta
lo solicitado en la orden de compra vs la remisión del proveedor, quién después de
verificado se encarga de realizar la logística de despecho con conductores y
personal de proyectos y/o procesos.

El auxiliar logístico deberá realizar remisión en formato en el cual se describen las

especificaciones de los productos que se envía, se entrega una copia al conductor
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

quién deberá devolverla firmada por quien recibe el pedido a coordinador de

compras.

Cuando es una prestación de servicios en proyectos/procesos el responsable de

verificar y enviar aprobación de la satisfacción del mismo, es el líder del proceso o
ingeniero del proyecto.

Nota: en el caso de los productos químicos se enviarán las fichas de seguridad,

fichas técnicas, certificados de calidad (acero tuberías, EPP etc.), vía email al
HSEQ o líder del centro de trabajo.

4.7 Devolución

4.7.1 Devolución cliente interno

El supervisor de ingeniero de cada proyecto deberá diligenciar el formato de
remisión indicando materiales y cantidad a devolver, exponiendo la razón de
devolución del mismo.

4.7.2 Devolución a proveedor externo

Se notifica al proveedor por vía email, cantidad, descripción y motivo de la

devolución. En caso de que se haya facturado lo solicitado, el proveedor generara
una nota crédito aplicable a la factura correspondiente.

4.8 Almacenamiento de EPP y consumibles.

El inventario de EPP y consumibles es administrado auxiliar administrativa, quien

se encargará de hacerle seguimiento al stock mínimo definido por el coordinador
de compras de acuerdo con la rotación de EPP y consumibles. Estos se
encuentran identificados en el almacén general y las salidas e ingresos son
registrados en la base de datos de inventario.

Nota: los productos químicos serán identificados y rotulados, además de tener

disponibles las fichas de seguridad.

4.8.1 Lista de proveedores seleccionados

 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

El Coordinador de compras elabora una lista de proveedores de servicios e

insumos la cual podrá ser actualizada en cualquier momento según las
necesidades de ir ampliando la lista de proveedores, teniendo en cuenta aquellos
resultados de la evaluación y selección de los proveedores externos asegurando
la confiabilidad de los mismos.

4.8.2 Subcontratación

El Gerente de Operaciones o quien éste designe seleccionará el subcontratista a

utilizar. Si los proveedores del servicio o el material a comprar o subcontratar no
figuran en el registro listado de proveedores, se realizará la evaluación del que
ofrezca las mejores condiciones. a partir de éstas realizar la selección de los
proveedores; no sin antes evaluarlos e incluirlos en el registro listado de
proveedores.

Una vez seleccionado(s) el(los) proveedor(es), para el caso de compra de material

se formalizará la compra por medio de una Orden de Compra, esta será elaborada
por el de Coordinador de Compras.
Cuando lo establecido con el proveedor es buscar el pedido en sus instalaciones,
el coordinador de compras se encargará de coordinar la recogida de la mercancía
verificando las cantidades y especificaciones contra la orden de compra.

5 SELECCIÓN, EVALUACION, SEGUIMIENTO y REEVALUACION DE

PROVEEDORES
Los proveedores de servicios y materiales que afectan la calidad de los trabajos
deben ser seleccionados y evaluados inicialmente, para determinar si éstos se
mantienen dentro del estándar de cumplimiento requeridos por JE PROYECTOS
SAS.

6 Proceso de Inscripción Selección y Evaluación de proveedores y

contratistas
Una vez se ha realizado la selección de la cotización que cumple con los
requisitos de JE PROYECTOS SAS para la compra del bien o servicio se
procederá a realizar la inscripción, para ello es necesario diligenciar el registro de
proveedor luego de verificada la información suministrada por del proveedor y se
procede a realizar la evaluación y selección del mismo diligenciando el formato
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

para tal fin ,solicitando los ssiguientes documentos (esta evaluación es única y
debe realizarse después de prestado el primer servicio):

 Persona Jurídica
1. Rut
2. Cámara de comercio
3. Certificación bancaria y/o número de cuenta (siempre y cuando sea
transferencia electrónica).

 Personal Natural
1. Rut
2. Certificación bancaria y/o número de cuenta (siempre y cuando sea
transferencia electrónica)
3. Seguridad Social (Prestación de servicio)

Nota: Seguridad social, cuando sean personas naturales, de acuerdo con el

Concepto DIAN 048258 de agosto 11 de 2014 y demás documentos especificados
de acuerdo con el tipo de bien y/o servicio ver Matriz de requisitos HSEQ de
proveedores críticos.

CRITERIOS EVALUACIÓN: En el formato selección y evaluación de proveedores

se describen los criterios para evaluar a proveedores

7 Metodología para la calificación proveedores de materiales y/o servicios.

A cada uno de los criterios se le coloca un puntaje del 1 al 10 según su
cumplimiento, luego se multiplica por su valor de ponderación obteniendo como
resultado un porcentaje de cumplimiento por cada uno de los criterios establecidos
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

para la evaluación. Por último, se suman los valores obtenidos dando como
resultado el puntaje total.

Nota: Los criterios establecidos para el medio ambiente no son excluyentes

CRITERIOS DE SELECCIÓN: De acuerdo al puntaje total se seleccionará cada

proveedor de acuerdo con los siguientes criterios:

TIPO DE
PUNTAJE ACCIONES A SEGUIR
PROVEEDOR
Enfatiza los puntos fuertes para sostener esta
Mayor o igual
Confiable posición. Es apto para Suministrarnos sus
que 79%
servicios.
Debe hacérsele un seguimiento exhaustivo. Es
Entre 51% y
Medio confiable *1 apto para Suministrarnos sus servicios con
78%
reservas.
Menor o igual Proveedor no aceptable para suministrarnos
Poco confiable *2
que 50 sus servicios. Solo con excepciones.

Notas:
 A los proveedores medio confiables se les puede comprar el servicio, pero
se debe hacer seguimiento durante todo el proceso con el fin de sugerirles
acciones que les permitan mejorar y ser confiables para JE PROYECTOS
SAS.

 Los proveedores poco confiables, se les puede tener en cuenta sólo en los
casos en los cuales sean la única opción de compra y/o el bien o servicio
con entrega inmediata y se les realizarán sugerencias que les permita llegar
al nivel deseado; cabe indicar que estos no incumplen en su totalidad con
nuestros requisitos sólo que no llegan al estándar deseado por JE
PROYECTOS.

7. Proceso de seguimiento al desempeño del proveedor.

 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

Estos criterios son evaluados en la orden de compra correspondiente al bien o

servicio correspondiente, para el caso de personas naturales o proveedores
externos con los cuales se tengan convenios o contratos o que no se les genere
orden de compra; estos criterios serán evaluados directamente en la matriz de
seguimiento al desempeño de proveedores y contratistas.

Cuando se reciba el bien o el servicio se realizará seguimiento al desempeño del

proveedor teniendo en cuenta los siguientes criterios:

A. Tiempo de entrega

1: no cumplió con el tiempo pactado

5: cumplió con el tiempo pactado

B. Especificaciones
1: no cumplió con las especificaciones solicitadas
5: cumplió con las especificaciones solicitadas

C. Documentos HSEQ

1: No cumplió con la entrega de documentación HSEQ correspondientes al

bien/servicio.
5: Cumplió con la entrega de documentación HSEQ correspondientes al
bien/servicio.

D. Desempeño SSTA

1: El proveedor no obtuvo un buen desempeño SSTA durante la realización de sus

actividades.
5: El proveedor obtuvo un buen desempeño SSTA durante la realización de sus
actividades.
Nota: el criterio No. 5 aplicará solo para los proveedores/contratistas que realicen
actividades dentro de las instalaciones de IMEIM o sus clientes y será calificado
por personal del proceso HSE.

8. Proceso de Revaluación.
La reevaluación de los proveedores se efectuará de acuerdo con el formato Matriz
de seguimiento al desempeño y reevaluación de proveedores externos y
contratistas, donde se registra el seguimiento de las compras.
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

La reevaluación se realiza semestralmente a los proveedores críticos, tomando los

resultados arrojados por el seguimiento al desempeño. En una pestaña del mismo
libro de Excel de la matriz de seguimiento al desempeño de proveedores y
contratistas se promedian los resultados por proveedor durante el periodo (año)
evaluado. Se tienen en cuenta los resultados obtenidos en el seguimiento al
desempeño de proveedores (de los criterios tiempo de entrega, especificaciones,
documentos HSEQ y desempeño SSTA) y también se tienen en cuenta los
siguientes criterios: precio, certificaciones, requisito legal/específicos y atención/
soporte estos serán calificados de acuerdo con la objetividad del responsable del
proceso y el seguimiento realizado a cada compra/servicio.

De acuerdo con el puntaje total se seleccionará cada proveedor de acuerdo con los
siguientes criterios:
TIPO DE
PUNTAJE ACCIONES A SEGUIR
PROVEEDOR
Enfatiza los puntos fuertes para sostener esta
Mayor o igual
Confiable posición. Es apto para Suministrarnos sus
que 76
servicios.
Debe hacérsele seguimiento. Es apto para
Entre 68 y 75 Aceptable
Suministrarnos sus servicios con reservas.
Debe hacérsele un seguimiento exhaustivo. Es
apto para suministrar sus servicios, pero se
deberá comunicar los resultados al proveedor
Entre 40 y 67 Condicional para que en un periodo no mayor de seis
meses tome las medidas correctivas si no hay
mejora se suspenderá el servicio o compras al
proveedor.
Proveedor no aceptable para suministrar
bienes servicios. Si es proveedor único la
Entre 20 y 39 No confiable gerencia tomará la decisión de continuar o no
con el proveedor. Retroalimentar el proveedor
los resultados.

Los resultados de estas calificaciones se mostrarán en el formato adecuado.

Nota 1: en el caso de los mantenimientos internos de equipos, herramientas e

infraestructura el Coordinador de Mantenimiento realizara reevaluación del
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

proveedor, de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento, con el

formato.

9. Criterios SSTA
Proveedores de Servicio que se vaya a prestar la documentación requerida es la
siguiente:

PROVEEDOR O SERVICIO REQUISITOS

Persona jurídica Certificado de Existencia y Representación

Legal

Registro Único Tributario – RUT

Fotocopia de la cedula del Representante

Legal

Pago de la seguridad social (Servicio)

Certificado de cumplimiento del SGSST

avalado por la ARL

Persona Natural Fotocopia de la cedula

Registro Único Tributario – RUT

Aporte o afiliación a la seguridad social

PRODUCTO O SERVICIO REQUISITOS PARTICULARES HSE

 Certificación expedida por el distribuidor, en la cual conste que los

elementos de protección personal reúnen las normas técnicas
establecidas para tal fin.
Elementos de Protección
 Ficha técnica de los elementos de protección que nos proveen
Personal
(botas, cascos, gafas, guantes, tapa oídos, arnés y eslinga).
 Certificado de ingeniero calificado de los arnés y eslingas
compradas con fecha de fabricación no mayor a un año.
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

 Licencia de Salud Ocupacional de los médicos tratantes.

 Licencia de Seguridad y Salud en el trabajo de centro médico
(IPS).
 Certificado de calibración de Equipos Biomédicos.
Exámenes Médicos
 Distintivo de Habilitación en Salud.
Ocupacionales (Ingreso,
 Certificado de disposición final de los residuos peligrosos
Periódico y Retiro)
 Licencias ambientales para el manejo de RESPEL.
 Autorización por el Ministerio de Transporte para expedición de
Certificados de Aptitud Física, Mental y de Coordinación Motriz
para conductores.

 Certificado de calidad del PQS.

Extintores y recargas  Ficha técnica de agente limpio utilizado.
 Certificado de la última recarga de extintores.

 Licencia de funcionamiento emitida por la autoridad ambiental

correspondiente.
Fumigación  Hoja de dato de seguridad de los agentes químicos utilizados con
el Sistema Globalmente Armonizado (SGA).
 Seguridad Social del funcionario que realiza la fumigación.

 Certificado de manipulación de alimentos.

 Inspección DADIS.
Alimentación  Cumplimiento de BPM.
 Resultado de Exámenes Médicos Ocupacional de los funcionarios
que preparan los alimentos.

 Certificación Técnico-Mecánica.
 SOAT
 Póliza.
 Documentos del conductor.
Transporte  Tarjeta de Propiedad del Vehículo.
 Capacitación de manejo defensivo, mecánica básica y primeros
auxilios.
 Plan estratégico de seguridad vial registrado ante la autoridad
competente (Si aplica).

Contratistas vinculados  Se le solicitara al ingreso pago de seguridad social del último mes
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

o afiliaciones a la ARL y EPS.

 Mensualmente entregara los pagos de su seguridad social.
 Certificación del avance de implementación del SG-SST con
por un periodo de tiempo Resolución 0312.
 Entrega de dotación y EPP al personal
 Certificados especiales del personal como: trabajo en altura,
espacios confinados, manejo de sustancias químicas, etc.

 Licencias ambientales para el manejo de RESPEL.

 Certificado de Tratamiento y disposición final de residuos
peligrosos y no peligrosos.
Disposición de residuos  Plan de manejo ambiental expedidos por las autoridades
competentes.
 Plan de Transporte de sustancias peligrosas registrado ante la
autoridad competente.

Mediciones y  Certificados de los instrumentos de medición usados y

Calibraciones acreditaciones del ONAC para las calibraciones.

 Licencia de operación expedida por el Ministerio de Minas y

Energía.
 Certificado de Conformidad de la Capacidad de Almacenamiento
Suministro de
(Dec. 1521/1998).
Combustible
 Plan de emergencia contra Incendios.
 Plan de contingencias por derrame.
 Certificado de Calibración de los surtidores de combustibles.

 Identificación de Peligros
Mantenimiento de  Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
vehículos  Plan ambiental
 Certificado de Equipos

 Plan ambiental
Recarga o cambio de
 Procedimiento de Transporte
tóner
 Licencia Ambiental

Mantenimientos de aire  Identificación de Peligros

acondicionado  Autoevaluación 0312:2019
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

 Certificado de Equipos
 Ficha de Seguridad de productos químicos utilizados

 Revisión Técnico Mecánica de los Vehículos

 Programa de Mantenimiento
Alquiler de equipos  Certificado de ultimo Mantenimiento realizado
 Hojas de vida de conductores con competencias
 Ficha técnica del equipo

 Aprobación o Licencia del MIN TRABAJO como proveedor de

formación en protección contra caida en trabajo seguro en alturas
Cursos de altura (TSA) en todos los niveles.
 Hoja de vida de los entrenadores.
 Protocolo de bioseguridad de la empresa

Certificados de sistemas  Hoja de vida del certificador donde avale que marcas puede
de protección contra certificar.
caídas (SPCC)  Certificados de SPCC

 Aprobación o Licencia del MIN TRABAJO como proveedor de

Cursos de espacios formación en espacios confinados.
confinados  Hoja de vida de los entrenadores.
 Protocolo de bioseguridad

 Hoja de vida del profesional en psicología

 Licencia de SST
Riesgo Psicosocial  Curso de 50 horas

 Licencia de SST (vence a los 10 años)

Asesor SIG  Curso de 50 horas
 Diploma

10. Seguimiento y medición

Gestión logística compras deberá realizar los indicadores asignados por el sistema
de gestión y direccionamiento estratégico, cumpliendo la frecuencia establecida.
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

Los resultados se deberán enviar a Gestión Integral trimestralmente, de cada mes

junto a los planes de acción de acuerdo con las desviaciones presentadas.

Rev. Revisado por Fecha de Descripción de Aprobó

N° Revisión Cambios
 CODIGO:AP/COMP/PT
VERSION:04
FECHA:14-10-2022

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS

HOJAS: 1 a 15

1 Gerente general
Coordinadora HSEQ 3 de enero 2021 Creación de documento

2 Coordinador de 14 de octubre de Gerente general

Edición del documento
calidad 2022
3 Coordinadora HSEQ 15/01/2024 Edición del documento Gerente general

Actualización del
4 Coordinadora HSEQ 22/03/2024 Gerente general
documento